Guide Connexion OTA

Le channel manager est le système qui connecte Vezpa aux portails comme Booking.com, Airbnb, Expedia et tous les autres. Une fois activé, il fonctionne de manière entièrement automatique :

• Tarifs : lorsque vous modifiez les prix dans l'app Vezpa, ils sont mis à jour automatiquement sur tous les canaux connectés
• Disponibilités : lorsqu'une chambre est réservée (depuis n'importe quel canal), la mise à jour part immédiatement vers tous les autres canaux, pour éviter les surréservations ; la publication sur le portail peut prendre quelques minutes
• Réservations : les nouvelles réservations provenant des canaux OTA apparaissent automatiquement dans le calendrier Vezpa, avec notification push sur le téléphone
• Modifications et annulations : si un client modifie ou annule depuis le portail OTA, la réservation se met à jour automatiquement sur Vezpa

Différence en pourcentage sur les prix

Pour chaque canal OTA, vous pouvez définir une différence % par rapport aux prix locaux. Exemple :

• +10 % — les tarifs envoyés au canal seront 10 % plus élevés que vos prix de base
• -5 % — non admis : la majoration ne peut pas être négative, la valeur est refusée et ce canal n'est pas enregistré
• 0 % — mêmes prix que le gestionnaire

Vous pouvez modifier la différence à tout moment depuis Configuration → Canaux OTA.

Pour chaque canal OTA, la procédure suit toujours 4 étapes :

1. Demandez l'activation depuis l'app Vezpa
   Allez dans Configuration → Canaux OTA, sélectionnez le canal et appuyez sur « Activer ». Pour certains canaux, des données vous seront demandées (code établissement, nom du titulaire, etc.). Avant de confirmer la demande, vous pouvez corriger le code ou le canal choisi avec « Modifier code/canal », sans devoir tout recommencer.
2. Approuvez la connexion sur le portail OTA
   Connectez-vous au portail du canal (Booking Extranet, Airbnb, etc.) et sélectionnez le bon channel manager. Chaque canal a sa propre procédure — voir les sections ci-dessous pour les instructions spécifiques.
3. Complétez le Channel Mapping
   Depuis l'app Vezpa, ouvrez le Channel Mapping du canal et associez les chambres du gestionnaire à celles du portail OTA. Sans cette étape, le canal ne fonctionne pas. Guide détaillé ↓
4. Le canal est actif
   Après le mapping, la synchronisation démarre automatiquement. Prix et disponibilités sont envoyés au canal, et les réservations commencent à arriver dans le calendrier.

Inutile de revenir vérifier. Tant que l'écran d'attente est ouvert, Vezpa vérifie toutes les trente secondes si le portail a autorisé, et passe à l'étape suivante dès que c'est fait. Si vous fermez l'application, vous recevez une notification quand le portail autorise ; d'ici là, un rappel avec le nom du canal reste en haut du tableau de bord.

Chambres exclues des portails. Si vous voyez dans Gestion OTA un encadré orange avec des noms de chambres, celles-ci ne sont envoyées à aucun canal, même si le canal est actif. Les chambres importées d'un portail démarrent ainsi ; pour les mettre en vente, activez « Vendre cette chambre sur les portails » dans les paramètres de la chambre.

Les autres canaux. Les canaux sous « Autres canaux OTA » ne se connectent eux aussi qu'après l'autorisation sur le portail. En attendant, le canal apparaît dans le groupe « En attente du portail » avec les étapes pour choisir OTASwitch, et Vezpa s'en aperçoit seul, comme pour les canaux principaux. « Ouvrir le Channel Mapping » reprend la connexion, « Annuler » la retire de l'attente.

Après l'envoi de la demande, l'enregistrement se poursuit tout seul sur le channel manager.

Enregistré ne veut pas dire en vente

Le canal ne vend pas encore : il reste deux étapes. Autorisez la connexion depuis l’extranet du portail, puis touchez « Ouvrir le Channel Mapping », associez vos chambres et touchez « Appliquer ».

Si quelque chose échoue

L'application indique toujours à qui incombe le problème :

• Notre problème — Le problème vient de notre côté : rien n'est arrivé au portail. Nous nous en occupons déjà et nous vous écrirons dès que vous pourrez réessayer.
• Une donnée à corriger — Le portail ne reconnaît pas le code saisi. Vérifiez-le dans l'extranet du portail et ressaisissez-le, puis réessayez.

En plus des 5 canaux principaux, Vezpa prend en charge des dizaines de canaux supplémentaires : portails régionaux, canaux de niche et plateformes spécialisées.

Comment activer un canal supplémentaire

1. Depuis l'app Vezpa, allez dans Configuration → Canaux OTA
2. Défilez jusqu'à « Autres canaux OTA »
3. Appuyez sur le canal à activer
4. La page "Associer chambres et tarifs" s'ouvre dans l'application — associez vos chambres aux tarifs du canal
5. Revenez dans l'app et définissez la différence en pourcentage sur les prix

Qu'est-ce que le Channel Mapping ?

Le channel mapping est l'étape qui relie les chambres de votre gestionnaire Vezpa aux chambres/annonces correspondantes sur le canal OTA. C'est comme dire au système : « ma Chambre Double sur Vezpa correspond à la Double Room sur Booking.com ».

Comment accéder au Channel Mapping

Canaux principaux (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda) :

1. App Vezpa → Configuration → Canaux OTA
2. Dépliez le canal → cliquez sur « Channel Mapping »
3. La page "Associer chambres et tarifs" s'ouvre dans l'application

Autres canaux OTA :

1. App Vezpa → Configuration → Canaux OTA → Autres canaux OTA
2. Appuyez sur le nom du canal

Étape 1 — Identifiants du canal (Channel Password)

Certains canaux nécessitent les identifiants du portail OTA pour lire la liste des chambres du canal :

• Booking.com : nom d'utilisateur et mot de passe Extranet
• Expedia : identifiants Partner Central
• Agoda : identifiants YCS
• Airbnb / VRBO : généralement non requis (connexion déjà autorisée)

Étape 2 — Mapping des chambres

Vous verrez une fiche par chambre de votre gestionnaire. Dans la fiche, une ligne par formule (Chambre seule, Chambre et petit-déjeuner, Demi-pension, Pension complète) :

• En haut de la fiche : le nom de la chambre Vezpa, avec une coche verte dès qu'elle est associée
• En dessous, pour chaque formule : un champ qui ouvre la liste des tarifs du canal

Touchez le champ : une liste s'ouvre et affiche en entier le nom de la chambre sur le canal, le nom du plan tarifaire et les codes du canal — les codes servent à distinguer deux chambres aux noms presque identiques. Assurez-vous que chaque type est associé à la bonne chambre.

Un tarif déjà choisi pour une autre formule ne réapparaît plus dans la liste : chaque tarif du canal s'associe à une seule formule. Sur Airbnb et VRBO, où chaque logement est une annonce à part entière, vous saisissez le code annonce au lieu d'un tarif ; la liste des annonces s'ouvre par la flèche à droite du champ.

Si une chambre est déjà associée, "Dissocier du canal" apparaît en bas de sa fiche : cela retire cette chambre de ce seul canal, sans toucher aux autres canaux ni aux prix.

Étape 3 — Mapping des plans tarifaires (Rate Plans)

Chaque ligne de la fiche chambre est une formule avec son plan tarifaire. Sur le canal, les plans tarifaires Vezpa suivent le format "Type-formule-canal" :

• pe = Nuitée (Room Only)
• bb = Petit-déjeuner (Bed & Breakfast)
• mp = Demi-pension (Half Board)
• pc = Pension complète (Full Board)

Exemple : « Double-bb-booking » = tarif petit-déjeuner pour le type « Double » sur Booking.com.

Étape 4 — Appliquer et vérifier

1. Vérifiez toutes les associations chambres et rate plans
2. Touchez "Appliquer" dans la barre en bas de la page
3. Attendez le résultat : chaque ligne indique si l'association a réussi
4. Fermez la page et revenez à l'app Vezpa

Si vous aviez déjà une annonce active sur Booking.com ou Airbnb avant de vous connecter à Vezpa, inutile de recréer les chambres à la main : Vezpa peut lire les chambres et les photos déjà publiées sur le canal et les créer automatiquement dans le gestionnaire.

Ce que fait l'import

• Lit le nom et la capacité de chaque chambre/annonce pas encore présente dans Vezpa et la crée
• Télécharge les photos déjà publiées et les ajoute à la galerie (par chambre pour Airbnb, au niveau de l'établissement pour Booking.com)
• Création uniquement : les chambres déjà présentes dans Vezpa ne sont jamais modifiées ni dupliquées — relancer l'import ignore simplement ce qui a déjà été importé

Où le trouver

Disponible uniquement pour les canaux Booking.com et Airbnb, une fois le canal réellement connecté sur OTASwitch (Channel Mapping terminé) :

• Juste après avoir connecté le canal — le bouton « Importer chambres et photos » apparaît sur le dernier écran de la connexion guidée
• Plus tard — App Vezpa → Configuration → Canaux OTA → dépliez le canal (Booking.com ou Airbnb) → bouton « Importer depuis l'OTA »

Synchronisation initiale

Dès que le Channel Mapping est terminé, le système lance la première synchronisation :

• Les tarifs actuels sont envoyés au canal OTA (peut prendre quelques minutes)
• La disponibilité est alignée : les dates déjà réservées apparaîtront comme fermées sur le canal
• Les restrictions (séjour minimum, stop sell, etc.) sont synchronisées

Gestion quotidienne

Après l'activation, vous n'avez rien à faire de différent par rapport à avant :

• Modifiez les prix depuis l'app Vezpa → ils se mettent à jour automatiquement sur tous les canaux connectés
• Créez une réservation manuelle (téléphone, walk-in) → la disponibilité se met à jour sur tous les canaux
• Une réservation OTA arrive → elle apparaît dans le calendrier avec notification push, et les autres canaux se mettent à jour
• Bloquez/débloquez une chambre → le blocage est reflété sur tous les canaux

Réservations OTA dans le calendrier

Les réservations provenant des canaux OTA apparaissent dans le calendrier avec une couleur différente pour chaque canal :

• Booking.com — bleu foncé
• Airbnb — rose
• Expedia — jaune
• VRBO — bleu
• Agoda — bleu clair

Les réservations OTA ne peuvent pas être annulées depuis l'application — l'annulation doit se faire depuis le portail du canal ou par le client lui-même. Les modifications et annulations depuis le portail se reflètent automatiquement sur Vezpa.

1. Vérifiez les prix sur le portail OTA

1. Ouvrez le portail OTA (ex. Extranet Booking.com) et allez dans la section tarifs/calendrier
2. Vérifiez que les prix correspondent à ceux définis sur Vezpa (en tenant compte de la différence en pourcentage, si définie)
3. Vérifiez différentes dates : aujourd'hui, la semaine prochaine, le mois prochain

2. Vérifiez la disponibilité

1. Si vous avez des chambres déjà réservées sur Vezpa, vérifiez qu'elles apparaissent comme fermées/indisponibles sur le canal OTA pour les mêmes dates
2. Si vous avez des dates bloquées manuellement, vérifiez qu'elles sont également bloquées sur le canal

3. Faites un test de modification

1. Depuis l'app Vezpa, modifiez le prix d'une chambre pour une date future
2. Attendez 2-3 minutes
3. Vérifiez sur le portail OTA que le prix a été mis à jour

4. Outils de suivi

Depuis l'app Vezpa, dans la section Configuration → Canaux OTA, pour chaque canal actif vous pouvez accéder à :

• Tarifs et disponibilités (ARR) — visualisez ce qui a été envoyé au canal
• Détails des réservations — liste des réservations reçues du canal
• Rapport chiffre d'affaires — statistiques de revenus par canal

Lorsque le portail OTA vous demande le channel manager, voici ce qu'il faut sélectionner :

Connecté, en attente du portail, à terminer, en vérification, non connecté. L'état n'est pas votre interrupteur : nous interrogeons le channel manager, car un canal activé ici peut ne pas être réellement relié là-bas. En attente du portail signifie que la demande est partie et qu'il ne manque que votre autorisation dans l'extranet du canal. À terminer signifie l'inverse : rien n'est jamais parvenu au portail, et la connexion se reprend ici en une minute. En vérification, l'application ne propose que Réessayer et masque les actions opérationnelles : envoyer des tarifs vers une connexion incertaine est pire qu'attendre. Renvoyer les tarifs n'apparaît qu'une fois la connexion confirmée.

Sur un canal pas encore connecté — et aussi dans l'aperçu et le résultat de l'import depuis un portail — un encadré d'avertissement peut apparaître, intitulé par exemple « Booking.com restera à l'arrêt jusqu'à ce que vous ayez terminé ». La raison : lorsque vous acceptez la connexion sur le portail, celui-ci supprime son propre calendrier et publie celui de Vezpa tel qu'il est à cet instant. L'encadré énumère ce qui manque encore au vôtre — chambres en vente, disponibilités, prix, devise : ce sont les points à compléter avant d'accepter, pour que le portail ne reste jamais à l'arrêt.

Il ne bloque rien : vous pouvez vous connecter quand même, l'avertissement sert seulement à choisir le bon ordre. Mais si l'encadré n'apparaît pas, ce n'est pas une confirmation : soit votre calendrier est déjà complet, soit l'information n'est pas disponible — application non à jour, lecture échouée. Ne pas le voir ne veut pas dire « tout va bien ».

Une chambre sans aucun prix sur la période de vente resterait fermée toute la période une fois connectée à un portail : pour les jours sans prix, le channel manager envoie une fermeture. C'est pourquoi Vezpa n'active pas le canal et n'associe pas d'annonce Airbnb tant que cette chambre n'a pas de prix : l'avertissement indique les chambres concernées et « Aller les corriger » vous mène aux Tarifs. S'il ne manque que quelques jours, vous pouvez vous connecter quand même, ces jours-là restant fermés aussi sur les portails.

L'encadré demande aussi les réservations que vous avez déjà prises sur ce portail : il apparaît quand nous voyons des signes que votre annonce y est déjà active et que nous ne connaissons aucune de vos réservations futures venant de ce canal. C'est le cas qui coûte le plus cher : si ces dates sont libres dans Vezpa, à la connexion le portail les remet en vente et vous vous retrouvez avec une deuxième réservation sur la même chambre. Saisissez-les avant de connecter — via le calendrier iCal du portail ou à la main — et l'avertissement disparaît tout seul. Le channel manager ne permet pas de les récupérer : il ne livre que les réservations arrivées après la connexion.

Chaque fiche de canal comporte désormais le bouton « Voir les détails ». Il ouvre l'échelle de la connexion : sept étapes, avec celles déjà confirmées, l'étape où la connexion s'est arrêtée — avec ce que nous avons lu et ce qu'il faut faire — et à qui est le tour : « À vous de jouer », « Vezpa s'en occupe » ou « En attente du canal ». Vous le trouvez aussi dans l'état en vérification, où le seul geste possible était auparavant d'actualiser.

Deux choses à retenir. Les étapes au-dessus de celle qui est arrêtée sont inconnues, pas échouées : nous n'avons pas encore pu les vérifier, et cela ne veut pas dire qu'elles se sont mal passées. Et ce n'est qu'une lecture : l'ouvrir n'envoie rien au canal et ne change rien, vous pouvez donc la rouvrir autant de fois que vous voulez.

Dans la fiche du canal, quand Booking.com est connecté, un encadré d'information intitulé « Capacité différente sur le portail » peut apparaître. Il énumère les hébergements pour lesquels le portail applique une capacité différente de celle définie dans Vezpa : l'hébergement accepte par exemple au maximum 2 adultes alors que dans Vezpa il accueille 3 personnes.

Ce n'est pas une erreur : c'est une information, et l'encadré est bleu exprès. La vente et la synchronisation continuent comme avant ; l'encadré vous dit seulement que les deux nombres ne coïncident pas, pour que vous ne l'appreniez pas par une réservation qui ne rentre pas.

Vezpa ne peut pas la corriger. La capacité sur le portail se corrige dans l'extranet de Booking.com : Vezpa ne peut pas la modifier. Ne cherchez pas le réglage dans Vezpa : changer ici la capacité de l'hébergement ne touche pas celle du portail.

Si l'encadré n'est pas là, ce n'est pas une confirmation. Il n'apparaît pas quand les deux capacités coïncident, mais pas non plus quand Vezpa n'arrive pas à les lire sur le portail — lecture échouée, canal qui ne les expose pas, aucun hébergement comparable. Ne pas le voir ne veut donc pas dire « tout concorde » : si un nombre compte pour vous, vérifiez-le dans l'extranet.

Airbnb ne se connecte pas comme les quatre autres canaux : il ne demande pas un code d'établissement, mais une autorisation depuis votre compte Airbnb. Dans Intégrations vous trouverez un seul bouton, Connecter Airbnb : il vous emmène sur Airbnb, vous vous connectez, vous autorisez, et vous revenez avec un code à coller. De là vous voyez vos annonces et vous les associez à vos chambres. Une annonce en attente de validation sur Airbnb est signalée : elle est à l'arrêt et ne reçoit pas de réservations tant qu'Airbnb ne l'a pas validée. C'est pourquoi les actions des autres canaux n'apparaissent pas pour Airbnb : elles sont inutiles et ne fonctionneraient pas. Le même bouton apparaît aussi lors de l'inscription, si vous choisissez d'importer vos chambres depuis Airbnb.

Les quatre canaux historiques (Booking, Expedia, VRBO, Agoda) suivent une procédure en trois étapes : demande, association des chambres, confirmation. Les plus de soixante canaux ci-dessous s'activent immédiatement et sont répartis en Actifs, Disponibles, Recommandés et Autres.

Tous les portails ne se connectent pas automatiquement. Pour certains, le channel manager n'ouvre aucune connexion : dans la liste des canaux tu les reconnais à la mention «Pas de connexion automatique» et au bouton «Demander l'activation» à la place de «Activer». Écris-nous en indiquant le canal : on s'en occupe et on te dit ce qu'il faut.

D'autres canaux se connectent seuls mais demandent des identifiants API — un nom d'utilisateur, un mot de passe ou une clé. C'est le portail qui les délivre, pas Vezpa : cherche dans son espace partenaire, en général sous «Connectivity», «API» ou «Channel manager». Si tu ne les trouves pas, demande-les à l'assistance du portail.

Les comparateurs (Trivago, TripAdvisor, Google) ne sont pas des portails de vente : ils amènent des visiteurs sur ton site au lieu de vendre les chambres. Ils se configurent depuis la même page, mais ne demandent que la différence de prix.

Le channel manager connecte les principaux portails — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda et des dizaines de canaux dynamiques — mais tous les portails ne dialoguent pas avec un channel manager. Certains, comme penziony.cz ou megaubytko.cz, n'acceptent qu'une adresse iCal : un lien qui publie le calendrier du logement, que le portail relit lui-même à intervalles réguliers.

Retrouvez la liste de vos logements dans Configuration → Canaux OTA → Calendriers iCal.

Quand une nouvelle réservation arrive, nous vous prévenons, comme pour les portails reliés au channel manager : une notification par contrôle, pas une par réservation — si le portail en publie cinq d'un coup, la notification est unique et indique combien elles sont. La toucher ouvre l'onglet « Calendrier », qui entre-temps s'est déjà mis à jour tout seul. Si en revanche la réservation est unique, la notification la nomme : les dates du séjour, ainsi que le nom et le nombre de personnes quand le portail les publie dans le calendrier. Le prix non, et ce n'est pas notre choix : un calendrier iCal ne transporte aucun montant. Toucher la notification d'une réservation unique ouvre directement cette réservation.

Nous vous prévenons aussi quand une réservation disparaît du portail et que nous l'annulons. Si une réservation n'est plus dans le calendrier du portail, nous l'annulons comme une annulation Booking.com, même si quelqu'un y avait déjà travaillé ou si le séjour a déjà commencé, et ses nuits sont remises en vente : vous recevez une notification selon la même règle que pour les nouvelles — une par contrôle, qui nomme la réservation s'il n'y en a qu'une et dit combien il y en a s'il y en a plusieurs — et le même avis reste dans « Résumé des actions ». La toucher ouvre l'onglet « Calendrier », où vous voyez les nuits redevenues libres. Les cas que nous ne pouvons pas clore seuls ne passent pas par là : ils finissent dans « À décider », avec un avis à eux.

La première lecture d'un calendrier tout juste relié est muette, et c'est voulu. Ce premier passage n'apporte pas une réservation : il apporte tout l'historique du portail d'un coup, et vous prévenir pour chacune reviendrait à une rafale de notifications le jour du branchement. Les notifications commencent au contrôle suivant, c'est-à-dire quand une réservation est vraiment une nouveauté.

Publier un logement

Touchez «Publier» sur le logement que vous souhaitez partager : la page génère deux liens.

Copier et utiliser le lien

À côté de chaque lien se trouve un bouton de copie. Collez le lien de base dans le champ «iCal URL» (ou «Importer un calendrier») du portail ; collez le lien complet dans votre calendrier personnel, via «Ajouter par URL». Le portail relit le calendrier lui-même, à intervalles réguliers : inutile de le recoller ensuite.

Régénérer une clé

Le bouton de régénération à côté de chaque lien crée une nouvelle clé et désactive immédiatement la précédente : celui qui avait reçu l'ancien lien cesse de lire le calendrier. Utilisez-le si vous pensez qu'un lien est arrivé entre de mauvaises mains, ou si vous avez cessé de travailler avec un portail. Régénérer le lien de base ne touche pas le lien complet, et inversement.

Lire depuis d'autres portails

Vous pouvez aussi faire le chemin inverse : lire le calendrier d'un portail qui ne passe pas par le channel manager. Sur la même page, sous chaque logement, vous trouverez le bloc «Lire depuis d'autres portails».

Sur le portail, cherchez l'adresse de son calendrier iCal — généralement sous une rubrique comme «Export calendar», «iCal export» ou «Calendar URL» — et copiez-la. Dans Vezpa, touchez «Ajouter un calendrier» et remplissez «Nom du portail» et «Adresse du calendrier (.ics)» : à partir de ce moment, nous le lisons pour vous.

Si une réservation disparaît du calendrier du portail, nous l'annulons, et si le portail déplace ses dates, nous les déplaçons aussi dans Vezpa : comme avec Booking.com, même si vous avez déjà travaillé dessus (clients enregistrés, encaissements, taxe, modifications manuelles). La pension et les prix que vous avez définis restent sur les nuits qui ne changent pas. Si au contraire le portail renvoie soudain un calendrier vide, nous n'annulons rien et vous alertons quand même : cela signifie généralement que la connexion a expiré ou a été réinitialisée par le portail, pas que les réservations ont vraiment disparu.

Une réservation qui arrive sur des dates déjà vendues n'écrase rien : elle finit dans la ligne Exceptions du calendrier, pour que vous la voyiez et décidiez comment résoudre le conflit.

Si vous aviez déjà saisi à la main les réservations de ce portail pour ces dates, il est normal de les retrouver parmi les Exceptions lors de la première mise à jour après la liaison : c'est la même réservation vue deux fois — celle saisie à la main et celle qui vient d'être lue dans le calendrier — gardez-en une seule.

Vous pouvez désactiver ou supprimer un calendrier lié à tout moment : les réservations déjà importées restent où elles sont, elles ne sont pas supprimées.

Un calendrier .ics ne sait dire qu'une chose : occupé de tel jour à tel jour. Il ne dit pas combien de chambres restent libres, il ne porte pas les prix, il ne confirme rien, et il n'a même pas de façon de dire «cette réservation a été annulée» : la ligne n'est tout simplement plus là. C'est une liaison plus lente et plus aveugle qu'un channel manager, et la choisir est un échange : vous atteignez un portail qui resterait sinon dehors, et en échange vous renoncez à tout le reste.

Ce n'est pas instantané, c'est cadencé. Nous lisons chaque calendrier lié toutes les demi-heures : pendant trente minutes au maximum, une réservation qui vient d'être prise sur le portail n'existe pas encore pour nous, et ces nuits apparaissent libres. Avec un channel manager, la réservation arrive au moment où elle est faite.

Un calendrier vide est ambigu, et il le reste. Quand le portail répond avec un calendrier sans aucune occupation, les deux explications possibles — «ils ont tout annulé» et «la liaison est cassée» — produisent exactement le même fichier, et nous n'avons aucun moyen de les distinguer. C'est pourquoi nous n'annulons rien et nous vous le demandons, à vous qui pouvez ouvrir le portail.

Avec une seule unité, ce n'est pas le cas rare, c'est le cas normal. Si le calendrier contient une seule réservation et que le portail la retire, ce calendrier devient vide : c'est exactement la situation ambiguë ci-dessus, et la décision vous revient à chaque fois. Avec plusieurs hébergements liés, cela arrive plus rarement, car une autre réservation suffit à garder le calendrier rempli.

Annuler sur le portail ne clôt pas le cas. Si une réservation s'est retrouvée dans «À décider», c'est qu'elle avait déjà été retirée du portail — c'est précisément pour cela que nous vous avons demandé. La retirer à nouveau ne change rien : le cas se clôt depuis Vezpa, avec l'un des deux boutons.

Les dates fermées, si le portail les publie. Certains portails exportent dans le calendrier aussi les dates que vous avez fermées, et pas seulement les réservations — c'est souvent une case à cocher à activer dans leurs propres réglages. Quand elles arrivent, Vezpa les traite comme des fermetures : ces nuits apparaissent fermées dans le calendrier, elles ne deviennent pas des réservations. Si une de ces nuits était déjà vendue, elle reste au client et vous recevez un avertissement. Si plus tard le portail vous envoie une réservation précisément sur ces dates, la réservation a la priorité et la nuit se rouvre d'elle-même ; une réservation que vous saisissez à la main, en revanche, ne passe au-dessus de rien : sur une nuit fermée par le portail, vous devez d'abord retirer la fermeture depuis le calendrier, avec «Supprimer le blocage».

Rien de tout cela n'est une excuse : c'est la description d'un outil qui a un usage légitime — les portails qu'un channel manager n'atteint pas — et qu'il faut utiliser en sachant ce qu'il fait et ce qu'il ne fait pas. Si le portail qui vous intéresse parle à un channel manager, reliez-le par là : cette voie est plus rapide et n'a aucune de ces ambiguïtés.

Nous lisons le calendrier de chaque portail lié toutes les demi-heures et le traitons comme un canal du type Booking.com : si une réservation disparaît de ce calendrier, nous l'annulons, et si ses dates changent, nous les changeons, même si vous y avez déjà travaillé ou si le client est déjà arrivé. Mais «disparue» ne veut pas toujours dire «annulée» : un calendrier peut arriver vide parce que la clé a expiré ou parce que le portail a eu une panne, et annuler à ce moment-là serait un désastre. Les cas que nous ne pouvons pas trancher seuls se retrouvent dans une liste qui vous attend : «À décider».

Vous la trouvez en haut de Configuration → Canaux OTA → Calendriers iCal, et elle n'apparaît que lorsqu'il y a vraiment quelque chose en attente. Vous y arrivez aussi en touchant la notification qui vous demande de vérifier des réservations.

Ce qui se passe si vous ne faites rien

• Le calendrier du portail est arrivé complètement vide. Nous n'annulerons rien tant que ce calendrier ne répond pas à nouveau, quel que soit le nombre de mises à jour : les dates restent occupées.
• Le portail répond encore, mais plus de la moitié des réservations connues ont disparu d'un coup. Cette fois nous n'annulons rien ; si elle manque encore à la lecture suivante, elle sera annulée.

Les lignes plus anciennes peuvent porter un motif générique — signalées avant que nous enregistrions le pourquoi. Là, nous ne promettons rien : regardez sur le portail. Et si sous le nom vous lisez «Aucun logement attribué», cette réservation n'a atterri dans aucun logement et vit dans la ligne Exceptions du calendrier.

Les deux gestes

• «La garder» — ne change rien. La réservation reste exactement telle quelle et le cas quitte la liste ; si le portail change encore quelque chose sur cette réservation, le cas revient.
• «Accepter l'annulation» — la réservation est annulée comme le fait un canal : la ligne reste dans l'historique marquée annulée, les totaux passent à zéro et les nuits redeviennent libres.

«Gardées par moi» : la décision peut être défaite

Quand vous appuyez sur «La garder», la réservation ne disparaît pas : elle passe dans la deuxième vue de la liste, «Gardées par moi», que vous ouvrez avec l'interrupteur en haut de la section. Elle y reste jusqu'à la fin du séjour et porte un seul bouton : «Finalement, annuler», qui fait exactement ce qu'aurait fait «Accepter l'annulation». C'est le seul moyen dont vous disposez pour annuler une réservation venue d'un portail : l'annulation normale de la fiche la refuse, et la retirer à nouveau sur le portail ne sert à rien — elle y avait déjà été retirée, et c'est pour cela que nous vous avons demandé.

Qui peut décider

Les deux boutons sont réservés au directeur et à l'assistant, ceux-là mêmes qui reçoivent la notification. Les autres rôles qui accèdent à la page voient la liste et les motifs, mais à la place des boutons ils lisent à qui revient la décision. L'observateur n'accède pas à cette page.

Quand vous connectez votre premier canal — Booking.com, Expedia, Agoda, VRBO ou l'un des autres canaux, ou Airbnb — un écran «Période de vente» s'ouvre avant la connexion. Il demande à partir de quand vous voulez vendre, puis ferme les nuits qui ne doivent pas être vendues. Pour les canaux suivants, une fois une période de vente choisie, le même écran revient comme rappel : il indique la période sur laquelle vous vendez déjà, et vous la confirmez ou touchez «Modifier». «Modifier» repart de la période en vigueur et ne rouvre pas les nuits déjà bloquées : si certaines ont un prix, l'écran vous le signale, et vous les rouvrez depuis «Calendrier». Le choix vaut pour tout l'établissement, pas pour un seul canal. Modifier la différence en pourcentage d'un canal déjà actif ne l'affiche pas.

• «Vendre à partir du» : Vezpa propose le premier jour avec un prix à partir de demain, et vous pouvez le modifier. Les nuits avant cette date sont fermées, même si elles ont un prix.
• Dans la période, les nuits sans prix sont fermées : une nuit n'est vendue que si elle a un prix.
• Calendrier à année fixe : il demande aussi «Vendre jusqu'au». La limite de publication devient alors le 10 janvier de l'année suivante (jamais au-delà d'environ deux ans à partir d'aujourd'hui, jamais plus courte que l'actuelle). Les jours entre votre date de fin et cette limite restent fermés ; quand vous les rouvrez depuis «Calendrier», ils sont publiés immédiatement.
• Calendrier continu : la fin n'est pas demandée. La limite s'allonge toute seule chaque nuit.

Avant de confirmer avec «Fermer et continuer», vous voyez un aperçu pour chaque chambre : combien de nuits seront fermées, et pourquoi. Les nuits réservées et celles en maintenance ne sont jamais touchées.

S'il y a des nuits sans prix dans la période, la fiche vous le signale en orange : elles resteront fermées sur le portail. Avec « Aller aux tarifs », vous remettez la connexion à plus tard et allez définir vos prix ; si aucune chambre n'a de prix, Vezpa ne connecte pas le canal.

Rien n'est définitif. Les nuits fermées sont des blocages identiques à ceux que vous faites à la main, et vous les rouvrez depuis «Calendrier» avec «Rétablir la disponibilité».

Dans l'association, tu choisis pour chaque chambre et chaque traitement le tarif qui lui correspond sur le portail. Quand tu appuies sur Appliquer, nous envoyons les associations au portail avec le prix de départ, et à partir de là le canal peut vendre.

Une chambre laissée sans association n'est pas une erreur : simplement, elle n'est pas mise en vente sur ce canal. À la fin, l'écran de récapitulatif liste les logements restés dehors, pour que tu saches ce qui manque. Tu peux terminer les associations quand tu veux, en les rouvrant depuis la page des canaux.

Si une ligne ne passe pas, tu la trouves signalée en rouge sous le traitement auquel elle appartient, avec le motif : corrige celle-là et réessaie. Ce qui est déjà passé reste tel quel.

Chaque chambre vendue sur un portail a un identifiant que le portail utilise quand il envoie une réservation. Si cet identifiant n'est pas écrit sur la bonne chambre, les réservations peuvent arriver dans le mauvais logement : cela arrive surtout à ceux qui ont créé leurs chambres avant de connecter le canal, car le code du portail ne dit rien à Vezpa. L'écran « Relier les chambres » remet les choses en ordre : ouvrez-le avec le bouton du même nom depuis Configuration → Canaux OTA, dans la section du canal (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda). Cette fonction est réservée au directeur.

Le système propose, vous confirmez

Là où les réservations déjà reçues donnent assez de preuves, vous trouvez sous « Propositions à confirmer » une association proposée. Pour chaque proposition, vous voyez son degré de certitude (correspondance forte, moyenne ou faible), les raisons — prix, capacité, nom — et les alternatives examinées et écartées, chacune avec le pourquoi. Rien n'est pré-sélectionné : aucun code n'est écrit tant que vous ne confirmez pas avec « Enregistrer les liens (n) ».

Vous pouvez toujours le faire à la main

Même sans propositions — aucune réservation, ou des signaux trop faibles (« À relier à la main ») — vous avez devant vous les deux listes à apparier : les chambres du portail avec leurs preuves (réservations vues, dates, voyageurs, prix moyen par nuit) et, sous « Vos chambres », vos chambres avec capacité, prix de base et code présent ou absent.

Modifier ou dissocier un lien

Sous « Déjà reliées (n) » vous trouvez les liens existants : « Choisir une autre chambre » déplace le lien vers une autre chambre, « Dissocier » le retire et libère la chambre du portail, qui peut alors être reliée à un autre type de chambre. Avant de confirmer, vous voyez toujours de quelle chambre le code sera retiré. La case « Écraser les codes déjà présents » sert à remplacer un code existant : sans elle, les chambres qui portent déjà un autre code ne sont pas touchées. Les chambres marquées « déjà reconnue automatiquement » (appariées par nom ou par type) n'ont pas de bouton de changement : là, un code ne déciderait rien.

On raisonne par type de chambre, pas par logement

Le portail ne vend pas « la chambre 3 » : il vend « une double ». Le lien vaut donc pour tous les logements du type, et c'est pour cela qu'une réservation trouve un logement libre même si le premier est occupé. Exception : les établissements où chaque unité est vendue à part — là, le lien concerne l'unité seule.

La vue de contrôle

En bas de l'écran, pour chaque chambre du portail vous voyez dans quelle chambre Vezpa arrivent ses réservations ; et dans la liste de vos chambres, vous voyez lesquelles sont encore à découvert, c'est-à-dire sans code du portail.

Si votre établissement est déjà sur un portail, il n'y a rien à retaper : nous demandons au canal ce qu'il sait de vous. Depuis Configuration → Canaux OTA, touchez « Créer votre établissement depuis un portail ».

Comment ça marche, étape par étape

1. Saisissez seulement le numéro dans le champ « Numéro de l'établissement sur le portail ». Sur Booking.com, vous le trouvez dans l'extranet, à côté du nom de l'établissement, en haut (ID de l'établissement / Hotel ID). Rien d'autre : ni mot de passe, ni liste des chambres.
2. Nous enregistrons l'établissement sur le channel manager et demandons la connexion. C'est la demande que vous autorisez ensuite depuis votre extranet.
3. Touchez « Lire depuis le canal ». Nous lisons chambres, capacités, formules repas et photos.
4. Vous regardez l'aperçu : « Voici ce qui serait créé », avec Chambres, Formules repas, Photos, Correspondance des chambres et Différences à vérifier.
5. Vous confirmez avec « Tout créer ». C'est seulement là que quelque chose est créé — et chaque valeur reste modifiable ensuite.

La connexion ne démarre que lorsque vous l'autorisez

Après la demande, l'enregistrement sur le channel manager se poursuit tout seul, mais le portail ne nous envoie rien tant que vous n'autorisez pas la connexion depuis son extranet : sur Booking.com, sélectionnez OTASwitch comme Channel manager ; sur Airbnb, acceptez la demande de connexion. Tant que ce n'est pas fait, il est normal qu'aucun hébergement n'arrive. Et le choix ne vous engage pas : entre-temps, vous pouvez créer des hébergements à la main — à l'arrivée des annonces, vous décidez s'il faut les créer comme nouvelles ou les associer aux vôtres.

Les chambres naissent comme des brouillons à revoir

Les chambres créées ne partent pas en vente : elles naissent exclues des portails, pour que vous complétiez prix et détails tranquillement. Quand elles sont prêtes, retirez l'exclusion et elles partent en vente. Les chambres déjà présentes dans Vezpa ne sont ni touchées ni dupliquées.

«Annonces sans correspondance» : les créer comme nouvelles ou les associer aux vôtres ?

Si le portail a des annonces qui ne correspondent à aucun de vos hébergements et que vous avez des hébergements pas encore associés à ce canal, l'aperçu s'arrête et vous pose la question avant de créer quoi que ce soit : créer les annonces comme nouveaux hébergements, ou les associer aux hébergements que vous avez déjà. Si vous les créez comme nouveaux, vous pourriez vous retrouver avec deux hébergements pour le même appartement ; si vous les associez, le portail est relié aux hébergements que vous avez déjà. Les noms n'ont pas besoin de coïncider : ce qui compte pour le portail, c'est l'association, pas le nom que vous donnez à vos hébergements.

Deux attentes différentes, et aucune des deux n'est une erreur

• L'autorisation de la connexion : en général 5–10 minutes suffisent ; certains canaux peuvent prendre des heures ou des jours. Ce n'est pas un délai fixe ni garanti, et c'est le portail qui approuve, pas Vezpa. Vous n'avez pas à rester sur l'écran : la demande reste en cours et vous pouvez revenir quand vous voulez.
• La correspondance des chambres après l'envoi des prix : quand les formules tarifaires viennent d'être créées, le canal a généralement besoin de 1 à 2 minutes pour les relier aux chambres. Si vous lisez « Réessayez dans quelques minutes », c'est bien une attente : ce qui a déjà été créé n'est pas dupliqué.

S'il manque des informations sur l'établissement

Pour enregistrer l'établissement, le channel manager exige quelques informations : nom, adresse, e-mail, téléphone et l'emplacement sur la carte. S'il en manque une, l'enregistrement ne démarre pas — et l'application vous les énumère une par une, avec le bouton « Voir les informations manquantes ». Il vous mène à Données de l'établissement, où vous complétez tout en un seul voyage ; dès qu'il ne manque plus rien, la demande repart toute seule et vous vous retrouvez où vous étiez.

« Cet établissement est déjà relié à une autre connexion du channel manager »

Le numéro que vous avez saisi est bon. L'établissement sur le portail est encore accroché à une connexion précédente du channel manager : un autre établissement, ou un ancien compte. Il faut d'abord dénouer cette connexion ; tant qu'elle reste active, chaque nouvelle tentative donnera le même résultat. Réessayer sans la dénouer ne change rien.

La capacité de la chambre sur le channel manager

Sur le channel manager, la chambre est unique et partagée par tous les portails connectés. Sa capacité est le maximum parmi les places que les différents portails vendent : elle peut donc dépasser celle d'un seul portail, et c'est très bien — chaque portail continue de vendre pour les places qu'il connaît. Si ce nombre ne correspond à aucun des portails que vous avez connectés, cela mérite un coup d'œil à la main.

Les prix sur le canal OTA ne se mettent pas à jour

• Vérifiez d'avoir complété le Channel Mapping (chambres ET rate plans)
• Vérifiez que le canal est « Actif » dans l'app Vezpa (Configuration → Canaux OTA)
• Attendez au moins 5-10 minutes après une modification tarifaire — la propagation n'est pas instantanée sur tous les canaux
• Sur le portail OTA, vérifiez d'avoir sélectionné le bon channel manager (OTASwitch)

Les réservations OTA n'arrivent pas dans le calendrier

• Vérifiez que le canal est actif et mappé
• Vérifiez que les notifications push sont activées sur le téléphone
• Essayez de faire un rafraîchissement manuel du calendrier (glissez vers le bas)
• Si la réservation est dans la ligne « Exceptions », cela signifie qu'il n'y avait pas de disponibilité dans la chambre attribuée — contactez le support pour résoudre

Surréservation (double réservation sur la même chambre)

• Cause la plus fréquente : mapping erroné — une chambre Vezpa a été associée à la mauvaise chambre sur le canal OTA
• Autre cause : le channel manager n'avait pas été sélectionné sur le portail OTA, donc le canal ne recevait pas les mises à jour de disponibilité
• Solution : corrigez le mapping, vérifiez la sélection du CM sur le portail, et contactez le support si le problème persiste

Le Channel Mapping n'affiche pas les chambres du canal OTA

• Pour Booking.com, Expedia et Agoda : vérifiez d'avoir saisi les bons identifiants du portail
• Vérifiez que les chambres sont actives et publiées sur le portail OTA (pas en brouillon)
• Vérifiez que le channel manager a été sélectionné sur le portail OTA (sans cette étape, le système ne peut pas lire les chambres)

Le canal affiche « En attente d'activation »

• Si le canal n’atteint même pas ce stade, vérifiez d’abord le résultat de l’enregistrement : l’application vous indique si le problème vient de nous ou s’il y a une donnée à corriger
• Cela signifie que la demande a été envoyée mais l'approbation sur le portail OTA est manquante
• Connectez-vous au portail du canal et complétez la procédure d'approbation (voir les instructions spécifiques pour chaque canal ci-dessus)
• Certains canaux (VRBO) peuvent nécessiter jusqu'à 5 jours ouvrables pour compléter l'activation
• Dans l'app, en attendant, vous trouverez la section « Comment autoriser » avec les étapes rapides pour le canal, et vous pouvez choisir de continuer manuellement : vous connecterez l'OTA plus tard, une fois l'autorisation terminée

Les réservations d'un portail arrivent dans le mauvais logement

• Cela arrive presque toujours quand les chambres ont été créées avant de connecter le canal : le code du portail n'est pas écrit sur la bonne chambre
• Ouvrez « Relier les chambres » depuis la section du canal et confirmez ou corrigez les associations
• Les réservations déjà reçues ne sont pas déplacées : le lien corrige les prochaines