Onboarding Gids

Maak uw accommodatie en kamers aan op Vezpa PMS in slechts enkele minuten

Inhoud

Welkom bij Vezpa Bevestig uw e-mail Stap 1 — Accommodatie aanmaken Stap 2 — Kamers aanmaken Verificatie in twee stappen Voltooi je instellingen Na de onboarding

Welkom bij VezpaUw accommodatie is slechts 2 stappen verwijderd

Na het voltooien van de registratie begeleidt de app u door een onboarding in 2 stappen om uw accommodatie in te stellen. Binnen enkele minuten bent u operationeel.

Registratie → E-mail bevestigen → Stap 1: Accommodatie → Stap 2: Kamers → Dashboard gereed

Maak u geen zorgen over het direct invullen van alles: u kunt de accommodatiegegevens altijd wijzigen en nieuwe kamers toevoegen via het tabblad Configuratie.

Bevestig uw e-mailDe eerste stap, voordat u uw accommodatie aanmaakt

Direct na de registratie sturen we u een bevestigingsmail. U moet uw adres bevestigen voordat u uw accommodatie kunt aanmaken.

  1. Controleer uw inbox — U ontvangt binnen enkele ogenblikken een e-mail met een bevestigingslink.
  2. Klik op de link — Er opent een webpagina die uw e-mailadres bevestigt.
  3. Ga terug naar de app — Het wachtscherm controleert automatisch elke paar seconden, of tik op "Ik heb bevestigd, nu controleren" om direct te controleren.
  4. E-mail niet aangekomen? — Tik op "E-mail opnieuw versturen" (elke 60 seconden beschikbaar).
  5. Adres verkeerd getypt? — Als tijdens het registreren het domein lijkt op dat van een bekende e-mailprovider (bijvoorbeeld "gmil.com" in plaats van "gmail.com"), verschijnt onder het veld "Bedoelde je …?": tik erop en het adres wordt verbeterd. Op een verkeerd adres kan de bevestiging niet aankomen.
Kunt u de e-mail niet vinden? Controleer uw map Spam of Ongewenste e-mail: automatische filters onderscheppen hem soms.

Stap 1 — Accommodatie aanmakenBasisgegevens van uw bedrijf

In de eerste stap configureert u de basisinformatie van uw accommodatie.

Wat u moet invoeren

  1. Land — Selecteer het land waar uw accommodatie zich bevindt. Dit bepaalt welke functies beschikbaar zijn.
  2. Type accommodatie — Kies tussen Hotel, Appartementenbeheerder of Enkele eenheid.
  3. Naam — De naam van uw accommodatie (bijv. "Hotel Zeezicht", "Appartementen Zonlicht").
  4. Adres — Straat, stad, postcode en provincie.
  5. Contactgegevens — E-mail en telefoonnummer van de accommodatie. Het internationale landnummer kies je met de vlag naast het nummer en is verplicht: zo verschijnt het nummer volledig op bonnen, facturen, e-mails aan gasten en op de website.
Het land bepaalt de beschikbare functies. Bijvoorbeeld: Questura (politieregistratie) is alleen beschikbaar voor Italie, Meldeschein voor Duitsland en Oostenrijk. Kies het juiste land om de juiste modules te activeren.

Typen accommodatie

  • Hotel — Een accommodatie met meerdere kamers beheerd door een enkele exploitant. Boekingen kunnen meerdere kamers omvatten.
  • Appartementenbeheerder — Beheer meerdere appartementen of onafhankelijke eenheden, elk met een eigen profiel.
  • Enkele eenheid — Een enkele accommodatie-eenheid (B&B, vakantiehuis, kamer). Vereenvoudigde configuratie.

Verkeerde type gekozen?

Zolang je aan het instellen bent kun je het nog herstellen: op de pagina Hoe wil je je kamers toevoegen vind je de huidige indeling van je accommodaties en de knop Wijzigen. Je kunt wisselen van losse accommodaties naar een indeling per kamertype en terug. Beheerders van vakantiehuizen kunnen niet wisselen: elke eenheid heeft een eigen adres en eigen codes.

Let op: bij overstap naar losse accommodaties blijft er één eenheid per type over en worden de andere verwijderd. Vezpa toont je vooraf precies wat verdwijnt en blokkeert de handeling als een van die kamers al boekingen heeft.

Stap 2 — Kamers aanmakenStel uw kamers of appartementen in

In de tweede stap maakt u uw eerste kamertype of appartement aan.

Wat u moet invoeren

  1. Naam — een korte code, maximaal 8 tekens, in hoofdletters of kleine letters (wordt precies opgeslagen zoals hij wordt getypt): daarmee herken je het kamertype in de kalender en in de tarieven. De app stelt ‘DBL’, ‘SGL’, ‘APT1’ voor. Niet ‘Tweepersoonskamer’: dat past niet.
  2. Aantal — hoeveel identieke eenheden je in één keer aanmaakt (alleen bij accommodaties met kamertypes). Bij aantal 3 wordt DBL: DBL1, DBL2, DBL3. Maximaal 99 per keer.
  3. Maximale bezetting — hoeveel gasten er maximaal kunnen slapen.
  4. De prijs — stel je hier niet in: het formulier vraagt er niet om en de accommodatie ontstaat zonder prijs. Je stelt hem later in op het tabblad Tarieven, waar je ook de verschillen tussen verzorgingen instelt.
  5. Wat bij de prijs inbegrepen is — logies, B&B, halfpension, volpension: zet aan wat je verkoopt. Zet je niets aan, dan zet de app logies aan en meldt het je.
  6. Locatie — Tik op «Kies op de kaart» en zoek het adres: het richtkruis blijft in het midden staan en markeert de exacte plek. De OTA's hebben die nodig om je te publiceren. Heb je hem nu niet, dan kun je hem later instellen via Details accommodatie — alleen voor appartementbeheerders is hij meteen verplicht. In de demo via de browser wordt de kaart niet getekend: je typt gewoon het adres en de locatie zet zichzelf. In de geïnstalleerde app is de kaart er wel. Aan het einde van de configuratie zegt de app het als hij ontbreekt en brengt je naar de plek waar je hem instelt.
Data zonder prijs blijven gesloten. Een kamer (of een enkele datum) zonder ingestelde prijs is niet boekbaar — niet op de Booking Engine, niet op de OTA's — totdat je een prijs instelt. Wanneer je de onboarding afrondt, waarschuwt de app je als er nog data zonder prijs zijn, zodat je ze kunt aanvullen vanuit Tarieven.
Je maakt er nu zoveel aan als je wilt. Na elke keer opslaan vraagt de app of je er nog een wilt toevoegen of klaar bent. Je hoeft er niet uit en weer in: je kunt er later alsnog meer toevoegen via Configuratie > Accommodaties beheren.
Koppel je Booking of Airbnb? Je kunt kamers en foto's rechtstreeks vanaf het kanaal importeren in plaats van ze handmatig aan te maken. De volgorde telt. Om je kamers vanaf het portaal te lezen moeten we het eerst koppelen, en vanaf het moment dat je de koppeling accepteert stopt het portaal met verkopen tot prijzen en beschikbaarheid hier compleet zijn: het portaal wist zijn eigen kalender en publiceert die van ons. Wil je liever dat het nooit stilstaat, maak de accommodaties dan met de hand aan en koppel het portaal als laatste — dan vindt het alles klaar. Loont vooral bij veel accommodaties: twee of drie typ je sneller met de hand. Is het portaal Booking.com, dan is er ook het pad «Accommodatie aanmaken vanaf een portaal»: alleen het nummer van de accommodatie op het portaal is nodig, en voordat er iets wordt aangemaakt zie je een voorbeeld van kamers, capaciteiten, maaltijdopties en foto's.
De keuze sluit geen enkele weg af. Als u «Importeren vanaf Booking of Airbnb» aantikt, vraagt de app om bevestiging en registreert uw accommodatie bij de channel manager: de accommodaties komen van het portaal, dus is het normaal dat u er in het begin geen ziet. De koppeling start echter niet vanzelf — het laatste gebaar is aan u, op het portaal: ga op Booking.com naar het extranet en selecteer OTASwitch als Channel manager; accepteer op Airbnb het verbindingsverzoek. Intussen kunt u toch accommodaties met de hand aanmaken («Ik maak ze met de hand aan»): wanneer de advertenties van het portaal aankomen, worden het geen duplicaten — u wordt gevraagd of u ze als nieuwe accommodaties aanmaakt of koppelt aan de accommodaties die u al heeft, en de namen hoeven niet overeen te komen.
Geïmporteerde kamers beginnen zonder prijzen. In het voorbeeld van de import en in het resultaat van de import kan het kader «Booking.com blijft stilstaan tot je klaar bent» verschijnen: zodra je de koppeling op het portaal accepteert, wist het portaal zijn eigen kalender en publiceert het die van Vezpa op dat moment. Net geïmporteerde kamers hebben nog geen prijzen: accepteer je de koppeling terwijl de kalender nog leeg is, dan toont het portaal de accommodatie zonder beschikbaarheid tot je hem afmaakt. Zet de prijzen in Tarieven voordat je de koppeling op het portaal accepteert.
Als het kader niet verschijnt, is dat geen bevestiging. Of de kalender is al klaar, of de informatie is niet beschikbaar (server niet bijgewerkt, uitlezen mislukt). Het niet zien betekent niet dat alles in orde is: controleer je prijzen in Tarieven toch voordat je de koppeling accepteert.
Wacht je nog op OTA-autorisatie? Als het koppelingsverzoek nog niet is geautoriseerd op het portaal, toont de app de stappen «Hoe autoriseren» en kun je ondertussen handmatig verdergaan, waarbij je de OTA later koppelt. Je kunt ook de code of het gekozen kanaal aanpassen voordat je bevestigt. Heb je zojuist vanuit het portaal geautoriseerd? Geef het ongeveer tien minuten: de activering gebeurt aan hun kant, en zolang die niet klaar is zegt de app het je in plaats van je in het ongewisse te laten.

Resultaat van de registratie

Na het versturen van het verzoek gaat de registratie vanzelf verder bij de channel manager.

Meestal duurt het een paar minuten: we laten het weten zodra de registratie klaar is. Het kanaal verkoopt nog niet: daarna moet je het op het portaal autoriseren en je kamers koppelen.

Geregistreerd betekent nog niet te koop — Het kanaal verkoopt nog niet: er zijn nog twee stappen. Autoriseer de verbinding in het extranet van het portaal, tik daarna op “Channel Mapping openen”, koppel je kamers en tik op “Toepassen”.

Als iets mislukt — De app zegt altijd wiens probleem het is:

  • Ons probleem — Het probleem ligt bij ons: er is niets bij het portaal aangekomen. We zijn er al mee bezig en laten het je weten zodra je het opnieuw kunt proberen.
  • Iets om te corrigeren — Het portaal herkent de ingevoerde code niet. Controleer deze in het extranet van het portaal en voer hem opnieuw in, probeer het dan nogmaals.

Verificatie in twee stappenDe laatste stap, eenmalig

Laatste stap, eenmalig: verificatie in twee stappen beschermt de gegevens van je gasten en je betalingen. Je hebt een authenticator-app op de telefoon nodig: die maakt een code van 6 cijfers die bij het inloggen wordt gevraagd.

  1. Installeer een authenticator-app op de telefoon — Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy. Heb je er al een, ga dan naar stap 2. Ze zijn gratis en maken een code van 6 cijfers die elke 30 seconden verandert. Elke app die codes van 6 cijfers maakt, is goed.
  2. Verbind Vezpa met de app — Tik op de telefoon op AUTHENTICATOR-APP OPENEN: Vezpa voegt zichzelf toe aan de app, zonder iets te scannen. Op de computer hoef je niets te installeren: de authenticator-app hoort op de telefoon. Open hem, tik op + en kies ‘QR-code scannen’, en richt op de QR-code op het computerscherm.
  3. Voer de code van 6 cijfers in — Tik op Doorgaan en de code invoeren (op de computer Ik heb de QR-code gescand, doorgaan) en typ de 6 cijfers. Open de authenticator-app op de telefoon en zoek ‘Vezpa’: ernaast staat een code van 6 cijfers die elke 30 seconden verandert. Voer de code in die op dat moment te zien is; verloopt hij tijdens het typen, gebruik dan de volgende.

Lukt scannen niet, dan staat onder of voer handmatig in de Geheime code. Kies in de authenticator-app ‘Instelsleutel invoeren’, plak de code en laat het type op ‘Op tijd gebaseerd’ staan.

Zodra de verificatie aanstaat, toont Vezpa een herstelcode: bewaar hem op een veilige plek. Het is de weg terug als je de telefoon kwijtraakt, en je kunt hem bij het inloggen gebruiken in plaats van de code uit de app.
De QR met de camera van de telefoon scannen doet niets: die code werkt alleen in een authenticator-app. Vanaf de telefoon hoef je niets te scannen — de knop doet alles.

Voltooi je instellingenDe lijst die laat zien wat er ontbreekt

Zodra de accommodatie is aangemaakt staat er al een werkende opzet, maar nog geen volledige. Bovenaan Directie verschijnt een herinnering met het aantal resterende stappen: tik erop om de lijst te openen. U vindt hem altijd terug via Profiel > Configuratiestatus.

Essentieel

Zonder deze twee stappen kan de accommodatie niet verkopen.

  1. Voltooi je kamers — Controleer de kamers, gasten en verblijfsarrangementen van je accommodaties.
  2. Stel je prijzen in — Kopieer prijzen van een OTA of stel ze in op de pagina Tarieven.

Aanbevolen

Dit zijn de deuren waardoor boekingen binnenkomen: niet verplicht, maar zolang ze dicht blijven komt er niets binnen.

  1. Activeer de Booking Engine — Ontvang directe boekingen via je website.
  2. Gegevens van de accommodatie — Adres, telefoon, e-mail en locatie: ze zijn nodig om de OTA-kanalen te koppelen.
  3. Koppel een OTA-kanaal — Publiceer op Booking, Airbnb en andere portalen.

Optioneel

Deze hangen af van hoe u werkt en waar u zit. Dynamische prijzen verschijnen alleen als uw abonnement ze bevat.

  1. Toeristenbelasting — Stel de toeristenbelasting in indien van toepassing.
  2. E-mailautomatiseringen — Stuur automatische berichten naar je gasten.
  3. Overheidskoppelingen — Koppel Alloggiati/PayTourist of het systeem van jouw land.
  4. Dynamische prijzen (RMS) — Activeer het automatische seizoensgebonden prijsbeheer.

Elke stap heeft twee knoppen. Instellen brengt u direct naar de juiste pagina, al geopend op het in te vullen deel. Later haalt hem uit de telling zonder hem te wissen: hij blijft in de lijst staan als Uitgesteld en u kunt hem altijd terughalen. De keuze geldt alleen voor deze accommodatie.

Zolang de accommodatie nergens verkoopt, staan de twee stappen die een verkoopkanaal openen — je eigen boekingspagina en de koppeling met een portaal — niet onder Aanbevolen maar onder Essentieel, en bij essentiële stappen verschijnt de knop Later niet: geen van beide wegen is verplicht, maar de vraag kan niet worden weggeklikt. Zodra een van de twee actief is, gaan ze terug naar Aanbevolen. Om dezelfde reden vraagt de app, zodra je de accommodatie hebt gepubliceerd, waar je wilt verkopen en opent de gekozen weg.

Elke stap heeft een leesbare naam en de knop brengt je naar de juiste pagina. In de lijst staan geen interne codes meer: elke regel spreekt voor zich. En Instellen opent precies het punt dat je moet invullen — Gegevens van de accommodatie opent de editor voor adres, telefoon, e-mail en locatie, geen algemene pagina waar je het punt nog moet zoeken. De lijst is niet langer iets om te interpreteren: het is iets om af te werken.

De activeringstijd hangt af van het kanaal: van een paar minuten tot een paar dagen. De uiteindelijke goedkeuring komt niet van Vezpa.
Een stap is pas Voltooid als hij echt werkt, niet zodra u eraan begonnen bent: prijzen alleen als er geen dagen zonder prijs overblijven in de verkoopperiode, een OTA-kanaal pas als het actief is (aanvragen alleen is niet genoeg), de toeristenbelasting alleen als het bedrag groter is dan nul.

Na de onboardingAanbevolen eerste stappen

Na voltooiing van de 2 stappen is uw dashboard gereed. Dit raden wij aan om het meeste uit Vezpa PMS te halen:

  1. Tarieven instellen — Ga naar het tabblad Tarieven om seizoensprijzen, dagtarieven en kortingen te configureren.
  2. OTA's verbinden — Via Configuratie > OTA-kanalen activeert u distributiekanalen (Booking.com, Airbnb, Expedia, etc.) om automatisch boekingen te ontvangen.
  3. Boekingsmotor activeren — In Configuratie > Boekingsmotor stelt u de boekingsmotor in om directe boekingen via uw website te ontvangen.
  4. Team uitnodigen — Via Configuratie > Team voegt u teamleden toe met de juiste rollen (assistent, huishoudster, waarnemer).
Elke sectie van de app heeft een eigen gids. Verken het menu Gidsen om meer te weten te komen over elke functie.

Hulp nodig?

Neem contact met ons op via het ingebouwde supportsysteem in de sectie Configuratie.