Guide Caisse

La caisse s'ouvre depuis la page Direction avec le bouton «Caisse», à côté du POS. Tous les rôles qui encaissent peuvent l'utiliser ; le ménage et l'observateur ne la voient pas.

Elle vend les articles du catalogue pour lesquels «Caisse» est activé dans «Où il est vendu», dans l'ordre choisi pour la caisse. Il y a aussi les produits du Bien-être : le stock est unique, celui du Catalogue. L'écran comporte quatre zones :

• en haut le panier, avec le total et les lignes, et à côté le pavé numérique ;
• au milieu les boutons des articles du rayon choisi, chacun dans sa couleur ;
• en dessous, les onglets des rayons ; sur un grand écran, comme celui d'un ordinateur, la bande du haut aligne le panier, sur deux cinquièmes de l'écran, avec une ligne de points qui relie chaque ligne à son montant, le pavé numérique et les rayons, avec les articles en dessous sur toute la largeur ; les rayons se trouvent à côté de la colonne «Ventes récentes» : les ventes du jour, de la plus récente à la plus ancienne, avec l'heure, le numéro, le total et le mode de paiement ou la chambre sur laquelle la vente a été imputée ; en touchant l'une d'elles, sa fiche s'ouvre, avec les lignes et le paiement, à la place des rayons (la × la ferme) ;
• tout en bas, les boutons qui clôturent la vente ; sur un grand écran, ils sont en colonne à droite du pavé numérique, tous de la même taille, avec «Imprimer» tout en bas ; là, «Imprimer l'addition» s'appelle «Imprimer».

Sur un téléphone, la caisse est disposée autrement : en haut le total avec les lignes du panier ; en bas les articles du rayon choisi ; en dessous, les onglets des rayons et, dans le coin en bas à droite, l'icône du pavé, qui ouvre et ferme le pavé numérique à côté des articles. À l'ouverture, le premier rayon est affiché ; si vous n'avez encore créé aucun rayon, il n'y a que le pavé, avec au-dessus le montant que vous saisissez. «Imprimer l'addition» et «Encaisser» sont des icônes en haut : «Encaisser» ouvre le choix du mode de paiement («Espèces», «Carte», «Tap to Pay», «Sur la chambre»). «Ventes récentes» se trouvent dans le menu ⋮ en haut et s'ouvrent dans une fiche ; toucher une vente affiche sa fiche.

Sur une tablette, les gestes et les icônes en haut sont ceux du téléphone, mais le panier est à gauche et les articles du rayon choisi à droite, avec en dessous les onglets des rayons ; le pavé s'ouvre sous les articles, et les «Ventes récentes» dans une fenêtre.

Si vous gérez plusieurs établissements, l'icône «Établissement» en haut permet de choisir pour lequel vous vendez : la caisse n'affiche que les articles autorisés dans cet établissement.

Les articles se créent et se modifient dans le catalogue : qui gère les tarifs peut aussi l'ouvrir d'ici, avec le bouton «Articles» en haut, à côté de «Récapitulatif de caisse». De retour à la caisse, les nouveaux articles y sont déjà.

1. Touchez un rayon en bas, puis les articles : chaque appui en ajoute un au panier. Deux appuis sur la même bière donnent une seule ligne, «Bière ×2».
2. Pour en vendre plusieurs d'un coup, tapez d'abord le nombre sur le pavé numérique, puis touchez l'article : 3 puis «Café» ajoute trois cafés.
3. Pour un article à prix libre, le nombre du pavé est le prix : tapez le montant, puis touchez l'article.
4. Pour quelque chose qui n'est pas dans le catalogue, tapez le montant et touchez «Facturer» : la ligne va dans le rayon choisi, avec son nom.
5. Sur un téléphone ou une tablette, le pavé ne multiplie pas : il sert au montant manuel. Pour vendre plusieurs pièces, appuyez longuement sur l'article : une fiche demande combien, avec son propre pavé ; ✓ confirme, ✗ annule. Pour un article à prix libre, après le toucher la même fiche demande le prix.
6. Touchez une ligne du panier pour modifier sa «Quantité», son «Prix» (seulement pour les articles à prix libre et les montants manuels) ou pour l'enlever avec «Retirer». Un montant manuel n'a pas de quantité : dans le panier on lit «Montant manuel» avec le rayon dans lequel il est entré, et on n'en corrige que le montant. Le prix se tape comme sur le pavé de la caisse : le premier chiffre remplace ce qui s'y trouvait et les chiffres entrent par les centimes (1, 2, 5, 0 = 12,50). Sur un écran large, le panneau s'ouvre dans la liste du panier, à côté des lignes, au lieu d'apparaître par le bas, et le prix se saisit sur le pavé de la caisse juste à côté.

Un article suivi en stock qui est épuisé et qui n'est pas vendable en dessous de zéro apparaît grisé avec «Épuisé» et ne peut pas être ajouté. Chaque vente clôturée retire du stock les articles vendus ; une annulation les y remet.

Toucher deux fois «Encaisser», ou réessayer après une erreur réseau, n'enregistre pas deux ventes.

Après un paiement, le message «Vente enregistrée» apparaît avec le bouton «Reçu de paiement» : c'est le reçu de paiement numéroté, avec les lignes vendues, en A5 ou en ticket de 80 mm. Ce n'est pas un document fiscal. Un report sur la chambre n'a pas de reçu : il figure sur la note de la réservation.

«Imprimer l'addition» imprime le panier avant l'encaissement, pour présenter l'addition à table. La feuille indique qu'il ne s'agit pas d'un reçu.

Le ticket de caisse

Avec le «Module fiscal» actif et les identifiants de l'Agenzia delle Entrate saisis, chaque encaissement en espèces ou par carte émet le ticket de caisse (document commercial) et le transmet à l'Agenzia : à la place de «Reçu de paiement», le message propose «Ticket de caisse», et le même bouton se trouve dans le récapitulatif de caisse. Le ticket sépare espèces et paiement électronique. Un report sur la chambre ne l'émet pas : il entre dans le ticket de la clôture de l'addition. Une annulation de vente émet l'annulation du ticket. Chaque article doit avoir son taux de TVA : un article dont la TVA reste à définir bloque la vente jusqu'à ce que vous la définissiez dans le catalogue. Coûts et activation sont décrits dans le Guide Facturation Électronique.

L'icône «Récapitulatif de caisse» en haut de la caisse ouvre les chiffres du jour ; les flèches passent au jour précédent ou suivant.

• «Encaissé» : espèces et cartes.
• «Porté sur les chambres» : tenu à part, car ce n'est pas encore de l'argent en caisse.
• «Par moyen de paiement» et «Par rayon» : comment se répartissent les totaux.
• «Ventes» : chaque vente avec heure, numéro et moyen de paiement. Une annulation compte le jour où vous la faites, en négatif : les ventes annulées restent dans la liste, barrées, et un récapitulatif déjà imprimé ne change pas.

L'icône «Annuler l'addition», à côté du total, abandonne l'addition en cours et remet la caisse comme à l'ouverture : panier et pavé vides, premier rayon. Si le panier contient quelque chose, elle demande d'abord confirmation.

Le récapitulatif s'imprime depuis l'icône de l'imprimante, en A5 ou en 80 mm.

Avec les services, la personne qui tient la caisse l'ouvre avec un fond de caisse, enregistre les espèces qui entrent et sortent et compte le tiroir à la fin. Ils restent désactivés tant que vous ne les activez pas : sur la page Établissement, groupe «Modules», l'interrupteur «Services de caisse». Le directeur et l'assistant le voient. Services désactivés, la caisse fonctionne comme décrit plus haut.

Services activés, une barre apparaît en haut de la caisse : avec la bande orange, elle indique «Aucun service ouvert» ; avec la bande verte, elle montre qui a ouvert le service et à quelle heure.

1. «Ouvrir le service» : saisissez le fond de caisse de départ. Le champ propose ce qui a été compté à la clôture du service précédent («Fond de caisse proposé») ; si vous le modifiez, expliquez pourquoi dans «Note sur l'écart». Sans service ouvert, la caisse n'encaisse pas en espèces : «Espèces» propose d'abord d'en ouvrir un.
2. Pendant le service, «Retirer des espèces» (en rouge) et «Ajouter des espèces» (en bleu) enregistrent l'argent retiré du tiroir ou ajouté, avec le montant et un «Motif» obligatoire. Vous ne pouvez pas retirer plus que ce que la caisse devrait contenir. Sur un écran étroit, comme celui du téléphone, la barre n'affiche que l'état : touchez-la et les actions s'ouvrent dans un menu.
3. «Clôturer le service» : la caisse affiche les «Espèces attendues» ; saisissez dans «Espèces comptées» ce que vous trouvez dans le tiroir et vous voyez aussitôt l'«Excédent» ou le «Manquant», avec une note pour l'expliquer. Une fois le service clôturé, «Imprimer» produit le rapport de clôture, en A5 ou 80 mm.

Les espèces attendues sont le fond de caisse, plus les encaissements en espèces du service (ventes de la caisse, chambres payées en espèces, taxe de séjour en espèces), plus les ajouts, moins les retraits et les annulations.

L'icône «Historique des services» en haut, pour le directeur et l'assistant, liste les services de chaque jour, aussi par opérateur, avec les mouvements de caisse et le rapport à réimprimer.

Dans le récapitulatif, touchez la vente, puis «Annuler la vente», et confirmez. Ce qui se passe dépend de la façon dont elle a été clôturée :

• espèces ou carte (le terminal de l'établissement) : un mouvement inverse est enregistré ; c'est vous qui rendez l'argent ;
• Tap to Pay (le POS Vezpa) : le remboursement revient tout seul sur la carte du client. Si le remboursement échoue, la vente reste telle quelle ;
• sur la chambre : les lignes sortent de la feuille «Extras» de la réservation.

Dans tous les cas, le stock des articles vendus est rétabli.