Guide Point de vente (POS)

Le Point de vente (POS) vous permet d'encaisser un paiement directement depuis l'application, qu'il soit lié à une réservation ou libre (un client de passage, un extra non planifié).

Depuis le POS, vous choisissez entre deux points de départ :

• Sur une réservation : une liste des réservations avec un séjour en cours ou imminent, déjà prête sans avoir besoin de chercher quoi que ce soit. Vous sélectionnez la réservation et l'application propose déjà le montant restant à encaisser. Le montant proposé suit le même réglage que le lien de paiement : il inclut la taxe de séjour uniquement si « Inclure les taxes dans les paiements en ligne » est activé.
• Montant libre : encaissement au comptoir sans réservation associée (par ex. un service supplémentaire, une vente ponctuelle).

Par cohérence, dans toute l'application, les méthodes de paiement apparaissent toujours dans le même ordre :

Choisissez Carte parmi les méthodes d'encaissement : l'application vous montre un écran avec le montant (modifiable) et le libellé (pré-rempli avec l'établissement et les dates du séjour, modifiable jusqu'à 50 caractères). Confirmez pour continuer.

1. Si Tap to Pay on iPhone est disponible sur le téléphone et qu'un lecteur Bluetooth est également associé, l'application vous demande lequel des deux utiliser.
2. Si vous n'avez pas encore associé de lecteur Bluetooth et que Tap to Pay n'est pas disponible, l'application vous guide dans l'association du lecteur.
3. Le message « Approchez la carte » apparaît en plein écran : le client approche sa carte (ou son téléphone/sa montre connectée) du lecteur ou de votre iPhone.
4. Pendant le traitement, vous voyez un indicateur d'attente ; une fois l'opération terminée, vous obtenez le résultat : encaissement réussi (avec un reçu imprimable ou partageable) ou un message d'erreur clair si le paiement échoue, afin que vous sachiez immédiatement comment procéder (réessayer, changer de méthode).

Le reçu de paiement

Après un encaissement par carte, « Imprimer le reçu » et « Envoyer le reçu » utilisent le « Reçu de paiement », préparé par le serveur dans la langue du client. En tête figure le nom de l’établissement, avec un numéro progressif par établissement et par année (par exemple R-2026-0042), la date et l’heure ; puis « Bénéficiaire » : raison sociale, adresse sur deux lignes (rue, numéro et code postal ; commune et province), et codice fiscale, partita IVA ou données de fournisseur de la facturation et CIN seulement s’ils existent. Si l’encaissement est lié à une réservation suit « Référence », sans le nom du client ni le nombre de personnes : numéro de réservation, séjour (dates et nuits) et « Hébergement » ou « Hébergements » ; s’il n’y a rien à montrer, le bloc est omis.

Suivent les montants : « Total de la réservation », « Acompte » (seulement s’il y a déjà eu un paiement), « Payé » et « Solde » (le solde seulement pour les encaissements faits à partir de cette version) ; puis la carte : réseau et seulement les quatre derniers chiffres (**** **** **** 1234), mode de lecture (sans contact, puce, wallet), type de compte, application, AID, code d’autorisation, identifiant de la transaction et « ACCEPTÉ ». En bas, la mention de document non fiscal et l’exemplaire du client. Le ticket de 80 mm affiche « Hébergement » ou « Hébergements » à la place du client.

« Imprimer le reçu » demande le format : « Document A5 » (« Pour imprimantes classiques, comme la facture ») ou « Ticket 80 mm » (« Pour imprimantes thermiques à rouleau »). « Envoyer le reçu » ouvre l’envoi par e-mail uniquement, avec l’adresse du client déjà remplie et modifiable et le PDF en pièce jointe ; « Partager le PDF » confie le PDF au menu de partage du téléphone.

Les encaissements par carte du Bien-être aussi — réservations de soins et ventes de produits — ont le « Reçu de paiement » complet, dans la même numérotation : à la place du séjour figurent la date et l’heure du rendez-vous et le thérapeute, et les lignes sont la note (soin et extras, par exemple « 2 × Crème ») ou les produits vendus, avec la livraison. Le reçu simple dessiné par l’application, avec la mention « Document non fiscal », ne reste que dans la démo. Pour un encaissement fait avant cette version, le reçu est créé la première fois que vous l’ouvrez : les données de la carte sont relues chez Stripe, le solde non.

Le reçu n’est pas réservé à l’écran de résultat : dans la réservation, parmi les paiements enregistrés, chaque encaissement par carte au POS porte l’icône du reçu (« Reçu de paiement ») avec « Imprimer le reçu », « Envoyer le reçu » et « Partager le PDF », pour le réimprimer ou le renvoyer quand il le faut.

Tap to Pay on iPhone est la fonctionnalité Apple qui transforme votre iPhone en terminal de paiement : le client approche sa carte, son téléphone ou sa montre connectée de votre iPhone et le paiement est accepté, sans avoir besoin d'un lecteur externe.

Prérequis :

• Un iPhone compatible avec la dernière version d'iOS installée.
• L'établissement doit se trouver dans l'un des 27 pays où Apple et Stripe prennent en charge Tap to Pay on iPhone.
• La fonctionnalité doit être activée par un directeur ou un assistant ; lors de la première utilisation, l'application affiche un écran d'information avec les conditions d'utilisation.

Lorsqu'elle est disponible, vous la choisissez directement dans le flux Carte au comptoir : aucune configuration supplémentaire ni matériel à acheter.

Pour un encaissement libre, l'application affiche un clavier dans le style d'un terminal POS, plein écran sur le téléphone ; sur la tablette, ou avec le téléphone tourné, il se place à côté du libellé et du montant : vous saisissez le montant, ajoutez (ou modifiez) le libellé et confirmez.

L'écran plein écran évite les distractions pendant l'encaissement au comptoir et est conçu pour être lu confortablement, même en le montrant au client.

Si vous avez activé le module Bien-être, depuis le sous-onglet Caisse, vous vendez des produits et services selon la même logique que le POS général : ajoutez des articles au panier et choisissez la méthode d'encaissement, toujours dans l'ordre Manuel · Carte · Stripe · Facturation.

Au paiement, le stock des produits est mis à jour automatiquement et le reçu est émis.

Avec la méthode Facturation, le montant n'est pas encaissé immédiatement : il s'ajoute à la note de la réservation et le client le règle au check-out, avec le reste du séjour.

C'est utile pour les clients déjà présents qui préfèrent tout régler ensemble au départ.

• Le paiement par carte échoue : l'application affiche le motif (par ex. carte refusée, connexion instable) ; vous pouvez réessayer immédiatement ou passer à une autre méthode (Manuel, lien Stripe) sans perdre le montant ou le libellé déjà saisis.
• Aucun lecteur disponible : utilisez le lien Stripe pour faire payer le client depuis son téléphone, ou enregistrez l'encaissement en Manuel si vous avez reçu des espèces.
• Tap to Pay n'apparaît pas : vérifiez que l'iPhone dispose de la dernière version d'iOS et que l'établissement se trouve dans un pays pris en charge ; en attendant, utilisez un lecteur Bluetooth associé.

Dans la liste des réservations au comptoir, si une réservation n'a pas encore d'hébergement attribué, l'avertissement remplace le nom de la chambre : une icône d'attention et le texte «Hébergement non attribué» en rouge. Le nom et les dates restent en dessous, la ligne reste donc reconnaissable.

L'encaissement fonctionne comme d'habitude. Vous sélectionnez la ligne, encaissez avec n'importe quelle méthode et pouvez porter le montant au séjour : l'avertissement ne bloque rien, il rappelle seulement qu'il reste un travail à faire sur cette réservation.

Sur la note imprimée — et sur les impressions d'acomptes et de débits — la phrase «Hébergement non attribué» remplace le code interne : ce qui arrive entre les mains du client est une phrase lisible, pas un nombre sans signification.