Check-in en ligne pour chambres d’hôtes et locations de vacances
Vos voyageurs remplissent leurs données avant d'arriver, depuis un lien protégé par un code PIN. Vous les vérifiez, validez le check-in, et le code de la boîte à clés leur arrive tout seul le jour de l'arrivée. Les données restent dans la réservation : rien à ressaisir.
La démo s'ouvre tout de suite, sans inscription. L'essai gratuit ne demande pas de carte bancaire.
Comment ça marche, étape par étape
- Le lien part avec la réservation. Parmi les automatisations prêtes à activer, un message deux jours avant l'arrivée avec le lien d'enregistrement en ligne. Ou envoyez-le quand vous voulez avec un rappel tout prêt, par e-mail ou WhatsApp. Si un texte contient le lien sans le PIN, Vezpa ajoute le PIN à côté du lien.
- Le voyageur ouvre le lien et saisit le PIN. Le PIN a 6 caractères, sans lettres ni chiffres faciles à confondre au téléphone. Après 8 essais erronés, le lien se bloque pendant une heure.
- Il remplit les données de chaque voyageur. Si vous le demandez, il ajoute la photo de sa pièce d'identité. Jusqu'au check-in il peut revenir et corriger.
- Vous vérifiez et validez. Dans la réservation, le bouton « Approuver le check-in » confirme que tout est en ordre, même plusieurs jours avant l'arrivée.
- Le code de la boîte à clés part tout seul. Le jour de l’arrivée, à l’heure que vous avez choisie.
Le lien se ferme quand vous appuyez sur Check-in dans la réservation, sinon le lendemain du départ.
Pièce d'identité, signature et fiche du voyageur
Photo de la pièce d'identité
À vous de choisir : non demandée, facultative ou obligatoire. Les photos sont réduites, nettoyées des données EXIF et chiffrées ; le voyageur ne voit qu’une miniature floue. Elles sont supprimées automatiquement 7 jours après le départ.
Signature du voyageur
La réglementation en France prévoit une fiche signée par le voyageur : le check-in en ligne propose donc un champ de signature. Elle reste facultative : le voyageur peut aussi signer à l'arrivée.
À partir des données des voyageurs, Vezpa prépare la « Fiche individuelle de police » en PDF, prête à imprimer et à conserver.
Boîte à clés et codes d’accès
Si vous utilisez une boîte à clés ou une porte à code fixe, vous enregistrez chaque dispositif dans Vezpa avec son code et les logements qu’il ouvre. Le code reste chiffré et n'est pas copié dans les réservations : il est lu au moment de l'envoi, donc si vous le changez, c’est le nouveau qui part.
- Le message avec les codes est une automatisation prête à activer : par défaut il part à 8 h le jour de l'arrivée.
- Il part seulement après votre validation du check-in en ligne. Si vous validez après l'heure prévue, il part aussitôt.
- Avec plusieurs dispositifs, le voyageur reçoit tous les codes dans un seul message, par exemple « Boîte 6 : 1123, Portail : 9876 ».
- Chaque réservation reçoit ses codes une seule fois.
Données des voyageurs et autorités
Les données saisies deviennent les voyageurs de la réservation, prêtes pour vos registres et vos factures. Vezpa ne transmet pas les données des voyageurs aux autorités en France : les déclarations automatiques fonctionnent aujourd’hui seulement pour l'Italie et la République tchèque.
Le check-in en ligne est inclus dans chaque formule, dès 39 € par mois avec le PMS, le channel manager et le moteur de réservation. Le détail est sur la page Tarifs.
Questions fréquentes
Comment le voyageur reçoit-il le lien du check-in en ligne ?
Par message : l'automatisation deux jours avant l'arrivée, ou un message tout prêt par e-mail ou WhatsApp. Le lien contient un code caché et la page demande un PIN de 6 caractères, qui voyage toujours avec le lien.
À quoi sert le PIN s’il y a déjà un lien ?
C'est une protection de plus contre un lien transféré ou posté dans la mauvaise conversation. Après 8 PIN erronés, le lien se bloque pendant une heure.
Le voyageur peut-il corriger ses données après les avoir envoyées ?
Oui. Il peut revenir sur le lien et corriger jusqu'à ce que vous le marquiez arrivé avec le bouton Check-in de la réservation. Sinon le lien se ferme le lendemain du départ.
La photo de la pièce d'identité est-elle obligatoire ?
À vous de décider : non demandée, facultative ou obligatoire. Les photos sont chiffrées, le voyageur ne voit qu’un aperçu flou, et elles sont supprimées 7 jours après le départ.
Le voyageur doit-il signer ?
Le check-in en ligne propose un champ de signature, car la réglementation en France prévoit une fiche signée. Il reste facultatif : le voyageur peut aussi signer à l'arrivée.
Quand le code de la boîte à clés est-il envoyé ?
Le jour de l'arrivée, à l'heure que vous choisissez (8 h par défaut), et seulement après votre validation du check-in en ligne. Si vous validez plus tard, le message part aussitôt.
Voyez-le fonctionner avant de décider
La démo dans le navigateur est un établissement d'exemple déjà configuré : calendrier, réservations et canaux, à explorer sans créer de compte. Les prix des trois formules sont sur la page Tarifs.