Guide Gestion d'équipe

Seul le titulaire du compte — celui qui a enregistré l'établissement et au nom de qui sont le contrat et les paiements — peut ajouter ou retirer des membres de l'équipe. Le compte du collaborateur, c'est vous qui le créez, en choisissant vous-même l'identifiant et le mot de passe : Vezpa n'envoie aucun e-mail d'invitation.

Comment créer le compte d'un collaborateur

1. Direction → ⋮ → Configuration → Équipe
2. En bas de la page Gestion de l'équipe, touchez Ajouter un utilisateur — le bouton est présent tant qu'il reste des places dans votre forfait, et le compteur en haut indique combien vous en avez déjà utilisées
3. Dans la fenêtre Nouvel utilisateur, saisissez l'Identifiant que vous voulez donner au collaborateur : un nom de connexion libre, d'au moins 3 caractères, différent de celui de tout autre utilisateur Vezpa. Aucune adresse e-mail n'est nécessaire
4. Saisissez le Mot de passe initial — l'icône à droite l'affiche ou le masque. Il doit passer les contrôles de sécurité standard : pas de mot de passe trop court ni trop courant
5. Choisissez la langue dans laquelle le collaborateur utilisera l'app et recevra les communications : elle est déjà réglée sur la langue de l'établissement
6. Touchez Ajouter : le compte est prêt immédiatement et apparaît dans la liste de l'équipe avec le rôle Utilisateur

Le collaborateur télécharge l'app Vezpa et se connecte avec l'identifiant et le mot de passe que vous lui avez donnés. À la première connexion, le compte est automatiquement associé à l'appareil utilisé (liaison d'appareil).

Vezpa organise l'équipe en 7 rôles. Cinq travaillent sur le tableau de bord standard de l'app, deux disposent d'un tableau de bord dédié. Attribuez à chaque collaborateur le rôle le plus proche de ce qu'il fait réellement.

Deux familles de tableaux de bord

Cinq rôles travaillent sur le tableau de bord standard de l'app, chacun avec les rubriques activées par son rôle :

La gouvernante et l'observateur disposent au contraire d'un tableau de bord dédié, conçu uniquement pour leur travail :

Voici la vue complète de ce que chaque rôle peut faire dans l'application. Les lignes avec un astérisque (*) signalent des restrictions particulières.

* L'Observateur voit le calendrier en mode lecture seule et uniquement pour les hébergements qui lui ont été attribués par le Directeur.

Pour protéger les données de l'établissement, Vezpa utilise la liaison d'appareil : chaque compte d'équipe est lié à un seul appareil dès le premier accès. Cela empêche l'utilisation simultanée du même compte sur plusieurs appareils et protège contre les accès non autorisés.

Comment fonctionne la liaison d'appareil

• Lors de la première connexion, l'application enregistre un identifiant unique (UUID) de l'appareil et le lie au compte
• À partir de ce moment, le compte fonctionne exclusivement sur cet appareil
• Toute tentative d'accès depuis un autre appareil est bloquée avec un message d'erreur

Effectuer la réinitialisation

1. Allez dans Configuration > Rôles et permissions
2. Sélectionnez le membre qui a besoin de la réinitialisation
3. Appuyez sur le bouton Réinitialiser l'appareil
4. Le membre peut maintenant se connecter depuis le nouvel appareil — la liaison s'effectue automatiquement lors de la prochaine connexion

Si vous perdez l'accès à votre compte — mot de passe oublié ou application authenticator plus disponible — vous pouvez le restaurer vous-même, sans contacter le support.

Mot de passe oublié

Si vous ne vous souvenez pas de votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser vous-même directement depuis l'écran de connexion.

1. Sur l'écran de connexion, appuyez sur Mot de passe oublié ?
2. Saisissez l'e-mail ou le nom d'utilisateur de votre compte et confirmez
3. Vérifiez votre boîte e-mail — si l'adresse est enregistrée, vous recevrez un lien pour réinitialiser votre mot de passe
4. Ouvrez le lien et définissez le nouveau mot de passe

Code de récupération

Lorsque vous activez la vérification en deux étapes (2FA), l'application vous affiche un code de récupération personnel : conservez-le en lieu sûr. Vous pouvez l'utiliser à la place du code de l'application authenticator à chaque connexion, si vous n'avez pas votre téléphone avec l'authenticator à portée de main.

• Le code de récupération est unique : il n'en existe toujours qu'un seul actif par compte
• Chaque fois que vous l'utilisez pour vous connecter, le système le remplace automatiquement par un nouveau — enregistrez immédiatement le nouveau code affiché à l'écran
• Un nouveau code est également généré et affiché chaque fois que vous reconfigurez la vérification en deux étapes (par exemple après « J'ai perdu mon authenticator »)
• Si vous perdez à la fois le code et votre authenticator, utilisez « J'ai perdu mon authenticator » lors de la connexion pour réinitialiser la vérification en deux étapes par e-mail

Authenticator perdu

Si vous avez perdu à la fois l'accès à l'application authenticator et le code de récupération, vous pouvez désactiver la vérification en deux étapes par e-mail.

1. Sur l'écran de vérification du code, appuyez sur J'ai perdu mon authenticator
2. Confirmez vos identifiants (nom d'utilisateur et mot de passe)
3. Vérifiez votre boîte e-mail et ouvrez le lien reçu
4. La vérification en deux étapes est désactivée : à votre prochaine connexion, il vous sera demandé de la reconfigurer

Lorsque vous créez un utilisateur avec le rôle Observateur, vous devez définir précisément quelles chambres ou hébergements il peut voir. Ce mécanisme est essentiel pour les établissements avec plusieurs propriétaires ou pour un accès limité des collaborateurs externes.

Attribuer des hébergements

1. Créez le nouveau membre avec le rôle Observateur dans la section Équipe
2. Dans l'écran de configuration, sélectionnez une ou plusieurs chambres dans la liste complète des hébergements de l'établissement
3. Confirmez la sélection — l'observateur ne verra que les réservations et le calendrier des chambres sélectionnées

Ce que l'Observateur voit

• Calendrier — uniquement les lignes des chambres attribuées ; toutes les autres lignes sont complètement masquées
• Réservations — uniquement les réservations contenant au moins une des chambres attribuées, avec les détails associés
• Direction — non disponible, le tableau de bord est réservé au directeur et à l'assistant
• Tarifs, OTA, Équipe, Statistiques — complètement masqués, absents du menu

Cas d'utilisation : gestionnaire d'appartements

Dans un établissement qui gère des appartements de différents propriétaires, chaque propriétaire peut recevoir un compte Observateur avec la visibilité sur son propre appartement. Ainsi :

• Chaque propriétaire voit uniquement les réservations de son propre hébergement
• Il n'a accès ni aux données, ni aux prix, ni aux réservations des autres appartements
• Il peut surveiller l'occupation et les données sans pouvoir rien modifier

Les deux pages qui gouvernent les accès ont des destinataires différents et, dans l'application, elles n'apparaissent qu'à ceux qui peuvent vraiment les utiliser.

Retirer un collaborateur qui travaille sur plusieurs établissements

Si un collaborateur a accès à plusieurs établissements, le retirer de l'un d'eux ne supprime pas son compte : il perd uniquement l'accès à l'établissement dont vous le retirez et continue à travailler normalement sur les autres. L'application vous le confirme par un message dédié.

• Collaborateur présent uniquement dans cet établissement → le compte est supprimé, comme avant
• Collaborateur présent aussi dans d'autres établissements → seul l'accès à cet établissement est retiré
• Il en va de même pour la désactivation depuis « Rôles et autorisations » : elle n'éteint pas le compte dans les autres établissements

Changer son propre mot de passe

Le mot de passe est une donnée personnelle : tous les rôles — gouvernante et observateur compris — le changent depuis le menu compte, en haut à droite de leur propre écran, sans passer par la direction. Le titulaire peut toutefois réinitialiser le mot de passe d'un membre depuis la page Équipe, par exemple si le collaborateur reste bloqué hors de l'application.

Les tableaux de bord gouvernante et observateur

Les personnes ayant le rôle gouvernante ou observateur travaillent dans un écran dédié. La barre du haut offre désormais les mêmes commodités que les autres tableaux de bord :

• « ? » — rouvre le guide pas à pas de l'écran, quand vous le souhaitez
• Thème — bascule entre clair et sombre
• Langue — change la langue de l'application, indépendante du pays de l'établissement; elle vaut aussi pour les notifications et les e-mails que Vezpa vous envoie
• Menu compte — changement de son propre mot de passe et déconnexion ; le logout ramène à l'écran de connexion