Een compleet systeem, zonder compromissen

Operationeel PMS, ontworpen voor de dagelijkse praktijk

Het hart van Vezpa: duidelijke informatie, eenvoudige workflows, totale controle over uw accommodatie.

• Slimme kalender met bezetting, realtime beschikbaarheid en automatische feestdagen
• Reserveringsbeheer compleet: aanmaken, wijzigen en annuleren met volledige tracking
• Wijzigingsgeschiedenis met tracking van elke actie: wie heeft wat gedaan, wanneer en waarom
• Afspraken en notities direct in de kalender per dag vastleggen
• Operationeel scherm met aankomsten, vertrekken en kamerstatus
• Gastendossiers met verblijfshistorie en interne notities
• Snelle boeking uit gastenhistorie: maak een boeking met vooraf ingevulde gastgegevens en automatische registratiecontrole
• Voorstellen met deadline: stuur een aanbod met betalingstermijn en automatische annulering bij het verstrijken
• Toeristenbelasting met speciale kalender en automatische berekeningen
• Facturen met nummering, btw en toeristenbelasting, per e-mail naar de klant verstuurd
• Uw dag bovenaan het hoofdscherm: aankomsten, vertrekken en gasten in huis van vandaag, de bezetting van de komende 7 nachten op de verkoopbare kamers en de aankomsten van de week, met nieuwe boeking en zoeken binnen handbereik
• Pagina’s voor elk scherm: de app zet de pagina’s in 1, 2 of 3 kolommen, afhankelijk van het scherm (computer, tablet of telefoon), en ook op een tablet kunt u het zijmenu verbergen
• Opwaarderen via de stores: waardeer uw tegoed op met een in-app-aankoop op iPhone, iPad, Mac en Android (Play Store)

Meerdere accommodaties, één account

Beheert u meer dan één accommodatie? Beheer ze allemaal vanuit hetzelfde Vezpa-account: elke accommodatie behoudt zijn eigen Booking Engine, zijn eigen OTA-kanalen en zijn eigen tarieven. U schakelt met één tik van de ene naar de andere.

• Booking Engine en kanalen gescheiden: elke accommodatie heeft zijn eigen boekingsmodule en zijn eigen OTA
• Kalender, tarieven en gasten apart: geen overlapping tussen de accommodaties
• Wisselen zonder opnieuw in te loggen: u schakelt in de app van de ene accommodatie naar de andere, met één tik
• Accommodatie toevoegen wanneer u groeit: u maakt een nieuwe accommodatie aan vanuit uw account in een paar stappen

Eén wijziging, overal in realtime

Beschikbaarheid, prijzen en restricties worden automatisch gesynchroniseerd op alle OTA-kanalen.

• Directe verbinding met Booking.com, Airbnb, VRBO, Expedia, Agoda en andere kanalen: 60+ in totaal
• Realtime synchronisatie van prijzen, beschikbaarheid en restricties
• Automatische import van reserveringen van alle kanalen
• Tarieven per kanaal met gedifferentieerde mark-ups
• Automatisch opnieuw proberen bij communicatiefouten
• Geen kosten per boeking: op boekingen via OTA-kanalen houdt Vezpa geen commissie in — je betaalt alleen het vaste abonnement
• Aankomst- en vertrekdagen: kies op welke weekdagen gasten aankomen en vertrekken (bijvoorbeeld van zaterdag tot zaterdag), desgewenst per seizoen; uw website en de kanalen houden zich eraan

Multikanaal-promoties, beheerd vanuit Vezpa

Maak en beheer de promoties van je OTA-kanalen rechtstreeks vanuit Vezpa, zonder in het extranet in te loggen. De aanbiedingen worden automatisch gesynchroniseerd op Booking, Agoda, Airbnb, Expedia en VRBO.

• Last Minute, Early Booker, Mobile en Basic beheerd vanuit Vezpa zonder in het extranet van het kanaal in te loggen
• Automatische suggesties van de RMS op basis van bezetting en dagen tot aankomst, met één klik te activeren
• Echte promoties met een badge en meer zichtbaarheid op het kanaal, geen simpele prijsverlagingen
• Automatische synchronisatie van de aanbiedingen op het OTA-kanaal, in realtime

Chat met gasten en automatiseer je antwoorden

Eén inbox voor de berichten van je kanalen en een automatiseringsmotor die de juiste communicatie op het juiste moment verstuurt, in de taal van de gast.

• Eén inbox voor de Booking.com-berichten: ontvang en beantwoord ze rechtstreeks vanuit Vezpa
• Automatische berichten op het juiste kanaal: voor OTA-reserveringen komen ze in het OTA-kanaal binnen in plaats van per e-mail
• Automatiseringsmotor voor e-mail met tijd- en gebeurtenistriggers — check-in, betaling, annulering
• Meertalige communicatie automatisch verstuurd in de taal van de gast
• Kant-en-klare berichten: schrijf de berichten die u vaak gebruikt één keer (routebeschrijving, check-in, deurcode, verzoek om een review) en verstuur ze vanuit de boeking per e-mail of WhatsApp, met de gastgegevens al ingevuld; in WhatsApp opent het bericht kant-en-klaar op uw toestel
• Verzendgeschiedenis in de boeking: wat er is verstuurd, wanneer en via welk kanaal
• Taal van de gast per boeking: e-mails en berichten gaan in die taal, automatisch bepaald via het portaal of het land

Prijzen die zichzelf optimaliseren, binnen jouw grenzen

Jij stelt de regels en grenzen van elk seizoen vast. De automatiseringen van Vezpa optimaliseren prijzen en minimum verblijfsduur alleen binnen die grenzen — en elke zet wordt vastgelegd en is ongedaan te maken.

• 5 seizoenen met prijzen, variaties en minimum verblijfsduur voor elke periode van het jaar
• Grenzen per periode die jij bepaalt — minimum- en maximumprijs, maximale korting en verhoging: jouw vangnet dat geen enkele automatisering kan overschrijden
• Drie automatiseringen die je aanzet wanneer je wilt: bezetting, marktvergelijking en last-minute, altijd binnen jouw grenzen
• Elke zet vastgelegd en ongedaan te maken met één tik: jij hebt altijd het laatste woord
• Minimale aanmeldtermijn voor boekingen om alleen boekingen te accepteren met de termijn die jij kiest, zonder ongewenste last-minute aankomsten
• Seizoenen voorgesteld op basis van je historie: Vezpa stelt de periodes van het jaar voor op basis van je eerdere boekingen
• Veto op automatische wijzigingen: jij bepaalt wat de automatisering nooit mag aanpassen
• Waarom deze prijs: bij elke voorgestelde prijs ziet u de keten van die dag, van de basisprijs tot elke regel die hem verhoogde of verlaagde, altijd binnen uw grenzen

Booking.com-marktgegevens, in Vezpa

Vezpa brengt de Booking.com-intelligentie rechtstreeks in je dashboard: begrijp de vraag in jouw regio en zet die om in slimmere prijzen en promoties.

• Wat de markt in jouw regio zoekt: boekingsvenster, type reiziger, apparaten, herkomstlanden, verblijfsduur en de meest gevraagde annuleringsvoorwaarden
• Vergelijk met je competitive set: jouw ADR en boekingstempo (pace) naast concurrerende accommodaties in jouw regio
• Waar je boekers vandaan komen: de belangrijkste herkomstlanden, om taal en aanbod af te stemmen
• Heldere, directe grafieken: donut- en staafdiagrammen maken elke indicator in één oogopslag leesbaar
• Bijwerken met één tik: tik op Bijwerken en Vezpa haalt de nieuwste gegevens op en bewaart de historie
• Automatische prijs- en promotiesuggesties: marktsignalen voeden het RMS, dat de juiste zetten voorstelt om met één klik te activeren

Self check-in en automatische administratie

De check-in wordt sneller en de backoffice lichter. Alles geautomatiseerd.

• Check-in link automatisch verzonden per e-mail of in de chat van Airbnb en Booking.com, of via WhatsApp vanuit de boeking
• Meertalige self check-in — gasten vullen in hun eigen taal in (22 talen)
• Documentregistratie met foto vanaf de telefoon van de gast
• Meldingen aan de autoriteiten: automatisch in Italië (Alloggiati Web, ISTAT, PayTourist) en Tsjechië (UbyPort); in Nederland houdt u het nachtregister digitaal bij — andere landen in ontwikkeling
• Digitaal nachtregister automatisch bijgehouden, met export naar PDF, Excel en CSV — klaar om bij controle te tonen
• Online betaling met creditcard of digitale portemonnee
• Codes van de sleutelkluis automatisch naar de gast verstuurd op de aankomstdag, na goedkeuring van de online check-in

Beheer je eigen privésite, zonder kosten per boeking

De Booking Engine is je eigen boekingssite: je eigen adres, je eigen kleuren en geen kosten per boeking — je betaalt alleen het vaste abonnement. Beschikbaarheid en prijzen zijn altijd die van het PMS.

• Booking Engine inbegrepen: de boekingsmodule van je eigen privésite, al in het abonnement
• Jij kleedt hem aan: kleuren, lettertypen en afronding, logo en afbeelding, met live voorbeeld en automatische leesbaarheidscontrole
• Je eigen adres: vezpa.it/jouwnaam, of je eigen domein
• Realtime beschikbaarheid en prijzen gesynchroniseerd met het PMS
• Veilige online betalingen met Stripe
• Automatisch beheer van bevestigingen en annuleringen
• Aanbetaling bij boeking: incasseer meteen een percentage en het saldo voor de vervaldatum of bij aankomst
• Borg: de kaart van de gast blijft als garantie geregistreerd en wordt alleen bij schade belast, met automatische vrijgave
• Flexibele afschrijving van de garantie: u belast de garantiekaart van de gast volledig of slechts gedeeltelijk, wanneer nodig (bijvoorbeeld een boete voor een no-show)
• Extra's in de etalage: ontbijt, transfer, late check-out, behandelingen — met foto, beschrijving en vertalingen, aangeboden aan de gast tijdens de directe boeking
• Kortingscodes: codes voor uw gasten voor boekingen op uw eigen website, als percentage, bedrag of vaste prijs, met een beperkt aantal keer gebruik, een verblijfsperiode en een melding als ze op zijn

Reken kaartbetalingen af, rechtstreeks vanaf uw telefoon

Met de ingebouwde Stripe-POS accepteert u kaartbetalingen aan de balie: houd de kaart tegen uw telefoon en reken af, zonder los betaalterminal. Het bedrag wordt afgeschreven van het openstaande saldo van de boeking en het betalingsbewijs is meteen klaar.

• Uw telefoon is de lezer: reken af met Tap to Pay op iPhone of Tap to Pay op Android zonder extra hardware, of sluit een Bluetooth-kaartlezer aan
• Contactloze kaarten en chipkaarten: Visa, Mastercard, American Express
• Gekoppeld aan de boeking: het saldo wordt na de betaling automatisch bijgewerkt
• Betalingsbewijs: op A5 of in bonprinterformaat, om af te drukken of te delen

Tap to Pay op iPhone — Voorwaarden zijn van toepassing. (opent in een nieuw tabblad)

Kassa, catalogus en rekening: bar, restaurant en winkel in hetzelfde systeem

Verkoop aan de bar, in het restaurant of in de winkel van uw accommodatie vanuit Vezpa, met één catalogus die ook de Booking Engine en Welzijn voedt.

• Eén catalogus met afdelingen, artikelen en voorraad voor kassa, Booking Engine en Welzijn
• Afrekenen zoals u wilt: contant, met kaart of op de kamerrekening
• Verblijfsrekening en consumptierekening gescheiden in de boekingskaart, met een kassaoverzicht van de dag
• Druk de rekening af: volledig of alleen het nog te betalen saldo
• Betalingsbewijs na elke kaartbetaling (POS, Tap to Pay, Welzijn), op A5 of in bonprinterformaat, om af te drukken of te delen
• Kasdiensten (optionele module, die u aanzet wanneer u die nodig hebt): open de dienst met een kasfonds, registreer opnames met reden en stortingen, sluit af door het verwachte en het getelde contante geld te vergelijken en druk de afsluiting af op A5 of in bonprinterformaat; het kasfonds gaat over naar de volgende dienst en de beheerder ziet de geschiedenis van alle diensten

Een kleine spa binnen uw accommodatie

Bied massages, behandelingen en producten aan: uw gasten reserveren en kopen rechtstreeks vanuit hun boeking, zonder gegevens opnieuw in te voeren.

• Diensten en therapeuten: maak de diensten aan, koppel de uitvoerders en hun roosters; de beschikbare tijdsloten worden automatisch aangemaakt
• Aankopen via de boeking: de gast reserveert diensten en koopt producten via zijn eigen boeking, zonder gegevens opnieuw in te voeren
• Geïntegreerde betalingen: elke transactie wordt online of handmatig geregistreerd, uitgesplitst per artikel
• Webshop: verkoop op afstand met bezorging of afhaling ter plaatse
• Bonnen en facturen: elke incasso genereert een bon; volledige of gedeeltelijke terugbetalingen met creditnota

Personeelsbeheer met specifieke rollen

Elke medewerker logt in met een eigen account en ziet alleen wat relevant is. Rollen ontworpen voor de operationele praktijk: Directeur, Assistent, Revenue Manager, Welzijnsmedewerker, Huishoudster en Observator.

• Directeur en Assistent met volledige toegang tot beheer en accommodatiestatus
• Revenue Manager en Welzijnsmedewerker: de een beheert tarieven en RMS, de ander de agenda en de verkoop van de spa
• Huishoudster met eigen schoonmaakdashboard en afdelingsbord
• Observator met alleen-lezentoegang: ziet boekingen en statistieken zonder iets te kunnen wijzigen, ideaal voor de eigenaar van de accommodaties
• Pushmeldingen gericht per rol bij nieuwe reserveringen en updates

Slim schoonmaakbeheer

Het systeem onderscheidt automatisch doorverblijf en vertrek, genereert het werk per kamer en houdt alles in realtime bijgewerkt.

• Doorverblijf vs. vertrek automatisch herkend op basis van de reserveringsstatus
• Dagelijkse schoonmaak voor doorverblijf, schoonmaak + voorbereiding voor vertrek
• Realtime status zichtbaar voor huishoudster, directie en assistent
• Afdelingsbord tussen huishoudster en directie per kamer
• Slimme toewijzing die voorkeur geeft aan reeds schone kamers voor nieuwe aankomsten

De cijfers van uw accommodatie, altijd binnen handbereik

Interactieve grafieken en actuele gegevens om weloverwogen beslissingen te nemen over prijzen, beschikbaarheid en verkoopstrategieën.

• Bezetting dagelijks en maandelijks met visuele trends
• RevPAR om de gemiddelde opbrengst per beschikbare kamer te monitoren
• Omzet opgesplitst per periode en kamertype
• Verkoopkanalen om te begrijpen waar de reserveringen vandaan komen
• Arrangementen met verdeling tussen logies, B&B en halfpension