Handleiding Boekingen

De sectie Boekingen bevat drie tools, toegankelijk via de tabbladen bovenaan:

• Kamers — schoonmaak- en bezettingsstatus van de kamers voor de geselecteerde dag
• Boekingen (standaard) — lijst van alle boekingen met filters en zoekfunctie
• Gasten — zoeken in de gastenhistorie van de accommodatie

Toont de status van elke kamer/accommodatie voor een specifieke datum. Bovenaan vindt u een datumselector (standaard vandaag).

Voor elke kamer wordt weergegeven:

• Naam of nummer van de kamer
• Bezettingsstatus: vrij, bezet, aankomend, vertrekkend
• Huidige schoonmaakstatus
• Naam van de gast (indien bezet)

Tik op een kamer om de details te zien en de status te wijzigen.

De afdelingsborden

Elke kamer draagt ook een pictogram dat haar situatie in één oogopslag aangeeft, zonder te lezen: de bezem als er schoongemaakt moet worden — die gaat voor al het andere, want dat is het enige waarop actie nodig is — het groene vinkje als de kamer vrij en schoon is, het bed als ze bezet is, en de pijlen voor aankomst, vertrek en wissel op dezelfde dag, het verbodsteken als ze gesloten is voor verkoop en het gereedschap als ze stilligt voor werkzaamheden.

Elke kamer heeft twee tekstvakjes: het ene schrijft de huishoudster, het andere de receptie. Een lamp die stuk is of een extra bed dat klaar moet, vraagt geen antwoord — het moet alleen zichtbaar blijven tot iemand het oppakt. Onder elke notitie staan altijd de datum en het tijdstip van schrijven.

De regels zijn eenvoudig:

• Uw eigen notitie schrijft, wijzigt en verwijdert u wanneer u wilt.
• Klaar kan iedereen zetten die de notitie ziet, ook wie haar geschreven heeft: wie iets meldt en het daarna zelf oplost, sluit het af zonder de regel te wissen, en het spoor van wat er gedaan is blijft bestaan.

«Niet storen» en aankomsttijd

Als de gast vraagt niet gestoord te worden, open dan de kaart van de kamer en tik op "Niet storen" voor vandaag. Op de kamerkaart verschijnt een donker label «Niet storen», ook zichtbaar tijdens het scrollen, en de huishoudster ziet het op haar eigen kaart: de kamer blijft buiten de schoonmaakronde. Bedenkt de gast zich, dan wordt de keuze in hetzelfde blad "Niet storen" weghalen.

Het geldt alleen voor vandaag: morgen gaat de kamer vanzelf terug in de ronde, zonder dat iemand het hoeft weg te halen. Op de aankomstdag toont de rij van de gast ook de opgegeven aankomsttijd, naast het klokpictogram.

Elke kamer heeft een van vier schoonmaakstatussen. De regel onder de kamernaam toont die, gevolgd door de naam van wie de kamer vandaag moet schoonmaken, als die is toegewezen:

In de kamerkaart kiest een rij van vier knoppen de status met één tik. Daaronder staat «Toewijzen aan…», waarmee u kiest wie vandaag schoonmaakt uit de gebruikers met de rol Huishoudster: de toewijzing geldt alleen vandaag — morgen moet de kamer opnieuw worden toegewezen — en «Geen» haalt haar weg. Heeft geen enkele gebruiker die rol, dan zegt het blad dat en geeft het aan waar u er een toevoegt.

De lijst toont alle boekingen van de accommodatie. Elke kaart presenteert:

• Naam van de gast
• Datums van check-in en check-out
• Kamer toegewezen
• OTA-kanaal met kenmerkende kleur
• Status van de boeking

Tik op een kaart om het volledige detail van de boeking te openen.

De boekingslijst biedt verschillende combineerbare filters:

Verblijf in periode

In het blad «Filters», vóór «Aankomstdatum», staat de sectie «Verblijf in periode». De twee knoppen «Van» en «Tot» openen dezelfde kalender, waarin u begin en einde samen kiest. Het filter houdt gasten over die hier minstens één nacht tussen de twee data slapen, ook als ze eerder aankomen of later vertrekken: het beantwoordt de vraag «wie is er die week in huis?».

Het is niet hetzelfde als «Aankomstdatum» en «Vertrekdatum», die alleen aankomsten of vertrekken binnen het interval overhouden. Na «Toepassen» verschijnt het filter tussen de labels onderaan de lijst als «Verblijf in periode», met zijn data, en het gaat weg met zijn kruisje zoals de andere.

Type en arrangement

In het blad «Filters», vlak vóór «Verblijf in periode», staan twee secties met chips om aan te tikken: «Type» en «Arrangement». U kunt er één of meer aanzetten: met meerdere types houdt de lijst de boekingen met een willekeurig gekozen type over, en hetzelfde geldt voor arrangementen. De chips tonen alleen de kamertypes van uw accommodatie en de arrangementen die echt verkocht zijn; een sectie met maar één optie verschijnt niet.

Het type kijkt naar de kamers van de boeking: een boeking met twee kamers van verschillend type komt bij beide naar voren. Na «Toepassen» staat het filter tussen de chips onderaan het scherm als «Type» of «Arrangement» met de waarde, en u verwijdert het net als de andere met het kruisje. Het geldt ook voor «Lijst exporteren»: het bestand bevat alleen de gefilterde boekingen.

De lijst exporteren en afdrukken

«Lijst exporteren», in de bovenste balk (of in het menu met drie puntjes als de balk geen ruimte heeft), opent een blad met vier keuzes: CSV, Excel, PDF en «Afdrukken». Het exporteert precies de boekingen die u ziet, met de actieve filters — zoekopdracht inbegrepen — en alle rijen van het resultaat, niet alleen de getoonde pagina.

Bedragen staan in de valuta van de accommodatie, met de code in de kolomkop. De server maakt het bestand en het opent in het deelmenu van het apparaat: van daaruit bewaart of verstuurt u het. Boven 10.000 boekingen start de export niet en wordt u gevraagd de filters te beperken, bijvoorbeeld tot een kortere periode.

Meerdere boekingen selecteren

Lang drukken op een boeking, of de knop «Selecteren» in de bovenste balk (of in het menu met drie puntjes), zet de meervoudige selectie aan. Elke kaart toont een vakje en een tik vinkt het aan in plaats van de boeking te openen; de selectie blijft staan als u van pagina wisselt. Onderaan verschijnt een balk die de keuzes telt — bijvoorbeeld «5 geselecteerd» — met drie knoppen:

Labels horen bij één accommodatie: hebt u er meer, kies dan eerst één in de keuzelijst boven de lijst, anders toont het blad alleen de melding «Labels horen bij één accommodatie. Kies een specifieke accommodatie om op label te filteren.». Annuleren of inchecken in bulk bestaat met opzet niet: dat gebeurt boeking voor boeking, vanuit de kaart.

Door op een boeking te tikken opent het volledige detail met: gastgegevens, datums, kamer, arrangement, totalen en betalingen, OTA-kanaal, status.

Acties voor directe boekingen

• Datums wijzigen, kamer wisselen, arrangement wijzigen
• Annulering
• Beheer van kosten en betalingen
• Check-in / Check-out

Acties voor OTA-boekingen

• Datums wijzigen (alleen verlenging — nachten toevoegen)
• Details bekijken
• No-show, vervroegde check-out

Boekingen van portalen annuleer je niet vanaf hier

Een boeking die via een portaal is binnengekomen kan worden geopend, gelezen en verlengd (nachten toevoegen), maar kan vanuit de app niet worden geannuleerd of ingekort: de annulering gebeurt op het portaal en wordt automatisch gesynchroniseerd. Directe boekingen — Telefoon, Agentschap, Walk-IN, E-mail, Direct / website, Vaste gast, Booking Engine — annuleer je gewoon.

Het tabblad Gasten maakt het mogelijk om te zoeken in de historie van alle gasten die in de accommodatie hebben verbleven.

Met een leeg zoekveld toont de lijst de recente gasten. Om iemand anders te vinden, zoekt u op achternaam of telefoon en bevestigt u. Tik op een gast om de volledige kaart te openen.

Onder de naam telt een groen label de verblijven hier: «1 verblijf» voor wie één keer kwam, en vanaf twee «Vaste gast · 3 verblijven». Vezpa berekent het zelf uit de historie: er is niets in te stellen of met de hand aan te vinken.

Naast het groene label ziet u ook de ster «VIP», voor gasten die als VIP zijn gemarkeerd, en hun gekleurde labels.

Gasten filteren

Onder het zoekveld staat een rij filters:

• «VIP» — alleen gasten die als VIP zijn gemarkeerd.
• «Vaste gast» — alleen wie minstens twee verblijven heeft.
• «Label» — een menu met de gastlabels; «Alle» haalt het filter weg. Het verschijnt zodra er minstens één label bestaat.
• «Nationaliteit» — typ het land; «Alle» haalt het filter weg.

De filters werken op de recente gasten (tot enkele honderden), niet op het hele archief: een gast van lang geleden vindt u door op achternaam of telefoon te zoeken.

Hoe u een gast als VIP markeert en labels geeft, staat in de Handleiding Klantenhistorie.

Door op een gast te tikken opent de volledige historie van diens verblijven: chronologische lijst met datums, kamer, kanaal en totaal per verblijf.

Handig voor:

• Terugkerende gasten herkennen
• Voorkeuren controleren (favoriete kamer, arrangement)
• Betalingshistorie controleren

Vanuit het tabblad Boekingen, tik op de knop + (FAB rechtsonder) om een nieuwe boeking aan te maken.

1. Selecteer de datums
   Kies check-in en check-out via de datumkiezer.
2. Controleer beschikbaarheid
   Het systeem controleert automatisch de vrije kamers.
3. Vul gastgegevens in
   De autocomplete zoekt in de historie: als de gast eerder heeft verbleven, worden de gegevens automatisch ingevuld. In het formulier vindt u ook het «Kanaal» (Telefoon, Agentschap, Walk-IN, E-mail, Direct / website of Vaste gast) en de «Taal van de gast». De «Taal van de gast» bepaalt in welke taal e-mails en berichten vertrekken en biedt alle talen: eerst de taal van uw accommodatie, daarna de andere in alfabetische volgorde: staat het op «Automatisch», dan gebruikt Vezpa de taal waarin de gast op het portaal heeft geboekt, daarna die van zijn land en vervolgens die van de accommodatie. Bestaat een e-mail niet in die taal, dan vertrekt hij in het Engels.
4. Selecteer kamer en arrangement
   Kies de kamer en het type pensiontype. Is de kamer op die data gesloten voor aankomst of vertrek (de «Aankomst- en vertrekdagen» in Tarieven), dan verschijnt het oranje label «Aankomst gesloten» of «Vertrek gesloten»: boeken kan toch, het is een waarschuwing, geen blokkade.
5. Bevestig
   De boeking wordt aangemaakt en de kalender wordt vernieuwd.

Als de boeking zonder accommodatie ontstaat

Het kan gebeuren dat een net aangemaakte boeking zonder toewijsbare fysieke accommodatie blijft: u vindt hem dan terug in de rij Uitzonderingen van de kalender. U hoeft het niet zelf op te merken — er gaat meteen een melding naar Directeur, Assistent en Gebruiker (de receptie), per e-mail in ieders eigen taal met de rechtstreekse link naar de boeking, en als pushmelding. Hetzelfde geldt wanneer een wijziging vanuit het OTA-kanaal of een toegevoegde kamer de boeking onbedekt laat. De details staan in de Kalender-handleiding.

Naast een directe boeking kunt u een commercieel voorstel aanmaken — een aanbieding met een vervaldatum waarbinnen de klant moet bevestigen en betalen.

Hoe het werkt

1. Maak de boeking zoals gebruikelijk
   Selecteer data, kamer, arrangement en vul de gastgegevens in.
2. Tik op "Voorstel aanmaken"
   In plaats van "Boeking bevestigen" tikt u op de knop Voorstel aanmaken hieronder.
3. Kies de vervaldatum
   Er opent een datumkiezer waarin u de bevestigingstermijn instelt. Standaard stelt het systeem de dag vóór check-in voor.
4. Bevestig
   De boeking wordt aangemaakt met de ingestelde vervaldatum. De kamer blijft geblokkeerd tot de vervaldatum.

Wat er gebeurt bij de vervaldatum

• Op de vervaldag ontvangt de klant een herinneringsmail met een betaallink.
• Na de vervaldatum wordt de boeking automatisch geannuleerd: de bedragen worden op nul gezet, de kamer vrijgegeven en de klant per e-mail op de hoogte gebracht.

Verandert de prijs daarna (data, verzorging, een verwijderde accommodatie, herberekende belasting), dan past het bedrag dat vóór de vervaldatum wordt gevraagd zich vanzelf aan met hetzelfde verschil. Bij een aanbetaling blijft hetzelfde percentage van het verblijf behouden.

De dag vóór elke deadline, om 11 uur lokale tijd van de accommodatie, krijgen de directeur en de assistent een melding met de naam van de gast, het bedrag en de omschrijving; tik erop en de boeking gaat open. Is de betaling binnen, of is de boeking toch bevestigd, tik dan op de regel van de deadline en kies «Deadline verwijderen»: de boeking blijft staan en de deadline wordt niet meer in herinnering gebracht. De betaling wordt daar niet geregistreerd: een ontvangen betaling registreer je als aanbetaling.

Overzichtspagina voor de klant

De klant ontvangt een link naar een bevestigingspagina met het overzicht van de boeking, waarbij de vervaldatum van de aanbieding duidelijk zichtbaar is op de betaalknop (bijv. "Betaal vóór maandag 15-06-2026"). De flow is identiek aan die van de Booking Engine.

Als de gast in ‘Geblokkeerde gasten’ staat

Staat het ingevoerde e-mailadres of telefoonnummer in de lijst ‘Geblokkeerde gasten’ van de accommodatie, dan verschijnt bij het bevestigen of bij een voorstel de melding ‘Geblokkeerde gast’, met het gevonden e-mailadres of telefoonnummer en de reden. Je kunt hem sluiten en stoppen, of doorgaan: ‘Toch doorgaan’ en daarna, in een tweede venster, ‘Ja, boeking bevestigen’. De boeking wordt pas na de tweede bevestiging aangemaakt.

Vanuit de gastgeschiedenis kunt u een nieuwe boeking aanmaken met alle gastgegevens al vooraf ingevuld, zonder deze handmatig opnieuw in te voeren.

Hoe te werk gaan

1. Zoek de klant
   Ga naar het tabblad Klanten en zoek op achternaam of telefoonnummer.
2. Open het detail
   Tik op de naam van de klant om het volledige profiel te zien.
3. Tik op "Nieuwe boeking met deze gast"
   Het systeem controleert automatisch de volledigheid van de registratiegegevens op basis van uw land.
4. Selecteer de data en bevestig
   Kies check-in, check-out en kamer zoals gebruikelijk. Naam, document, contactgegevens en alle persoonsgegevens zijn al vooraf ingevuld.

Gegevensvalidatie

Voordat u verdergaat, controleert het systeem of de verplichte velden voor uw land zijn ingevuld. De vereisten variëren per lokale regelgeving.

Als er gegevens ontbreken, toont een melding de lijst met ontbrekende velden. U kunt toch doorgaan — de gegevens kunnen later worden aangevuld tijdens de registratie van de gast.

Het aantal boekingen en het totaal worden berekend over het hele gefilterde resultaat, niet over de pagina die u bekijkt. Bij meerdere pagina's is het totaal dus hoger dan de som van de zichtbare kaarten: dat klopt. Wijzigt u een filter, dan veranderen beide.

Boekingen en accommodaties zijn met meerdere rollen te raadplegen, maar alleen met een operationele rol te wijzigen.

Met de rol Revenue is het onderdeel alleen-lezen: de knop “Nieuwe boeking” verschijnt niet en de kaart van de accommodatie toont geen wijzigingsacties. Dat is een bewuste keuze — de rol dient om de vraag te lezen en de prijzen te sturen, niet om de planning te verzetten.

In de lijst draagt elke boeking een label met de kamer. Is de accommodatie niet toegewezen, dan wordt dat label een waarschuwing: een waarschuwingspictogram en de tekst «Kamer niet toegewezen» in rood, in plaats van het nummer. Pictogram en tekst zeggen hetzelfde als de kleur, dus het is ook zonder kleuronderscheid te herkennen.

Zo herkent u de boeking die aandacht vraagt zonder haar te openen. Om het op te lossen opent u de boeking en gebruikt u de knop «Kamer toewijzen».