Handleiding Kassa (POS)

Met de Kassa (POS) kunt u rechtstreeks vanuit de app een betaling innen, gekoppeld aan een boeking of los (een passerende gast, een niet-geplande extra).

Vanuit de Kassa kiest u tussen twee startpunten:

• Bij een boeking: een lijst met boekingen met een lopend of aankomend verblijf, al klaar zonder dat u iets hoeft te zoeken. U selecteert de boeking en de app stelt meteen het nog openstaande bedrag voor. Het voorgestelde bedrag volgt dezelfde instelling als de betaallink: de toeristenbelasting zit er alleen in als «Belastingen opnemen in online betalingen» aanstaat.
• Vrij bedrag: afrekenen aan de balie zonder gekoppelde boeking (bijv. een extra dienst, een losse verkoop).

Voor consistentie verschijnen de betaalmethoden in de hele app altijd in dezelfde volgorde:

Kies Kaart als betaalmethode: de app toont een scherm met het bedrag (aanpasbaar) en de omschrijving (vooraf ingevuld met accommodatie en verblijfsdata, aanpasbaar tot 50 tekens). Bevestig om door te gaan.

1. Als op de telefoon Tap to Pay on iPhone beschikbaar is en er ook een Bluetooth-lezer is gekoppeld, vraagt de app welke van de twee u wilt gebruiken.
2. Als u nog geen Bluetooth-lezer heeft gekoppeld en Tap to Pay niet beschikbaar is, begeleidt de app u bij het koppelen van de lezer.
3. Op het volledige scherm verschijnt "Houd de kaart tegen de lezer": de gast houdt de kaart (of de telefoon/smartwatch) tegen de lezer of uw iPhone.
4. Tijdens de verwerking ziet u een wachtindicator; na afloop krijgt u het resultaat: geslaagde betaling (met afdrukbare of deelbare bon) of een duidelijke foutmelding als de betaling mislukt, zodat u meteen weet hoe u verder moet gaan (opnieuw proberen, methode wijzigen).

Het betalingsbewijs

Na een kaartbetaling gebruiken «Bon afdrukken» en «Bon verzenden» het «Betalingsbewijs», dat de server opstelt in de taal van de gast. Bovenaan staat de naam van de accommodatie, met een volgnummer per accommodatie en jaar (bijvoorbeeld R-2026-0042), datum en tijd; dan «Begunstigde»: bedrijfsnaam, adres op twee regels (straat, nummer en postcode; plaats en provincie), en fiscaal nummer, btw-nummer of leveranciersgegevens uit de facturatie en CIN alleen als ze er zijn. Hoort de betaling bij een boeking, dan volgt «Referentie», zonder de naam van de gast en zonder het aantal gasten: boekingsnummer, verblijf (data en nachten) en «Accommodatie» of «Accommodaties»; is er niets te tonen, dan vervalt het blok.

Daarna de bedragen: «Totaal boeking», «Aanbetaling» (alleen als er al een eerdere betaling was), «Betaald» en «Saldo» (het saldo alleen voor betalingen vanaf deze versie); dan de kaart: merk en alleen de laatste vier cijfers (**** **** **** 1234), invoermethode (contactloos, chip, wallet), rekeningtype, applicatie, AID, autorisatiecode, transactie-ID en «GOEDGEKEURD». Onderaan de vermelding dat het geen fiscaal document is, en het exemplaar voor de klant. De bon van 80 mm toont «Accommodatie» of «Accommodaties» in plaats van de gast.

«Bon afdrukken» vraagt het formaat: «A5-document» («Voor gewone printers, zoals de factuur») of «Bon van 80 mm» («Voor thermische rolprinters»). «Bon verzenden» opent het verzenden, alleen per e-mail, met het adres van de gast al ingevuld en aan te passen en de pdf als bijlage; «PDF delen» geeft de pdf door aan het deelmenu van de telefoon.

Ook kaartbetalingen in Wellness — boekingen van behandelingen en productverkopen — krijgen het volledige «Betalingsbewijs», in dezelfde nummering: in plaats van het verblijf toont het datum en tijd van de afspraak en de therapeut, en de regels zijn de rekening (behandeling en extra's, bijvoorbeeld «2 × Crème») of de verkochte producten, met verzending. Het eenvoudige bewijs dat de app tekent, met de vermelding «Geen fiscaal document», blijft alleen in de demo. Voor een betaling van vóór deze versie ontstaat het bewijs de eerste keer dat je het opent: de kaartgegevens worden opnieuw bij Stripe opgehaald, het restbedrag niet.

Het bewijs is er niet alleen op het resultaatscherm: in de boeking, bij de geregistreerde betalingen, heeft elke kaartbetaling aan de POS het bewijspictogram («Betalingsbewijs») met «Bon afdrukken», «Bon verzenden» en «PDF delen», om het opnieuw af te drukken of te versturen wanneer nodig.

Tap to Pay on iPhone is de functie van Apple die uw iPhone omvormt tot een betaalterminal: de gast houdt zijn kaart, telefoon of smartwatch tegen uw iPhone en de betaling wordt geaccepteerd, zonder dat er een externe lezer nodig is.

Vereisten:

• Een geschikte iPhone met de nieuwste versie van iOS geïnstalleerd.
• De accommodatie moet zich bevinden in een van de 27 landen waar Apple en Stripe Tap to Pay on iPhone ondersteunen.
• De functie moet worden ingeschakeld door een directeur of assistent; bij het eerste gebruik toont de app een informatiescherm met de gebruiksvoorwaarden.

Wanneer beschikbaar, kiest u deze rechtstreeks in de flow Kaart aan de balie: er is geen extra configuratie of aan te schaffen hardware nodig.

Voor het vrije bedrag toont de app een toetsenbord in de stijl van een POS-terminal, schermvullend op de telefoon; op de tablet, of met de telefoon gedraaid, staat het naast de omschrijving en het bedrag: u typt het bedrag, voegt de omschrijving toe (of past deze aan) en bevestigt.

Het volledige scherm voorkomt afleiding tijdens het afrekenen aan de balie en is ontworpen om ook gemakkelijk leesbaar te zijn wanneer u de telefoon aan de gast toont.

Als u de module Wellness heeft geactiveerd, verkoopt u vanuit het subtabblad Kassa producten en diensten met dezelfde logica als de algemene kassa: voeg artikelen toe aan de winkelwagen en kies de betaalmethode, altijd in de volgorde Handmatig · Kaart · Stripe · Op rekening.

Bij betaling wordt de productvoorraad automatisch bijgewerkt en wordt de bon uitgegeven.

Met de methode Op rekening wordt het bedrag niet meteen geïnd: het wordt toegevoegd aan de rekening van de boeking en de gast betaalt het bij check-out, samen met de rest van het verblijf.

Handig voor gasten die al aanwezig zijn en liever alles in één keer bij vertrek betalen.

• De kaartbetaling mislukt: de app toont de reden (bijv. kaart geweigerd, onstabiele verbinding); u kunt meteen opnieuw proberen of overschakelen naar een andere methode (Handmatig, Stripe-link) zonder het reeds ingevoerde bedrag of de omschrijving te verliezen.
• Geen lezer beschikbaar: gebruik Stripe-link om de gast vanaf zijn eigen telefoon te laten betalen, of noteer de betaling als Handmatig als u contant geld heeft ontvangen.
• Tap to Pay verschijnt niet: controleer of de iPhone de nieuwste versie van iOS heeft en of de accommodatie zich in een ondersteund land bevindt; gebruik ondertussen een gekoppelde Bluetooth-lezer.

In de lijst met boekingen aan de balie verschijnt, als een boeking nog geen accommodatie toegewezen heeft, in plaats van de kamernaam de waarschuwing: een waarschuwingspictogram en de tekst «Kamer niet toegewezen» in rood. De naam en de data blijven eronder staan, dus de regel blijft herkenbaar.

Het incasseren werkt als altijd. U selecteert de regel, incasseert met elke methode en kunt het op het verblijf boeken: de waarschuwing blokkeert niets, ze herinnert er alleen aan dat op die boeking nog werk openstaat.

Op de afgedrukte rekening — en op de afdrukken van aanbetalingen en kosten — staat in plaats van de interne code de zin «Kamer niet toegewezen»: wat de gast in handen krijgt, is een leesbare zin, geen betekenisloos getal.