Guide de facturation

Cette fonction émet une facture à partir d’une réservation d’hébergement ou d’une vente du module Bien-être, pour les hébergements de l’un des 21 pays de l’UE que Vezpa couvre pour ce document. Vezpa remplit les lignes dans votre langue, applique les règles de TVA de votre pays, génère le PDF et tient la numérotation séquentielle.

Ce qu’elle fait, partout où elle est disponible

• Remplit la facture à partir de la réservation (hébergement, taxe de séjour, extras), avec les libellés de ligne et les intitulés du PDF imprimés dans la langue par défaut de votre pays
• Émet le document dans la devise de votre pays — couronne, zloty, forint, leu ou euro selon le pays où vous êtes enregistré, et non une devise unique pour tout le monde
• Applique ou exclut la TVA selon votre statut, au taux de votre pays
• Imprime en bas du document la mention légale que vous avez déclarée : obligatoire si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, facultative si vous l’êtes
• Génère le PDF et tient la numérotation séquentielle par année, sans trou et sans réutilisation

ARES et QR Platba : deux extras liés à la Tchéquie

Vezpa propose aussi deux extras liés à la République tchèque, mais pas de la même manière. La recherche dans le registre public ARES remplit un client entreprise à partir de son IČO, et elle apparaît dès que le client de la facture est une entreprise tchèque, quel que soit le pays de votre propre hébergement : un hébergement autrichien qui facture une entreprise tchèque la voit, un hébergement tchèque qui facture une entreprise allemande ne la voit pas. Le code de paiement QR Platba imprimé sur la facture, en revanche, est bien réservé aux hébergements enregistrés en Tchéquie. Les deux sont expliqués aux sections 4 et 6 — ils existent parce qu’ARES et le format QR Platba sont des systèmes nationaux tchèques ; Vezpa ne construit pas (encore) l’équivalent pour les 20 autres pays.

Coût

Aucun. La facture est générée localement par Vezpa : elle ne passe par aucun intermédiaire, ne consomme aucun crédit et il n’y a pas de frais par document.

Qui peut l’utiliser

Les réglages et l’émission sont réservés aux rôles Directeur et Assistant. L’entrée de menu apparaît pour les hébergements de l’un des 21 pays de l’UE couverts (Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Croatie, Danemark, Espagne, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Luxembourg, Pays-Bas, Pologne, Portugal, Roumanie, Slovaquie, Slovénie, Suède et Tchéquie) — pas pour l’Italie, qui utilise à la place la facturation électronique vers le SDI.

Ce qu’elle ne fait pas (encore)

• Transmission à l’administration fiscale : aucune, dans aucun des 21 pays. Vezpa produit le document et s’arrête là : vous l’émettez, l’imprimez et le remettez au client. Toute télétransmission ou comptabilité exigée par votre pays reste en dehors de cette fonction, et vous continuez à la faire comme aujourd’hui
• Avoir : indisponible dans les 21 pays dans cette version. Une facture erronée s’annule — voir la section 7
• eTurista (Tchéquie) : l’envoi au portail n’est pas intégré

Ouvrez Configuration → Facturation. Deux interrupteurs distincts se trouvent en haut, suivis de vos coordonnées d’émetteur.

Les deux interrupteurs

• Activer la facturation — met la fonction en marche. Tant qu’il est éteint, l’émission depuis une réservation vous avertit que la facturation n’est pas active
• Assujetti à la TVA — déclare que vous êtes redevable de la TVA. Si vous ne l’êtes pas, laissez-le éteint : les factures sortent sans TVA et une mention légale d’exonération est imprimée en bas (voir juste en dessous)

La mention en bas du document : obligatoire sans TVA, facultative avec

Le champ de la mention légale imprimée en bas de la facture est toujours là, mais il change de nature selon l’interrupteur Assujetti à la TVA.

• Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, le champ s’appelle Mention d’exonération et il est obligatoire : sans lui, Vezpa refuse d’émettre. En Tchéquie vous pouvez le laisser vide — Vezpa imprime quand même la formule vérifiée déjà utilisée sur les factures tchèques, et c’est le seul pays où il le fait. Dans tous les autres pays, Vezpa n’invente pas cette formulation à votre place — une mention légale erronée sur une vraie facture est pire qu’une application qui demande d’abord — donc vous l’écrivez vous-même, idéalement celle que votre comptable utilise déjà. Ce que vous écrivez l’emporte toujours, en Tchéquie aussi.
• Si vous êtes assujetti à la TVA, le champ s’appelle Mention facultative et il est, en effet, facultatif : laissez-le vide et aucune ligne n’est imprimée en bas de la facture. Il existe pour ceux qui doivent faire figurer une référence légale sur le document tout en étant assujettis — par exemple une mention d’autoliquidation. Vous écrivez le texte vous-même : Vezpa ne le pré-remplit dans aucun pays, Tchéquie comprise.

Les champs

Le numéro de facture est préfixe + séquence + année, par exemple FA12/2026. La séquence repart à 1 chaque année.

Unifiée ou séparée

• Unifiée — hébergement et spa utilisent tous deux le champ Préfixe de l’établissement, donc une seule séquence
• Séparée (séjour / spa) — chacun utilise son propre préfixe, et a donc sa propre séquence

Il n’y a en réalité qu’une seule règle : la séquence suit le préfixe. Deux factures qui partagent un préfixe partagent le compteur ; deux préfixes différents ont des compteurs indépendants. Ainsi deux documents ne peuvent jamais porter le même numéro.

Sans trou, sans réutilisation

• Si l’émission échoue en cours de route, ne serait-ce qu’au moment de générer le PDF, aucun numéro n’est consommé : toute l’opération est annulée
• Si deux personnes émettent au même instant, les deux opérations sont mises en file et obtiennent deux numéros consécutifs
• Une facture annulée conserve son numéro, qui n’est jamais réattribué

Deux formes pour le même numéro

Dans « Format du numéro » vous choisissez comment il est imprimé. « Préfixe + numéro / année (ex. 54/2026) » est la forme par défaut, celle décrite ci-dessus, et rien ne change pour qui émettait déjà. « Préfixe + année + numéro à 4 chiffres (ex. 20260054) » est une forme courante dans les logiciels de facturation tchèques : l’année d’abord, puis la séquence sur quatre chiffres — avec le préfixe FA, FA20260054. Seule l’impression change : série, préfixe et séquence restent les mêmes, et les factures déjà émises ne sont pas renumérotées.

Continuer la numérotation de votre ancien système

Si vous venez d’un autre logiciel avec une série déjà en cours — par exemple votre ancien logiciel de facturation, arrêté à la facture 53 —, choisissez d’abord le format que vous utilisiez ; puis, sur la première facture émise depuis Vezpa, touchez le crayon à côté de « Numéro de facture » et saisissez 54 dans « Numéro séquentiel ». Ensuite Vezpa continue tout seul : 55, 56…

1. Ouvrez la réservation et choisissez l’action de facturation : l’écran Émettre la facture s’ouvre
2. Choisissez le type de client : Particulier ou Entreprise
3. Pour une entreprise, renseignez l’identifiant fiscal du client — requis uniquement si votre propre hébergement est en Tchéquie, facultatif partout ailleurs. Si le client est une entreprise tchèque, un bouton Charger depuis ARES apparaît à côté du champ, quel que soit le pays de votre hébergement : touchez-le et la raison sociale, le numéro de TVA et l’adresse se remplissent automatiquement depuis le registre public des entreprises tchèque. Si ni le client ni votre propre hébergement ne sont tchèques, le bouton ne s’affiche pas — ARES ne connaît que les entreprises tchèques — saisissez donc les coordonnées du client à la main
4. Vérifiez les lignes et touchez Émettre
5. Le PDF s’ouvre aussitôt : imprimez-le ou envoyez-le au client

Ce qui finit dans les lignes

Chaque libellé de ligne s’imprime dans la langue par défaut de votre pays, et chaque montant dans la devise de votre pays. Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, toutes les lignes sortent sans taxe et la mention d’exonération est imprimée en bas. Vezpa ne recalcule pas les prix : il reprend les montants déjà présents sur la réservation.

Le numéro, avant d’émettre

En haut de « Émettre une facture » apparaît « Numéro de facture » : le numéro que cette facture recevra, c’est-à-dire le suivant de sa série, déjà dans le format choisi. En général il n’y a rien à faire. Le crayon à côté, « Modifier le numéro », ne sert qu’à un cas — continuer la numérotation du système que vous utilisiez avant — et ouvre un avertissement, le champ « Numéro séquentiel », où vous saisissez seulement la séquence (par exemple 54), et un aperçu du numéro tel qu’il sera imprimé. À la confirmation, Vezpa vérifie qu’il est libre ; sinon s’affiche « Ce numéro est déjà utilisé par une facture émise. »

L’e-mail du client, et l’envoi juste après

Sous les coordonnées du client se trouve « E-mail du client », déjà rempli avec l’e-mail de la réservation : il figure sur la facture et décide où elle est envoyée. Corrigez-le si la facture va, par exemple, au service comptable d’une entreprise. Après « Émettre », l’aperçu du PDF s’ouvre, et la barre du haut porte le bouton « Envoyer la facture ».

Corriger les lignes, et votre propre texte

Sous les coordonnées du client vous trouvez « Lignes de la facture », déjà remplies depuis la réservation : chaque ligne a « Description », « Quantité » et « Prix unitaire », et vous pouvez toutes les corriger avant d’émettre. La ligne d’hébergement porte les dates du séjour, le nombre de nuits, le nombre de personnes et le nom du logement. « Ajouter une ligne » en ajoute une, la corbeille à côté d’une ligne la retire, et le « Total » se met à jour pendant que vous tapez. Cela vaut aussi pour la ligne Bien-être. Le champ « Votre texte sur la facture » est facultatif et s’imprime sur le PDF : par exemple un remerciement ou des instructions de paiement. Le PDF est mis en page par blocs — vos coordonnées de fournisseur et celles du client, les dates du document avec l’échéance, le tableau des lignes.

Taxe de séjour et TVA, si vous êtes assujetti. Ce qui compte, c’est qui doit la taxe selon la loi. Si c’est le client et que vous la percevez pour le compte de la commune ou de l’office de tourisme, elle reste hors de la base d’imposition (directive 2006/112/CE, art. 79, point c) et la ligne sort exclue de la base d’imposition : dans le PDF, la colonne du taux porte « – » au lieu de 0, le récapitulatif de TVA lui donne une ligne à part, « Non compris dans la base d'imposition », et la base imprimée ne la comprend pas ; si c’est l’établissement, elle fait partie du prix et supporte la TVA de l’hébergement. C’est le réglage « Taxe de séjour et TVA » qui en décide : il part de « Automatique (selon le pays) », et sous le menu vous lisez ce qui vaut maintenant pour votre pays.

• Dans la base d’imposition automatiquement : Espagne, Belgique et Bulgarie. La ligne prend le taux de l’hébergement et ne porte aucun motif. En Espagne, c’est la position de l’administration fiscale (consultation DGT V0507-26). En Belgique, si vous choisissez « Hors base TVA (perçue pour le compte de la collectivité) », le motif avec la référence légale belge est imprimé.
• Hors de la base d’imposition, avec le motif imprimé : Tchéquie, Slovaquie, Pologne, Hongrie, Autriche, Luxembourg, Portugal, Croatie, Slovénie et Pays-Bas. Sous la ligne apparaît, en petit et en italique, le motif avec la référence à la loi nationale ; dans le PDF il est imprimé sous la description de la ligne et dans la ligne « Non compris dans la base d'imposition » du récapitulatif de TVA. Aux Pays-Bas, la taxe reste hors de la base même quand l’établissement en est redevable, à condition d’être calculée par nuit et indiquée sur une ligne distincte (Hoge Raad, 1985).
• Vous devez choisir : Allemagne (Kurtaxe ou City-Tax), France (taxe de séjour au réel ou forfaitaire) et Roumanie, où cela dépend de la commune ou du régime. Tant que vous n’avez pas choisi, l’émission d’une facture pour une réservation avec taxe affiche la carte « Comment la taxe de séjour est-elle traitée pour la TVA ? » avec deux boutons, « Hors base TVA (perçue pour le compte de la collectivité) » et « Dans la base TVA (taux de l'hébergement) », et « Émettre » reste désactivé ; le serveur refuse aussi. Le choix est enregistré dans les réglages et les lignes se rechargent : avec « Hors base TVA (perçue pour le compte de la collectivité) » le motif est imprimé avec la référence légale du pays, avec « Dans la base TVA (taux de l'hébergement) » la ligne prend le taux de l’hébergement. En France, une taxe au réel perçue sur le client est en règle générale un débours ; au forfait, elle est due par l’hébergeur.
• Dans les autres pays la ligne reste exclue de la base d’imposition, sans motif ; si la taxe est due par l’établissement, choisissez « Dans la base TVA (taux de l'hébergement) ». En Grèce, la taxe de résilience climatique ne figure jamais sur la facture : elle va sur le reçu spécial distinct (« ειδικό στοιχείο »), que vous émettez via votre prestataire myDATA en citant le numéro et la date de la facture ; Vezpa ne l’émet pas et ne met pas la ligne sur la facture.

La ligne de la taxe de séjour affiche unités × tarif — par exemple 14 × 2,00 — quand toutes les unités taxées (nuits par personne ou par chambre) ont le même tarif ; avec des tarifs différents, elle reste 1 × total. La Catalogne exige les nuits et le tarif sur la facture, et aux Pays-Bas le calcul par nuit est ce qui maintient la taxe hors de la base. En cas de doute, demandez à votre comptable : le choix vaut pour les factures que vous émettez à partir de ce moment. Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, rien ne change : le menu n’apparaît pas, la ligne sort sans taxe et la mention d’exonération en bas vaut pour tout le document.

La même action d’émission est disponible depuis une réservation de spa ou une vente de produit. La facture sort avec une seule ligne Bien-être portant le total du compte.

Le reste du parcours est identique : type de client, recherche ARES le cas échéant, émission, PDF.

L’IBAN que vous renseignez dans les Réglages est imprimé sur chaque facture, dans les 21 pays, comme simple ligne de référence de paiement pour que le client puisse payer par virement. Sans IBAN, aucune ligne de paiement n’est imprimée.

Le numéro qui sert de variabilní symbol dépend du format. Avec « Préfixe + numéro / année (ex. 54/2026) », ou avec un préfixe qui contient des lettres, c’est un compteur à part, propre à l’établissement et jamais réutilisé, qui ne coïncide pas avec le numéro de facture. Avec « Préfixe + année + numéro à 4 chiffres (ex. 20260054) » et un numéro composé uniquement de chiffres (10 au maximum), le VS est le numéro de facture lui-même — facture 20260054, VS 20260054, dans le QR aussi — comme dans les logiciels tchèques : qui paie retrouve la facture sur son relevé sans second numéro.

Si vous êtes en Tchéquie, les Réglages comportent aussi un champ Numéro de compte (format tchèque) : écrivez-le sous la forme préfixe-numéro/code banque (par exemple 19-2000145399/0800). C’est ce qui est imprimé sur la facture, car c’est la forme que cherchent les entreprises tchèques ; l’IBAN reste imprimé en dessous, pour ceux qui paient depuis l’étranger. Mais QR Platba n’accepte qu’un IBAN : Vezpa le déduit donc du numéro que vous avez saisi et l’affiche sous le champ — vous voyez tout de suite vers quel compte mènera le code. Si vous remplissez les deux champs et qu’ils désignent deux comptes différents, Vezpa refuse d’enregistrer et vous le signale.

Sur la page Facturation, l’icône en haut ouvre la liste des Factures émises. Chaque ligne affiche numéro, date, montant et état : Émise, Payée, Annulée.

Le chemin le plus court passe par « Direction » : la tuile « Comptabilité », à côté du POS, ouvre directement « Factures émises ».

En haut de la liste se trouve « Rechercher » (« Numéro, client, n° fiscal ou client hébergé ») : la recherche porte sur le numéro, le nom du client, son identifiant fiscal ou de TVA et le nom du client hébergé de la réservation. Dessous, les filtres par état — « Toutes », « Émise », « Payée », « Annulée » — et, quand les factures couvrent plus d’une année, le menu de l’année avec « Toutes les années ». Dans la barre du haut, « Trier par » propose « Plus récentes d'abord », « Plus anciennes d'abord », « Numéro : du plus élevé », « Numéro : du plus bas », « Montant : du plus élevé », « Montant : du plus bas », « Client (A–Z) » ; par défaut, « Plus récentes d'abord ». La liste charge 50 factures à la fois : en bas, « Charger plus » apporte les suivantes.

Payée apparaît quand le client paie depuis le lien imprimé sur la facture. La confirmation arrive toutefois au moment où cette page est rouverte : si le client paie et n’y revient jamais, la facture reste Émise encore un moment, même si l’argent est déjà sur votre compte Stripe. En cas de doute, la vérité est dans votre tableau de bord Stripe.

Rouvrir le PDF

Touchez Ouvrir le PDF : le document est conservé exactement tel qu’il était au moment de l’émission, il n’est pas régénéré.

Envoyer la facture par e-mail

Le bouton « Envoyer la facture » se trouve dans la barre de l’aperçu du PDF, juste après l’émission comme lorsque vous rouvrez une facture depuis la liste, et l’entrée reste aussi dans le menu de la ligne. Il ouvre la feuille d’envoi, par e-mail uniquement : « Adresse du destinataire » est modifiable et part de l’e-mail du client inscrit sur la facture, à défaut de celui du client hébergé. Vezpa vérifie que l’adresse est valide et envoie vraiment là, avec le PDF archivé en pièce jointe.

Le texte de l’e-mail s’écrit dans « Texte de l'e-mail avec la facture », dans les réglages de facturation : choisissez la « Langue du texte », puis « Objet » et « Texte ». Le champ vide montre le texte par défaut, qui vaut tant que vous n’en écrivez pas un vôtre, et vous pouvez utiliser {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura} ; « Rétablir le texte par défaut » revient au texte par défaut. L’e-mail part dans la langue du client, et la signature est le nom de l’établissement que le client connaît, pas votre raison sociale.

Annuler

1. Ouvrez la facture depuis la liste et choisissez Annuler la facture
2. Confirmez : la facture passe à l’état Annulée
3. Le numéro reste réservé et n’est jamais réattribué

Pour des problèmes techniques ou des questions sur le fonctionnement de l’application :

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-mail : [email protected]

Pour des questions réglementaires (statut TVA, taux, cas fiscaux particuliers de votre pays), consultez votre comptable.