Guide Facturation Électronique

La Facturation Électronique est le système par lequel toutes les factures italiennes sont transmises au format XML au Sistema di Interscambio (SDI) de l'Agenzia delle Entrate (l'administration fiscale italienne). Depuis 2024, elle est obligatoire pour tous les titulaires d'un numéro de TVA italien, y compris ceux qui relèvent du régime forfaitaire.

Ce que fait Vezpa

Vezpa génère le fichier XML de la facture, le signe numériquement et le transmet au SDI par l'intermédiaire d'OpenAPI.it, intermédiaire fiscal agréé. Vous émettez la facture depuis l'application, le reste est automatique.

Coûts : le Module fiscal

La facture électronique et le ticket de caisse se trouvent dans le «Module fiscal», qui s'active depuis «Configuration» → «Fiscalité & conformité légale» → section «Facturation électronique» → «Module fiscal». Sans le module actif, aucune facture électronique n'est transmise.

• La redevance est de 7,90 € par mois (TVA incluse), prélevée sur le portefeuille à l'activation, puis chaque mois à la même date. Si vous le désactivez puis le réactivez avant la fin du mois payé, vous ne payez pas une deuxième redevance et la date de renouvellement reste la même.
• Elle comprend 100 factures électroniques et 500 tickets de caisse pour chaque mois du module.
• Au-delà du quota, chaque facture coûte 0,19 € et chaque ticket de caisse 0,03 €, sur le solde prépayé.
• Pour des volumes élevés, le prix des factures et des tickets de caisse supplémentaires est négociable : écrivez-nous et nous le fixerons ensemble.
• Le quota appartient à l'établissement : les factures transmises par le module Bien-être consomment les mêmes cent.
• La note de crédit et la note de débit comptent aussi comme transmissions : elles coûtent autant qu'une facture.
• Une facture rejetée par le SDI n'est pas payée : le montant est remboursé sur le portefeuille et le quota n'est pas consommé.
• Le reçu non fiscal ne passe pas par le SDI et reste gratuit, même sans le module.

Les tickets de caisse sont transmis par Vezpa en votre nom, en tant qu'intermédiaire : nous ne vous demandons aucun identifiant. Il suffit de donner une délégation à Vezpa sur le portail «Fatture e Corrispettivi» de l'Agenzia delle Entrate, dans la section des délégations, pour la gestion des recettes journalières (corrispettivi) ; le code fiscal à déléguer se trouve dans le module. Touchez ensuite «Activer les tickets de caisse». Il faut aussi la facturation électronique configurée et l'adresse complète de l'établissement (rue et numéro, code postal, commune et province). Les entreprises individuelles ne peuvent pas déléguer l'envoi des recettes journalières à un intermédiaire : pour elles, le module ne comprend que les factures. Les tickets de caisse s'émettent depuis la caisse, depuis le Bien-être et à la clôture de la note de la réservation : voir le Guide Caisse et le Guide Détail de la réservation.

Ce que Vezpa ne fait PAS

Vezpa ne s'occupe pas de la conservation légale sur dix ans. Il s'agit d'une obligation légale distincte (art. 39 DPR 633/72), et l'Agenzia delle Entrate la propose gratuitement sur le portail « Fatture e Corrispettivi » (Factures et Recettes). C'est à vous de l'activer, une seule fois, au tout début — toutes les étapes se trouvent dans la section suivante.

L'activation ne se fait qu'une seule fois, dans l'assistant de configuration. Avant de commencer, vérifiez les données de l'établissement.

Une fois le service actif, le chemin le plus court passe par « Direction » : la tuile « Comptabilité », à côté du POS, ouvre directement la section « Facturation électronique ».

Étape 1 — Vérifiez les données de l'établissement

Allez dans Configuration → Facturation électronique et contrôlez que les informations suivantes sont correctes :

• Numéro de TVA italien (Partita IVA) (11 chiffres)
• Régime fiscal : RF01 (ordinaire), RF19 (forfaitaire), etc. — RF01 par défaut
• Siège légal : adresse, numéro, code postal, commune, province
• PEC de l'établissement (utile pour recevoir les notifications du SDI)

Étape 2 — Ouvrez l'assistant d'activation

Onglet Configuration → Facturation Électronique → Activer. L'assistant comporte 5 étapes :

Étape 3 — Acceptez le contrat

Vezpa fournit le logiciel de gestion, OpenAPI.it est l'intermédiaire fiscal qui signe et transmet les fichiers XML au SDI pour votre compte. L'acceptation du contrat est l'étape formelle nécessaire pour autoriser la transmission.

Étape 4 — Activez la conservation gratuite AdE

1. Ouvrez le portail « Fatture e Corrispettivi » à l'adresse https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Connectez-vous avec SPID, CIE ou les identifiants Entratel/Fisconline (les mêmes que pour votre espace fiscal en ligne)
3. Dans le menu, choisissez « Conservazione » → « Aderisci al servizio di conservazione » (Conservation, puis Adhérer au service de conservation)
4. Remplissez le formulaire avec les données de l'établissement (numéro de TVA, adresse, e-mail PEC) et signez numériquement
5. Envoyez l'adhésion : l'activation est gratuite et presque immédiate

À partir de ce moment, chaque facture envoyée au SDI est automatiquement conservée pendant 10 ans sur les serveurs de l'Agenzia delle Entrate, sans aucune autre démarche.

Étape 5 — Recharge initiale du portefeuille

Au moins 10 € pour couvrir les premières émissions. La recharge s'effectue par carte bancaire via Stripe, le paiement est sécurisé et aucune donnée de la carte n'est enregistrée du côté de Vezpa.

Forfaits conseillés :

L'émission se fait directement depuis la réservation du client. Le système pré-remplit toutes les données (chambres, nuits, extras, taxe de séjour) en les lisant dans la réservation : vous n'avez qu'à contrôler et confirmer.

Parcours standard

1. Ouvrez la réservation du client : Onglet Réservations → Liste des réservations → appuyez
2. Ouvrez le menu actions (icône ⋮ en haut à droite) ou utilisez le bouton présent sur la carte de la réservation
3. Appuyez sur « Émettre une Facture Électronique »
4. Choisissez la cible :
   • Toute la réservation — si le titulaire de la facture correspond au responsable de la réservation
   • Compte séparé — si vous avez déjà créé des comptes distincts pour différents clients (voir section 4)
5. Vérifiez les données du destinataire pré-remplies (voir tableau ci-dessous)
6. Appuyez sur « Émettre et transmettre au SDI »
7. Attendez la fenêtre de confirmation : « Facture transmise, numérotation VZP-2026-0001 »

Données du destinataire

Code destinataire pour les entreprises

L'entreprise fournit l'un des deux :

• Code unique de 7 caractères (ex. M5UXCR1) → la facture est remise directement dans le logiciel de gestion du client
• PEC certifiée → la facture est remise par courrier électronique certifié

Si l'entreprise ne fournit rien, utilisez 0000000 (sept zéros) : la facture sera de toute façon déposée dans l'espace fiscal en ligne (« cassetto fiscale ») du client sur le portail AdE, où il la retrouvera avec son expert-comptable.

Particulier sans Codice Fiscale

Pour les clients italiens, le code fiscal est obligatoire (16 caractères alphanumériques). Pour les étrangers, utilisez le code fiscal italien s'ils en possèdent un (ex. résidents en Italie), sinon contactez l'assistance Vezpa pour la procédure spécifique aux clients étrangers.

Ce qui se passe après l'envoi

Avec le «Module fiscal», 100 factures par mois sont incluses ; au-delà, 0,19 € chacune sur le solde prépayé. L'état de la facture est visible dans Onglet Configuration → Facturation → Liste des factures et suit ces étapes :

Dans « Factures émises » se trouve « Rechercher » (« Numéro, client, n° fiscal ou client hébergé ») : la recherche porte sur le numéro, le nom ou la raison sociale du client, la partita IVA, le codice fiscale et le nom du client hébergé de la réservation. Dessous, les filtres par état — « Toutes », « Brouillons », « Transmises », « Archivées », « Rejetées » — qui remplacent l’ancien menu de filtres de la barre ; quand les factures couvrent plus d’une année, le menu de l’année avec « Toutes les années » (un brouillon compte dans l’année de sa création). Dans la barre, « Trier par » propose « Plus récentes d'abord », « Plus anciennes d'abord », « Numéro : du plus élevé », « Numéro : du plus bas », « Montant : du plus élevé », « Montant : du plus bas », « Client (A–Z) » ; par défaut, « Plus récentes d'abord ». Chaque fiche affiche le nom du client. La liste charge 50 factures à la fois : en bas, « Charger plus ».

Le passage de transmitted à archived a lieu lorsque le SDI confirme la remise, généralement en 1 à 2 minutes.

Cas typique : une réservation compte deux titulaires ou plus qui souhaitent une facture séparée. Exemple : un couple en voyage d'affaires où Mario Rossi (particulier) paie la chambre et le petit-déjeuner tandis qu'Acme Srl (entreprise) paie la réunion de travail et les extras.

Comment créer des comptes séparés

1. Ouvrez la réservation → menu actions → « Comptes séparés »
2. Appuyez sur le bouton flottant « Diviser la note » (bouton + en bas à droite)
3. Sélectionnez le titulaire parmi ceux qui existent déjà, ou appuyez sur « + Nouveau titulaire » pour le créer à la volée
4. Saisissez les montants : Chambre, Pension, Taxe de séjour
5. Cochez les extras de la réservation à déplacer vers ce compte (ex. « Dîner 2 personnes »)
6. Enregistrez : le compte séparé apparaît dans la liste
7. Créez d'autres comptes séparés pour les autres titulaires
8. Pour chaque compte, appuyez → « Émettre la facture » → procédez normalement

Quand vous NE pouvez PAS utiliser les comptes séparés

Une note de crédit annule une facture déjà émise, en totalité ou en partie. Il est impossible de « supprimer » une facture envoyée au SDI : le seul moyen est d'émettre une note de crédit d'un montant égal (ou partiel).

Quand l'émettre

• Réservation annulée après l'émission de la facture
• Erreur de montant (ex. le client paie moins à la suite d'un désagrément)
• Remise rétroactive appliquée a posteriori
• Annulation partielle (ex. une chambre en no-show)

Comment l'émettre

1. Onglet Configuration → Facturation → Liste des factures
2. Appuyez sur la facture d'origine (elle doit être à l'état archived)
3. Appuyez sur « Émettre une Note de Crédit (TD04) »
4. Saisissez le motif et le montant (partiel ou total)
5. Confirmez : la note de crédit est transmise au SDI et rattachée à la facture d'origine

Vezpa génère deux types d'impressions accessoires à la facture officielle (XML SDI). Elles sont toutes les deux gratuites et ne débitent pas le portefeuille.

Proforma — comment l'imprimer

• Depuis la réservation → menu actions → « Imprimer la proforma » (proforma totale)
• Depuis Comptes séparés (icône imprimante sur chaque carte) → proforma pour ce compte précis
• Depuis l'écran « Émettre la facture » (bouton « Imprimer la proforma » sous Émettre) → aperçu avant de confirmer l'envoi au SDI

Copie de courtoisie — comment l'imprimer

Ouvrez le Détail de la facture depuis la liste → « Imprimer la copie ». La fenêtre système s'ouvre pour choisir l'imprimante ou enregistrer en PDF.

Le SDI peut refuser une facture pour des erreurs formelles : code fiscal du client erroné, données de l'établissement incomplètes, code de TVA incompatible avec le régime, etc. Lorsque cela se produit :

1. La facture passe à l'état rejected dans le Détail de la facture
2. Les factures rejetées par le SDI sont remboursées
3. Le motif du rejet apparaît en rouge dans le détail
4. Corrigez les données (ex. le code fiscal du client) et réémettez la facture en cliquant à nouveau sur « Émettre »

Délai habituel entre l'envoi et le rejet : 5 à 15 minutes.

La section «Facturation électronique» s'ouvre depuis «Direction» avec la vignette «Comptabilité», ou depuis «Configuration» → «Portefeuille et factures». Elle compte cinq onglets, dans cet ordre :

• «Activité», celui sur lequel elle s'ouvre. En haut, le mois en chiffres : «Factures envoyées» et «Reçus émis» avec le montant, «Brouillons à envoyer» et «Rejetées par le SDI». Toucher une vignette ouvre la liste déjà filtrée. En dessous, «Dernières activités» : factures et reçus ensemble, par jour, une ligne par document avec son dernier état. Toucher une ligne ouvre le document.
• «Factures» : la liste complète, avec recherche, filtres par état et par année, et tri.
• «Reçus» : les reçus non fiscaux avec le nom du client, filtrables par année. La liste charge 50 reçus à la fois : en bas, «Charger plus».
• «Titulaires» : le carnet des données fiscales de vos clients.
• «Portefeuille», le dernier. En haut le «Module fiscal» avec l'abonnement, le prochain renouvellement et les factures et tickets utilisés sur la période («Gérer le module» ouvre sa page), puis le solde, «Recharge rapide» et «Transactions récentes».

Sur ordinateur, «Activité» place les vignettes du mois dans une colonne à gauche et l'activité récente à côté ; «Portefeuille» place aussi le solde et la recharge à côté des mouvements.

Le portefeuille prépayé fonctionne ainsi :

• Il se trouve dans Onglet Configuration → Facturation → Portefeuille
• Il n'expire pas — le crédit reste toujours disponible
• Un seul prélèvement récurrent — la redevance du «Module fiscal», si vous l'avez activé
• Il se recharge par carte via Stripe, à tout moment
• Il affiche le solde, les opérations de recharge et les opérations de dépense

Solde faible

Dans la limite des cent factures incluses, le portefeuille n'est pas consulté. Au-delà du quota, l'émission s'arrête si le solde ne couvre pas les 0,19 € de la facture. Si au renouvellement le solde ne suffit pas pour la redevance, les factures s'arrêtent jusqu'à ce que vous rechargiez, tandis que les tickets de caisse continuent, car ils sont obligatoires : leur coût fait passer le solde sous zéro et se récupère à la recharge suivante.

Pour les problèmes techniques ou les questions sur le fonctionnement de l'application :

• WhatsApp : +39 351 651 3663
• E-mail : [email protected]

Pour les questions réglementaires (régime fiscal, codes de TVA, cas fiscaux particuliers) : consultez votre expert-comptable.