Handleiding Overzicht

Het Overzicht is het operationele dashboard van uw accommodatie. Het is het eerste scherm dat u ziet bij het openen van de app en toont in een oogopslag alles wat uw aandacht vereist.

Van boven naar beneden toont de pagina: de meldingsbanners voor urgente situaties, de dag van Vandaag in vier getallen, de bezetting van de Komende 7 dagen, de snelkoppelingen (POS, Kassa en de andere) en de ontvangen nieuwe boekingen. Op de telefoon staan de snelkoppelingen bovenaan, direct na de banners en vóór Vandaag.

In de bovenste balk vind je «Nieuwe boeking», om er een in te voeren zonder via de kalender te gaan, en de zoekfunctie: op de computer is het een vak bovenaan de pagina, op de telefoon het vergrootglas in de balk. Typ een naam en de lijst Boekingen opent met de zoekopdracht al uitgevoerd; die blijft zichtbaar als filter en haal je daar weer weg.

De gekleurde banners bovenaan de pagina signaleren belangrijke situaties. Ze verschijnen alleen wanneer er iets te melden is.

Onder de banners vat het blok Vandaag de dag samen in vier vakken: vier naast elkaar op de computer, twee per rij op de telefoon. Elk vak kun je aantikken en opent de lijst om af te werken.

Hoe de tellers te lezen

• 3 / 5 en eronder 2 nog te doen — 3 check-ins voltooid van 5 verwachte aankomsten vandaag.
• Als de regel «nog te doen» verdwijnt, is dat deel van de dag afgerond.
• 0 / 0 — geen aankomsten of vertrekken verwacht vandaag.

Kamers IN / Kamers OUT

Als er extra kamers aankomen of vertrekken (naast de standaard check-in/out), worden deze weergegeven in een extra rij onder de hoofdknoppen.

De extra regels bij «Aanwezig»

Onder het percentage kan het vak Aanwezig nog twee regels tonen, alleen als ze nodig zijn:

• «N blijvers» — gasten die blijven: ze waren gisteren al hier en vertrekken vandaag niet, dus het zijn geen aankomsten en geen kamerwissels.
• «N niet verkoopbaar», in oranje — de eenheden die vannacht geblokkeerd of in onderhoud zijn, dus de eenheden die de telling «/ totaal» al weglaat. Als je erop tikt, opent Vannacht niet verkoopbaar: per eenheid naam en type, Onderhoud of Geblokkeerd, de reden als die er is en, bij onderhoud, «tot …» met de laatste nacht.

Vandaag geannuleerd

Onder de vier vakken verschijnt Vandaag geannuleerd, alleen als er vandaag minstens één annulering is binnengekomen: van een portaal, van een verlopen boeking uit de Booking Engine of met de hand. Het toont hoeveel het er zijn en daaronder de vrijgekomen nachten. Als je erop tikt, opent de lijst met naam, data en kanaal; tik op een regel om de boeking te openen. Het telt annuleringen vanaf 22-10-2026: eerdere verschijnen niet.

• Aanwezig — het vak van Vandaag opent de lijst Bezetting: alle gasten die nu in de accommodatie zijn, met de toegewezen kamer.
• Aankomsten — de lijst van boekingen die de komende dagen aankomen (niet alleen vandaag) open je via de link «N aankomsten» in het vak Komende 7 dagen. Handig om je van tevoren voor te bereiden.

Het vak toont een kolom voor elk van de komende zeven nachten, te beginnen met vannacht. De hoogte van de kolom is de bezetting van die nacht, en het percentage staat in de kolom, of erboven als de kolom te laag is om het te bevatten. De volste nacht heeft een donkerder groen.

• Het percentage wordt berekend op de verkoopbare accommodaties: geblokkeerde of in onderhoud tellen niet mee in het totaal, zodat het getal zegt hoeveel je verkocht hebt van wat je echt kunt verkopen.
• Boven de kolommen staan op één rij de aankomsten (groen) en vertrekken (rood) van elke dag, vandaag inbegrepen, zonder geannuleerde boekingen. Op de computer heeft elk getal zijn pictogram, op de telefoon staan alleen de gekleurde getallen. Een dag zonder aankomst of vertrek blijft leeg.
• Rechtsboven telt «N aankomsten» de boekingen die van morgen tot het einde van de week aankomen (die van vandaag staan al in het vak Inchecken) en opent de lijst van aankomsten.

Komende 14 dagen: ADR en RevPAR

Voor directeur, assistent en Revenue Manager kun je op het vak Komende 7 dagen tikken: rechtsonder staat een pictogram om het te openen, en «Komende 14 dagen» gaat open. Voor de andere rollen kun je niet op het vak tikken en is er geen prognose.

• De kolommen zijn de bezetting van de komende veertien nachten, nacht voor nacht, berekend zoals in het vak: geblokkeerde of in onderhoud zijnde eenheden tellen niet mee.
• ADR — de gemiddelde logiesprijs van de kamers die die nacht verkocht zijn.
• RevPAR — de logiesomzet van de nacht gedeeld door de verkoopbare kamers.
• Bedragen staan in de valuta van de accommodatie. De omzet van een verblijf wordt over de nachten verdeeld, niet helemaal op de vertrekdag gezet zoals in Statistieken, en maaltijden (ontbijt en dergelijke) tellen niet mee.

Sommige OTA's sturen "on request" boekingen die uw handmatige bevestiging vereisen voordat ze definitief worden geaccepteerd.

De kaarten tonen: naam van de gast, check-in en check-out data, toegewezen kamer, OTA-kanaal van herkomst, nationaliteit en arrangement.

Tik op een kaart om het boekingsdetail te openen, waar u kunt bevestigen of weigeren.

Onderaan de pagina vindt u de lijst met recent ontvangen boekingen, met gekleurde badges om ze te onderscheiden:

• Nieuw — zojuist aangemaakte boeking
• Wijz. — bestaande boeking gewijzigd (datumwijziging, gasten, etc.)

Elke kaart toont: aanmaak- of wijzigingsdatum, naam, verblijfsdata, toegewezen kamer en OTA-kanaal. Tik om het volledige detail te openen.

De links staan niet op de pagina: het pictogram naast de drie puntjes, rechtsboven, opent ze in een lade. Ze staan in twee groepen: Directe boekingen, met de kaart Boekingsmotor als je boekingssite actief is, en Wellness, met de kaart SPA als de wellnessmodule actief is. Elke kaart toont het adres en heeft twee knoppen: Adres kopiëren zet het op het klembord, Openen opent het in de browser.

• Het adres staat erbij zodat je het in één oogopslag herkent; om het te publiceren gebruik je Adres kopiëren, dan hoef je niets over te typen.
• Met een eigen domein gebruikt de link dat al — je hoeft niet te onthouden welke versie je stuurt.
• Met meerdere accommodaties heeft elke Booking Engine een eigen kaart, met de naam van de accommodatie; de SPA blijft er één. Een kaart verschijnt alleen als dat kanaal echt actief is, en het pictogram alleen als minstens één van de twee het is.

Op de telefoon staan de snelkoppelingen bovenaan de pagina, direct na eventuele banners en vóór Vandaag; op de computer vind je ze onder het vak van de 7 dagen. Op de computer staan ze allemaal op één rij; op de telefoon nemen POS en Kassa, de meest gebruikte, de eerste rij in, en de andere volgen eronder, in gelijke delen. Ze zijn niet voor iedereen gelijk: je ziet alleen die je rol echt kan gebruiken.

• POS en Wellness om aan de balie af te rekenen.
• «Kassa» om catalogusartikelen aan de balie te verkopen: contant, kaart, externe kaart of op de kamer, met dagoverzicht en annuleringen. Zie de Kassa-gids.
• «Boekhouding», voor directeur en assistent: opent de boekhoudkundige documenten van de accommodatie — buiten Italië met facturatie aan «Uitgereikte facturen», in Italië het onderdeel «Elektronische facturatie». Verschijnt alleen als er minstens één optie is; met één opent hij die meteen, met meer toont hij een lijst.
• RMS, voorbehouden aan de directeur: het logboek van wat de automatische motor over de prijzen heeft beslist, met de ongedaan-knop.
• Activiteit voor de directeur: wie wat wanneer en vanwaar heeft gewijzigd.

De lijst Nieuwe boekingen toont de laatste 50, gesorteerd op laatste wijziging — niet op aanmaakdatum.

• Daarom kan een oude boeking weer bovenaan komen: ze is gewijzigd, niet net binnengekomen.
• Het label zegt het: Nieuw bij binnenkomst, Gew. bij een wijziging.
• De Aankomsten (via de link in Komende 7 dagen) kijken enkele dagen vooruit; Bezetting (via het vak Aanwezig) toont wie er nu is.

Op de computer en voor directeur, assistent en Revenue Manager verschijnt rechts een kolom met Promoties en het Markt-paneel al open: vraag in jouw gebied, vergelijking met concurrenten, herkomst van wie boekt.

• Het paneel Markt verschijnt alleen als er echt gegevens zijn: anders blijft alleen de kaart Promoties over.
• Zo houd je het marktcijfer in beeld terwijl je naar je eigen cijfers kijkt, zonder van pagina te wisselen.
• Op telefoon en tablet is de kolom er niet: te weinig ruimte — Markt blijft bereikbaar via Tarieven.
• De andere rollen zien hem niet: het is een prijsinstrument, geen operationeel cijfer.

Vanuit het Overzicht kunt u als directeur ook het Actielogboek bereiken: de chronologische lijst van elke wijziging op de accommodatie, met auteur, tijdstip en herkomst. Het toont de werkzaamheden van al het personeel, daarom is het voorbehouden aan de directeur.

Bekijk alle details in de handleiding van het Actielogboek.

Als een boeking nog geen fysieke accommodatie toegewezen heeft, verschijnt op de plaats van de kamernaam een waarschuwing: een waarschuwingsdriehoek gevolgd door de tekst «Kamer niet toegewezen», in rood. Kleur is niet het enige signaal: het pictogram en de tekst zeggen hetzelfde, dus het leest ook in zwart-wit en voor wie rood niet onderscheidt.

In Directie vindt u het op meerdere plaatsen:

• Nieuwe boekingen — hier is de waarschuwing aantikbaar en brengt u rechtstreeks naar het scherm waar u de accommodatie toewijst, zonder via de boekingskaart te gaan.
• De lijsten aankomsten, vertrekken en komende aankomsten: de waarschuwing komt in de plaats van de kamernaam.
• De lijst met verjaardagen: de zin staat naast de geboortedatum, in rood en vet.
• De lijst Bezetting: gasten die al geregistreerd zijn maar nog geen kamer hebben, verschijnen bovenaan de lijst, met de melding “Kamer niet toegewezen” in plaats van de kamernaam. Wie nog niet geregistreerd is, staat er niet bij: dat is een aankomst om voor te bereiden, niet iemand die al in huis is.

De tellers voor Check-IN, Check-OUT en Accommodaties IN/OUT worden niet berekend op het moment dat je de pagina opent: ze zijn de momentopname van de laatste nachtelijke update. De lijsten die opengaan als je erop tikt worden wél nu berekend, en zeggen dat ook: daarom staat een boeking van vanochtend wel in de lijst maar nog niet in het getal. Ook de pagina Vervaldata noemt haar bereik: ze toont verlopen en nog actieve aanbiedingen, precies die de rode balk telt.

Uitzonderingen zijn Aanwezig en Komende 7 dagen: die worden uit de kalender berekend telkens als je de pagina opent of vernieuwt, en volgen dus meteen een nieuwe boeking of een geblokkeerde accommodatie.