Handleiding OTA-koppeling

De channel manager is het systeem dat Vezpa koppelt aan portalen zoals Booking.com, Airbnb, Expedia en alle andere. Zodra hij geactiveerd is, werkt hij volledig automatisch:

• Tarieven: wanneer je de prijzen in de Vezpa-app wijzigt, worden ze automatisch bijgewerkt op alle gekoppelde kanalen
• Beschikbaarheid: wanneer een kamer wordt geboekt (via welk kanaal dan ook), gaat de update meteen naar alle andere kanalen, zodat overboekingen worden voorkomen; de publicatie op het portaal kan een paar minuten duren
• Boekingen: de nieuwe boekingen die via de OTA-kanalen binnenkomen, verschijnen automatisch in de Vezpa-kalender, met een pushmelding op je telefoon
• Wijzigingen en annuleringen: als een gast iets wijzigt of annuleert via het OTA-portaal, wordt de boeking ook in Vezpa automatisch bijgewerkt

Procentueel verschil op de prijzen

Voor elk OTA-kanaal kun je een procentueel verschil ten opzichte van de lokale prijzen instellen. Voorbeeld:

• +10% — de tarieven die naar het kanaal worden gestuurd, liggen 10% hoger dan je basisprijzen
• -5% — niet toegestaan: de toeslag kan niet negatief zijn, de waarde wordt geweigerd en dat kanaal wordt niet opgeslagen
• 0% — dezelfde prijzen als in het beheersysteem

Je kunt het verschil op elk moment wijzigen via Configuratie → OTA-kanalen.

Voor elk OTA-kanaal verloopt de procedure altijd in 4 stappen:

1. Vraag de activering aan vanuit de Vezpa-app
   Ga naar Configuratie → OTA-kanalen, selecteer het kanaal en tik op "Activeren". Bij sommige kanalen worden er gegevens gevraagd (accommodatiecode, naam van de rekeninghouder, enz.). Voordat je de aanvraag bevestigt, kun je de code of het gekozen kanaal corrigeren met «Code/kanaal wijzigen», zonder helemaal opnieuw te hoeven beginnen.
2. Keur de verbinding goed op het OTA-portaal
   Log in op het portaal van het kanaal (Booking Extranet, Airbnb, enz.) en selecteer de juiste channel manager. Elk kanaal heeft zijn eigen procedure — zie de secties hieronder voor de specifieke instructies.
3. Voltooi de Channel Mapping
   Open in de Vezpa-app de Channel Mapping van het kanaal en koppel de kamers van het beheersysteem aan die van het OTA-portaal. Zonder deze stap werkt het kanaal niet. Gedetailleerde handleiding ↓
4. Het kanaal is actief
   Na de mapping start de synchronisatie automatisch. Prijzen en beschikbaarheid worden naar het kanaal gestuurd en de boekingen beginnen binnen te komen in de kalender.

Je hoeft niet steeds te controleren. Zolang het wachtscherm open is, controleert Vezpa elke halve minuut zelf of het portaal heeft goedgekeurd, en gaat meteen door naar de volgende stap. Sluit je de app, dan krijg je een melding zodra het portaal goedkeurt; tot die tijd blijft bovenaan het dashboard een herinnering met de naam van het kanaal staan.

Kamers uitgesloten van de portalen. Zie je in OTA-beheer een oranje vak met kamernamen, dan worden die kamers naar geen enkel kanaal gestuurd, ook als het kanaal actief is. Kamers die uit een portaal zijn geïmporteerd beginnen zo; zet “Deze kamer op de portals verkopen” aan in de kamerinstellingen om ze te verkopen.

De andere kanalen. Ook de kanalen onder “Andere OTA-kanalen” worden pas gekoppeld na de autorisatie op het portaal. Tot dan staat het kanaal in de groep “Wachten op het portaal” met de stappen om OTASwitch te kiezen, en Vezpa merkt het zelf op, net als bij de hoofdkanalen. “Channel Mapping openen” hervat de koppeling, “Annuleren” haalt hem uit de wachtrij.

Na het versturen van het verzoek gaat de registratie vanzelf verder bij de channel manager.

Geregistreerd betekent nog niet te koop

Het kanaal verkoopt nog niet: er zijn nog twee stappen. Autoriseer de verbinding in het extranet van het portaal, tik daarna op “Channel Mapping openen”, koppel je kamers en tik op “Toepassen”.

Als iets mislukt

De app zegt altijd wiens probleem het is:

• Ons probleem — Het probleem ligt bij ons: er is niets bij het portaal aangekomen. We zijn er al mee bezig en laten het je weten zodra je het opnieuw kunt proberen.
• Iets om te corrigeren — Het portaal herkent de ingevoerde code niet. Controleer deze in het extranet van het portaal en voer hem opnieuw in, probeer het dan nogmaals.

Naast de 5 belangrijkste kanalen ondersteunt Vezpa tientallen extra kanalen: regionale portalen, nichekanalen en gespecialiseerde platforms.

Een extra kanaal activeren

1. Ga in de Vezpa-app naar Configuratie → OTA-kanalen
2. Scrol naar "Andere OTA-kanalen"
3. Tik op het kanaal dat je wilt activeren
4. In de app opent de pagina "Kamers en tarieven koppelen" — koppel je kamers aan de tarieven van het kanaal
5. Ga terug naar de app en stel het procentuele verschil op de prijzen in

Wat is de Channel Mapping?

De channel mapping is de stap die de kamers in jouw Vezpa-beheersysteem verbindt met de overeenkomstige kamers/advertenties op het OTA-kanaal. Het is alsof je tegen het systeem zegt: "mijn Tweepersoonskamer op Vezpa komt overeen met de Double Room op Booking.com".

Hoe je bij de Channel Mapping komt

Belangrijkste kanalen (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda):

1. Vezpa-app → Configuratie → OTA-kanalen
2. Klap het kanaal uit → klik op "Channel Mapping"
3. In de app opent de pagina "Kamers en tarieven koppelen"

Andere OTA-kanalen:

1. Vezpa-app → Configuratie → OTA-kanalen → Andere OTA-kanalen
2. Tik op de naam van het kanaal

Stap 1 — Inloggegevens van het kanaal (Channel Password)

Sommige kanalen vragen om de inloggegevens van het OTA-portaal om de kamerlijst van het kanaal te kunnen lezen:

• Booking.com: gebruikersnaam en wachtwoord van de Extranet
• Expedia: inloggegevens van Partner Central
• Agoda: inloggegevens van YCS
• Airbnb / VRBO: doorgaans niet vereist (verbinding al geautoriseerd)

Stap 2 — Mapping van de kamers

Je ziet één kaart per kamer uit je PMS. In de kaart staat een regel voor elke verzorging (Alleen kamer, Bed & Breakfast, Halfpension, Volpension):

• Bovenaan de kaart: de naam van de Vezpa-kamer, met een groen vinkje zodra die gekoppeld is
• Daaronder, per verzorging: een veld dat de lijst met kanaaltarieven opent

Tik op het veld: er opent een lijst die de kamernaam op het kanaal, de naam van het tariefplan en de kanaalcodes volledig toont — de codes helpen twee kamers met bijna identieke namen uit elkaar te houden. Zorg dat elk kamertype aan de juiste kamer gekoppeld is.

Een tarief dat al voor een andere verzorging is gekozen verschijnt niet meer in de lijst: elk kanaaltarief wordt aan één verzorging gekoppeld. Bij Airbnb en VRBO, waar elke accommodatie een eigen advertentie is, vul je in plaats van een tarief de advertentiecode in; de lijst met advertenties opent via de pijl rechts in het veld.

Is een kamer al gekoppeld, dan verschijnt onderaan de kaart "Loskoppelen van het kanaal": dat haalt de kamer alleen van dit kanaal af, zonder de andere kanalen of de prijzen te raken.

Stap 3 — Mapping van de tariefplannen (Rate Plans)

Elke regel van de kamerkaart is een verzorging met een eigen tariefplan. Op het kanaal hebben de Vezpa-tariefplannen het formaat "Kamertype-verzorging-kanaal":

• pe = Overnachting (Room Only)
• bb = Bed & Breakfast
• mp = Halfpension (Half Board)
• pc = Volpension (Full Board)

Voorbeeld: "Double-bb-booking" = B&B-tarief voor het kamertype "Double" op Booking.com.

Stap 4 — Toepassen en controleren

1. Bekijk alle koppelingen van kamers en rate plans nog eens
2. Tik op "Toepassen" in de balk onderaan de pagina
3. Wacht op het resultaat: per regel wordt aangegeven of de koppeling gelukt is
4. Sluit de pagina en ga terug naar de Vezpa-app

Als je al een actieve advertentie had op Booking.com of Airbnb voordat je met Vezpa koppelde, hoef je de kamers niet met de hand opnieuw aan te maken: Vezpa kan de al gepubliceerde kamers en foto's op het kanaal lezen en ze automatisch in het beheersysteem aanmaken.

Wat de import doet

• Leest van het kanaal de naam en de capaciteit van elke kamer/advertentie die nog niet in Vezpa aanwezig is, en maakt die aan
• Downloadt de foto's die al gepubliceerd zijn en voegt ze toe aan de galerij (bij de kamer voor Airbnb, bij de accommodatie voor Booking.com)
• Het is create-only: de kamers die al in Vezpa staan worden niet aangeraakt en niet gedupliceerd. Als je de import later opnieuw start, wordt alles wat al geïmporteerd is overgeslagen

Waar je het vindt

Alleen beschikbaar voor de kanalen Booking.com en Airbnb, en alleen nadat het kanaal daadwerkelijk verbonden is op OTASwitch (Channel Mapping voltooid):

• Meteen na het koppelen van het kanaal — op het laatste scherm van de begeleide verbinding verschijnt de knop "Kamers en foto's importeren"
• Op een later moment — Vezpa-app → Configuratie → OTA-kanalen → klap het kanaal uit (Booking.com of Airbnb) → knop "Importeren vanaf OTA"

Eerste synchronisatie

Zodra de Channel Mapping voltooid is, start het systeem de eerste synchronisatie:

• De huidige tarieven worden naar het OTA-kanaal gestuurd (dit kan enkele minuten duren)
• De beschikbaarheid wordt uitgelijnd: de al geboekte data worden op het kanaal als gesloten weergegeven
• De restricties (minimumverblijf, stop sell, enz.) worden gesynchroniseerd

Dagelijks beheer

Na de activering hoef je niets anders te doen dan voorheen:

• Prijzen wijzigen in de Vezpa-app → ze worden automatisch bijgewerkt op alle gekoppelde kanalen
• Een handmatige boeking aanmaken (telefoon, walk-in) → de beschikbaarheid wordt op alle kanalen bijgewerkt
• Er komt een OTA-boeking binnen → die verschijnt in de kalender met een pushmelding, en de andere kanalen worden bijgewerkt
• Een kamer blokkeren/deblokkeren → de blokkering wordt op alle kanalen doorgevoerd

OTA-boekingen in de kalender

De boekingen die van de OTA-kanalen binnenkomen, verschijnen in de kalender met een andere kleur voor elk kanaal:

• Booking.com — donkerblauw
• Airbnb — roze
• Expedia — geel
• VRBO — blauw
• Agoda — lichtblauw

OTA-boekingen kunnen niet vanuit de app worden geannuleerd — de annulering moet via het portaal van het kanaal of door de gast zelf gebeuren. Wijzigingen en annuleringen vanaf het portaal worden automatisch in Vezpa doorgevoerd.

1. Controleer de prijzen op het OTA-portaal

1. Open het OTA-portaal (bijv. de Booking.com Extranet) en ga naar het gedeelte tarieven/kalender
2. Controleer of de prijzen overeenkomen met die welke je in Vezpa hebt ingesteld (rekening houdend met het procentuele verschil, indien ingesteld)
3. Controleer verschillende data: vandaag, volgende week, volgende maand

2. Controleer de beschikbaarheid

1. Als je kamers hebt die al in Vezpa geboekt zijn, controleer dan of ze op het OTA-kanaal voor dezelfde data als gesloten/niet beschikbaar worden weergegeven
2. Als je data handmatig hebt geblokkeerd, controleer dan of ze ook op het kanaal geblokkeerd zijn

3. Voer een testwijziging uit

1. Wijzig in de Vezpa-app de prijs van een kamer voor een toekomstige datum
2. Wacht 2-3 minuten
3. Controleer op het OTA-portaal of de prijs is bijgewerkt

4. Monitoringtools

In de Vezpa-app, in het gedeelte Configuratie → OTA-kanalen, heb je voor elk actief kanaal toegang tot:

• Tarieven en beschikbaarheid (ARR) — bekijk wat er naar het kanaal is gestuurd
• Details van de boekingen — lijst van de boekingen die via het kanaal zijn ontvangen
• Omzetrapport — omzetstatistieken per kanaal

Wanneer het OTA-portaal je om de channel manager vraagt, moet je het volgende selecteren:

Verbonden, wachten op het portaal, af te ronden, wordt gecontroleerd, niet verbonden. De status is niet uw schakelaar: we vragen het aan de channel manager, want een hier ingeschakeld kanaal hoeft daar niet echt gekoppeld te zijn. Wachten op het portaal betekent dat de aanvraag verstuurd is en alleen uw autorisatie in het extranet van het kanaal nog ontbreekt. Af te ronden betekent het tegenovergestelde: bij het portaal is nooit iets aangekomen, en de koppeling pakt u hier in een minuut weer op. Tijdens de controle biedt de app alleen Opnieuw proberen en verbergt de operationele acties: tarieven naar een onzekere verbinding sturen is erger dan wachten. Tarieven opnieuw versturen verschijnt pas bij een bevestigde verbinding.

Bij een nog niet gekoppeld kanaal — en ook in het voorbeeld en de uitkomst van een import vanaf een portaal — kan een waarschuwingsvak verschijnen, bijvoorbeeld met de titel «Booking.com blijft stilstaan tot je klaar bent». De reden: zodra je de koppeling op het portaal accepteert, wist het portaal zijn eigen kalender en publiceert het die van Vezpa zoals die op dat moment is. Het vak somt op wat er in de jouwe nog ontbreekt — verkoopbare kamers, beschikbaarheid, prijzen, valuta: dat zijn de punten om vóór het accepteren af te maken, zodat het portaal nooit stilstaat.

Het blokkeert niets: je kunt toch koppelen, en de waarschuwing helpt je alleen de juiste volgorde te kiezen. Maar als het vak niet verschijnt, is dat geen bevestiging: óf je kalender is al compleet, óf de informatie is niet beschikbaar — verouderde app, mislukte uitlezing. Het niet zien betekent niet «alles in orde».

Een kamer zonder één enkele prijs in de verkoopperiode zou na koppeling met een portaal de hele periode gesloten blijven: voor dagen zonder prijs stuurt de channelmanager een sluiting. Daarom activeert Vezpa het kanaal niet en koppelt geen Airbnb-advertentie zolang die kamer geen prijs heeft: de melding noemt de kamers en “Nu instellen” brengt je naar Tarieven. Ontbreken er maar enkele dagen, dan kun je toch koppelen; die dagen blijven dan ook op de portalen gesloten.

Het kader vraagt ook om de boekingen die je al op dat portaal hebt gekregen: het verschijnt wanneer we tekenen zien dat je advertentie daar al actief is en we geen enkele toekomstige boeking van jou uit dat kanaal kennen. Dit is het duurste geval: als die data in Vezpa vrij zijn, zet het portaal ze bij het koppelen opnieuw te koop en krijg je een tweede boeking op dezelfde kamer. Voer ze vóór het koppelen in — via de iCal-kalender van het portaal of met de hand — en de waarschuwing verdwijnt vanzelf. Via de channel manager zijn ze niet op te halen: die levert alleen boekingen die na de koppeling binnenkomen.

In elke kanaalkaart staat nu de knop «Details bekijken». Die opent de ladder van de koppeling: zeven stappen, met de al bevestigde, de stap waar de koppeling is blijven steken — met wat we hebben gelezen en wat je moet doen — en wie aan zet is: «Jij bent aan zet», «Vezpa regelt dit» of «Wachten op het kanaal». Je vindt hem ook in de status in controle, waar vernieuwen eerder het enige was dat je kon doen.

Twee dingen om te onthouden. De stappen boven de vastgelopen stap zijn onbekend, niet mislukt: we hebben ze nog niet kunnen controleren, en dat betekent niet dat ze fout zijn gegaan. En het is alleen een weergave: openen stuurt niets naar het kanaal en verandert niets, dus je kunt hem zo vaak openen als je wilt.

In de kanaalkaart kan, met Booking.com verbonden, een informatievak verschijnen met de titel «Afwijkende capaciteit op het portaal». Het somt de accommodaties op waarvoor het portaal een andere capaciteit hanteert dan die in Vezpa is ingesteld: de accommodatie accepteert bijvoorbeeld hoogstens 2 volwassenen terwijl ze in Vezpa 3 gasten herbergt.

Dit is geen fout: het is informatie, en het vak is met opzet blauw. Verkoop en synchronisatie gaan gewoon door; het vak vertelt je alleen dat de twee getallen niet overeenkomen, zodat je er niet achterkomt via een boeking die er niet in past.

Vezpa kan die niet corrigeren. De capaciteit op het portaal corrigeer je in het extranet van Booking.com: Vezpa kan die niet wijzigen. Zoek de instelling niet in Vezpa: de capaciteit van de accommodatie hier wijzigen raakt die van het portaal niet.

Ontbreekt het vak, dan is dat geen bevestiging. Het verschijnt niet wanneer de twee capaciteiten overeenkomen, maar ook niet wanneer Vezpa ze niet van het portaal kan lezen — mislukte uitlezing, kanaal dat ze niet toont, geen vergelijkbare accommodatie. Het niet zien betekent dus niet «alles klopt»: als een getal belangrijk is, kijk het dan na in het extranet.

Airbnb koppelt niet zoals de andere vier kanalen: het vraagt geen accommodatiecode, maar een autorisatie vanuit uw Airbnb-account. Onder Integraties vindt u één knop, Airbnb koppelen: die brengt u naar Airbnb, u logt in, u geeft toestemming, en u komt terug met een code om te plakken. Van daaruit ziet u uw advertenties en koppelt u ze aan uw kamers. Een advertentie die op goedkeuring van Airbnb wacht, wordt gemarkeerd: hij staat stil en ontvangt geen boekingen tot Airbnb hem goedkeurt. Daarom ontbreken bij Airbnb de acties van de andere kanalen: ze zijn niet nodig en zouden niet werken. Dezelfde knop verschijnt ook tijdens de registratie, als u ervoor kiest uw kamers uit Airbnb te importeren.

De vier klassieke kanalen (Booking, Expedia, VRBO, Agoda) volgen een procedure in drie stappen: aanvraag, kamerkoppeling, bevestiging. De ruim zestig kanalen hieronder worden meteen geactiveerd en zijn verdeeld in Actief, Beschikbaar, Aanbevolen en Overige.

Niet elk portaal koppelt automatisch. Bij sommige opent de channel manager helemaal geen verbinding: in de kanaallijst herken je ze aan de vermelding «Geen automatische koppeling» en aan de knop «Activering aanvragen» in plaats van «Activeren». Schrijf ons met de naam van het kanaal: wij regelen het en laten weten wat nodig is.

Andere kanalen koppelen zichzelf wel, maar vragen om API-gegevens — een gebruikersnaam, een wachtwoord of een sleutel. Het portaal geeft ze uit, niet Vezpa: kijk in zijn partnergedeelte, meestal onder «Connectivity», «API» of «Channel manager». Vind je ze niet, vraag ze dan aan de support van het portaal.

Vergelijkers (Trivago, TripAdvisor, Google) zijn geen verkoopportalen: ze sturen bezoekers naar je eigen site in plaats van kamers te verkopen. Je stelt ze in op dezelfde pagina, maar ze vragen alleen om het prijsverschil.

De channel manager verbindt de belangrijkste portals — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda en tientallen dynamische kanalen — maar niet elk portal communiceert met een channel manager. Sommige, zoals penziony.cz of megaubytko.cz, accepteren alleen een iCal-adres: een link die de kalender van de accommodatie publiceert en die het portal zelf op vaste tijden opnieuw uitleest.

De lijst van uw accommodaties vindt u onder Configuratie → OTA-kanalen → iCal-kalenders.

Als er een nieuwe boeking binnenkomt, waarschuwen we je, net als bij de portalen die via de channel manager zijn verbonden: één melding per controle, niet één per boeking — publiceert het portaal er vijf tegelijk, dan is het één melding die zegt hoeveel het er zijn. Tik je erop, dan opent het tabblad «Kalender», dat zich intussen al vanzelf heeft ververst. Is het daarentegen maar één boeking, dan noemt de melding hem: de data van het verblijf, plus de naam en het aantal gasten wanneer het portaal die in de kalender publiceert. De prijs niet, en dat is niet onze keuze: een iCal-kalender vervoert geen bedragen. Tik je op de melding van één enkele boeking, dan opent precies die boeking.

We waarschuwen je ook als een boeking van het portaal verdwijnt en wij haar annuleren. Staat een boeking niet meer in de kalender van het portaal, dan annuleren we haar net als een annulering van Booking.com, ook als iemand er al aan had gewerkt of het verblijf al begonnen is, en gaan haar nachten weer in de verkoop: je krijgt een melding volgens dezelfde regel als voor nieuwe — één per controle, die de boeking noemt als het er maar één is en zegt hoeveel het er zijn als het er meer zijn — en dezelfde melding blijft staan in «Overzicht acties». Tik je erop, dan opent het tabblad «Kalender», waar je de weer vrije nachten ziet. De gevallen die we niet zelf kunnen afsluiten, gaan niet langs deze weg: ze komen terecht in «Te beslissen», met een eigen melding.

De eerste uitlezing van een net verbonden kalender is stil, en dat is bewust. Die eerste ronde brengt niet één boeking: hij brengt de hele historie van het portaal in één keer, en voor elke boeking waarschuwen zou een stortvloed aan meldingen betekenen op de dag dat je verbindt. De meldingen beginnen bij de volgende controle, dus wanneer een boeking echt nieuw is.

Een accommodatie publiceren

Tik op «Publiceren» bij de accommodatie die u wilt delen: de pagina genereert twee links.

De link kopiëren en gebruiken

Naast elke link staat een kopieerknop. Plak de basislink in het veld «iCal URL» (of «Kalender importeren») van het portal; plak de volledige link in uw persoonlijke kalender, via «Toevoegen via URL». Het portal leest de kalender zelf opnieuw uit, op vaste tijden: u hoeft hem daarna niet opnieuw te plakken.

Een sleutel opnieuw genereren

De knop om opnieuw te genereren naast elke link maakt een nieuwe sleutel aan en schakelt de vorige direct uit: wie de oude link had, kan de kalender niet meer lezen. Gebruik dit als u vermoedt dat een link bij de verkeerde persoon terecht is gekomen, of als u niet meer met een portal werkt. Het opnieuw genereren van de basislink heeft geen invloed op de volledige link, en omgekeerd.

Lezen van andere portals

U kunt ook de omgekeerde weg gaan: de kalender lezen van een portal dat niet via de channel manager loopt. Op dezelfde pagina vindt u onder elke accommodatie het blok «Lezen van andere portals».

Zoek op het portal het adres van zijn iCal-kalender — meestal onder een item als «Export calendar», «iCal export» of «Calendar URL» — en kopieer het. Tik in Vezpa op «Kalender toevoegen» en vul «Naam van het portal» en «Kalenderadres (.ics)» in: vanaf dat moment lezen wij hem voor u.

Als een boeking verdwijnt uit de kalender van het portal, annuleren wij ze, en als het portal de data verschuift, verschuiven wij ze ook in Vezpa: net als bij Booking.com, ook als u er al mee heeft gewerkt (gasten geregistreerd, betalingen, toeristenbelasting, handmatige wijzigingen). Het arrangement en de prijzen die u heeft ingesteld, blijven staan op de nachten die niet veranderen. Als het portal daarentegen plotseling een lege kalender teruggeeft, annuleren wij niets en melden we het u toch: meestal betekent dit dat de koppeling is verlopen of door het portal is gereset, niet dat de boekingen echt weg zijn.

Een boeking die binnenkomt op al verkochte data overschrijft niets: ze komt terecht in de rij Uitzonderingen van de kalender, zodat u ze ziet en zelf beslist hoe u het conflict oplost.

Als u voor deze data al reserveringen van dit portal handmatig had ingevoerd, is het normaal om ze bij de eerste update na de koppeling terug te vinden bij de Uitzonderingen: het is dezelfde reservering die u twee keer ziet — de handmatig ingevoerde en de zojuist uit de kalender gelezen — houd er maar één aan.

U kunt een gekoppelde kalender op elk moment uitschakelen of verwijderen: reeds geïmporteerde boekingen blijven staan zoals ze zijn, ze worden niet verwijderd.

Een .ics-kalender kan maar één ding zeggen: bezet van dag tot dag. Hij zegt niet hoeveel kamers er nog vrij zijn, hij draagt geen prijzen, hij bevestigt niets, en hij heeft niet eens een manier om te zeggen «deze reservering is geannuleerd»: de regel is er gewoon niet meer. Het is een tragere en blindere koppeling dan een channel manager, en ervoor kiezen is een ruil: je bereikt een portal dat anders buiten zou blijven, en in ruil geef je al het andere op.

Het is niet onmiddellijk, het is op vaste tijden. We lezen elke gekoppelde kalender elk half uur: tot dertig minuten lang bestaat een zojuist op het portal geboekte reservering voor ons nog niet, en die nachten lijken vrij. Bij een channel manager komt de reservering binnen op het moment dat ze gemaakt wordt.

Een lege kalender is dubbelzinnig, en blijft dat. Als het portal antwoordt met een kalender zonder enige bezetting, leveren de twee mogelijke verklaringen — «ze hebben alles geannuleerd» en «de koppeling is stuk» — precies hetzelfde bestand op, en wij kunnen ze niet uit elkaar houden. Daarom annuleren we niets en vragen we het aan jou, want jij kunt het portal openen.

Met één enkele eenheid is dit niet het zeldzame geval, maar het normale. Staat er één reservering in de kalender en haalt het portal die weg, dan wordt die kalender leeg: precies de dubbelzinnige situatie hierboven, en de beslissing is elke keer aan jou. Met meerdere gekoppelde accommodaties gebeurt het minder vaak, want één andere reservering is genoeg om de kalender gevuld te houden.

Annuleren op het portal sluit het geval niet. Als een reservering in «Te beslissen» is beland, was ze op het portal al weggehaald — juist daarom hebben we het aan jou gevraagd. Haar daar opnieuw weghalen verandert niets: het geval sluit je in Vezpa, met een van de twee knoppen.

De gesloten data, als het portal ze publiceert. Sommige portals exporteren naar de kalender ook de data die je hebt gesloten, niet alleen de reserveringen — vaak is het een vinkje dat je in hun eigen instellingen moet aanzetten. Als ze binnenkomen, behandelt Vezpa ze als sluitingen: die nachten staan gesloten in de kalender, ze worden geen reserveringen. Was een van die nachten al verkocht, dan blijft ze bij de gast en krijg je een melding. Stuurt het portal je later een reservering precies op die data, dan heeft de reservering voorrang en gaat de nacht vanzelf weer open; een reservering die je zelf met de hand invoert gaat daarentegen over niets heen: op een nacht die het portal heeft gesloten moet je eerst de sluiting in de kalender weghalen, met «Blokkering verwijderen».

Niets hiervan is een excuus: het is de beschrijving van een gereedschap met een legitiem gebruik — de portals die een channel manager niet bereikt — dat je moet inzetten wetend wat het wel en niet doet. Praat het portal dat jou interesseert wél met een channel manager, koppel het dan daar: die weg is sneller en heeft geen van deze dubbelzinnigheden.

Wij lezen de kalender van elk gekoppeld portal elk half uur en behandelen die als een kanaal zoals Booking.com: verdwijnt een reservering uit die kalender, dan annuleren wij ze, en veranderen haar data, dan passen wij die aan, ook als u er al aan hebt gewerkt of de gast al is aangekomen. Maar «weg» betekent niet altijd «geannuleerd»: een kalender kan leeg binnenkomen omdat de sleutel is verlopen of omdat het portal een storing had, en op dat moment annuleren zou een ramp zijn. De gevallen die wij niet zelf kunnen afsluiten komen in een lijst die op u wacht: «Te beslissen».

U vindt ze bovenaan bij Configuratie → OTA-kanalen → iCal-kalenders, en ze verschijnt alleen wanneer er echt iets openstaat. U komt er ook door op de melding te tikken die u vraagt reserveringen te controleren.

Wat er gebeurt als u niets doet

• De kalender van het portal kwam helemaal leeg binnen. Wij annuleren niets tot die kalender weer antwoordt, hoeveel updates er ook voorbijgaan: de data blijven bezet.
• Het portal antwoordt nog, maar meer dan de helft van de bekende reserveringen is in één keer verdwenen. Deze keer annuleren wij niets; ontbreekt ze ook bij de volgende uitlezing, dan wordt ze geannuleerd.

Oudere regels kunnen een algemene reden dragen — gemarkeerd voordat wij het waarom vastlegden. Daar beloven wij niets: kijk op het portal. En staat onder de naam «Geen accommodatie toegewezen», dan is die reservering in geen enkele accommodatie geland en leeft ze in de rij Uitzonderingen van de kalender.

De twee handelingen

• «Behouden» — verandert niets. De reservering blijft precies zoals ze is en het geval verdwijnt uit de lijst; wijzigt het portal opnieuw iets aan die reservering, dan komt het geval terug.
• «Annulering accepteren» — de reservering wordt geannuleerd zoals een kanaal dat doet: de regel blijft in de geschiedenis staan als geannuleerd, de totalen gaan naar nul en de nachten komen weer vrij.

«Door mij behouden»: de beslissing kan ongedaan worden gemaakt

Als je op «Behouden» drukt, verdwijnt de reservering niet: ze gaat naar de tweede weergave van de lijst, «Door mij behouden», die je opent met de schakelaar bovenaan de sectie. Daar blijft ze tot het verblijf voorbij is, en ze draagt één enkele knop: «Toch annuleren», die precies doet wat «Annulering accepteren» gedaan zou hebben. Het is de enige manier die je hebt om een reservering van een portal te annuleren: de gewone annulering op de reservering weigert het, en haar opnieuw op het portal weghalen helpt niet — daar was ze al weggehaald, en daarom hebben we het aan jou gevraagd.

Wie mag beslissen

De twee knoppen zijn voorbehouden aan de directeur en de assistent, dezelfden die de melding krijgen. De andere rollen die de pagina bereiken zien de lijst en de redenen, maar in plaats van de knoppen lezen ze van wie de beslissing is. De waarnemer komt niet op deze pagina.

Wanneer je je eerste kanaal koppelt — Booking.com, Expedia, Agoda, VRBO of een van de andere kanalen, of Airbnb — opent vóór de koppeling een scherm «Verkoopperiode». Het vraagt vanaf wanneer je wilt verkopen en sluit daarna de nachten die niet verkocht mogen worden. Bij de volgende kanalen komt hetzelfde scherm, zodra er een verkoopperiode is gekozen, terug als herinnering: het laat zien in welke periode je al verkoopt en je bevestigt het of tikt op «Wijzigen». «Wijzigen» begint bij de geldende periode en opent al geblokkeerde nachten niet opnieuw: als sommige daarvan een prijs hebben, meldt het scherm dat, en je opent ze opnieuw via «Kalender». De keuze geldt voor het hele verblijf, niet voor één kanaal. Het procentuele verschil van een al actief kanaal wijzigen laat het niet zien.

• «Verkopen vanaf»: Vezpa stelt de eerste dag met een prijs vanaf morgen voor, en je kunt dat aanpassen. De nachten daarvoor worden gesloten, ook als ze een prijs hebben.
• Binnen de periode worden nachten zonder prijs gesloten: een nacht wordt alleen verkocht als hij een prijs heeft.
• Kalender met vast jaar: hij vraagt ook «Verkopen tot». De publicatielimiet wordt dan 10 januari van het volgende jaar (nooit verder dan ongeveer twee jaar vanaf vandaag, nooit korter dan de huidige). De dagen tussen je einddatum en die limiet blijven gesloten; als je ze opnieuw opent via «Kalender», worden ze meteen gepubliceerd.
• Doorlopende kalender: het einde wordt niet gevraagd. De limiet schuift elke nacht vanzelf op.

Voordat je bevestigt met «Sluiten en doorgaan» zie je per kamer een voorbeeld: hoeveel nachten worden gesloten en waarom. Geboekte nachten en nachten in onderhoud worden nooit aangeraakt.

Zijn er in de periode nachten zonder prijs, dan zegt het blad dat in oranje: op het portaal blijven ze gesloten. Met “Ga naar Tarieven” stel je de koppeling uit en zet je eerst de prijzen; heeft geen enkele kamer een prijs, dan koppelt Vezpa het kanaal niet.

Niets is definitief. De gesloten nachten zijn blokkades zoals je ze ook met de hand maakt, en je opent ze weer via «Kalender» met «Beschikbaarheid herstellen».

Bij het koppelen kies je voor elke kamer en elke verzorging het bijbehorende tarief op het portaal. Als je op Toepassen tikt, sturen we de koppelingen samen met de startprijs naar het portaal, en vanaf dat moment kan het kanaal verkopen.

Een kamer zonder koppeling is geen fout: hij wordt op dat kanaal gewoon niet te koop gezet. Aan het eind somt het overzichtsscherm de accommodaties op die erbuiten zijn gebleven, zodat je weet wat ontbreekt. Je kunt de koppelingen afmaken wanneer je wilt, door ze opnieuw te openen vanaf de kanalenpagina.

Komt een regel niet door, dan vind je hem rood gemarkeerd onder de bijbehorende verzorging, met de reden: corrigeer die en probeer opnieuw. Wat al door was, blijft zoals het is.

Elke kamer die op een portaal wordt verkocht heeft een identificatiecode waarmee het portaal haar benoemt wanneer het een boeking stuurt. Staat die code niet op de juiste kamer, dan kunnen boekingen in de verkeerde accommodatie belanden: dat overkomt vooral wie de kamers vóór het koppelen van het kanaal heeft aangemaakt, want de code van het portaal zegt Vezpa niets. Het scherm «Kamers koppelen» zet de zaken recht: je opent het met de gelijknamige knop via Configuratie → OTA-kanalen, in de sectie van het kanaal (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda). De functie is voorbehouden aan de directeur.

Het systeem stelt voor, jij bevestigt

Waar de al ontvangen boekingen genoeg bewijs geven, vind je onder «Voorstellen ter bevestiging» een voorgestelde koppeling. Bij elk voorstel zie je hoe zeker het is (sterke, gemiddelde of zwakke overeenkomst), de redenen — prijs, capaciteit, naam — en de overwogen en afgewezen alternatieven, elk met het waarom. Niets staat vooraf aangevinkt: er wordt geen code geschreven totdat jij bevestigt met «Koppelingen opslaan (n)».

Je kunt het altijd met de hand doen

Ook zonder voorstellen — geen boekingen, of te zwakke signalen («Handmatig te koppelen») — heb je de twee lijsten voor je om te koppelen: de kamers van het portaal met hun bewijzen (geziene boekingen, datums, gasten, gemiddelde prijs per nacht) en, onder «Jouw kamers», jouw kamers met capaciteit, basisprijs en aanwezige of ontbrekende code.

Een koppeling wijzigen of ontkoppelen

Onder «Al gekoppeld (n)» vind je de bestaande koppelingen: «Andere kamer kiezen» verplaatst de koppeling naar een andere kamer, «Ontkoppelen» verwijdert haar en maakt de kamer van het portaal vrij, zodat ze aan een ander kamertype gekoppeld kan worden. Voordat je bevestigt zie je altijd van welke kamer de code wordt weggehaald. Het vinkje «Bestaande codes overschrijven» dient om een bestaande code te vervangen: zonder vinkje blijven kamers die al een andere code hebben onaangeroerd. Kamers gemarkeerd als «al automatisch herkend» (gekoppeld op naam of type) hebben geen wijzigknop: daar zou een code niets beslissen.

Er wordt per kamertype geredeneerd, niet per accommodatie

Het portaal verkoopt niet «kamer 3»: het verkoopt «een tweepersoonskamer». De koppeling geldt dus voor alle accommodaties van het type, en daarom vindt een boeking een vrije accommodatie ook als de eerste bezet is. De uitzondering zijn structuren waar elke eenheid apart wordt verkocht: daar betreft de koppeling de losse eenheid.

Het controleoverzicht

Onderaan het scherm zie je voor elke kamer van het portaal in welke Vezpa-kamer haar boekingen binnenkomen; en in de lijst van jouw kamers zie je welke nog onbedekt zijn, dus zonder portaalcode.

Staat je accommodatie al op een portaal, dan hoeft er niets overgetypt te worden: we vragen het kanaal wat het van je weet. Tik onder Configuratie → OTA-kanalen op «Uw accommodatie aanmaken vanaf een portaal».

Hoe het werkt, stap voor stap

1. Vul alleen het nummer in in het veld «Nummer van de accommodatie op het portaal». Bij Booking.com vind je het in het extranet, naast de naam van de accommodatie, bovenaan (accommodatie-ID / Hotel ID). Verder niets: geen wachtwoord, geen kamerlijst.
2. We registreren de accommodatie bij de channel manager en vragen de koppeling aan. Dat is het verzoek dat je daarna vanuit je extranet goedkeurt.
3. Tik op «Lezen vanaf het kanaal». We lezen kamers, capaciteiten, maaltijdopties en foto's.
4. Je bekijkt het voorbeeld: «Dit zou er aangemaakt worden», met Kamers, Maaltijdopties, Foto's, Koppeling van de kamers en Verschillen om te controleren.
5. Je bevestigt met «Alles aanmaken». Pas dan wordt er iets aangemaakt — en elke waarde blijft daarna aanpasbaar.

De koppeling start pas wanneer u die autoriseert

Na het verzoek gaat de registratie bij de channel manager vanzelf verder, maar het portaal stuurt ons niets totdat u de koppeling autoriseert vanuit zijn extranet: selecteer op Booking.com OTASwitch als Channel manager; accepteer op Airbnb het verbindingsverzoek. Tot die tijd is het normaal dat er geen accommodatie aankomt. En de keuze legt u niet vast: intussen kunt u accommodaties met de hand aanmaken — wanneer de advertenties aankomen, beslist u of ze als nieuw worden aangemaakt of aan de uwe worden gekoppeld.

De kamers ontstaan als concepten om na te kijken

De aangemaakte kamers gaan niet meteen in de verkoop: ze beginnen uitgesloten van de portals, zodat je prijzen en details rustig kunt aanvullen. Zijn ze klaar, hef dan de uitsluiting op en ze gaan in de verkoop. Kamers die al in Vezpa stonden worden niet aangeraakt en niet gedupliceerd.

«Advertenties zonder match»: als nieuw aanmaken of aan uw accommodaties koppelen?

Als het portaal advertenties heeft die met geen van uw accommodaties overeenkomen en u accommodaties heeft die nog niet aan dat kanaal zijn gekoppeld, stopt het voorbeeld en vraagt het u voordat er iets wordt aangemaakt: de advertenties als nieuwe accommodaties aanmaken, of ze koppelen aan de accommodaties die u al heeft. Als u ze als nieuw aanmaakt, kunt u twee accommodaties voor hetzelfde appartement krijgen; als u ze koppelt, wordt het portaal verbonden met de accommodaties die u al heeft. De namen hoeven niet overeen te komen: het portaal geeft om de koppeling, niet om hoe u uw kamers noemt.

Twee verschillende wachttijden, en geen van beide is een fout

• De goedkeuring van de koppeling: meestal is 5–10 minuten genoeg; sommige kanalen kunnen uren of dagen duren. Het is geen vaste of gegarandeerde tijd, en het portaal keurt goed, niet Vezpa. Je hoeft niet op het scherm te blijven: het verzoek loopt door en je kunt terugkomen wanneer je wilt.
• De koppeling van de kamers na het versturen van de prijzen: als de tariefplannen net zijn ontstaan, heeft het kanaal doorgaans 1–2 minuten nodig om ze aan de kamers te binden. Lees je «Probeer het over een paar minuten opnieuw», dan is dat precies een wachttijd: wat al is aangemaakt wordt niet gedupliceerd.

Als er accommodatiegegevens ontbreken

Om de accommodatie te registreren eist de channel manager een aantal gegevens: naam, adres, e-mail, telefoon en de locatie op de kaart. Ontbreekt er een, dan start de registratie niet — en de app somt ze stuk voor stuk voor je op, met de knop «Bekijk de ontbrekende gegevens». Die brengt je naar Accommodatiegegevens, waar je ze in één keer aanvult; zodra er niets meer ontbreekt, start het verzoek vanzelf opnieuw en sta je weer waar je was.

«Deze accommodatie is al gekoppeld aan een andere channel-managerkoppeling»

Het nummer dat je hebt ingevuld klopt. De accommodatie op het portaal hangt nog aan een eerdere koppeling van de channel manager: een andere accommodatie, of een oud account. Die koppeling moet eerst worden losgemaakt; zolang ze actief blijft, loopt elke nieuwe poging op hetzelfde uit. Opnieuw proberen zonder haar los te maken verandert niets.

De capaciteit van de kamer bij de channel manager

Bij de channel manager is de kamer er één, gedeeld door alle gekoppelde portals. De capaciteit is het maximum van de plaatsen die de verschillende portals verkopen: ze kan dus hoger zijn dan die van één portaal, en dat is prima — elk portaal blijft verkopen voor de plaatsen die het kent. Klopt dat getal met geen enkel gekoppeld portaal, dan is het een blik met de hand waard.

De prijzen op het OTA-kanaal worden niet bijgewerkt

• Controleer of je de Channel Mapping hebt voltooid (kamers ÉN rate plans)
• Controleer of het kanaal in de Vezpa-app als "Actief" wordt weergegeven (Configuratie → OTA-kanalen)
• Wacht minstens 5-10 minuten na een tariefwijziging — de doorvoer is niet op alle kanalen onmiddellijk
• Controleer op het OTA-portaal of je de juiste channel manager hebt geselecteerd (OTASwitch)

De OTA-boekingen komen niet in de kalender terecht

• Controleer of het kanaal actief en gemapt is
• Controleer of de pushmeldingen op je telefoon ingeschakeld zijn
• Probeer de kalender handmatig te vernieuwen (naar beneden trekken)
• Als de boeking in de rij "Uitzonderingen" terecht is gekomen, betekent dit dat er geen beschikbaarheid was in de toegewezen kamer — neem contact op met de support om dit op te lossen

Overboeking (dubbele boeking op dezelfde kamer)

• Meest voorkomende oorzaak: verkeerde mapping — een Vezpa-kamer is aan de verkeerde kamer op het OTA-kanaal gekoppeld
• Andere oorzaak: de channel manager was niet geselecteerd op het OTA-portaal, waardoor het kanaal geen beschikbaarheidsupdates ontving
• Oplossing: corrigeer de mapping, controleer de selectie van de CM op het portaal en neem contact op met de support als het probleem aanhoudt

De Channel Mapping toont de kamers van het OTA-kanaal niet

• Voor Booking.com, Expedia en Agoda: controleer of je de juiste inloggegevens van het portaal hebt ingevoerd
• Controleer of de kamers actief en gepubliceerd zijn op het OTA-portaal (niet in concept)
• Controleer of de channel manager is geselecteerd op het OTA-portaal (zonder deze stap kan het systeem de kamers niet lezen)

Het kanaal staat op "Wacht op activering"

• Als het kanaal deze fase niet eens bereikt, controleer dan eerst het resultaat van de registratie: de app vertelt je of het probleem bij ons ligt of dat er iets te corrigeren is
• Dit betekent dat de aanvraag is verzonden, maar dat de goedkeuring op het OTA-portaal ontbreekt
• Log in op het portaal van het kanaal en voltooi de goedkeuringsprocedure (zie hierboven de specifieke instructies voor elk kanaal)
• Sommige kanalen (VRBO) kunnen tot 5 werkdagen nodig hebben om de activering af te ronden
• Terwijl je wacht, vind je in de app het gedeelte «Hoe autoriseren» met de snelle stappen voor het kanaal, en kun je ervoor kiezen om handmatig verder te gaan: je koppelt de OTA later, wanneer de autorisatie voltooid is

De boekingen van een portaal belanden in de verkeerde accommodatie

• Dat gebeurt bijna altijd wanneer de kamers vóór het koppelen van het kanaal zijn aangemaakt: de code van het portaal staat niet op de juiste kamer
• Open «Kamers koppelen» vanuit de sectie van het kanaal en bevestig of corrigeer de koppelingen
• Al ontvangen boekingen worden niet verplaatst: de koppeling corrigeert de volgende