Guide Configuration

La section Configuration est le centre de configuration de votre établissement. Vous pouvez gérer ici tous les aspects opérationnels et organisationnels.

Depuis cette section, vous pouvez :

• Gérer les chambres et les types
• Configurer le Moteur de réservation
• Connecter les canaux OTA
• Gérer l'équipe et les rôles
• Consulter les statistiques
• Contacter le support
• Gérer votre compte

Tous les paramètres sont organisés en sections défilables.

L'en-tête en haut affiche :

• Nom de l'établissement
• Type (Hôtel, B&B, Appartements)
• Nombre de types et chambres au total

Deux niveaux : l'établissement et ses propriétés

Si vous gérez plusieurs propriétés, deux noms figurent en haut de la page, et il vaut mieux ne pas les confondre :

• le menu déroulant, intitulé Propriété sélectionnée, choisit une propriété ;
• le panneau coloré en dessous, marqué Établissement, les contient toutes : nom, type et pays de l'activité.

Chaque groupe plus bas indique à qui il obéit : au nom de la propriété choisie — c'est le cas de Hébergements et Canaux & tarifs — ou à Toutes les propriétés, pour ce qui vaut pour toute l'activité (Fiscalité & conformité légale, Modules, Compte & assistance). À l'intérieur d'un groupe, les rares entrées qui font exception — le fuseau horaire et le RMS — portent l'indication elles-mêmes.

Avec une seule propriété, rien de tout cela n'apparaît : il n'y a rien à distinguer.

Ajouter un nouveau type

Bouton pour créer un nouveau type de chambre. Vous pouvez créer jusqu'à 100 logements : si vous dépassez ceux inclus dans votre forfait, l'application vous le signale et, si vous payez par carte, votre forfait passe de lui-même au niveau supérieur au prochain renouvellement — en attendant, vous continuez à utiliser toutes vos chambres.

Gérer les chambres

Modifiez le nombre de chambres pour chaque type existant.

Vous payez via Google Play ou l'App Store ?

Les stores ne savent débiter que leurs forfaits au catalogue : ils ne peuvent pas débiter un montant convenu. C'est pourquoi, si votre renouvellement prévoit un montant convenu ou nécessite notre approbation, l'écran Gérer les chambres affiche une carte dédiée. Le passage se fait dans cet ordre :

1. Résilier dans le store — ouvre la page de gestion des abonnements de votre store. Vous seul pouvez résilier un abonnement Google Play ou App Store : nous ne pouvons pas le faire à votre place.
2. Activer le paiement par carte — depuis l'application sur Android et Windows. Sur iPhone et iPad, ce bouton n'apparaît pas, car les règles de l'App Store n'autorisent pas à renvoyer vers un paiement externe depuis l'application : utilisez un autre appareil (Android ou Windows) ou le site vezpa.it.

Résilier dans le store ne coupe rien tout de suite : l'abonnement du store reste valable jusqu'à son échéance naturelle, et la carte prend le relais entre-temps. Vous ne restez jamais sans service, et aucune chambre n'est jamais supprimée ni masquée.

Liste dépliable avec tous les types/chambres de l'établissement.

• Pour les établissements de type Hôtel : affiche les types de chambre (ex. « Double Standard », « Suite »)
• Pour les B&B/Appartements : affiche les hébergements individuels

Appuyez sur un type pour le déplier et voir les détails :

• Nombre de chambres
• Prix de base
• Services inclus

Depuis cet endroit, vous pouvez naviguer vers la configuration détaillée de chaque chambre.

Les chambres et l'établissement disposent chacun d'une galerie photo dédiée (jusqu'à 20 photos chacune), réorganisable en faisant glisser les vignettes : la première photo devient la couverture affichée sur le Booking Engine.

Ordonner les hébergements

Depuis la section Hébergements, vous pouvez ouvrir Ordonner les hébergements pour glisser les chambres/unités et définir l'ordre dans lequel elles apparaissent dans l'app et le calendrier. Le sélecteur en haut permet de passer au mode Booking Engine pour définir, séparément, l'ordre affiché aux clients sur le portail de réservation (s'il n'est pas personnalisé, il suit l'ordre app/calendrier).

Comment lire le code des lits

Le code décrit les lits du logement : X est un lit simple, M un lit double, et ils s'additionnent. C'est un repère pour vous et pour le personnel d'étage : il ne change ni le prix, ni la capacité, ni ce que voient les portails.

Dans la configuration de chaque logement, dans la section Détails, vous trouvez le champ Aménagement. Touchez-le : la liste des neuf codes s'ouvre, chacun avec son explication.

La même liste s'ouvre depuis le tableau Sections : touchez le logement, puis Aménagement. Aux deux endroits, vous choisissez un code dans la liste : ce n'est pas un champ où saisir une description des lits.

À ne pas confondre : la capacité que vous vendez est Pax max, et le type de chambre que les portails montrent au client est Type commercial. L'aménagement se met à jour depuis la configuration du logement ou depuis le tableau Sections : le tableau de bord du personnel d'étage ne l'affiche pas et ne le modifie pas.

Heures d’arrivée et de départ

Tout en bas du groupe Hébergements, sous la liste des chambres et à côté du fuseau horaire, vous trouvez Heures d’arrivée et de départ : deux entrées, Arrivée à partir de et Départ avant. Touchez l'une des deux et choisissez l'heure sur l'horloge : la valeur est enregistrée aussitôt. Elles sont déjà remplies — 14:00 et 10:00 — et si cela vous convient, il n'y a rien à faire. Ce sont les horaires officiels de votre établissement, ceux que vous déclarez : l'heure d'arrivée n'est pas l'heure à laquelle le voyageur arrive réellement, car il n'y a aucun moment à enregistrer à l'entrée et Vezpa ne la mesure pas.

Elles comptent pour qui doit déclarer les voyageurs à l'autorité. L'Espagne, la Croatie, la Slovénie et la Bulgarie demandent aussi l'heure d'arrivée et de départ, pas seulement le jour : c'est l'heure inscrite ici qui part dans la déclaration. Le départ fait exception, et c'est le seul des deux qui peut devenir réel : si vous enregistrez le départ du voyageur, l'heure véritable de sortie est déclarée ; sinon, c'est l'horaire officiel que vous avez inscrit ici. Ce sont des heures locales de l'établissement, lues dans son fuseau horaire : elles ne sont pas converties.

« Fermeture saisonnière »

Pour un hôtel qui ferme pour la saison. Dans « Configuration », groupe « Compte & assistance », le directeur trouve la carte « Fermeture saisonnière » : avec « Choisir la période de fermeture » il choisit la période, voit le montant et confirme. Chaque mensualité qui commence pendant la période coûte 30 % de la formule, TVA incluse ; à la réouverture, le plein tarif revient tout seul.

• La période est continue, dure de 3 à 6 mois et commence à partir de demain. Au moins 6 mois doivent séparer la fin d'une fermeture du début de la suivante.
• Il ne doit y avoir aucune réservation dans la période : s'il y en a, l'app les liste et la fermeture ne démarre pas.
• Les dates fermées ne sont réservables nulle part : canaux, moteur de réservation ou saisie manuelle. Dans le calendrier elles apparaissent comme « Fermeture saisonnière » et ne se débloquent pas. Si un canal envoie quand même une réservation sur ces dates, elle est conservée et le directeur reçoit une notification.
• Disponible uniquement avec le paiement par le site (carte), pas avec un abonnement via le store.

Une fois activée, la fermeture ne s'annule pas depuis l'app : pour la modifier, écrivez au support. Le reste de l'app fonctionne normalement : vous préparez la saison et recevez les réservations pour les dates ouvertes.

« Dispositifs d'accès »

Pour les clients qui entrent seuls grâce à une boîte à clés. Dans « Configuration », groupe « Chambres », le directeur trouve « Dispositifs d'accès » : un dispositif par ligne, avec un nom, un code et les chambres qu'il ouvre (une boîte peut servir plusieurs chambres). Pour l'instant le type est « Hors ligne (code fixe) » : vous écrivez le code et il reste le même jusqu'à ce que vous le changiez.

• Le code parvient au client via l'automatisation « Codes d'accès (check-in approuvé) » dans « Automatisations » : il part seulement après que vous avez approuvé le check-in en ligne depuis la fiche de réservation, le jour de l'arrivée à l'heure choisie (8 h par défaut), ou aussitôt si vous approuvez plus tard ce jour-là. Une fois par réservation.
• Si vous changez un code, l'app vous indique combien de clients dont le séjour n'est pas terminé ont déjà reçu l'ancien, pour que vous puissiez les prévenir.
• La page est réservée au directeur. Le code d'une chambre apparaît aussi sur la fiche de réservation, dans l'encadré « Clés ».

« Clients bloqués »

Pour ne plus recevoir de réservations d'une personne. Dans « Configuration », groupe « Canaux & tarifs », juste sous le Moteur de réservation, vous trouvez « Clients bloqués » : une liste par établissement. Avec « Bloquer un client » vous choisissez de bloquer une adresse e-mail ou un numéro de téléphone, et vous pouvez ajouter un motif, qui reste interne. Le numéro est reconnu quelle que soit sa forme : les espaces et l'indicatif international (+39, 0039 ou aucun) ne comptent pas.

• Sur le Moteur de réservation, le client ne peut pas finaliser la réservation : il voit un message neutre l'invitant à contacter directement l'établissement, sans qu'on lui dise qu'il est bloqué.
• Quand vous réservez à la main dans l'app, la confirmation ou la proposition affiche une alerte avec l'e-mail ou le téléphone trouvé et le motif : pour continuer malgré tout, vous confirmez deux fois (voir le guide des réservations).
• Depuis Booking.com, Airbnb et les autres portails, la réservation arrive déjà confirmée et ne peut pas être refusée : vous recevez une notification push sur le client bloqué, une fois par réservation.
• Depuis les calendriers iCal, aucun contrôle : ces calendriers ne transmettent ni e-mail ni téléphone.
• Le directeur modifie la liste ; l'assistant peut seulement la consulter. Les autres rôles ne voient pas la « Configuration ».

Plafond d'occupation par canal

Certains canaux OTA acceptent moins de voyageurs que ce que vous vendez réellement ici. Une chambre d'une capacité de 3, par exemple, peut n'être réservable que pour 2 voyageurs sur un canal donné : le canal refuse le prix pour le troisième voyageur à chaque fois, et la chambre se retrouve invendable à 3 sur ce seul canal. Si votre établissement est connecté à au moins un canal OTA, vous trouverez Plafond d'occupation par canal dans la configuration de la chambre, juste sous la capacité : une ligne par canal connecté, chacune avec son plafond actuel (ou « Aucun plafond défini — vente à pleine capacité ») et un bouton de modification.

Vous pouvez définir, modifier ou supprimer le plafond pour chaque canal indépendamment. Saisissez le nombre maximum de voyageurs que ce canal accepte ; le supprimer remet la chambre en vente à pleine capacité sur ce canal. Vous n'avez rien à régler à la main : si un canal refuse un prix parce que sa propre limite d'occupation est inférieure à ce que vous vendez, Vezpa apprend la limite automatiquement dès la première fois — cette correction est un comportement attendu, pas un bug.

C'est différent de l'encadré automatique et en lecture seule Capacité différente sur le portail du guide OTA : cet encadré se contente de signaler la capacité que le portail déclare lui-même. Le plafond ici, en revanche, est une limite que Vezpa impose à ses propres envois vers ce canal, et que vous définissez, modifiez ou supprimez vous-même.

«Enregistrement en ligne» : la photo de la pièce d'identité

Dans «Configuration», groupe «Fiscalité & conformité légale», la section «Enregistrement en ligne» contient le réglage «Photo de la pièce d'identité» avec trois choix : «Non demandée», «Facultative» et «Obligatoire». Seules les personnes qui peuvent configurer l'établissement le voient. Si vous l'activez, lors de l'enregistrement en ligne chaque client photographie le recto et le verso de sa pièce d'identité : pas seulement le client principal, les autres aussi, qui s'appellent dans le formulaire «Voyageur 1 (principal)», «Voyageur 2» et ainsi de suite. Avec «Obligatoire», l'enregistrement ne peut pas être terminé sans les deux photos ; ceux qui les ont déjà envoyées n'ont pas à recommencer.

Les photos sont réduites, débarrassées de leurs métadonnées (position GPS comprise) et conservées chiffrées : aucun lien public n'y mène. Dans l'application, seuls les rôles qui gèrent les réservations les voient, pas la gouvernante ni l'observateur, dans la fiche du client. Elles s'effacent d'elles-mêmes 7 jours après le départ, et immédiatement si le client est supprimé ou anonymisé ; vous pouvez aussi les supprimer plus tôt. Sur le formulaire, le client lit une note qui explique à quoi elles servent et quand elles disparaissent.

Dans le groupe « Chambres », rubrique « Étiquettes de réservation » — réservé au directeur — vous gérez la liste des étiquettes de cet établissement : les pastilles colorées que vous activez et désactivez ensuite sur la fiche de chaque réservation (voir le guide de la fiche de réservation).

Chaque étiquette a un nom et une couleur choisie dans une palette ; on les crée, les renomme et les supprime ici, jusqu'à vingt étiquettes par établissement.

On fait glisser la liste pour changer son ordre, et cet ordre est la priorité : il régit l'ordre d'apparition des étiquettes partout, aussi bien sur la fiche de réservation que dans la liste des réservations.

Les étiquettes sont propres à chaque établissement : qui en gère plusieurs les configure une par une, avec le sélecteur en haut de la page.

L'emplacement se règle en tapant l'adresse : les suggestions apparaissent pendant que vous écrivez, vous en choisissez une et la position se place toute seule sur la petite carte en dessous. Si le point n'est pas exact, faites glisser la carte pour le corriger — l'application le dit : « Position déterminée à partir de l'adresse : faites glisser la carte pour corriger le point ». Dans la démo depuis le navigateur la carte ne s'affiche pas : tu écris quand même l'adresse et l'emplacement se définit tout seul. Dans l'application installée la carte est là.

Où ça se trouve

• Quand vous créez l'établissement : le champ Adresse est déjà dans le formulaire, avec la petite carte en dessous.
• Plus tard : Configuration → Détails de l'établissement, champ « Rechercher l'adresse ». Vaut pour toutes les chambres de l'établissement.
• Gestionnaires d'appartements : aussi dans la configuration de chaque logement, car chacun a sa propre adresse.

Si vous voulez choisir le point à la main

Touchez « Choisir sur la carte » : la carte s'ouvre en plein écran. Déplacez la carte — le viseur reste fixe au centre et marque le point — puis confirmez avec « Utiliser cet emplacement ». Utile avec les maisons isolées, les gîtes et les îles, où le numéro de rue ne suffit pas.

Le Moteur de réservation est le portail de réservation directe de votre établissement. Les clients peuvent réserver directement depuis votre site web sans commissions OTA.

Configuration

• Stripe Connect : connexion pour recevoir les paiements (obligatoire)
• Lien de réservation : URL à insérer dans votre site web
• Personnalisation : couleurs, logo, messages

Comment activer le Moteur de réservation

1. Connectez Stripe Connect pour les paiements
2. Configurez les paramètres du Moteur de réservation
3. Copiez le lien et insérez-le dans votre site web
4. Les clients pourront réserver directement

Connexion et gestion des canaux OTA via OTASwitch Channel Manager.

Canaux disponibles : Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda, et plus de 60 canaux supplémentaires.

Pour chaque canal, vous pouvez visualiser : état de la connexion, activation/désactivation, différences de prix.

Un guide dédié (Guide OTA) est accessible depuis la page de gestion OTA.

Gestion des utilisateurs ayant accès à l'établissement.

Rôles disponibles

Qui voit quelles entrées

Sur cette page, les entrées n'apparaissent qu'à ceux qui peuvent vraiment les utiliser : vous n'ouvrez donc pas un écran pour découvrir, à la première action, qu'elle ne vous est pas permise.

Changer son propre mot de passe

Le mot de passe est une donnée personnelle : tous les rôles — gouvernante et observateur compris — peuvent modifier le leur depuis le menu compte, en haut à droite, sans passer par la direction. La réinitialisation du mot de passe d'un autre membre reste en revanche réservée au titulaire du compte, depuis la page Équipe.

Tableau de bord avec les statistiques de l'établissement.

Données disponibles :

• Occupation par période
• Chiffre d'affaires par canal
• Réservations par canal OTA
• Tendances temporelles

Utile pour suivre les performances et prendre des décisions sur les prix.

Qui la voit : directeur, assistant et revenue manager. Le revenue manager ne voit la rubrique que si le module RMS est actif, et c'est la seule rubrique de « Canaux & tarifs » qu'il voit : le Moteur de réservation et les canaux OTA restent au directeur et à l'assistant. L'annulation des actions automatiques du RMS est réservée au directeur.

Accès au système RMS pour la gestion dynamique des prix.

Disponible uniquement si activé pour l'établissement.

Un guide dédié (Guide RMS) est accessible depuis l'écran RMS.

Système de tickets pour communiquer avec l'assistance Vezpa. Vous pouvez créer de nouveaux tickets, répondre aux tickets existants et consulter l'historique.

Les tickets non lus sont également signalés dans la Direction (bannière).

Comment créer un ticket

1. Appuyez sur « Support » dans la section Configuration
2. Appuyez sur « Nouveau ticket » pour créer une demande
3. Décrivez le problème ou la demande
4. Vous recevrez une notification lorsque l'équipe répondra

Dans le groupe Compte et assistance, vous trouvez désormais la section Notifications : l'interrupteur active ou désactive les notifications push sur cet appareil. Si l'autorisation a été refusée dans les réglages du téléphone, un avis apparaît avec le bouton Ouvrir les réglages ; si l'activation échoue, le bouton Réessayer s'affiche. Interrupteur éteint, vous ne recevez plus aucune notification, même urgente.

Où mène une pression

En touchant une notification, l'application ouvre désormais le bon écran aussi pour les tickets d'assistance, les tableaux de service, les déclarations aux autorités, le domaine personnalisé et les imports ou nouvelles tentatives des canaux OTA : auparavant, rien ne se passait dans ces cas. Si la notification concerne un établissement autre que celui ouvert, l'application vous le demande d'abord : Changer d'établissement pour y aller, Rester ici pour ne pas bouger.

En bas de la page se trouvent les options de votre compte :

• Nom d'utilisateur affiché
• Bouton Déconnexion : déconnecter le compte de l'appareil
• Lien « Supprimer le compte » : procédure de suppression définitive du compte

Sécurité

• Authentification à deux facteurs (2FA) toujours active
• Liaison appareil : le compte est lié à l'appareil utilisé pour la première connexion
• Connexion biométrique : après le premier accès, vous pouvez activer l'empreinte digitale ou Face ID

Affichage et densité

Dans le groupe Compte & assistance, vous trouverez aussi Affichage et densité : elle détermine si Calendrier, Tarifs et Taxe de séjour affichent les jours à l'horizontale ou à la verticale, et combien de lignes (ou de colonnes) voir au maximum — s'il y a moins d'hébergements, vous les voyez tous, et rien ne s'élargit au-delà d'une taille confortable. Le même choix se trouve aussi dans le menu à trois points de ces trois grilles, et il reste sur l'appareil que vous utilisez : il ne vous suit pas du téléphone à l'ordinateur. Pour les détails, consultez Affichage et densité dans le guide du Calendrier. L'Observateur et la Gouvernante, qui n'ont pas cette page, trouvent le même choix dans le menu de leur compte.

Commutateur thème clair/sombre dans l'en-tête de l'établissement (icône soleil/lune).

Le thème sombre est plus reposant pour les yeux, surtout dans les environnements peu éclairés.

La préférence est enregistrée et conservée entre les sessions.

Avec Vezpa, vous pouvez gérer plusieurs établissements depuis le même compte : chaque établissement dispose de son propre Moteur de réservation, de ses propres canaux OTA, de ses tarifs, de son calendrier et de ses clients, entièrement indépendants.

• Sélecteur d'établissement : si 2 établissements ou plus sont liés à votre accès, vous trouverez le sélecteur en haut de la section Configuration pour passer de l'un à l'autre en un geste.
• Indicateur de chargement : le changement prend quelques instants (l'application recharge votre profil et redémarre le lecteur de cartes). Pendant l'opération, un indicateur s'affiche et un second appui est ignoré, pour éviter un double changement.
• Ce qui se met à jour : à la fin, calendrier, tarifs, RMS, canaux OTA, réservations et caisse affichent les données du nouvel établissement, et l'application vous ramène au calendrier.
• Indépendance totale : les calendriers, tarifs, canaux OTA et clients de chaque établissement sont séparés et ne s'influencent pas mutuellement.
• Abonnement expiré : les établissements dont l'abonnement a expiré sont signalés par une étiquette orange. Le sélecteur apparaît aussi sur l'écran d'abonnement expiré : de là, vous pouvez passer à un établissement encore actif et continuer à travailler, au lieu de devoir obligatoirement payer ou quitter.
• Ajouter un nouvel établissement : c'est réservé au titulaire du compte, c'est-à-dire à la personne qui a enregistré l'établissement et à qui sont rattachés le contrat et les paiements. Un collaborateur qui essaie reçoit un message de refus : pour travailler sur un établissement, c'est au titulaire de l'inviter depuis la page Équipe.
• Notifications d'un autre établissement : si vous touchez une notification concernant un établissement autre que celui ouvert, l'application demande d'abord si vous voulez changer ou rester — voir la section Notifications.

En bas de cet écran, sous «Changer le mot de passe», se trouve «Appareils connectés» : la liste des téléphones et ordinateurs sur lesquels votre compte est ouvert, avec le nom de l'appareil, sa dernière utilisation et l'adresse d'où il s'est connecté. Celui que vous utilisez est indiqué «Cet appareil».

• «Déconnecter» ferme un appareil : en quelques secondes il ne peut plus rien faire, et pour revenir il faut de nouveau le mot de passe et le code. C'est le geste à faire si vous perdez un téléphone ou un ordinateur.
• «Se déconnecter de tous les autres appareils» les ferme tous sauf celui que vous avez en main.
• Quand quelqu'un se connecte à votre compte depuis un nouvel appareil, vous recevez une notification et un e-mail. Si ce n'était pas vous, déconnectez-le d'ici et changez votre mot de passe.
• Pour les opérations sensibles, l'application vous redemande le code de votre application d'authentification : supprimer le compte, ajouter ou retirer des personnes de l'équipe, changer un rôle, modifier les données de facturation avec l'IBAN, connecter le compte de versement, exporter le registre des clients. Le code vaut quelques minutes, puis il est redemandé.