Handleiding Kalender

De Kalender is het planningsrooster van de accommodatie: het toont alle kamers op de rijen en de dagen op de kolommen. Elke boeking wordt weergegeven als een gekleurde balk die loopt van de check-in dag tot de check-out dag.

Het rooster is responsive: op mobiel toont het 7 dagen, op tablet 14 dagen, op desktop 21 of meer dagen.

De kalender biedt twee modi, selecteerbaar via de knop in de AppBar:

Vrij scrollen (standaard)

Scroll horizontaal zonder beperkingen. Het bereik breidt automatisch uit wanneer u de randen nadert (+21 dagen per keer). Ideaal om vrij tussen datums te navigeren.

Maandweergave

Toont een maand per keer met een maandselector bovenaan. Overzichtelijker voor een totaalbeeld van een enkele maand.

De optie heet Weergave en dichtheid en staat in het menu met de drie puntjes van de bovenbalk, hier en in de andere twee roosters (Tarieven en Toeristenbelasting). Dezelfde keuze vindt u ook in Configuratie, in de sectie Weergave en dichtheid; de huishoudster en de waarnemer, die deze pagina niet hebben, vinden hem in het menu van hun eigen account. De eerste helft van de keuze is de oriëntatie: horizontaal lopen de dagen opzij en zijn de accommodaties rijen; verticaal lopen de dagen naar beneden en worden de accommodaties kolommen, zodat u meer nachten tegelijk ziet — handig als er weinig accommodaties zijn.

De tweede helft is de dichtheid: die bepaalt hoeveel rijen of kolommen u maximaal ziet — de breedte van een kolom of de hoogte van een rij is het gevolg van dat getal, geen aparte keuze. De waarden zijn 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 36 en 40, plus Automatisch als standaard. Het getal is een maximum, geen te vullen quota: zijn er minder accommodaties, dan ziet u ze allemaal, zonder dat ze breder of hoger worden dan prettig is.

De rijen gaan tot 60 (44, 48, 52, 56 en 60); de kolommen van de verticale weergave blijven bij maximaal 40. Met de dagen horizontaal is er op de computer en op een liggende tablet ook «Twee kolommen»: de kamers worden verdeeld over twee rasters naast elkaar, elk met de gekozen rijen, die samen door de dagen scrollen; er zijn minder dagen zichtbaar. Opent u een boeking, dan bedekt de kaart de kalender niet: hij duwt hem naar links en de twee kolommen verdelen de resterende ruimte gelijk, met minder dagen maar dezelfde verhoudingen.

Om elke pagina de volle breedte te geven staat onderaan het zijmenu «Menu verbergen»: het menu verdwijnt en in plaats daarvan blijft linksonder, boven de pagina, een klein zwevend menu met de pictogrammen van de pagina's; daarin opent een kleine «Menu tonen» het volledige menu weer. Dit geldt op de computer en op een liggende tablet, en het apparaat onthoudt het. Het zwevende menu blijft dicht en gaat open als u er met de muis overheen gaat, of met een tik op de tablet.

De kalender werkt zichzelf bij: de weken die u ziet worden elke minuut opnieuw gecontroleerd, wanneer u terugkeert naar de pagina en wanneer er een boekingsmelding binnenkomt, en alleen de gewijzigde worden opnieuw gedownload. Een boeking die een collega of een kanaal toevoegt, verplaatst, verlengt, annuleert of waarvan de status verandert, verschijnt met een kort effect en een vervagende gloed; wat u zelf wijzigt, verschijnt meteen, zonder effect. Staat op het apparaat 'beweging verminderen' aan, dan zijn er geen effecten.

Automatisch gedraagt zich bewust anders op de twee assen: bij verticale dagen kiest het een breedte die past bij uw scherm — op een telefoon vullen de kolommen de breedte, op een groot scherm stoppen ze met breder worden zodra ze prettig leesbaar zijn; bij horizontale dagen behoudt het juist de vertrouwde, prettige rijhoogte.

Veel rijen of kolommen vragen maakt ze niet op elk scherm comfortabel: boven ongeveer 24 wordt de rij (of kolom) smal en laat, om leesbaar te blijven, wat details weg. Ook de prijs kan daarbij iets verliezen: is er geen ruimte meer voor de decimalen, dan schakelt het hele rooster over op hele getallen — afgerond naar de dichtstbijzijnde waarde, niet afgekapt — en het getal dat u in de cel ziet, is dan niet meer de exacte prijs: 120,49 wordt 120, en 120,50 wordt 121.

De keuze blijft bewaard op het apparaat dat u op dat moment gebruikt — hij volgt u niet van telefoon naar laptop, en dat geldt evengoed voor de oriëntatie als voor de dichtheid.

Groeperen per type

In het blad Weergave en dichtheid staat ook de schakelaar Groeperen per type, die standaard uit staat; net als de rest van het blad blijft de keuze op het apparaat. Staat hij aan, dan worden de kamers van de kalender per type gegroepeerd en begint elke groep met een overzichtsrij (met de dagen verticaal een kolom): links de naam van het type met het aantal kamers, bijvoorbeeld Tweepersoons (4); per dag hoeveel kamers er vrij zijn van het totaal en het bezettingspercentage, bijvoorbeeld 1/4 · 75%, in rood als er niets meer vrij is.

In het totaal tellen kamers die die dag geblokkeerd of in onderhoud zijn niet mee, en geannuleerde boekingen en voorstellen tellen niet als bezet. De rij toont geen prijzen (die blijven in het overzicht dat verschijnt als u er met de muis overheen gaat) en reageert niet op tikken: hij maakt geen boekingen aan. Het werkt met de dagen horizontaal en verticaal; als u hebt gekozen hoeveel rijen of kolommen u ziet, tellen de overzichtsrijen daarbij mee. Filter typen blijft gelden: alleen de types die u bekijkt worden gegroepeerd.

Bovenaan in de AppBar wordt het datumbereik getoond dat momenteel zichtbaar is op het scherm (bijv. "5-26 mrt 2026").

• Linkerkolom: namen van de kamers/types, gesorteerd op nummer
• Rijen: een voor elke kamer van de accommodatie
• Kolommen: een dag per kolom, met dag/datum header
• Gekleurde balken: boekingen, met de naam van de gast

Halve-dag verschuiving

De balken beginnen op het midden van de kolom van de check-in dag en eindigen op het midden van de kolom van de check-out. Dit weerspiegelt de hotelrealiteit: check-in vindt plaats in de middag en check-out in de ochtend.

Tik op een balk om het volledige detail van de boeking te openen.

Boven het raster vertelt één regel tot welke datum wat je invoert echt iemand bereikt: de gekoppelde portals en je boekingswebsite. Tik erop voor de volledige uitleg. Alle rollen die de pagina kunnen openen, zien hem.

In het raster zijn de nachten voorbij die grens gearceerd, en een gemarkeerde verticale lijn laat zien waar het nog niet gepubliceerde deel begint. Die nachten wijzig je gewoon — prijzen, sluitingen en minimumverblijf worden bewaard — maar ze blijven in Vezpa: niemand kan die data nog boeken.

Bij het Rolling-model schuift de grens vanzelf op, elke nacht één dag, en wat je hebt voorbereid wordt gepubliceerd zodra het aan de beurt is: je hoeft het niet opnieuw te doen. Bij het Jaarmodel verschuift hij met de Jaaropening, en het blad zegt vanaf wanneer je die kunt uitvoeren.

De vulkleur van de balk toont nu de verblijfsstatus, niet het kanaal: vijf kleuren voor vijf verschillende momenten.

Het boekingskanaal behoudt zijn eigen kleur, maar vult de balk niet meer — het is nu een dunne band langs de onderrand (de linkerrand wanneer de kalender verticaal staat).

De labels van de boeking verschijnen ook op de balk, als kleine kerven aan de rand tegenover de kanaalband, in volgorde van prioriteit. Die volgorde wijzig je op één plek: de pagina Boekingslabels, onder Accommodatie > Kamers, door de labels te slepen — niet vanuit de kalender, niet vanuit het boekingsscherm. Zijn er meer labels dan er passen, dan wordt de laatste plek een neutraal grijs streepje, hetzelfde grijs als het thema: het is niet de kleur van een label, het betekent alleen dat er meer zijn.

Een betaalde boeking — er is een te betalen bedrag en het saldo is op nul gekomen, of de betaling nu via de betaalgateway van de Booking Engine liep of met de hand is geregistreerd — krijgt een klein groen hoekje met een vinkje in de hoek waar de kerven van de labels beginnen, en de kerven beginnen direct daarna. De naam van de gast verschuift niet. Het totale saldo telt: verblijf, extra kosten en toeristenbelasting; zolang de toeristenbelasting niet betaald is, verschijnt het vinkje niet. Een aanbetaling alleen is niet genoeg, een kaart die als garantie wordt bewaard telt niet als betaling, en boekingen die uit een iCal-agenda zijn geïmporteerd hebben geen prijs en tonen het vinkje dus nooit.

U kunt op twee manieren een nieuwe boeking aanmaken:

• Via het AppBar-menu: tik op ⋮ → "Nieuwe boeking" om het formulier te openen
• Slepen op het rooster: tik en sleep op het rooster om een datumbereik te selecteren. Het formulier opent met de datums vooraf ingevuld

1. Selecteer de datums
   Sleep op het rooster of gebruik het aanmaakformulier.
2. Controleer beschikbaarheid
   Het systeem controleert automatisch de vrije kamers.
3. Vul de gegevens in
   Voer de gastgegevens en boekingsdetails in.
4. Bevestig
   De boeking verschijnt direct in de kalender.

In de lijst met beschikbare kamers krijgt een kamertype waarvan ook maar voor één nacht van de periode de prijs ontbreekt het label Prijzen ontbreken en kan het niet worden gekozen; bovenaan de lijst staat hoeveel het er zijn. De prijs kan niet met de hand worden ingevoerd: stel eerst het tarief in bij Tarieven. Hetzelfde geldt als u een boeking naar een ander kamertype verplaatst en de prijs opnieuw berekent.

Via het AppBar-menu (⋮ → "Onderhoud") kunt u een kamerblokkering aanmaken voor een bepaalde periode.

Een onderhoudsblokkering sluit een kamer en voorkomt nieuwe boekingen. Het wordt op het rooster weergegeven als een speciale balk. Handig voor:

• Renovatiewerkzaamheden
• Gepland onderhoud
• Kamers tijdelijk buiten gebruik

Beschikbaarheidsbeheer is iets anders dan onderhoud: selecteer een periode in het raster (of vanuit Tarieven), kies "Beschikbaarheidsbeheer" en sluit de gewenste nachten voor verkoop, zonder een reden op te geven.

Staan er al boekingen in de periode, dan wordt er toch geblokkeerd: Vezpa sluit de vrije nachten voor en na elke boeking en laat de verkochte ongemoeid; bij meerdere boekingen worden alle gaten ertussen gesloten. Vóór de bevestiging, en nog eens daarna, ziet u op welke accommodaties er boekingen in de periode staan.

• Gedeeltelijk: er zijn boekingen in de periode maar er blijven vrije nachten over; onder de naam ziet u er hoeveel gesloten kunnen worden.
• Bezet: elke nacht is al verkocht, daar valt niets te blokkeren.
• Onderhoudsnachten worden nooit door de blokkade geraakt, en "Herstellen" maakt alle geblokkeerde nachten vrij — die van uzelf en die welke een via iCal gekoppeld portal heeft gesloten — maar nooit de verkochte. Let op: een sluiting die van een portal kwam, komt na het weghalen niet vanzelf terug. Als dat gebeurt, vertelt Vezpa je hoeveel van de heropende nachten portaalsluitingen waren.

Tik op de takenrij (bovenaan het rooster) om het takenpaneel voor die datum te openen.

Taken zijn notities en herinneringen gekoppeld aan een specifieke dag. Handig om evenementen, deadlines of to-do's vast te leggen die aan een precieze datum zijn verbonden.

Onderaan het rooster staat een speciale rij genaamd "Uitzonderingen". Deze bevat:

• Boekingen die al voor één enkele nacht geen fysieke kamer toegewezen hebben: één onbedekte nacht is genoeg (onzichtbare kamer)
• Geannuleerde boekingen

Overlappende boekingen in deze rij worden verticaal verdeeld in slots om leesbaar te blijven.

Wie een melding krijgt als een boeking zonder accommodatie blijft

Vezpa wacht niet tot iemand het opmerkt: zodra een boeking zonder toewijsbare fysieke accommodatie blijft, gaat er een melding naar Directeur, Assistent en Gebruiker (de receptie), dus naar de rollen die het meteen kunnen oplossen door een accommodatie toe te wijzen. Wellnessmedewerker, Revenue Manager, Huishoudster en Waarnemer krijgen hem niet.

• Een e-mail in de taal van wie hem leest, met de rechtstreekse link naar de boeking.
• Een pushmelding met de details in de app: de naam van de gast, de data en de kamer verschijnen nu ook op het vergrendelscherm.

De melding gaat op vier momenten uit: bij het aanmaken van de boeking, na een datumwijziging, na een wijziging vanuit het OTA-kanaal en na het toevoegen van een kamer die zonder accommodatie blijft.

Als de accommodatie meerdere kamertypes heeft, verschijnt er een filterknop in de AppBar.

1. Tik op het filtericoon
   Er verschijnen selecteerbare chips voor elk type.
2. Selecteer de types
   Tik op een of meer types om het rooster te filteren.
3. Deselecteer alles
   Om weer alle kamers te zien.

Het filter op accommodatietype is ook met gesloten paneel zichtbaar: het trechterpictogram blijft gevuld, en onder de balk staat hoeveel accommodaties je ziet van hoeveel, met «Filters verwijderen» om ze allemaal terug te krijgen. Verbergt het filter alle rijen, dan staat er in plaats van het raster dat er geen kamer met dat filter is. Bij het wisselen van accommodatie begint het filter opnieuw, zodat je geen type meebrengt dat daar niet bestaat. En als er in de periode geen boeking is, zegt de kalender dat — met andere woorden dan wanneer hij de gegevens niet kon lezen.

Mag uw rol ze beheren, dan staat in de bovenste balk de euro-snelkoppeling: die brengt u naar de tarieven zonder via het menu te gaan. Wie die rechten niet heeft, ziet hem niet — dat klopt.

In de kamerkolom kan de schoonmaakindicator verschijnen, bijgehouden door housekeeping: hij staat alleen bij kamers waar schoonmaak relevant is. Door op de kamer te tikken wisselt u schoon en vuil, met een bevestiging voor het opslaan. De status ververst zichzelf elke twee minuten, dus hij kan veranderen terwijl u kijkt zonder dat u iets deed. Voor de balkkleuren is er de Legenda in het AppBar-menu.

De kalender wordt in realtime vernieuwd dankzij pushberichten (FCM):

• Wanneer er een nieuwe boeking binnenkomt via OTA of de Boekingsmodule, wordt de kalender automatisch vernieuwd
• Als u het tabblad Kalender bekijkt, is de vernieuwing onmiddellijk
• Als u op een ander tabblad bent, worden de gegevens ongeldig gemaakt en herladen wanneer u terugkeert naar de Kalender

De rij Uitzonderingen is niet veranderd: zij verzamelt nog steeds de boekingen zonder toegewezen fysieke accommodatie. Wat wel veranderd is, is de rest van de app: dezelfde boeking is nu ook buiten de kalender herkenbaar.

• In Directie: kader met nieuwe boekingen, lijsten aankomsten en vertrekken, verjaardagenlijst.
• In de boekingenlijst en op de kaart van de afzonderlijke boeking.
• Bij het verkooppunt, op de boekingsregel aan de balie.

Waar hij ook verschijnt, het signaal is hetzelfde: een waarschuwingspictogram en de tekst «Kamer niet toegewezen» in rood in plaats van het kamernummer. Vroeger stond op die plekken een interne cijfercode, die niets zei net wanneer u het moest begrijpen.