Hoe beheer ik het team in Vezpa?

Handleiding Teambeheer

Lid uitnodigenAccount aanmaken voor het personeel

Alleen de accounthouder — degene die de accommodatie heeft geregistreerd en op wiens naam contract en betalingen staan — kan teamleden toevoegen of verwijderen. Het account van de medewerker maak je zelf aan en je kiest zelf gebruikersnaam en wachtwoord: Vezpa stuurt geen uitnodigingsmail.

Zo maak je een account voor een medewerker

Overzicht → ⋮ → Configuratie → Team
Onderaan de pagina Teambeheer tik je op Gebruiker toevoegen — de knop is er zolang je abonnement vrije plaatsen heeft, en de teller bovenaan laat zien hoeveel je er al gebruikt hebt
Typ in het venster Nieuwe gebruiker de Gebruikersnaam die je de medewerker wilt geven: een vrij te kiezen inlognaam van minstens 3 tekens, die bij geen enkele andere Vezpa-gebruiker voorkomt. Een e-mailadres is niet nodig
Typ het eerste Wachtwoord — het pictogram rechts toont of verbergt het. Het moet door de standaard beveiligingscontroles komen, dus geen te korte of te veelgebruikte wachtwoorden
Kies de taal waarin de medewerker de app gebruikt en berichten ontvangt: die staat al op de taal van de accommodatie
Tik op Toevoegen: het account is meteen klaar en verschijnt in de teamlijst met de rol Gebruiker

Vezpa stuurt geen enkele e-mail naar de medewerker. Gebruikersnaam en wachtwoord heb jij gekozen, dus geef je ze zelf door zoals jij wilt — persoonlijk, per bericht, telefonisch. Zolang de medewerker ze niet heeft, kan hij niet inloggen.

Accommodatie → Team → Gebruiker toevoegen → Inloggegevens doorgeven → Apparaatkoppeling

De medewerker downloadt de Vezpa-app en logt in met de gebruikersnaam en het wachtwoord die je hebt gegeven. Bij de eerste aanmelding wordt het account automatisch aan het gebruikte apparaat gekoppeld (apparaatkoppeling).

De rol kies je hier niet: elk nieuw lid start als Gebruiker. Open Configuratie → Rollen en rechten (alleen voor de directeur) om die te wijzigen: daar wijs je Assistent, Revenue Manager, Wellnessmedewerker, Gebruiker, Huishoudster of Waarnemer toe, en promoveer je tot Directeur.

Raakt de medewerker het wachtwoord kwijt, dan hoef je het account niet opnieuw te maken: gebruik op de pagina Teambeheer, op zijn kaart, Wachtwoord wijzigen om een nieuw wachtwoord in te stellen en geef dat door.

RollenZeven toegangsniveaus, één voor elk profiel

Vezpa deelt het team in 7 rollen in. Vijf werken op het standaarddashboard van de app, twee hebben een eigen dashboard. Geef elke medewerker de rol die het dichtst bij zijn echte werk ligt.

Rol	Toegang	Typisch gebruik
Directeur	Volledige en onbeperkte toegang: tarieven, OTA-configuratie, teambeheer, statistieken, beheerpaneel, Boekingsmodule.	Eigenaar, hoofdbeheerder, property manager
Assistent	Volledige operationele toegang: kamer- en wellnessboekingen, check-in/out, gastregistratie, kosten en aanbetalingen, tarieven en prijzen, configuratie van de accommodatie, OTA's en Booking Engine, fiscale gegevens. Beheert het team en de rollen niet.	Adjunct-directeur, hoofd receptie
Revenue Manager	Prijzen en opbrengststrategie: ziet en wijzigt tarieven en opent het RMS — als de module actief is —, met kalender en boekingen alleen-lezen. Komt niet aan configuratie, team, wellness of fiscale gegevens; het ongedaan maken van de automatische RMS-acties blijft bij de directeur.	Externe revenue-consultant, pricingverantwoordelijke
Wellnessmedewerker	Spa en wellnessdiensten: maakt en beheert wellnessboekingen en opent het wellnessgedeelte. Ziet geen kamertarieven, configuratie of team.	Spamedewerker, schoonheidsspecialist, manager wellnesscentrum
Gebruiker	Basiswerk aan boekingen, kamers en wellness: aanmaken en wijzigen, check-in/out en kosten. Geen tarieven, configuratie, team of fiscale gegevens. Elk nieuw lid start met deze rol.	Seizoenmedewerker, hulp aan de receptie
Huishoudster	Speciale interface voor schoonmaak: kamerstatus (schoon), notities, afdelingsbord. Ziet geen bedragen of gastgegevens.	Schoonmaakmedewerker, housekeeping verantwoordelijke
Waarnemer	Alleen-lezen toegang, beperkt tot toegewezen kamers. Ziet gefilterde kalender en boekingen. Geen toegang tot tarieven, OTA, team of statistieken.	Appartementseigenaar in een groep, partner met beperkte zichtbaarheid

Er kunnen meerdere directeuren zijn. Elke directeur kan er via «Rollen en rechten» nog een benoemen; alleen de eigenaar van de accommodatie kan de rol van directeur intrekken, en er moet er altijd minstens één blijven. Een directeur deactiveren of verwijderen blijft geblokkeerd zolang hij niet is teruggezet.

Twee soorten dashboards

Vijf rollen werken op het standaarddashboard van de app, elk met de onderdelen die hun rol vrijgeeft:

Directeur Assistent Revenue Manager Wellnessmedewerker Gebruiker

De huishoudster en de waarnemer hebben juist een eigen dashboard, alleen gebouwd voor hun werk:

Huishoudster Waarnemer

De huishoudster heeft een volledig eigen interface: zij ziet alleen de kamerlijst met één status (schoon), kan notities achterlaten en via de geïntegreerde afdelingsbord communiceren. Zij ziet nooit bedragen, prijzen of persoonsgegevens van gasten.

Elke nacht zet het systeem de bezette kamers en die met een vertrek of wisseling automatisch terug naar schoon te maken, zodat de huishoudster in de ochtend altijd een bijgewerkte situatie aantreft.

Rechten per rolVolledige functionaliteitentabel

Hieronder vindt u de volledige kaart van wat elke rol binnen de app kan doen. De regels met een sterretje (*) duiden op bijzondere beperkingen.

Functionaliteit	Directeur	Assistent	Revenue Manager	Wellnessmedewerker	Gebruiker	Huishoudster	Waarnemer
Dashboard Overzicht (statistieken en samenvattingen)	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Nee	Alleen lezen*
Boekingskalender	Ja	Ja	Alleen lezen	Alleen lezen	Ja	Nee	Alleen lezen*
Afdelingen (lijst met kamerboekingen)	Ja	Ja	Alleen lezen	Nee	Ja	Nee	Alleen lezen*
Kamerboekingen aanmaken / wijzigen	Ja	Ja	Nee	Nee	Ja	Nee	Nee
Check-in / Check-out en gastregistratie	Ja	Ja	Nee	Nee	Ja	Nee	Nee
Kosten, aanbetalingen en betalingen	Ja	Ja	Nee	Nee	Ja	Nee	Nee
Wellnessboekingen (aanmaken / wijzigen)	Ja	Ja	Nee	Ja	Ja	Nee	Nee
Onderdeel Wellness / Spa	Ja	Ja	Nee	Ja	Nee	Nee	Nee
Tarieven en prijzen	Ja	Ja	Ja	Nee	Nee	Nee	Nee
RMS — Revenue Management (openen en instellen)	Ja	Ja	Ja	Nee	Nee	Nee	Nee
Automatische RMS-acties ongedaan maken	Ja	Nee	Nee	Nee	Nee	Nee	Nee
OTA-beheer / Channel Manager	Ja	Ja	Nee	Nee	Nee	Nee	Nee
Booking Engine (instellingen)	Ja	Ja	Nee	Nee	Nee	Nee	Nee
Configuratie accommodatie	Ja	Ja	Nee	Nee	Nee	Nee	Nee
Fiscale gegevens en toeristenbelasting	Ja	Ja	Nee	Nee	Nee	Nee	Nee
Schoonmaakstatus kamers	Ja	Ja	Alleen lezen	Alleen lezen	Ja	Ja	Nee
Afdelingsbord	Ja	Ja	Nee	Nee	Ja	Ja	Nee
Rollen en rechten	Ja	Nee	Nee	Nee	Nee	Nee	Nee
Teambeheer (Team)	Alleen accounthouder	Nee	Nee	Nee	Nee	Nee	Nee
Eigen wachtwoord wijzigen	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja

* De waarnemer ziet de kalender in alleen-lezen modus en beperkt tot alleen de door de directeur toegewezen kamers.

Rechten worden server-side beheerd: zelfs als een lid zou proberen een niet-geautoriseerde functie te openen, blokkeert de backend het verzoek.

ApparaatbeheerEen account, een apparaat — gegarandeerde beveiliging

Vezpa gebruikt apparaatbinding: elk teamaccount wordt bij de eerste login gekoppeld aan een enkel apparaat. Dit voorkomt dat hetzelfde account tegelijkertijd op meerdere apparaten wordt gebruikt en beschermt tegen ongeautoriseerde toegang.

Hoe apparaatbinding werkt

Bij de eerste login registreert de app een unieke identificatie (UUID) van het apparaat en koppelt die aan het account
Vanaf dat moment werkt het account uitsluitend op dat apparaat
Elke inlogpoging vanaf een ander apparaat wordt geblokkeerd met een foutmelding

Situatie	Wat te doen
Het lid heeft een nieuwe telefoon of tablet	De directeur moet een apparaatreset uitvoeren vanuit de pagina Rollen en rechten
Het lid kan niet inloggen	Controleer of het het gekoppelde apparaat is. Indien nodig, voer een reset uit
Het lid heeft de app opnieuw geïnstalleerd	Als het hetzelfde apparaat is, werkt inloggen normaal. Als het een ander apparaat is, is een reset nodig
De directeur logt in vanaf meerdere apparaten	Geen actie nodig: de directeur is vrijgesteld van apparaatbinding

Hoe een reset uit te voeren

Ga naar Configuratie > Rollen en rechten
Selecteer het lid dat een reset nodig heeft
Tik op de knop Apparaat resetten
Het lid kan inloggen op het nieuwe apparaat — de koppeling vindt automatisch plaats bij de volgende login

Een toegang wordt gesloten door het account uit te schakelen of te verwijderen: «Rollen en rechten» → «Gebruiker uitschakelen» / «Gebruiker verwijderen».

De directeur (eigenaar) is vrijgesteld van apparaatbinding en kan vrij inloggen vanaf elk apparaat: telefoon, tablet, desktop.

AccountbeveiligingWachtwoord vergeten, herstelcode en verloren authenticator

Als u de toegang tot uw account verliest — wachtwoord vergeten of authenticator-app niet meer beschikbaar — kunt u dit zelf herstellen, zonder contact op te nemen met de support.

Wachtwoord vergeten

Als u uw wachtwoord niet meer weet, kunt u het zelf resetten vanaf het inlogscherm.

Tik op het inlogscherm op Wachtwoord vergeten?
Voer het e-mailadres of de gebruikersnaam van uw account in en bevestig
Controleer uw e-mail — als het adres geregistreerd is, ontvangt u een link om uw wachtwoord te resetten
Open de link en stel het nieuwe wachtwoord in

Om veiligheidsredenen is het getoonde bericht altijd hetzelfde, ongeacht of het adres geregistreerd is: niemand kan achterhalen of een e-mailadres bij een Vezpa-account hoort.

Herstelcode

Wanneer u tweestapsverificatie (2FA) inschakelt, toont de app u een persoonlijke herstelcode: bewaar deze op een veilige plek. U kunt deze gebruiken in plaats van de code van de authenticator-app, telkens wanneer u inlogt en uw telefoon met de authenticator niet bij de hand hebt.

De herstelcode is uniek: er is per account altijd maar één actief
Elke keer dat u hem gebruikt om in te loggen, vervangt het systeem hem automatisch door een nieuwe — sla de nieuw getoonde code meteen op
Er wordt ook een nieuwe code gegenereerd en getoond telkens wanneer u tweestapsverificatie opnieuw instelt (bijvoorbeeld na "Ik ben mijn authenticator kwijt")
Als u zowel de code als uw authenticator kwijt bent, gebruik dan "Ik ben mijn authenticator kwijt" bij het inloggen om tweestapsverificatie via e-mail te resetten

De herstelcode geeft net als het wachtwoord toegang tot uw account: behandel hem met dezelfde vertrouwelijkheid en deel hem met niemand.

Authenticator kwijt

Als u zowel de toegang tot uw authenticator-app als de herstelcode kwijt bent, kunt u tweestapsverificatie via e-mail uitschakelen.

Tik op het codeverificatiescherm op Ik ben mijn authenticator kwijt
Bevestig uw inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord)
Controleer uw e-mail en open de ontvangen link
Tweestapsverificatie wordt uitgeschakeld: bij uw volgende login wordt u gevraagd deze opnieuw in te stellen

Ook deze procedure vereist het juiste wachtwoord: niemand kan uw tweestapsverificatie uitschakelen zonder ook het accountwachtwoord te kennen.

Kamers waarnemerZichtbaarheid beperkt tot toegewezen kamers

Wanneer u een gebruiker met de rol Waarnemer aanmaakt, moet u precies specificeren welke kamers deze kan zien. Dit mechanisme is essentieel voor accommodaties met meerdere eigenaren of om externe medewerkers gedeeltelijke toegang te geven.

Hoe kamers toewijzen

Maak het nieuwe lid aan met rol Waarnemer vanuit de sectie Team
Selecteer in het configuratiescherm een of meer kamers om toe te wijzen uit de volledige lijst met kamers van de accommodatie
Bevestig de selectie — de waarnemer ziet uitsluitend de boekingen en kalender van de geselecteerde kamers

Wat de waarnemer ziet

Kalender — alleen de rijen van de toegewezen kamers; alle andere rijen zijn volledig verborgen
Boekingen — alleen boekingen die minstens een van de toegewezen kamers bevatten, met de bijbehorende details
Overzicht — niet beschikbaar, het dashboard is voorbehouden aan directeur en assistent
Tarieven, OTA, team, statistieken — volledig verborgen, niet aanwezig in het menu

Gebruiksvoorbeeld: appartementenbeheerder

Bij een accommodatie die appartementen van verschillende eigenaren beheert, kan elke eigenaar een waarnemeraccount ontvangen met zichtbaarheid beperkt tot het eigen appartement. Op die manier:

Elke eigenaar ziet alleen de boekingen van het eigen verblijf
Hij heeft geen toegang tot de gegevens, de prijzen of de boekingen van de andere appartementen
Hij kan de bezetting en de datums volgen zonder iets te kunnen wijzigen

Transparantie zonder risico: de waarnemer kan zelfstandig de boekingen van het eigen verblijf controleren, waardoor er minder informatieverzoeken bij de beheerder binnenkomen en het vertrouwen in de dienst groeit.

Als u geen kamers toewijst aan de waarnemer, ziet deze een leeg scherm. Zorg ervoor dat u minstens een kamer selecteert tijdens het aanmaken van het account.

Wie beheert de toegangAccounthouder, directeur en intrekken van toegang

De twee pagina's die de toegang regelen hebben verschillende doelgroepen en verschijnen in de app alleen bij wie ze echt kan gebruiken.

Pagina	Wie hem ziet	Wat hij toestaat
Team	Alleen de accounthouder	Leden toevoegen en verwijderen, het wachtwoord van een lid resetten, het apparaat deblokkeren, de taal van een lid wijzigen
Rollen en rechten	Alleen de directeur	De rol toewijzen, een account activeren of deactiveren, de voor de waarnemer zichtbare kamers kiezen

De assistent ziet deze twee items niet meer op de pagina Accommodatie: voorheen opende hij ze en kreeg hij alleen weigeringsberichten, want de server heeft ze altijd voorbehouden aan de accounthouder en de directeur.

Een medewerker verwijderen die op meerdere accommodaties werkt

Heeft een medewerker toegang tot meerdere accommodaties, dan wordt zijn account niet verwijderd als u hem uit één ervan verwijdert: hij verliest alleen de toegang tot de accommodatie waaruit u hem verwijdert en werkt gewoon verder op de andere. De app bevestigt dat met een apart bericht.

Medewerker alleen in deze accommodatie aanwezig → het account wordt verwijderd, zoals voorheen
Medewerker ook in andere accommodaties aanwezig → alleen de toegang tot deze accommodatie wordt ingetrokken
Hetzelfde geldt voor het deactiveren via “Rollen en rechten”: dat schakelt het account in de andere accommodaties niet uit

Een directeur kan niet uit het team worden verwijderd: daarvoor moet hij eerst via “Rollen en rechten” worden gedegradeerd. De accounthouder kan in geen geval worden verwijderd.

Uw eigen wachtwoord wijzigen

Het wachtwoord is een persoonlijk gegeven: elke rol — ook huishoudster en waarnemer — wijzigt het via het accountmenu rechtsboven in het eigen scherm, zonder tussenkomst van de directie. De accounthouder kan het wachtwoord van een lid wel resetten via de pagina Team, bijvoorbeeld als de medewerker buiten de app blijft.

De dashboards van huishoudster en waarnemer

Wie de rol huishoudster of waarnemer heeft, werkt in een eigen scherm. De bovenbalk biedt nu hetzelfde gemak als de andere dashboards:

“?” — opent de stapsgewijze uitleg van het scherm opnieuw, wanneer u wilt
Thema — wisselt tussen licht en donker
Taal — wijzigt de taal van de app, los van het land van de accommodatie; geldt ook voor de meldingen en e-mails die Vezpa je stuurt
Accountmenu — wijzigen van het eigen wachtwoord en afmelden; de logout brengt u terug naar het inlogscherm

De huishoudster ziet de kamerlijst van de gekozen dag en de tegels van het overzicht werken als filter; de waarnemer heeft drie alleen-lezen tabbladen (boekingen, statistieken, kalender) beperkt tot de aan hem toegewezen kamers.