Guide Bien-être

Le module Bien-être vous permet de proposer des services (massages, soins), de vendre des produits et de gérer les réservations et les paiements, le tout depuis l'application.

Pour l'activer : rendez-vous dans la section Configuration, trouvez la carte Bien-être et appuyez sur Activer. Un court assistant configure le module. À partir de ce moment, l'onglet Bien-être apparaît dans la barre du bas, avec les sous-onglets : Services, Produits, Calendrier, Réservations, Thérapeutes, Paramètres.

Créez des services depuis le sous-onglet Services. Chaque service comprend : une catégorie, une durée (en minutes), un prix (TVA incluse) et une photo.

Désactivez un service pour le masquer des réservations sans le supprimer. Réordonnez les services grâce au champ d'ordre.

Ajoutez des thérapeutes depuis le sous-onglet Thérapeutes. Pour chacun, vous définissez les horaires de travail par jour de la semaine.

Associez thérapeutes et services directement depuis l'application par sélection multiple : depuis le formulaire du thérapeute, choisissez les services qu'il peut effectuer ; depuis le formulaire du service, choisissez les thérapeutes qui l'exécutent. Seuls les thérapeutes activés apparaissent comme disponibles à la réservation pour ce service.

Les créneaux disponibles sont générés à partir de la combinaison des horaires du thérapeute, de la durée du service et des réservations déjà en place.

Enregistrez les absences d'un thérapeute (plage de dates, journée entière ou créneau horaire, avec un motif : congé / arrêt maladie / repos / autre) depuis le profil du thérapeute ou depuis le Calendrier.

Les créneaux durant une absence disparaissent des disponibilités. Si des réservations existent déjà sur cette période, elles sont signalées (non annulées) : c'est à vous de les gérer.

Créez des produits depuis le sous-onglet Produits : prix (TVA incluse), stock, seuil d'alerte.

Les produits Bien-être sont des articles du Catalogue, dans le département «Bien-être» : prix, TVA et stock sont ceux que vous voyez dans le Catalogue, et le même produit peut aussi être vendu depuis la «Caisse» de la Direction. Le stock que vous saisissez ici est celui que vous avez compté : la différence devient un mouvement du Catalogue, et les ventes faites entre-temps ne sont pas perdues.

Lorsque le stock passe en dessous du seuil, vous recevez une alerte. À zéro, le produit ne peut plus être vendu ni commandé en ligne.

Le SPA, chaque service et chaque produit peuvent avoir une galerie de photos, pas seulement une seule image. Ajoutez plusieurs photos et faites-les glisser pour les réorganiser ; la première photo est la couverture affichée aux clients.

Pour le SPA, la galerie se trouve dans les Paramètres. Pour les services et les produits, ouvrez l'élément et la galerie apparaît en mode édition.

Depuis l'onglet Produits, ouvrez la vente (POS) : ajoutez des produits au panier et choisissez le paiement manuel (vous enregistrez le paiement à la main) ou Stripe (lien de paiement).

Au moment du paiement, le stock est décrémenté et le reçu est émis.

Vous pouvez facturer un produit (ou un service) sur la chambre d'un client en séjour : le montant s'ajoute à la note de réservation et est réglé au check-out, sans paiement immédiat ni reçu bien-être séparé (il est inclus dans la facture de séjour).

Le stock est décrémenté immédiatement (le client repart avec l'article).

Activez la boutique publique depuis les Paramètres : les clients commandent vos produits depuis le web et paient via Stripe.

Choisissez les modes de livraison : livraison à domicile (adresse du client, frais de port, seuil de livraison gratuite) et/ou retrait à l'établissement (sans adresse, sans frais). Vous pouvez proposer l'un, l'autre ou les deux.

Traitement des commandes depuis le sous-onglet Expéditions : pour la livraison, le cycle est À expédier → Expédié (ajoutez le suivi) → Livré ; pour le retrait, il est À retirer → Retiré.

Partagez le lien public du module Bien-être : le client choisit un service, une date et un créneau disponible, puis paie via Stripe.

Il reçoit un e-mail de confirmation et un rappel 24 heures avant. Il peut annuler lui-même dans les délais définis par votre politique d'annulation.

Retrouvez toutes les réservations dans le sous-onglet Réservations, avec leur statut et les actions disponibles (remboursement, annulation).

Un client déjà présent dans votre établissement peut accéder au module Bien-être directement depuis sa réservation (via le lien dans l'e-mail de confirmation ou la page « Votre réservation »). Dans ce cas, Vezpa le reconnaît : il peut réserver des services et acheter des produits sans ressaisir son nom, son e-mail ou son numéro de téléphone.

Vous choisissez le mode d'encaissement dans les Paramètres du module Bien-être, séparément pour les services et pour les produits :

Un horaire n'apparaît que si les quatre conditions sont réunies : le service doit compter ce praticien parmi ceux autorisés, l'heure doit tomber dans les horaires d'ouverture du spa, dans les heures de travail du praticien, et pas sur une de ses absences. En plus, la durée du soin doit tenir entièrement. Praticiens autorisés et durée se modifient dans l'onglet Services ; horaires et absences dans l'onglet Praticiens, via les deux icônes à côté de chaque personne. Les horaires d'ouverture du spa se modifient dans Réglages, à la rubrique Horaires : vous les voyez jour par jour, vous pouvez en ajouter et en retirer.

Calendrier montre la journée par praticien, Réservations la liste complète, Caisse où vous encaissez. Praticiens contient les personnes avec leurs horaires et absences, Services les soins avec durée et prix, Produits ce que vous vendez au comptoir. Les trois derniers sont les données de base : si quelque chose cloche dans le calendrier, la cause est presque toujours là.

Chaque vente / service payé génère un reçu (envoyé automatiquement pour les établissements italiens configurés avec la facturation électronique).

Pour un encaissement par carte, le reçu est le « Reçu de paiement » du POS, dans la même numérotation : les lignes sont la note (soin et extras, par exemple « 2 × Crème ») ou les produits vendus avec la livraison, et à la place du séjour figurent la date et l’heure du rendez-vous et le thérapeute. Juste après l’encaissement, l’écran de résultat le propose déjà, sans autre question. Plus tard : dans le détail de la réservation, « Imprimer le reçu » ouvre le reçu de paiement avec le choix du format, et le menu ⋮ a « Envoyer le reçu » et « Partager le PDF » ; dans la liste des ventes, chaque vente payée par carte porte l’icône du reçu avec « Imprimer le reçu », « Envoyer le reçu » et « Partager le PDF ». Les réservations non payées par carte gardent le reçu de courtoisie de la note, comme avant.

Avec les tickets de caisse activés («Module fiscal», voir le Guide Facturation Électronique), chaque encaissement du Bien-être émet le ticket de caisse : ventes au comptoir sans facture demandée, réservations payées en ligne, par carte ou manuellement. Pour les réservations, le ticket remplace la facture automatique, qui peut toujours être émise sur demande. Un remboursement total émet l'annulation du ticket, un remboursement partiel le retour. Les tickets se consultent, s'impriment et s'annulent depuis «Documents commerciaux», dans le Module fiscal.

Remboursements : vous pouvez rembourser un service ou un produit totalement ou partiellement ; le système émet la note de crédit associée.

Le client peut demander une facture nominative en saisissant son numéro de TVA et son adresse lors du paiement (facultatif).

Si vous avez configuré le droit de timbre dans Configuration → Taxes, il est appliqué automatiquement aux documents dépassant le seuil.

Dans l'onglet Réservations, le rendez-vous le plus proche de maintenant est en haut — c'était auparavant le plus lointain dans le futur, si bien qu'aujourd'hui se retrouvait enterré en bas. Sous les prochains, vous trouvez le passé, du plus récent. La Caisse répond à une autre question et a donc un autre ordre, déclaré : la note à encaisser la plus ancienne passe en haut. Si le spa dépasse 500 rendez-vous, la liste s'arrête aux 500 les plus proches d'aujourd'hui et vous l'indique avec le total : avant, elle coupait en silence et un impayé ancien pouvait disparaître de la Caisse. Enfin, quand vous filtrez par statut et que rien ne correspond, le message le dit au lieu de laisser croire qu'il n'y a aucune réservation.

Quand vous allumez le Bien-être et qu'un champ obligatoire est vide, le bouton ne reste plus muet : il vous dit QUEL champ manque et le signale sous le champ lui-même. Les jours d'ouverture sont vraiment nécessaires — sans un seul jour, le spa n'a aucun horaire réservable — et il en va de même du nom du thérapeute, du nom du service et du prix. Le nom public du centre, en revanche, est facultatif : si vous le laissez vide, les clients verront le nom de l'établissement.