Handleiding Wellness

Wellness stelt u in staat diensten aan te bieden (massages, behandelingen), producten te verkopen en boekingen en betalingen te beheren, alles vanuit de app.

Om het te activeren: ga naar de sectie Configuratie, zoek de kaart Wellness op en tik op Activeren. Een korte wizard stelt de module in. Vanaf dat moment verschijnt het tabblad Wellness in de onderste balk, met de subtabbladen: Diensten, Producten, Kalender, Boekingen, Therapeuten, Instellingen.

Maak diensten aan via het subtabblad Diensten. Elke dienst heeft: categorie, duur (minuten), prijs (inclusief btw), foto.

Deactiveer een dienst om deze te verbergen voor boekingen zonder hem te verwijderen. Herorden diensten met het volgorde-veld.

Voeg therapeuten toe via het subtabblad Therapeuten. Voor elke therapeut stelt u de werktijden per dag van de week in.

Koppel therapeuten en diensten rechtstreeks vanuit de app, met meervoudige selectie: via het formulier van de therapeut kiest u welke diensten hij of zij kan uitvoeren, of via het formulier van de dienst kiest u welke therapeuten deze uitvoeren. Alleen gekoppelde therapeuten verschijnen als boekbaar voor die dienst.

Beschikbare tijdslots worden gegenereerd op basis van de combinatie van de werktijden van de therapeut, de duur van de dienst en de reeds bestaande boekingen.

Registreer de afwezigheden van een therapeut (datumbereik, de hele dag of een tijdslot, met een reden: vakantie/ziekte/vrije dag/overige) via het profiel van de therapeut of vanuit de Kalender.

Tijdslots tijdens een afwezigheid verdwijnen uit de beschikbaarheid. Als er al boekingen bestaan in die periode, worden ze gemarkeerd (niet geannuleerd): u handelt ze zelf af.

Maak producten aan via het subtabblad Producten: prijs (inclusief btw), voorraad, waarschuwingsdrempel.

De wellnessproducten zijn artikelen uit de catalogus, in de afdeling «Wellness»: prijs, btw en voorraad zijn dezelfde als in de Catalogus, en hetzelfde product kunt u ook verkopen via de «Kassa» in «Overzicht». De voorraad die u hier invult is die u hebt geteld: het verschil wordt een mutatie in de catalogus, en de verkopen die intussen zijn gedaan gaan niet verloren.

Wanneer de voorraad onder de drempel daalt, ontvangt u een waarschuwing. Bij nul is het product niet meer verkoopbaar of online bestelbaar.

De SPA, elke dienst en elk product kunnen een fotogalerij hebben, niet slechts één afbeelding. Voeg meerdere foto's toe en sleep ze om de volgorde te wijzigen; de eerste foto is de omslagfoto die aan gasten wordt getoond.

Voor de SPA staat de galerij bij Instellingen. Voor diensten en producten opent u het item en verschijnt de galerij tijdens het bewerken.

Open vanuit het tabblad Producten de verkoop (POS): voeg producten toe aan de winkelwagen en kies handmatige betaling (u registreert de betaling zelf) of Stripe (betaallink).

Bij betaling wordt de voorraad verlaagd en wordt de bon gegenereerd.

U kunt een product (of een dienst) toevoegen aan de kamer van een verblijvende gast: het bedrag wordt opgenomen in de boekingsrekening en betaald bij check-out, zonder onmiddellijke betaling en zonder aparte wellness-bon (het gaat op de verblijfsfactuur).

De voorraad wordt onmiddellijk verlaagd (de gast neemt het artikel mee).

Activeer de openbare shop via Instellingen: gasten bestellen uw producten via het web en betalen met Stripe.

Kies de leveringsmethoden: thuisbezorging (adres van de klant, verzendkosten, drempel voor gratis verzending) en/of afhalen bij de accommodatie (geen adres, geen kosten). U kunt er een of beide aanbieden.

Verwerking via het subtabblad Verzending: voor bezorging is de cyclus Te verzenden → Verzonden (voeg de tracking toe) → Bezorgd; voor afhaling is het Af te halen → Afgehaald.

Deel de openbare link van Wellness: de gast kiest een dienst, een datum en een beschikbaar tijdslot en betaalt met Stripe.

Zij ontvangen een bevestigingse-mail en een herinnering 24 uur van tevoren. Ze kunnen zelf annuleren binnen het annuleringsbeleid dat u heeft ingesteld.

U vindt alle boekingen in het subtabblad Boekingen, met status en acties (terugbetaling, annulering).

Een gast die al aanwezig is, kan Wellness bereiken via zijn boeking (via de link in de bevestigingse-mail of de pagina "Uw boeking"). In dat geval herkent Vezpa hem: hij boekt diensten en koopt producten zonder opnieuw naam, e-mail of telefoonnummer in te voeren.

U bepaalt zelf hoe de betaling verloopt, via de Instellingen van Wellness, afzonderlijk voor diensten en producten:

Een tijdstip verschijnt alleen als aan alle vier de voorwaarden is voldaan: de dienst moet die therapeut bij de toegestane hebben, het uur moet binnen de openingstijden van de spa vallen, binnen de werktijden van de therapeut, en niet op een afwezigheid. Bovendien moet de duur van de behandeling er helemaal in passen. Toegestane therapeuten en duur wijzigt u op het tabblad Diensten; uren en afwezigheden op het tabblad Therapeuten, via de twee pictogrammen naast elke persoon. De openingstijden van de spa wijzigt u in Instellingen, onder Tijden: u ziet ze per dag en kunt ze toevoegen of verwijderen.

Kalender is de dag per therapeut, Boekingen de volledige lijst, Kassa waar u afrekent. Therapeuten bevat de personen met hun uren en afwezigheden, Diensten de behandelingen met duur en prijs, Producten wat u aan de balie verkoopt. De laatste drie zijn de basisgegevens: klopt er iets niet in de kalender, dan ligt de oorzaak daar bijna altijd.

Elke betaalde verkoop/dienst genereert een bon (automatisch verzonden voor Italiaanse accommodaties die zijn geconfigureerd met elektronische facturering).

Bij een betaling met kaart is het bewijs het «Betalingsbewijs» van de POS, in dezelfde nummering: de regels zijn de rekening (behandeling en extra's, bijvoorbeeld «2 × Crème») of de verkochte producten met verzending, en in plaats van het verblijf staan datum en tijd van de afspraak en de therapeut. Direct na de betaling biedt het resultaatscherm het al aan, zonder verdere vraag. Later: in het detail van de boeking opent «Bon afdrukken» het betalingsbewijs met de keuze van het formaat, en het menu ⋮ heeft «Bon verzenden» en «PDF delen»; in de verkooplijst heeft elke met kaart betaalde verkoop het bewijspictogram met «Bon afdrukken», «Bon verzenden» en «PDF delen». Boekingen die niet met kaart zijn betaald, houden het beleefdheidsbewijs van de rekening, zoals voorheen.

Met bonnen actief («Fiscale module», zie de Handleiding Elektronische Facturering) geeft elke betaling in Wellness de bon uit: verkopen aan de balie zonder gevraagde factuur, en boekingen die online, met kaart of handmatig zijn betaald. Bij boekingen neemt de bon de plaats in van de automatische factuur, die op verzoek nog steeds kan worden uitgegeven. Een volledige terugbetaling geeft de annulering van de bon uit, een gedeeltelijke de retour. Bonnen bekijkt, drukt en annuleert u via «Commerciële documenten», in de Fiscale module.

Terugbetalingen: u kunt een dienst of een product volledig of gedeeltelijk terugbetalen; het systeem stelt de bijbehorende creditnota op.

De klant kan een factuur op naam aanvragen door bij het afrekenen zijn btw-nummer en adres in te voeren (optioneel).

Als u zegelrecht heeft geconfigureerd in Configuratie → Belastingen, wordt dit automatisch toegepast op documenten boven de drempelwaarde.

In het tabblad Boekingen staat de afspraak die het dichtst bij nu ligt bovenaan — eerder was dat de verste in de toekomst, waardoor vandaag onderaan begraven lag. Onder de komende afspraken vind je het verleden, de meest recente eerst. De Kassa beantwoordt een andere vraag en heeft dus een andere, vermelde volgorde: de oudste nog te innen rekening staat bovenaan. Heeft de spa meer dan 500 afspraken, dan stopt de lijst bij de 500 die het dichtst bij vandaag liggen en meldt dat met het totaal: eerder werd er stil afgekapt en kon een oude openstaande rekening uit de Kassa verdwijnen. Ten slotte: filter je op status en is er niets, dan zegt de melding dat, in plaats van te suggereren dat er geen boekingen zijn.

Wanneer je Wellness aanzet en een verplicht veld leeg is, blijft de knop niet meer stil: hij zegt WELK veld ontbreekt en markeert het onder het veld zelf. De openingsdagen zijn echt nodig — zonder ook maar één dag heeft de spa geen boekbare tijden — en hetzelfde geldt voor de naam van de therapeut, de naam van de dienst en de prijs. De openbare naam van het centrum is daarentegen optioneel: laat je die leeg, dan zien gasten de naam van de accommodatie.