Handleiding Catalogus

De catalogus opent u vanaf de pagina «Tarieven», met de knop «Artikelen» in de bovenste balk. Hij bevat de afdelingen (bijvoorbeeld Bar, Producten, Boerderij, IJs) en, binnen elke afdeling, de artikelen met hun prijs.

Vandaag dienen de artikelen voor het blad «Extra's» van de boekingen, voor wat de gast verbruikt: in de kaart van een verblijf stelt «Extra's» de artikelen uit de catalogus voor, afdeling per afdeling, in de volgorde die u hier hebt gekozen (zie Weergavevolgorde). Dezelfde catalogus voedt de kassa per afdeling, die de artikelen in de volgorde «Kassa» toont: zie de handleiding Kassa. En hij voedt uw boekingssite: de artikelen met de kaart «Extra bij het verblijf» zijn de extra's die de gast samen met de boeking koopt (zie Extra's bij het verblijf).

U maakt een afdeling aan met de knop + en de optie «Nieuwe afdeling». Voor elke afdeling kiest u:

De volgorde van de afdelingen wijzigt u door ze aan de greep rechts te verslepen: dezelfde volgorde ziet u in «Extra's» en aan de kassa.

Tik op een artikel om het te wijzigen, of maak het eerste aan met + en «Nieuw artikel». De + staat rechtsonder en ook in de balk bovenaan, naast «Weergavevolgorde». Bovenaan de kaart ziet u het voorbeeld van de kassaknop: is de naam te lang om erop te passen, dan meldt een waarschuwing dat.

• «Prijs (incl. btw)»: de prijs die de klant betaalt.
• «Vrije prijs»: voor posten die elke keer anders zijn, zoals een ontbijt voor externe gasten. De kassa vraagt om het bedrag; de prijs die u hier invult, is alleen een suggestie.
• Btw: «Zoals afdeling» of «Aangepaste btw (%)». Als u de btw van de afdeling wijzigt, veranderen alle artikelen die haar overnemen.
• «Kleur»: standaard die van de afdeling; u kunt een andere kiezen om een artikel te laten opvallen.
• «Waar het wordt verkocht»: «Kassa» en «Extra's». Als u «Extra's» uitschakelt, verschijnt het artikel niet meer in het blad «Extra's» van de boeking. «Booking Engine» zet het artikel «Te koop op je site» en schakelt de kaart «Extra bij het verblijf» in (zie hieronder). «Wellness» zet het artikel in de kaart «Producten» van Wellness (spa-kassa, webshop, Booking Engine): foto en volgorde beheert u daar. Uitschakelen haalt het uit Wellness zonder de verkopen te wissen.
• «Accommodaties»: verschijnt alleen als u meerdere accommodaties beheert; zonder keuze geldt het artikel voor alle. Het blad «Extra's» houdt zich daaraan: het toont alleen de artikelen die zijn toegestaan voor de accommodatie waartoe de geboekte kamer behoort.

Een artikel met voorraadbewegingen of leveranciers kan niet worden verwijderd: het wordt gedeactiveerd, zodat de geschiedenis leesbaar blijft.

Bovenaan de lijst vindt u de zoekfunctie, die in alle afdelingen zoekt, en de filters «Onder drempel», «Btw instellen» en «Gedeactiveerd».

Een artikel met de schakelaar «Extra bij het verblijf» aan is een extra dat aan een boeking wordt toegevoegd: vanuit de kaart van de accommodatie en, als u ook «Booking Engine» inschakelt, door de gast zelf op uw site. De extra's die u in «Extra diensten» had, staan hier al, in de afdeling «Servizi», met hun prijzen, foto's en beschrijvingen. Een verkochte extra komt als aparte regel op de verblijfsrekening van de boeking, met zijn eigen btw: die van het artikel, of — als u die niet hebt ingesteld — die van de accommodatie.

• «Per nacht» — het bedrag wordt vermenigvuldigd met de nachten van het verblijf; uitgeschakeld wordt het één keer betaald.
• «Maximale hoeveelheid» — bij 1 kiest de gast geen aantal; vanaf 2 kiest hij de hoeveelheid, en het bedrag wordt ook daarmee vermenigvuldigd. Een aanvraag boven het maximum wordt geweigerd, niet tot het maximum ingekort.
• «Altijd toegepast» — voor verplichte extra's, zoals de eindschoonmaak: het item komt altijd in het totaal, zonder dat het gekozen hoeft te worden. Op de site staat het al in de lijst met accommodaties als vaste regel, omdat kosten die niet verwijderd kunnen worden zichtbaar moeten zijn vóór de keuze.
• «Pictogram» — kiest u in elk geval: bij het kinderbedje en bij huisdieren vertelt het het systeem om welk item het gaat.
• «Uitgesloten kamers» — de kamers waarvoor dat item niet geldt.

«Hoe het op je site verschijnt» bepaalt wat het item begeleidt in de stap «Stel je verblijf samen»: «Foto» (één enkele, die u hier uploadt met «Foto kiezen»), «Pictogram» of «Geen». De «Beschrijving» heeft een veld voor elke taal van de site, net als de naam in «Vertalingen»: de gast leest hem in zijn eigen taal; ontbreekt zijn taal, dan leest hij de Engelse, en ontbreekt ook die, dan ziet hij geen beschrijving.

«Vertalen naar de andere talen» vertrekt vanuit de eerste taal van de site die een naam heeft en vult, voor de naam en de beschrijving, alleen de velden in die nog leeg zijn; «Alle talen opnieuw vertalen» vervangt ook de velden die al zijn ingevuld. Het is een voorstel: corrigeer wat u wilt, en er wordt niets opgeslagen tot u op «Opslaan» drukt. Staat de knop er niet, dan is automatische vertaling niet beschikbaar.

Een artikel met de schakelaar «Automatische toeslag» aan wordt vanzelf aan nieuwe boekingen toegevoegd: één post voor elke kamer van de «Types» die u kiest, tegen de prijs van het artikel, op de verblijfsrekening. Het is de plek voor de eindschoonmaak of een vaste toeslag.

• «Drempel (kamerprijs)» — de post wordt alleen toegevoegd als de kamerprijs (accommodatie en maaltijdarrangement, zonder de extra's) die overschrijdt. Leeg betekent altijd. Brengt een wijziging van de data de prijs boven of onder de drempel, dan verschijnt of verdwijnt de post; een post die al is betaald of gefactureerd blijft staan.
• «Ook voor OTA-boekingen» — uitgeschakeld krijgen de boekingen van de kanalen (Booking.com, Airbnb en de andere) de post niet: de prijs van het kanaal is al het totaal van de gast.
• «Wordt opgeteld bij de toeristenbelasting» — de post komt niet op de rekening: hij wordt eenmalig en zonder drempel bij de toeristenbelasting van de boeking opgeteld.

Op uw site ziet de gast de post vóór het betalen, met hetzelfde bedrag dat daarna wordt geregistreerd. Boekingen van vóór u de regel inschakelde, veranderen niet. Een automatische post die u handmatig van een boeking hebt verwijderd, komt niet terug; wijzigt u de prijs van het artikel, dan behouden de al geregistreerde posten de oude prijs. In de lijst van de catalogus hebben deze artikelen het label «Automatisch».

De knop «Weergavevolgorde» in de bovenbalk van de catalogus opent een pagina met drie kanalen: «Kassa», «Extra's» en «Booking Engine». Elk kanaal heeft zijn eigen volgorde, los van de andere: aan de kassa kan de koffie bovenaan staan en bij de extra's de fles wijn.

• «Kassa» en «Extra's» worden afdeling per afdeling geordend: kies de afdeling door boven de lijst op haar naam te tikken en versleep dan de artikelen.
• «Booking Engine» is één enkele lijst voor de hele accommodatie, zonder afdelingen.

Artikelen verplaatst u door ze aan de greep te verslepen. Ook verslepen in het hoofdscherm van de catalogus wijzigt de volgorde: die van de kassa, de volgorde waarin ook de catalogus de artikelen toont.

Een nieuw artikel komt achteraan in elk kanaal. Hetzelfde gebeurt met een artikel dat u naar een andere afdeling verplaatst, of waarvoor u «Extra's» onder «Waar het wordt verkocht» weer inschakelt: het komt daar achteraan.

De voorraad schakelt u per artikel in met «Voorraad bijhouden»: koffie hoeft niet geteld te worden, wijnflessen wel. Een net ingeschakeld artikel begint bij nul.

1. «Levering»: als er goederen binnenkomen, vult u in hoeveel stuks er zijn aangekomen. Hebt u leveranciers geregistreerd, dan kunt u in het optionele veld «Leverancier» ook aangeven van wie ze kwamen; «Geen leverancier» laat het leeg. Zonder geregistreerde leveranciers verschijnt het veld niet.
2. «Telling»: bij de inventaris vult u in hoeveel stuks u hebt geteld, niet het verschil. Vezpa berekent het verschil en registreert het als correctie.
3. «Geschiedenis»: elke beweging, met datum, persoon en notitie.

Met «Waarschuwingsdrempel» wordt het artikel gemeld als er nog maar weinig over zijn. «Verkoopbaar onder nul» bepaalt wat er bij nul gebeurt: ingeschakeld gaat de verkoop door en wordt de voorraad negatief, in rood aangegeven; uitgeschakeld wordt de verkoop geweigerd.

Artikelen die vóór de catalogus zijn aangemaakt, hadden geen tarief: de app sloeg ze op zonder btw. Daarom tonen na de update veel artikelen en afdelingen de markering «Btw instellen».

De snelste manier om dat op te lossen is de afdeling te openen en haar «Standaard-btw (%)» in te vullen: alle artikelen die haar overnemen, krijgen die in één keer. Artikelen met een ander tarief corrigeert u één voor één, met «Aangepaste btw (%)». Het filter «Btw instellen» toont u welke er nog over zijn.