Guide d'Onboarding

Après avoir terminé votre inscription, l'application vous guidera à travers un onboarding en 2 étapes pour configurer votre établissement. Vous serez opérationnel en quelques minutes.

Ne vous inquiétez pas de tout remplir immédiatement : vous pourrez toujours modifier les données de votre établissement et ajouter de nouveaux hébergements depuis l'onglet Configuration.

Juste après l'inscription, nous vous envoyons un email de confirmation. Vous devez confirmer votre adresse avant de pouvoir créer votre établissement.

1. Vérifiez votre boîte de réception — Vous recevrez un email avec un lien de confirmation en quelques instants.
2. Cliquez sur le lien — Une page web s'ouvre pour confirmer votre adresse email.
3. Retournez à l'application — L'écran d'attente vérifie automatiquement toutes les quelques secondes, ou appuyez sur « J'ai confirmé, vérifier maintenant » pour vérifier immédiatement.
4. L'email n'est pas arrivé ? — Appuyez sur « Renvoyer l'email » (disponible toutes les 60 secondes).
5. Adresse mal saisie ? — Pendant l'inscription, si le domaine ressemble à celui d'un fournisseur de messagerie connu (par exemple « gmil.com » au lieu de « gmail.com »), « Vouliez-vous dire … ? » s'affiche sous le champ : appuyez dessus et l'adresse est corrigée. Avec une adresse erronée, la confirmation ne peut pas arriver.

Dans la première étape, vous configurez les informations de base de votre établissement.

Ce que vous devez saisir

1. Pays — Sélectionnez le pays où se trouve votre établissement. Cela détermine les fonctionnalités disponibles.
2. Type d'établissement — Choisissez entre Hotel, Gestionnaire d'appartements ou Hébergement unique.
3. Nom — Le nom de votre établissement (ex. "Hotel Bellevue", "Appartements Soleil").
4. Adresse — Rue, ville, code postal et région.
5. Coordonnées — Email et téléphone de l'établissement. L'indicatif international se choisit avec le drapeau à côté du numéro et il est obligatoire : le numéro apparaît ainsi complet sur les reçus, les factures, les e-mails aux clients et sur le site.

Types d'établissement

• Hotel — Un établissement avec plusieurs chambres gérées par un seul exploitant. Les réservations peuvent inclure plusieurs chambres.
• Gestionnaire d'appartements — Gérez plusieurs appartements ou unités indépendantes, chacun avec son propre profil.
• Hébergement unique — Une seule unité d'hébergement (chambre d'hôtes, maison de vacances, chambre). Configuration simplifiée.

Vous avez choisi le mauvais type ?

Tant que vous configurez, vous pouvez encore corriger : sur la page Comment voulez-vous ajouter vos chambres se trouvent l'organisation actuelle de vos hébergements et le bouton Modifier. Vous pouvez passer des unités individuelles à un établissement organisé par type de chambre, et inversement. Les gestionnaires de maisons de vacances ne peuvent pas changer : chaque unité a sa propre adresse et ses codes.

Attention : en passant aux unités individuelles, il ne reste qu'une unité par type et les autres sont supprimées. Vezpa vous montre d'abord la liste exacte de ce qui disparaît et bloque l'opération si l'une de ces chambres a déjà des réservations.

Dans la deuxième étape, vous créez votre premier type de chambre ou appartement.

Ce que vous devez saisir

1. Nom — un code court, 8 caractères au maximum, en majuscules ou en minuscules (enregistré exactement tel qu'il est saisi) : c'est ainsi que tu reconnais la catégorie dans le calendrier et les tarifs. L'app propose « DBL », « SGL », « APT1 ». Pas « Chambre Double » : ça ne rentre pas.
2. Quantité — combien d'unités identiques créer d'un coup (uniquement pour les établissements par catégories). Avec la quantité 3, DBL devient DBL1, DBL2, DBL3. 99 au maximum à la fois.
3. Capacité maximale — combien de clients peuvent y dormir au maximum.
4. Le prix — ne se saisit pas ici : le formulaire ne le demande pas et l'hébergement est créé sans prix. Tu le règles ensuite dans l'onglet Tarifs, où tu règles aussi les différences entre traitements.
5. Ce qui est compris dans le prix — nuitée, B&B, demi-pension, pension complète : active ce que tu vends. Si tu n'en actives aucun, l'app active la nuitée et te le dit.
6. Emplacement — Touche « Choisir sur la carte » et recherche l'adresse : le viseur reste fixe au centre et marque le point exact. Les OTA en ont besoin pour te publier. Si tu ne l'as pas maintenant, tu peux le définir plus tard depuis Détails de l'établissement — il n'est immédiatement obligatoire que pour les gestionnaires d'appartements. Dans la démo depuis le navigateur la carte ne s'affiche pas : tu écris quand même l'adresse et l'emplacement se définit tout seul. Dans l'application installée la carte est là. À la fin de la configuration, si elle manque, l'app te le dit et t'amène là où on la définit.

Résultat de l'enregistrement

Après l'envoi de la demande, l'enregistrement se poursuit tout seul sur le channel manager.

Enregistré ne veut pas dire en vente — Le canal ne vend pas encore : il reste deux étapes. Autorisez la connexion depuis l’extranet du portail, puis touchez « Ouvrir le Channel Mapping », associez vos chambres et touchez « Appliquer ».

Si quelque chose échoue — L'application indique toujours à qui incombe le problème :

• Notre problème — Le problème vient de notre côté : rien n'est arrivé au portail. Nous nous en occupons déjà et nous vous écrirons dès que vous pourrez réessayer.
• Une donnée à corriger — Le portail ne reconnaît pas le code saisi. Vérifiez-le dans l'extranet du portail et ressaisissez-le, puis réessayez.

Dernière étape, une seule fois : la validation en deux étapes protège les données de vos clients et vos paiements. Il vous faut une application d'authentification sur le téléphone : elle génère un code à 6 chiffres qui vous sera demandé à la connexion.

1. Installer une application d'authentification sur le téléphone — Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy. Si vous en avez déjà une, passez à l'étape 2. Elles sont gratuites et génèrent un code à 6 chiffres qui change toutes les 30 secondes. N'importe quelle application qui génère des codes à 6 chiffres convient.
2. Relier Vezpa à l'application — Sur le téléphone, appuyez sur OUVRIR L'APP D'AUTHENTIFICATION : Vezpa s'ajoute toute seule à l'application, sans rien scanner. Rien à installer sur l'ordinateur : l'application d'authentification va sur le téléphone. Ouvrez-la, appuyez sur + et choisissez « Scanner un code QR », puis visez le code QR affiché à l'écran de l'ordinateur.
3. Saisir le code à 6 chiffres — Appuyez sur Continuer et saisir le code (sur ordinateur J'ai scanné le QR code, continuer) et tapez les 6 chiffres. Ouvrez l'application d'authentification sur le téléphone et cherchez « Vezpa » : à côté figure un code à 6 chiffres qui change toutes les 30 secondes. Saisissez celui affiché à ce moment-là ; s'il expire pendant la saisie, utilisez le suivant.

Si le scan ne fonctionne pas, sous ou saisissez manuellement se trouve le Code secret. Dans l'application d'authentification, choisissez « Saisir une clé de configuration », collez le code et laissez le type « Basé sur le temps ».

Une fois l'établissement créé, vous avez déjà une installation qui fonctionne, mais pas encore complète. Un rappel apparaît en haut de la Direction avec le nombre d'étapes restantes : touchez-le pour ouvrir la liste. Vous la retrouvez à tout moment dans Profil > État de la configuration.

Essentiel

Sans ces deux étapes, l'établissement ne peut pas vendre.

1. Complétez vos hébergements — Vérifiez les chambres, les hôtes et les formules de restauration de vos hébergements.
2. Définissez vos prix — Copiez les prix depuis une OTA ou définissez-les dans la page Tarifs.

Recommandé

Ce sont les portes par lesquelles arrivent les réservations : elles ne sont pas obligatoires, mais tant qu'elles restent fermées, rien n'arrive.

1. Activez le Booking Engine — Recevez des réservations directes depuis votre site.
2. Informations de l'établissement — Adresse, téléphone, e-mail et position : ils sont nécessaires pour connecter les canaux OTA.
3. Connectez un canal OTA — Publiez sur Booking, Airbnb et d'autres portails.

Facultatif

Elles dépendent de votre façon de travailler et de votre pays. Les prix dynamiques n'apparaissent que si votre forfait les comprend.

1. Taxe de séjour — Configurez la taxe de séjour si applicable.
2. Automatisations e-mail — Envoyez des messages automatiques à vos hôtes.
3. Connecteurs gouvernementaux — Connectez Alloggiati/PayTourist ou le système de votre pays.
4. Tarification dynamique (RMS) — Activez la gestion automatique des prix saisonniers.

Chaque étape a deux boutons. Configurer vous amène directement à la bonne page, déjà ouverte à l'endroit à remplir. Plus tard la retire du compte sans la supprimer : elle reste dans la liste avec la mention Reporté et vous pouvez la réactiver quand vous voulez. Ce choix ne vaut que pour cet établissement.

Tant que l'établissement ne vend nulle part, les deux étapes qui ouvrent une vente — votre page de réservation et la connexion à un portail — ne figurent pas sous Recommandé mais sous Essentiel, et sur les étapes essentielles le bouton Plus tard n'apparaît pas : aucune des deux voies n'est obligatoire, mais la question ne peut pas être mise en sourdine. Dès que l'une des deux est active, elles reviennent sous Recommandé. Pour la même raison, dès que vous avez publié l'établissement, l'application vous demande où vous voulez vendre et ouvre la voie choisie.

Chaque étape porte un nom lisible, et le bouton mène à la bonne page. Plus aucun code interne dans la liste : chaque ligne s'explique d'elle-même. Et Configurer ouvre exactement l'endroit à remplir — Informations de l'établissement ouvre l'éditeur de l'adresse, du téléphone, de l'e-mail et de la position, pas une page générique où il faut encore chercher. La liste n'est plus à interpréter : elle est à traiter.

Une fois les 2 étapes terminées, votre tableau de bord est prêt. Voici ce que nous recommandons pour tirer le meilleur parti de Vezpa PMS :

1. Configurer les tarifs — Allez dans l'onglet Tarifs pour définir les prix saisonniers, les tarifs journaliers et les remises.
2. Connecter les OTA — Depuis Configuration > Canaux OTA, activez les canaux de distribution (Booking.com, Airbnb, Expedia, etc.) pour recevoir des réservations automatiquement.
3. Activer le moteur de réservation — Dans Configuration > Moteur de réservation, configurez le moteur pour recevoir des réservations directes depuis votre site web.
4. Inviter votre équipe — Depuis Configuration > Équipe, ajoutez des collaborateurs avec les rôles appropriés (assistant, gouvernante, observateur).