Gids OTA-berichten

Ontvang en beantwoord de berichten van de gasten van Booking.com, Airbnb, Expedia en VRBO rechtstreeks vanuit Vezpa, in één inbox

1. Wat zijn de OTA-berichten Eén inbox voor de berichten van de gasten

Met de OTA-berichten kun je de berichten van de gasten van Booking.com, Airbnb, Expedia en VRBO rechtstreeks vanuit Vezpa ontvangen en beantwoorden, zonder de extranet of de app van het portaal te hoeven openen. Alle berichten komen samen in één gemeenschappelijke inbox binnen de Vezpa-app.

Waarom het nuttig is

  • Alles op één plek: beheer de gesprekken naast de overige activiteiten van de accommodatie.
  • Snelle antwoorden: lees en antwoord zonder naar een andere applicatie te gaan.
  • Volledige geschiedenis: je hebt de geschiedenis van het gesprek met de gast altijd binnen handbereik.
Het zijn er vier: Booking.com, Airbnb, Expedia en VRBO. Dat zijn de enige kanalen waarvoor de channel manager de berichten doorgeeft: een boeking van een ander portaal, of een die je zelf telefonisch hebt aangenomen, heeft hier geen gesprek, en dat is geen fout.

2. Waar je ze vindt Sectie Berichten en boekingsdetail

Je kunt de gesprekken op twee manieren openen:

Vanuit de sectie Berichten

Open vanuit het dashboard van de Vezpa-app de sectie Berichten: je vindt de lijst met gesprekken.

  • De volgorde: bovenaan staat het gesprek met het meest recente bericht. De datum van dat laatste bericht staat op elke regel: die bepaalt de plaats, niet de periode van het verblijf.
  • Wat je niet ziet: gesprekken van al afgeronde verblijven (check-out vóór vandaag) blijven buiten de lijst. De knop Ook afgeronde verblijven tonen in de balk haalt ze terug.
  • Een gesprek met ongelezen berichten wordt nooit verborgen, ook niet na afloop van het verblijf: schrijft de gast na vertrek, over een factuur of over iets dat is blijven liggen, dan vind je het hier en de teller van ongelezen berichten telt het mee.
  • Is de boeking geannuleerd, dan blijft het gesprek staan en zegt de regel het met het label Geannuleerd. Een bericht dat niet is verzonden blijft zichtbaar, gemarkeerd als Verzenden mislukt.

Vanuit het boekingsdetail

Wanneer je een boeking van Booking.com, Airbnb, Expedia of VRBO opent, vind je de knop Berichten: die brengt je rechtstreeks naar het gesprek met die gast, al in de context van zijn boeking.

De knop Berichten in het boekingsdetail is de snelste manier om een specifieke gast te beantwoorden terwijl je zijn boeking beheert.
Hetzelfde gesprek staat ook in het boekingsdetail, onder Gesprek, samen met alles wat je de gast vanuit Vezpa hebt gestuurd (e-mail, WhatsApp, automatiseringen): zie de Handleiding Reserveringsdetails.

3. Hoe het werkt Ontvangst, melding en antwoord

Een nieuw bericht komt van het portaal binnen zodra de gast het schrijft, en Vezpa stuurt je een melding. De lijst die al open staat op het scherm, tekent zichzelf echter niet opnieuw: laad hem opnieuw met «Vernieuwen» in de balk, of door de lijst omlaag te trekken.

  1. Je ontvangt de melding van een nieuw bericht
  2. Open het gesprek vanuit de sectie Berichten of het boekingsdetail
  3. Lees de volledige geschiedenis van de uitwisseling met de gast
  4. Antwoord: het bericht wordt via het kanaal van het portaal waar de boeking vandaan komt naar de gast verzonden

Een bericht met een bijlage toont het bestand zelf: een foto verschijnt in de ballon en opent met een tik op het volledige scherm, waar «Delen» hem doorgeeft aan wie hem nodig heeft; een pdf is een regel waarop je tikt om hem te openen. De bestanden komen enkele seconden na het bericht binnen. Als er een niet te krijgen is — een ander formaat dan foto's en pdf, of een bestand dat het portaal niet meer levert — zegt de ballon dat: open het op het portaal.

De geschiedenis helpt je de draad van het gesprek ook na dagen weer op te pakken, zonder de context opnieuw te hoeven reconstrueren.

4. Automatiseringen in het OTA-kanaal De automatische berichten in de chat van het portaal

Voor boekingen van portalen met een chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) kunnen de automatische berichten die met Automatiseringen zijn ingesteld in het gesprek worden afgeleverd. Een tekst zonder contactgegevens gaat bij voorkeur naar de chat; een tekst met een link of een contactgegeven probeert eerst het echte e-mailadres van de gast. Zonder echt e-mailadres gaat hij naar de chat: daar verwijdert Vezpa e-mailadressen, telefoonnummers en links naar andere sites, maar houdt het zijn eigen links (vezpa.it en je actieve eigen domein) — altijd op Airbnb en op Booking.com.

Booking.com vervangt links die je niet hebt goedgekeurd door [Link was removed]: doe de stap in het extranet één keer: Accommodatie → Berichtvoorkeuren → Beveiligingsinstellingen → ‘Link toevoegen’ → vezpa.it (en je eigen domein, als je er een gebruikt — daar begint de check-inlink). Zou de chat de link verwijderen (Expedia, VRBO), dan wordt de automatisering niet verminkt verstuurd: ze wordt overgeslagen en de reden komt in het verzendlogboek.
Wil je meer weten over de automatiseringen? Raadpleeg de Gids E-mailautomatiseringen om triggers, meertalige teksten en merge-velden te ontdekken.

5. Belangrijke opmerkingen Waar je rekening mee moet houden

  • De berichten dekken Booking.com, Airbnb, Expedia en VRBO: een boeking van een ander kanaal heeft geen chat.
  • De demo-accounts kunnen geen echte berichten verzenden of ontvangen: de functie is geblokkeerd voor de proefaccommodaties.
  • Een nieuw bericht komt binnen zodra de gast het schrijft, met een melding; de lijst die al open staat, tekent zichzelf niet opnieuw: gebruik «Vernieuwen» of trek de lijst omlaag.

Heb je hulp nodig?

Als je twijfels hebt over de OTA-berichten, open dan een supportticket rechtstreeks vanuit de Vezpa-app — ons team antwoordt je zo snel mogelijk.