Handleiding facturatie

Deze functie maakt een factuur vanuit een accommodatiereservering of vanuit een verkoop in de module Wellness, voor accommodaties in elk van de 21 EU-landen die Vezpa voor dit document dekt. Vezpa vult de regels in je eigen taal, past de btw-regels van je land toe, bouwt de PDF en houdt de doorlopende nummering bij.

Wat het doet, overal waar het beschikbaar is

• Vult de factuur vanuit de reservering (accommodatie, toeristenbelasting, extra kosten), met regelomschrijvingen en PDF-labels in de standaardtaal van je land
• Maakt het document op in de valuta van je land — kroon, zloty, forint, leu of euro afhankelijk van waar je geregistreerd bent, niet één vaste valuta voor iedereen
• Past btw toe of laat die weg volgens jouw status, tegen het tarief van je land
• Drukt onderaan het document de wettelijke vermelding af die je hebt opgegeven: verplicht als je niet btw-plichtig bent, optioneel als je dat wel bent
• Genereert de PDF en houdt de doorlopende nummering per jaar bij, zonder gaten en zonder hergebruik

ARES en QR Platba: twee extra’s die met Tsjechië te maken hebben

Vezpa heeft ook twee extra’s die met Tsjechië te maken hebben, maar niet op dezelfde manier. De opzoeking in het openbare ARES-register vult een zakelijke klant in op basis van diens IČO, en verschijnt telkens als de klant op de factuur een Tsjechisch bedrijf is, ongeacht in welk land je eigen accommodatie ligt: een Oostenrijkse accommodatie die aan een Tsjechisch bedrijf factureert ziet hem, een Tsjechische accommodatie die aan een Duits bedrijf factureert niet. De QR Platba-betaalcode op de factuur is daarentegen echt voorbehouden aan accommodaties die in Tsjechië geregistreerd zijn. Beide worden uitgelegd in secties 4 en 6 — ze bestaan omdat ARES en het QR Platba-formaat Tsjechische nationale systemen zijn; Vezpa bouwt (nog) niet het equivalent voor de andere 20 landen.

Kosten

Geen. De factuur wordt lokaal door Vezpa gegenereerd: hij gaat niet via een tussenpartij, verbruikt geen tegoed en er is geen kosten per document.

Wie het mag gebruiken

Instellingen en facturering zijn beperkt tot de rollen Directeur en Assistent. Het menu-item verschijnt voor accommodaties in elk van de 21 gedekte EU-landen (België, Bulgarije, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Kroatië, Luxemburg, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië en Zweden) — niet voor Italië, dat in plaats daarvan elektronische facturatie naar de SDI gebruikt.

Wat het (nog) niet doet

• Indiening bij de belastingdienst: geen enkele, in geen van de 21 landen. Vezpa maakt het document en stopt daar: jij reikt het uit, drukt het af en geeft het aan de gast. Elke elektronische indiening of boekhouding die je land vereist valt buiten deze functie, en die blijf je doen zoals je dat vandaag doet
• Creditnota: in deze versie in geen van de 21 landen beschikbaar. Een verkeerde factuur wordt in plaats daarvan geannuleerd — zie sectie 7
• eTurista (Tsjechië): verzending naar het portaal is niet geïntegreerd

Open Configuratie → Facturering. Bovenaan staan twee aparte schakelaars, gevolgd door je gegevens als leverancier.

De twee schakelaars

• Facturatie inschakelen — zet de functie aan. Zolang hij uit staat, waarschuwt het factureren vanuit een reservering je dat facturatie niet actief is
• Btw-plichtig — verklaart dat je btw verschuldigd bent. Ben je dat niet, laat hem dan uit: facturen komen er zonder btw uit en onderaan wordt een wettelijke vrijstellingsvermelding afgedrukt (zie hieronder)

De vermelding onderaan het document: verplicht zonder btw, optioneel met btw

Het veld voor de wettelijke vermelding onderaan de factuur staat er altijd, maar verandert van aard afhankelijk van de schakelaar Btw-plichtig.

• Ben je niet btw-plichtig, dan heet het veld Vrijstellingsvermelding en is het verplicht: zonder die vermelding weigert Vezpa te factureren. In Tsjechië mag je het leeg laten — Vezpa drukt dan toch de geverifieerde formulering af die al op Tsjechische facturen wordt gebruikt, en dat is het enige land waar dat gebeurt. In elk ander land verzint Vezpa die formulering niet voor je — een verkeerde wettelijke zin op een echte factuur is erger dan een app die eerst vraagt — dus schrijf je hem zelf, bij voorkeur die je boekhouder al gebruikt. Wat jij schrijft wint altijd, ook in Tsjechië.
• Ben je wel btw-plichtig, dan heet het veld Optionele vermelding en is het inderdaad optioneel: laat het leeg en er wordt onderaan de factuur geen regel afgedrukt. Het is er voor wie een wettelijke verwijzing op het document moet tonen hoewel hij btw-plichtig is — bijvoorbeeld een vermelding van verlegging. De tekst schrijf je zelf: Vezpa vult hem in geen enkel land vooraf in, Tsjechië inbegrepen.

De velden

Het factuurnummer is voorvoegsel + volgnummer + jaar, bijvoorbeeld FA12/2026. Het volgnummer begint elk jaar opnieuw bij 1.

Gezamenlijk of gescheiden

• Gezamenlijk — accommodatie en spa gebruiken allebei het veld Voorvoegsel van de accommodatie, dus één enkele reeks
• Gescheiden (verblijf / spa) — elk gebruikt zijn eigen voorvoegsel en heeft dus zijn eigen reeks

Er is eigenlijk maar één regel: de reeks volgt het voorvoegsel. Twee facturen met hetzelfde voorvoegsel delen de teller; twee verschillende voorvoegsels hebben onafhankelijke tellers. Zo kunnen twee documenten nooit hetzelfde nummer dragen.

Geen gaten, geen hergebruik

• Mislukt het uitreiken halverwege, al is het maar bij het bouwen van de PDF, dan wordt er geen nummer verbruikt: de hele bewerking wordt teruggedraaid
• Uitreiken twee mensen op hetzelfde moment, dan worden de twee bewerkingen in de wachtrij gezet en krijgen ze twee opeenvolgende nummers
• Een geannuleerde factuur houdt zijn nummer, dat nooit opnieuw wordt toegekend

Twee vormen voor hetzelfde nummer

In «Nummerformaat» kies je hoe het wordt afgedrukt. «Voorvoegsel + nummer / jaar (bijv. 54/2026)» is de standaardvorm, die hierboven beschreven staat, en voor wie al uitreikte verandert er niets. «Voorvoegsel + jaar + 4-cijferig nummer (bijv. 20260054)» is een vorm die gangbaar is in Tsjechische factuursystemen: eerst het jaar, dan het volgnummer op vier cijfers — met het voorvoegsel FA dus FA20260054. Alleen de afdruk verandert: reeks, voorvoegsel en volgnummer blijven gelijk, en al uitgereikte facturen worden niet hernummerd.

De nummering van je vorige systeem voortzetten

Kom je van een ander systeem met een reeks die al loopt — bijvoorbeeld je vorige factuursysteem, gestopt bij factuur 53 —, kies dan eerst het formaat dat je gebruikte; tik vervolgens op de eerste factuur die je vanuit Vezpa uitreikt op het potlood naast «Factuurnummer» en typ 54 in «Volgnummer». Vanaf daar gaat Vezpa zelf verder: 55, 56…

1. Open de reservering en kies de factuuractie: het scherm Uitreiken gaat open
2. Kies het klanttype: Particulier of Bedrijf
3. Vul voor een bedrijf het fiscaal nummer van de klant in — alleen vereist als je eigen accommodatie in Tsjechië ligt, elders optioneel. Is de klant een Tsjechisch bedrijf, dan verschijnt naast het veld een knop Laden vanuit ARES, ongeacht in welk land je eigen accommodatie ligt: tik erop en statutaire naam, btw-nummer en adres worden automatisch ingevuld uit het Tsjechische openbare handelsregister. Zijn noch de klant noch je eigen accommodatie Tsjechisch, dan wordt de knop niet getoond — ARES kent alleen Tsjechische bedrijven — typ de klantgegevens dan met de hand
4. Controleer de regels en tik op Uitreiken
5. De PDF gaat meteen open: druk hem af of stuur hem naar de gast

Wat er in de regels terechtkomt

Elke regelomschrijving wordt afgedrukt in de standaardtaal van je land, en elk bedrag in de valuta van je land. Ben je niet btw-plichtig, dan komen alle regels zonder belasting uit en wordt de vrijstellingsvermelding onderaan afgedrukt. Vezpa herberekent geen prijzen: het neemt de bedragen die al op de reservering staan.

Het nummer, voordat je uitreikt

Bovenaan «Factuur uitreiken» staat «Factuurnummer»: het nummer dat deze factuur krijgt, dus het volgende in zijn reeks, al in het gekozen formaat. Meestal hoef je niets te doen. Het potlood ernaast, «Nummer wijzigen», dient voor één geval — de nummering van het systeem dat je eerder gebruikte voortzetten — en opent een waarschuwing, het veld «Volgnummer», waarin je alleen het volgnummer typt (bijvoorbeeld 54), en een voorbeeld van het nummer zoals het wordt afgedrukt. Bij bevestigen controleert Vezpa of het vrij is; zo niet, dan verschijnt «Dit nummer wordt al gebruikt door een uitgegeven factuur.»

Het e-mailadres van de klant, en versturen direct daarna

Onder de klantgegevens staat «E-mail van de klant», al ingevuld met het e-mailadres van de boeking: het komt op de factuur en bepaalt waar die naartoe gaat. Pas het aan als de factuur bijvoorbeeld naar de administratie van een bedrijf gaat. Na «Uitreiken» opent de pdf-voorvertoning, en in de balk bovenaan staat de knop «Factuur sturen».

De regels corrigeren, en je eigen tekst

Onder de klantgegevens vind je «Factuurregels», al ingevuld vanuit de boeking: elke regel heeft «Omschrijving», «Aantal» en «Eenheidsprijs», en je kunt ze allemaal corrigeren voordat je uitreikt. De regel voor het verblijf bevat de data van het verblijf, het aantal nachten, het aantal personen en de naam van de accommodatie. «Regel toevoegen» voegt er een toe, de prullenbak naast een regel verwijdert hem, en het «Totaal» werkt zich bij terwijl je typt. Dat geldt ook voor de Wellness-regel. Het veld «Eigen tekst op de factuur» is optioneel en wordt op de pdf afgedrukt: bijvoorbeeld een bedankje of betaalinstructies. De pdf is in blokken opgebouwd — jouw leveranciersgegevens en die van de klant, de data van het document met de vervaldatum, de tabel met de regels.

Toeristenbelasting en btw, als je btw-plichtig bent. Waar het om gaat, is wie de belasting volgens de wet verschuldigd is. Is dat de gast en int jij haar namens de gemeente of de toeristische organisatie, dan blijft ze buiten de maatstaf van heffing (richtlijn 2006/112/EG, art. 79, onder c) en komt de regel uit als geen onderdeel van de vergoeding: in de pdf staat in de tariefkolom «–» in plaats van 0, het btw-overzicht geeft haar een eigen rij, «Geen onderdeel van de vergoeding», en de afgedrukte maatstaf van heffing omvat haar niet; is dat de accommodatie, dan is ze onderdeel van de prijs en draagt ze de btw van het verblijf. Dat bepaalt de instelling «Toeristenbelasting en btw»: die begint op «Automatisch (per land)», en onder het menu lees je wat nu geldt voor jouw land.

• Automatisch in de maatstaf van heffing: Spanje, België en Bulgarije. De regel krijgt het tarief van het verblijf en draagt geen reden. In Spanje is dat het standpunt van de belastingdienst (ruling DGT V0507-26). In België wordt, als je «Buiten de btw-grondslag (geïnd voor de overheid)» kiest, de reden met de Belgische wettelijke verwijzing afgedrukt.
• Buiten de maatstaf van heffing, met de reden afgedrukt: Tsjechië, Slowakije, Polen, Hongarije, Oostenrijk, Luxemburg, Portugal, Kroatië, Slovenië en Nederland. Onder de regel verschijnt, klein en cursief, de reden met de verwijzing naar de nationale wet — bijvoorbeeld Uitschot van belasting, geen onderdeel van de vergoeding (art. 4, lid 1, onderdeel c, Uitvoeringsbesluit OB 1968).; in de pdf wordt die afgedrukt onder de omschrijving van de regel en in de rij «Geen onderdeel van de vergoeding» van het btw-overzicht. In Nederland blijft de belasting buiten de maatstaf, ook als de accommodatie haar verschuldigd is, mits ze per nacht is berekend en op een aparte regel staat (Hoge Raad, 1985).
• Je moet kiezen: Duitsland (Kurtaxe of City-Tax), Frankrijk (taxe de séjour au réel of forfaitaire) en Roemenië, waar het afhangt van de gemeente of de regeling. Zolang je niet hebt gekozen, toont het uitreiken van een factuur voor een boeking met de belasting de kaart «Hoe wordt de toeristenbelasting voor de btw behandeld?» met twee knoppen, «Buiten de btw-grondslag (geïnd voor de overheid)» en «In de btw-grondslag (tarief logies)», en blijft «Uitreiken» uitgeschakeld; ook de server weigert. De keuze wordt opgeslagen in de instellingen en de regels worden opnieuw geladen: met «Buiten de btw-grondslag (geïnd voor de overheid)» wordt de reden met de wettelijke verwijzing van het land afgedrukt, met «In de btw-grondslag (tarief logies)» krijgt de regel het tarief van het verblijf.
• In andere landen blijft de regel buiten de maatstaf van heffing, zonder reden; is de accommodatie de belasting verschuldigd, kies dan «In de btw-grondslag (tarief logies)». In Griekenland staat de klimaatbestendigheidsheffing nooit op de factuur: die hoort op het aparte bijzondere ontvangstbewijs («ειδικό στοιχείο»), dat je via je myDATA-aanbieder uitreikt met nummer en datum van de factuur; Vezpa reikt het niet uit en zet de regel niet op de factuur.

De regel van de toeristenbelasting toont eenheden × tarief — bijvoorbeeld 14 × 2,00 — als alle belaste eenheden (nachten per persoon of per kamer) hetzelfde tarief hebben; bij verschillende tarieven blijft het 1 × totaal. Catalonië eist nachten en tarief op de factuur, en in Nederland houdt juist de berekening per nacht de belasting buiten de maatstaf. Twijfel je, vraag het je boekhouder: de keuze geldt voor de facturen die je vanaf dat moment uitreikt. Ben je niet btw-plichtig, dan verandert er niets: het menu verschijnt niet, de regel komt uit zonder btw en de vrijstellingsvermelding onderaan geldt voor het hele document.

Dezelfde factuuractie is beschikbaar vanuit een spareservering of een productverkoop. De factuur komt eruit met één enkele regel Wellness met het totaal van de rekening.

De rest van de route is identiek: klanttype, de ARES-opzoeking waar die van toepassing is, uitreiken, PDF.

De IBAN die je bij Instellingen invult wordt op elke factuur afgedrukt, in alle 21 landen, als eenvoudige betaalreferentieregel zodat de gast per overschrijving kan betalen. Zonder IBAN wordt er helemaal geen betaalregel afgedrukt.

Welk nummer als variabilní symbol dient, hangt af van het formaat. Met «Voorvoegsel + nummer / jaar (bijv. 54/2026)», of met een voorvoegsel dat letters bevat, is het een aparte teller, uniek voor de accommodatie en nooit hergebruikt, die niet overeenkomt met het factuurnummer. Met «Voorvoegsel + jaar + 4-cijferig nummer (bijv. 20260054)» en een nummer van alleen cijfers (hoogstens 10) is het VS het factuurnummer zelf — factuur 20260054, VS 20260054, ook in de QR-code — zoals in Tsjechische boekhoudsystemen: wie betaalt, vindt de factuur op zijn afschrift zonder tweede nummer.

Zit je in Tsjechië, dan hebben de Instellingen ook een veld Rekeningnummer (Tsjechische opmaak): schrijf het als voorvoegsel-nummer/bankcode (bijvoorbeeld 19-2000145399/0800). Dat is wat op de factuur wordt afgedrukt, omdat Tsjechische bedrijven die vorm zoeken; de IBAN blijft eronder staan, voor wie vanuit het buitenland betaalt. QR Platba accepteert echter alleen een IBAN, dus leidt Vezpa die af uit het nummer dat je hebt getypt en toont hem onder het veld — zo zie je meteen naar welke rekening de code leidt. Vul je beide velden in en wijzen ze naar twee verschillende rekeningen, dan weigert Vezpa op te slaan en zegt het je.

Op de pagina Facturatie opent het pictogram bovenaan de lijst Uitgereikte facturen. Elke rij toont nummer, datum, bedrag en status: Uitgereikt, Betaald, Geannuleerd.

De kortste weg loopt via «Overzicht»: de tegel «Boekhouding», naast POS, opent direct «Uitgereikte facturen».

Bovenaan de lijst staat «Zoeken» («Nummer, klant, btw-nr. of gast»): er wordt gezocht in het nummer, de klantnaam, het btw- of fiscaal nummer van de klant en de naam van de gast van de boeking. Daaronder de filters op status — «Alle», «Uitgereikt», «Betaald», «Geannuleerd» — en, als de facturen meer dan één jaar beslaan, het jaarmenu met «Alle jaren». In de balk bovenaan biedt «Sorteren op» «Nieuwste eerst», «Oudste eerst», «Nummer: hoogste eerst», «Nummer: laagste eerst», «Bedrag: hoogste eerst», «Bedrag: laagste eerst», «Klant (A–Z)»; standaard is «Nieuwste eerst». De lijst laadt 50 facturen tegelijk: onderaan haalt «Meer laden» de volgende op.

Betaald verschijnt wanneer de klant betaalt via de link die op de factuur staat. De bevestiging komt echter pas op het moment dat die pagina opnieuw wordt geopend: betaalt de klant en komt hij nooit terug, dan blijft de factuur nog een tijd Uitgereikt, ook al staat het geld al op uw Stripe-rekening. Bij twijfel is uw Stripe-dashboard de waarheid.

De PDF opnieuw openen

Tik op PDF openen: het document is precies bewaard zoals het op het moment van uitreiken was, het wordt niet opnieuw gegenereerd.

De factuur per e-mail versturen

De knop «Factuur sturen» staat in de balk van de pdf-voorvertoning, zowel direct na het uitreiken als wanneer je een factuur opnieuw opent vanuit de lijst, en de optie blijft ook in het menu van de regel. Hij opent het verzendblad, alleen per e-mail: «Adres van de ontvanger» is aan te passen en begint met het e-mailadres van de klant op de factuur, of anders dat van de gast. Vezpa controleert of het adres geldig is en verstuurt echt daarheen, met de bewaarde pdf als bijlage.

De tekst van de e-mail schrijf je in «E-mailtekst bij de factuur», in de facturatie-instellingen: kies de «Taal van de tekst», dan «Onderwerp» en «Tekst». Het lege veld toont de standaardtekst, die geldt tot je een eigen tekst schrijft, en je kunt {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura} gebruiken; «Standaardtekst herstellen» zet de standaard terug. De e-mail gaat uit in de taal van de gast, en de ondertekening is de naam van de accommodatie die de gast kent, niet je bedrijfsnaam.

Annuleren

1. Open de factuur uit de lijst en kies Factuur annuleren
2. Bevestig: de factuur gaat naar de status Geannuleerd
3. Het nummer blijft gereserveerd en wordt nooit opnieuw toegekend

Voor technische problemen of vragen over hoe de app werkt:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-mail: [email protected]

Voor vragen over regelgeving (btw-status, tarieven, bijzondere fiscale gevallen in je land) raadpleeg je je boekhouder.