Online inchecken voor vakantiewoningen en B&B's
Uw gasten vullen hun gegevens vóór aankomst in, via een link die met een pincode is beveiligd. U controleert ze, keurt de check-in goed, en de code van de sleutelkluis komt op de dag van aankomst vanzelf. De gegevens blijven bij de boeking: u typt niets dubbel over.
De demo opent meteen, zonder registratie. Voor de gratis proefperiode is geen creditcard nodig.
Zo werkt het, stap voor stap
- De link gaat mee met de boeking. Bij de kant-en-klare automatiseringen die u alleen hoeft aan te zetten hoort een bericht twee dagen vóór aankomst met de link naar de online registratie. Of u stuurt hem wanneer u wilt met een kant-en-klare herinnering, per e-mail of WhatsApp. Staat de link in een tekst maar de pincode niet, dan zet Vezpa de pincode er zelf naast.
- De gast opent de link en voert de pincode in. De pincode heeft 6 tekens, zonder letters en cijfers die je op een telefoon makkelijk verwart. Na 8 foute pogingen is de link een uur geblokkeerd.
- Hij vult de gegevens van elke gast in. Als u dat vraagt, ook een foto van het identiteitsbewijs. Tot de check-in kan hij terugkomen en verbeteren.
- U controleert en keurt goed. In de boeking bevestigt de knop „Check-in goedkeuren” dat de gegevens kloppen, ook dagen vóór aankomst.
- De code van de sleutelkluis gaat vanzelf. Op de dag van aankomst, op het tijdstip dat u koos.
De link sluit zodra u in de boeking op Check-in drukt, en anders de dag na vertrek.
Foto van het identiteitsbewijs en handtekening
Foto van het identiteitsbewijs
U beslist: niet gevraagd, optioneel of verplicht. Foto's worden verkleind, ontdaan van EXIF-gegevens en versleuteld; de gast ziet alleen een vage miniatuur. Ze worden 7 dagen na vertrek automatisch verwijderd.
Handtekening van de gast
Vezpa vraagt er in Nederland niet om. Het veld voor de handtekening verschijnt alleen in Duitsland, Oostenrijk, Frankrijk en Spanje, en ook daar is het vrijwillig.
Sleutelkluis en toegangscodes
Gebruikt u een sleutelkluis of een deur met een vaste code, dan legt u elk apparaat in Vezpa vast met zijn code en de woningen die het opent. De code blijft versleuteld en wordt niet in de boekingen gekopieerd: hij wordt bij het verzenden gelezen, dus als u hem wijzigt, gaat de nieuwe mee.
- Het bericht met de codes is een kant-en-klare automatisering om aan te zetten: standaard gaat het om 8:00 uur op de dag van aankomst.
- Het gaat pas als u de online check-in hebt goedgekeurd. Keurt u later goed, dan gaat het meteen.
- Met meerdere apparaten krijgt de gast alle codes in één bericht, bijvoorbeeld „Kluis 6: 1123, Voordeur: 9876”.
- Elke boeking krijgt de codes één keer.
Gastgegevens en de overheid
De gegevens die de gast invult, worden de gasten van de boeking, klaar voor uw administratie en facturen. Vezpa stuurt in Nederland geen gastgegevens naar de overheid: automatische meldingen werken vandaag alleen voor Italië en Tsjechië.
Online inchecken zit in elk abonnement, vanaf € 39 per maand samen met het PMS, de channel manager en de boekingsmodule. Details op de pagina Prijzen.
Veelgestelde vragen
Hoe krijgt de gast de link voor online inchecken?
Via een bericht: de automatisering twee dagen vóór aankomst, of een kant-en-klaar bericht per e-mail of WhatsApp. De link bevat een verborgen code en de pagina vraagt een pincode van 6 tekens, die altijd met de link meegaat.
Waarom een pincode als er al een link is?
Het is extra bescherming tegen een doorgestuurde link of een link in het verkeerde gesprek. Na 8 foute pincodes is de link een uur geblokkeerd.
Kan de gast zijn gegevens na het versturen nog aanpassen?
Ja. Hij kan terug naar de link en verbeteren tot u hem met de knop Check-in in de boeking als aangekomen markeert. Drukt u nooit, dan sluit de link de dag na vertrek.
Is de foto van het identiteitsbewijs verplicht?
U beslist: niet gevraagd, optioneel of verplicht. Foto's zijn versleuteld, de gast ziet alleen een vage voorvertoning en ze worden 7 dagen na vertrek verwijderd.
Wanneer wordt de code van de sleutelkluis verstuurd?
Op de dag van aankomst op het tijdstip dat u kiest (standaard 8:00 uur), en pas nadat u de online check-in hebt goedgekeurd. Keurt u later goed, dan gaat het bericht meteen.
Zie het werken voordat u beslist
De browserdemo is een voorbeeldaccommodatie die al is ingericht: kalender, boekingen en kanalen, te verkennen zonder account. De prijzen van de drie abonnementen staan op de pagina Prijzen.