Handleiding Klantenhistorie

De klantenhistorie is het centrale archief van alle gasten die in uw accommodatie hebben verbleven. Telkens wanneer een gast de check-in voltooit, worden zijn gegevens automatisch in de historie opgeslagen, zodat u ze voor toekomstige verblijven altijd bij de hand hebt.

Waar u de historie vindt

Tik in de navigatiebalk van de app op Boekingen en selecteer het tabblad Klanten. Het zoekscherm wordt geopend met een tekstveld waarin u de zoekcriteria invoert.

Zoekcriteria

U kunt een gast zoeken op verschillende criteria. Het zoeken is flexibel en gecombineerd: het volstaat om slechts een deel van het gegeven in te typen om resultaten te krijgen.

De resultaten lezen

De resultaten worden weergegeven als een lijst met kaarten. Elke kaart vermeldt de voor- en achternaam van de gast, het e-mailadres (indien beschikbaar) en het aantal eerdere verblijven in uw accommodatie. Tik op een kaart om het volledige klantprofiel te openen.

Wanneer u in de zoekresultaten op een klant tikt, wordt zijn volledige profiel geopend. Dit scherm bundelt alle informatie die in de loop van de verblijven is verzameld en biedt een compleet beeld van de gast.

Persoonsgegevens

Het bovenste deel van het profiel toont de persoonsgegevens van de gast die tijdens de registraties zijn verzameld:

• Voor- en achternaam — de belangrijkste gegevens van de gast
• Geboortedatum — met vermelding van de leeftijd en het sterrenbeeld
• Geboorteplaats en nationaliteit — stad, provincie en land
• Identiteitsbewijs — type, nummer en vervaldatum
• E-mail en telefoon — contactgegevens voor rechtstreekse communicatie
• Woonadres — straat, stad, postcode en land

Verblijfshistorie

Onder de persoonsgegevens vindt u de volledige lijst van alle verblijven van de gast in uw accommodatie, gerangschikt van het meest recente naar het oudste. Elk verblijf toont:

Tik op een afzonderlijk verblijf om het volledige detail te openen met alle kosten, betalingen en bijbehorende notities.

Het groene label met de verblijven

In de zoekresultaten, onder de naam, en bovenaan de klantkaart verschijnt een groen label met de verblijven van de persoon in uw accommodatie: «1 verblijf» de eerste keer, en vanaf twee «Vaste gast · 3 verblijven». Het wordt vanzelf berekend, er is niets in te stellen: er tellen de boekingen van de persoon die niet geannuleerd en al begonnen zijn, waarbij de persoon via de historie wordt herkend, dus inclusief de eerdere boekingen die aan hem of haar gekoppeld zijn. Een toekomstige boeking telt pas mee als de gast aankomt.

Dezelfde informatie verschijnt op de kaart van een boeking: als de hoofdgast al eerder bij u verbleef, ziet u «Vaste gast · 2 eerdere verblijven», en daar is één eerder verblijf al genoeg. Dit staat beschreven in de handleiding van de boeking.

VIP en labels van de gast

Onder het groene label met de verblijven staat in de klantkaart de knop «VIP»: tik erop om hem aan te zetten, tik nogmaals om hem uit te zetten. Hij geldt voor de hele geschiedenis van de persoon: ook latere boekingen, die voor elk verblijf een nieuwe kaart aanmaken, zien hem aan. De ster verschijnt ook in de klantenlijst en in de kaart van een boeking van die gast.

Ernaast staan de gekleurde labels van de gast: de voorkeuren die u wilt onthouden, bijvoorbeeld «hoge verdieping» of «extra kussen». Het x op een label verwijdert het; «Label», met het plusteken, opent een blad waarin u een bestaand label kiest of er een maakt met «Nieuw label»: een naam van maximaal 30 tekens, een kleur en «Toevoegen». Ook labels gelden voor de hele geschiedenis, en wie er een verwijdert, verwijdert het van alle kaarten die aan de persoon gekoppeld zijn.

In de klantenlijst verschijnen bij een lege zoekopdracht de meest recente klanten, en boven de lijst staan de filters «VIP», «Vaste gast», «Label» en «Nationaliteit». De details staan in de gids voor de boekingen.

«VIP» aan- of uitzetten en labels toevoegen of verwijderen volgt dezelfde toestemming als schrijven op boekingen: wie de kaart zonder die toestemming opent, ziet de ster en de labels, maar kan ze niet wijzigen.

Verjaardag

Als de geboortedatum beschikbaar is, markeert het systeem de verjaardag van de gast. Wanneer een gast op zijn verjaardag in de accommodatie verblijft, verschijnt er een speciale melding op de pagina Directie, zodat u een attentie of een felicitatieboodschap kunt voorbereiden — een detail dat het verschil maakt.

Notities en herinneringen

Het klantprofiel kan gepersonaliseerde notities bevatten die door het personeel van de accommodatie zijn ingevoerd. Gebruik de notities om het volgende vast te leggen:

• Voorkeuren van de gast (kamer op een hoge verdieping, ver van de lift, extra kussen)
• Allergieën of voedselintoleranties
• Terugkerende bijzondere verzoeken
• Eventuele problemen in het verleden

Nieuwe boeking met deze gast

Onderaan het profiel vindt u de knop "Nieuwe boeking met deze gast". Wanneer u erop tikt, doet het systeem het volgende:

1. Controleert de volledigheid van de gegevens
   Er wordt nagegaan of alle verplichte velden voor de registratie in uw land zijn ingevuld (de vereisten verschillen per land: in Italië zijn documenten nodig, in Ierland volstaan achternaam en nationaliteit).
2. Toont het resultaat van de controle
   Als alle gegevens aanwezig zijn, verschijnt er een groene bevestigingsmelding. Ontbreken er velden, dan toont een waarschuwing precies welke gegevens ontbreken — u kunt toch doorgaan met "Toch boeken".
3. Opent het aanmaken van de boeking
   Het scherm Nieuwe Boeking wordt geopend met alle gegevens van de gast al vooraf ingevuld: voornaam, achternaam, document, contactgegevens, nationaliteit, woonplaats. U hoeft niets opnieuw in te voeren.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, bekend als GDPR) waarborgt voor iedere persoon het recht op vergetelheid: de gast kan op elk moment vragen om zijn persoonsgegevens uit uw archief te wissen.

Met Vezpa PMS kunt u eenvoudig en veilig aan dit verzoek voldoen, rechtstreeks vanuit de app.

Hoe u de verwijdering uitvoert

1. Ga naar Boekingen > Klanten en zoek de gast die het verzoek heeft ingediend
2. Tik op zijn naam om het volledige profiel te openen
3. Scroll helemaal naar beneden en tik op de knop GDPR-gegevens wissen
4. Lees het overzicht van wat er verwijderd wordt en tik op Verwijdering bevestigen

Wat er wordt gewist

De procedure verwijdert alle persoonsgegevens van de gast uit het systeem:

• Voor- en achternaam — vervangen door een anonieme identificatiecode
• Geboortedatum en geboorteplaats — volledig verwijderd
• Identiteitsbewijs — type, nummer en vervaldatum gewist
• E-mail en telefoon — verwijderd uit het profiel
• Woonadres — gewist
• Persoonlijke notities — eventuele aantekeningen over de klant worden verwijderd

Wat er in het systeem blijft

Om de samenhang van de boekhoudkundige en statistische gegevens te waarborgen, worden bepaalde geanonimiseerde gegevens bewaard:

• Statistische gegevens — aantal verblijven, totaalbedragen en herkomstkanalen (zonder verwijzing naar de naam van de gast)
• Verplichte meldingen — de al aan de Questura (de Italiaanse politieautoriteit) of aan het ISTAT verzonden meldingen blijven in de archieven van de autoriteiten, zoals de wet voorschrijft
• Boekhoudkundige gegevens — uitgereikte facturen en kwitanties worden bewaard voor de fiscale verplichtingen