Handleiding Kassa

De kassa opent u vanaf de pagina Overzicht met de knop «Kassa», naast de POS. Elke rol die betalingen ontvangt, kan hem gebruiken; huishouding en waarnemer zien hem niet.

Hij verkoopt de artikelen uit de catalogus waarbij «Kassa» is ingeschakeld onder «Waar het wordt verkocht», in de volgorde die voor de kassa is gekozen. Er zijn ook de wellnessproducten: er is maar één voorraad, die van de catalogus. Het scherm heeft vier zones:

• bovenaan het winkelmandje, met het totaal en de regels, en ernaast het toetsenblok;
• in het midden de artikelknoppen van de gekozen afdeling, elk in zijn eigen kleur;
• daaronder de afdelingstabbladen; op een breed scherm, zoals dat van een computer, zet de bovenste strook de winkelwagen op een rij, over twee vijfde van het scherm, met een stippellijn die elke regel aan zijn bedrag koppelt, het toetsenblok en de afdelingen, met de artikelen eronder over de volle breedte; de afdelingen staan naast de kolom «Recente verkopen»: de verkopen van vandaag, de meest recente eerst, met tijd, nummer, totaal en hoe er is betaald of op welke kamer de verkoop is geboekt; tik je er een aan, dan opent de kaart ervan, met de regels en de betaling, in plaats van de afdelingen (je sluit hem met het ×);
• helemaal onderaan de knoppen die de verkoop afsluiten; op een breed scherm staan ze in een kolom rechts van het toetsenblok, allemaal even groot, met «Afdrukken» helemaal onderaan; daar heet «Rekening afdrukken» «Afdrukken».

Op een telefoon is de kassa anders ingedeeld: bovenaan het totaal met de regels van de winkelwagen; onderaan de artikelen van de gekozen afdeling; daaronder de tabbladen van de afdelingen en, in de hoek rechtsonder, het toetsenblok-pictogram, dat het toetsenblok naast de artikelen opent en sluit. Bij het openen zie je de eerste afdeling; heb je nog geen afdelingen aangemaakt, dan is er alleen het toetsenblok, met erboven het bedrag dat je typt. «Rekening afdrukken» en «Afrekenen» zijn pictogrammen bovenaan: «Afrekenen» opent de keuze van de betaalwijze («Contant», «Kaart», «Tap to Pay», «Op de kamer»). «Recente verkopen» staan in het menu ⋮ bovenaan en openen in een blad; tik op een verkoop om de kaart te zien.

Op een tablet gelden de gebaren en de pictogrammen bovenaan van de telefoon, maar de winkelwagen staat links en de artikelen van de gekozen afdeling rechts, met daaronder de tabbladen van de afdelingen; het toetsenblok opent onder de artikelen, en «Recente verkopen» in een venster.

Beheert u meer dan één accommodatie, dan kiest u met het pictogram «Accommodatie» bovenaan voor welke u verkoopt: de kassa toont alleen de artikelen die in die accommodatie zijn toegestaan.

Artikelen worden aangemaakt en gewijzigd in de catalogus: wie de tarieven beheert, opent die ook vanuit hier, via de knop «Artikelen» bovenaan, naast «Kassaoverzicht». Terug in de kassa staan de nieuwe artikelen er al.

1. Tik onderaan op een afdeling en dan op de artikelen: elke tik voegt er één toe aan het mandje. Twee tikken op hetzelfde biertje worden één regel, «Bier ×2».
2. Om er meerdere tegelijk te verkopen, typt u eerst het aantal op het toetsenblok en tikt u daarna op het artikel: 3 en dan «Koffie» voegt drie koffie toe.
3. Bij een artikel met vrije prijs is het getal op het toetsenblok de prijs: typ het bedrag en tik dan op het artikel.
4. Voor iets wat niet in de catalogus staat, typt u het bedrag en tikt u op «Aanrekenen»: de regel komt in de gekozen afdeling, met de naam daarvan.
5. Op een telefoon en een tablet vermenigvuldigt het toetsenblok niet: het is voor het handmatige bedrag. Om meerdere stuks te verkopen houd je het artikel ingedrukt: een kaart vraagt hoeveel, met een eigen toetsenblok; ✓ bevestigt, ✗ annuleert. Bij een artikel met vrije prijs vraagt dezelfde kaart na het tikken de prijs.
6. Tik op een regel in het mandje om de «Aantal» of de «Prijs» (alleen bij artikelen met vrije prijs en handmatige bedragen) te wijzigen, of om hem te verwijderen met «Verwijderen». Een handmatig bedrag heeft geen aantal: in het mandje staat «Handmatig bedrag» met de afdeling waarin het terecht is gekomen, en alleen het bedrag kan worden gecorrigeerd. De prijs typ je zoals op het toetsenblok van de kassa: het eerste cijfer vervangt wat er stond en de cijfers komen binnen vanaf de centen (1, 2, 5, 0 = 12,50). Op een breed scherm opent het venster in de lijst van het mandje, naast de regels, in plaats van vanaf de onderkant, en de prijs typ je op het toetsenblok van de kassa ernaast.

Een artikel met voorraadbeheer dat op is en niet onder nul verkoopbaar is, verschijnt grijs met «Uitverkocht» en kan niet worden toegevoegd. Elke afgesloten verkoop haalt de verkochte artikelen van de voorraad af; een annulering zet ze terug.

Twee keer op «Afrekenen» tikken, of opnieuw proberen na een netwerkfout, registreert geen twee verkopen.

Na een betaling verschijnt de melding «Verkoop geregistreerd» met de knop «Kwitantie»: dat is de genummerde betalingskwitantie, met de verkochte regels, op A5 of als bonnetje van 80 mm. Het is geen fiscaal document. Een boeking op de kamer heeft geen kwitantie: die komt op de rekening van de boeking.

«Rekening afdrukken» drukt het mandje af vóór het afrekenen, om de rekening aan tafel te laten zien. Op het blad staat dat het geen kwitantie is.

De bon

Met de «Fiscale module» actief en de inloggegevens van de Agenzia delle Entrate ingevuld, geeft elke betaling contant of met kaart de bon (commercieel document) uit en verstuurt die naar de Agenzia: in plaats van «Kwitantie» biedt de melding «Bon» aan, en dezelfde knop staat in het kassaoverzicht. De bon houdt contant en elektronische betaling gescheiden. Een boeking op de kamer geeft er geen uit: die komt in de bon bij het afsluiten van de rekening. Een annulering geeft de annulering van de bon uit. Elk artikel moet zijn btw-tarief hebben: een artikel waarvan de btw nog moet worden ingesteld, houdt de verkoop tegen tot u die in de catalogus instelt. Kosten en activering staan in de Handleiding Elektronische Facturering.

Het pictogram «Kassaoverzicht» bovenaan de kassa opent de cijfers van de dag; met de pijlen gaat u naar de vorige of volgende dag.

• «Ontvangen»: contant en kaarten.
• «Op kamers geboekt»: apart gehouden, omdat het nog geen geld in de kassa is.
• «Per betaalwijze» en «Per afdeling»: hoe de totalen zijn verdeeld.
• «Verkopen»: elke verkoop met tijd, nummer en betaalwijze. Een annulering telt op de dag waarop u haar doet, als negatief bedrag: geannuleerde verkopen blijven doorgestreept in de lijst staan en een al afgedrukt overzicht verandert niet.

Het pictogram «Rekening annuleren», naast het totaal, gooit de lopende rekening weg en zet de kassa terug zoals bij het openen: lege winkelwagen en toetsenblok, eerste afdeling. Staat er iets in de winkelwagen, dan vraagt het eerst om bevestiging.

Het overzicht drukt u af via het printerpictogram, op A5 of 80 mm.

Met diensten opent wie aan de kassa werkt die met een beginsaldo, legt het contante geld vast dat erin en eruit gaat en telt aan het eind de kassalade. Ze staan uit tot je ze aanzet: op de pagina Accommodatie, groep «Modules», de schakelaar «Kasdiensten». De directeur en de assistent zien hem. Met de diensten uit werkt de kassa zoals hierboven beschreven.

Met de diensten aan verschijnt bovenaan de kassa een balk: met een oranje streep staat er «Geen open dienst», met een groene streep zie je wie de dienst heeft geopend en hoe laat.

1. «Dienst openen»: vul het beginsaldo in waarmee je start. Het veld stelt voor wat bij het sluiten van de vorige dienst is geteld («Voorgesteld beginsaldo»); verander je het, leg dan uit waarom bij «Opmerking bij het verschil». Zonder open dienst ontvangt de kassa geen contant geld: «Contant» stelt eerst voor er een te openen.
2. Tijdens de dienst leggen «Contant geld opnemen» (rood) en «Contant geld storten» (blauw) geld vast dat je uit de lade haalt of erin legt, met het bedrag en een verplichte «Reden». Je kunt niet meer opnemen dan er in de kassa hoort te zitten. Op een smal scherm, zoals dat van de telefoon, toont de balk alleen de status: tik erop en de acties openen in een menu.
3. «Dienst sluiten»: de kassa toont het «Verwacht contant geld»; vul bij «Geteld contant geld» in wat je in de lade vindt en je ziet meteen het «Overschot» of «Tekort», met een opmerking om het uit te leggen. Na het sluiten maakt «Afdrukken» het afsluitrapport, in A5 of 80 mm.

Het verwachte contante geld is het beginsaldo, plus de contante ontvangsten van de dienst (kassaverkopen, contant betaalde kamers, contant betaalde toeristenbelasting), plus stortingen, min opnames en annuleringen.

Het pictogram «Dienstgeschiedenis» bovenaan toont de directeur en de assistent de diensten van elke dag, ook per medewerker, met de kasbewegingen en het rapport om opnieuw af te drukken.

Tik in het overzicht op de verkoop, dan op «Annuleren» en bevestig. Wat er gebeurt, hangt af van hoe hij is afgesloten:

• contant of kaart (de terminal van de accommodatie): er wordt een tegenboeking geregistreerd; het geld geeft u zelf terug;
• Tap to Pay (de Vezpa-POS): de terugbetaling gaat vanzelf terug naar de kaart van de klant. Mislukt de terugbetaling, dan blijft de verkoop zoals hij was;
• op de kamer: de regels verdwijnen uit het blad «Extra's» van de boeking.

In alle gevallen wordt de voorraad van de verkochte artikelen teruggezet.