Handleiding Actielogboek

Het Actielogboek beantwoordt een vraag die elke directeur vroeg of laat stelt: wie heeft wat gewijzigd, wanneer, en wat was er daarvoor. Het is de chronologische lijst van alle acties die op uw accommodatie zijn uitgevoerd, met de auteur, het tijdstip en de herkomst — app, webpaneel, Booking Engine, OTA of een automatische taak.

Elke regel toont een korte beschrijving van de actie, wie deze heeft uitgevoerd (met zijn rol op het moment van de actie) en van waar. U kunt filteren op actietype, op persoon, op herkomst, of zoeken op tekst.

Niet alle acties wegen even zwaar: iemand die een prijs wijzigt (relevant) is iets anders dan iemand die simpelweg een scherm opent of een routinematige synchronisatie activeert (informatief). Daarom staat het filter „alleen belangrijke dingen" standaard aan: het toont alleen de relevante en kritieke acties, zodat het logboek leesbaar blijft.

Zet het filter uit wanneer u ook de informatieve acties wilt zien, bijvoorbeeld tijdens een diepgaander onderzoek naar wat er op een bepaald moment is gebeurd.

Het filterpictogram in de kopregel opent een paneel met drie menu’s — Bron, Type, Gebruiker — die direct worden toegepast, zonder knop „Toepassen”. „Filters verwijderen” wist alles met één tik.

Wat de zoekopdracht dekt

Het informatiepictogram naast het zoekveld verduidelijkt de reikwijdte: de zoekopdracht vindt eigennamen — kamer, gast, leverancier, wie heeft gehandeld — maar niet de vertaalde tekst van de actie. Zoeken op „wijzigen” in uw taal levert geen resultaten op: zoek in plaats daarvan op een specifieke naam.

Tik op een regel in het logboek om het detail te openen: als de actie een waarde heeft gewijzigd, ziet u wat er daarvoor was en wat er nu is, veld voor veld.

Op de telefoon schuift het detail van onderen omhoog; op de tablet opent het in een venster; op de computer staat de lijst links en blijft het detail rechts altijd open, met de eerste regel die opent al gekozen.

Voor massawijzigingen — bijvoorbeeld een tariefcorrectie toegepast op een hele periode, of op meerdere kamers tegelijk — blijft het detail niet steken bij een algemene samenvatting: u vindt de waarde voor/na dag voor dag, voor elke betrokken kamer.

Wanneer u zich op de kaart van een accommodatie bevindt en alleen de geschiedenis daarvan wilt weten, hoeft u niet terug te gaan naar het algemene logboek en te filteren: de knop „Geschiedenis" op de kaart van de boeking opent direct alle wijzigingen die in de loop van de tijd op die boeking zijn aangebracht.

Het logboek registreert ook de koppelingen tussen de kamers van de portalen en de kamers van Vezpa — de stap die bepaalt waar de boekingen van het portaal terechtkomen. Wanneer een portaalkamer aan een kamertype wordt gekoppeld, verschijnt een regel zoals: “Portaalkamer 12345 (Booking.com) gekoppeld aan Standard”.

Wanneer een code wordt verwijderd, zegt de regel ook waarom: als hij naar een ander kamertype is verplaatst, staat er waar hij naartoe is gegaan (“Portaalkamer 12345 (Booking.com) losgekoppeld van Standard — nu gekoppeld aan Deluxe”); heeft u “Ontkoppelen” gebruikt, dan komt de portaalkamer weer vrij (“Portaalkamer 12345 (Booking.com) losgekoppeld van Standard”).

Het Actielogboek is voorbehouden aan de directeur: het toont de werkzaamheden van al het personeel — assistenten, huishoudster en ieder ander die op de accommodatie werkt — en is dus een toezichtinstrument, geen functie die met andere rollen wordt gedeeld.

De informatie in het Logboek blijft niet voor altijd bewaard: de bewaartermijn hangt af van het belang van de actie.

Na afloop van de termijn voor het regel-voor-regel detail verdwijnt de gebeurtenis niet uit het logboek: deze blijft zichtbaar met de samenvatting, alleen zonder de dag-voor-dag uitsplitsing.