Guide Réservations

La section Réservations regroupe trois outils, accessibles via les onglets en haut :

• Hébergements — état du ménage et occupation des chambres pour le jour sélectionné
• Réservations (par défaut) — liste de toutes les réservations avec filtres et recherche
• Clients — recherche dans l'historique des clients de l'établissement

Affiche l'état de chaque chambre/hébergement pour une date spécifique. En haut se trouve un sélecteur de date (par défaut aujourd'hui).

Pour chaque chambre est affiché :

• Nom ou numéro de la chambre
• État d'occupation : libre, occupée, arrivée prévue, départ prévu
• État du ménage en cours
• Nom du client (si occupée)

Appuyez sur une chambre pour voir les détails et modifier l'état.

Les tableaux de service

Chaque chambre porte aussi une icône qui annonce sa situation d'un coup d'œil, sans rien lire : le balai quand il y a à nettoyer — il passe avant tout le reste, car c'est la seule chose sur laquelle intervenir — la coche verte quand la chambre est libre et propre, le lit quand elle est occupée, et les flèches pour l'arrivée, le départ et le changement dans la même journée, le sens interdit quand elle est fermée à la vente et les outils quand elle est arrêtée pour des travaux.

Chaque chambre a deux cases de texte : l'une est écrite par la gouvernante, l'autre par la réception. Une ampoule à changer ou un lit d'appoint à préparer n'appelle pas de réponse — il faut juste que cela reste visible jusqu'à ce que quelqu'un s'en occupe. Sous chaque note figurent toujours la date et l'heure de rédaction.

Les règles sont simples :

• Votre propre note, vous l'écrivez, la modifiez et la supprimez quand vous voulez.
• Fait peut être posé par toute personne qui voit la note, y compris celle qui l'a écrite : si vous signalez quelque chose puis le réglez vous-même, vous bouclez la boucle sans supprimer la ligne, et la trace de ce qui a été fait demeure.

«Ne pas déranger» et heure d'arrivée

Quand le client demande à ne pas être dérangé, ouvrez la fiche de la chambre et touchez « Ne pas déranger » pour aujourd'hui. Un badge sombre «Ne pas déranger» apparaît sur la fiche de la chambre, bien visible en faisant défiler la liste, et la gouvernante le voit sur sa propre fiche : la chambre sort de la tournée de ménage. Si le client change d'avis, dans la même feuille l'option devient Retirer « Ne pas déranger ».

Cela vaut pour aujourd'hui seulement : demain la chambre revient d'elle-même dans la tournée, sans que personne ait à le retirer. Le jour de l'arrivée, la ligne du client affiche aussi l'heure d'arrivée qu'il a indiquée, à côté de l'icône de l'horloge.

Chaque chambre a l'un des quatre états de ménage. La ligne sous le nom de la chambre l'indique, suivie du nom de la personne chargée du ménage aujourd'hui, s'il y en a une :

Dans la fiche de la chambre, une rangée de quatre boutons choisit l'état d'une seule touche. En dessous, «Attribuer à…» choisit la personne qui fait le ménage aujourd'hui parmi les utilisateurs ayant le rôle Gouvernante : l'attribution vaut pour aujourd'hui seulement — demain la chambre est à attribuer de nouveau — et «Aucun» la retire. Si aucun utilisateur n'a ce rôle, la feuille l'indique et dit où en ajouter un.

La liste affiche toutes les réservations de l'établissement. Chaque carte présente :

• Nom du client
• Dates d'arrivée et de départ
• Chambre attribuée
• Canal OTA avec couleur distinctive
• État de la réservation

Appuyez sur une carte pour ouvrir le détail complet de la réservation.

La liste des réservations offre plusieurs filtres combinables entre eux :

Séjour sur la période

Dans la feuille «Filtres», avant «Date d'arrivée», se trouve la section «Séjour sur la période». Les deux boutons «Du» et «Au» ouvrent le même calendrier, où vous choisissez le début et la fin ensemble. Le filtre garde les clients qui dorment ici au moins une nuit entre les deux dates, même s'ils arrivent avant ou partent après : il répond à la question «qui est dans la maison cette semaine ?».

Ce n'est pas la même chose que «Date d'arrivée» et «Date de départ», qui ne gardent que les arrivées, ou les départs, dans l'intervalle. Après «Appliquer», le filtre apparaît parmi les puces en bas de la liste sous le nom «Séjour sur la période», avec ses dates, et se retire avec sa croix comme les autres.

Type et formule

Dans la feuille «Filtres», juste avant «Séjour sur la période», se trouvent deux sections de puces à toucher : «Type» et «Formule». Vous pouvez en activer une ou plusieurs : avec plusieurs types, la liste garde les réservations de n'importe lequel des types choisis, et il en va de même pour les formules. Les puces ne montrent que les types d'hébergement de votre établissement et les formules réellement vendues ; une section qui n'aurait qu'une seule entrée n'apparaît pas.

Le type regarde les hébergements de la réservation : une réservation avec deux hébergements de types différents sort pour l'un comme pour l'autre. Après «Appliquer», le filtre apparaît parmi les puces en bas de la liste sous le nom «Type» ou «Formule» suivi de la valeur, et se retire avec sa croix comme les autres. Il vaut aussi pour «Exporter la liste» : le fichier ne contient que les réservations filtrées.

Exporter et imprimer la liste

«Exporter la liste», dans la barre du haut (ou dans le menu à trois points quand la barre manque de place), ouvre une feuille avec quatre choix : CSV, Excel, PDF et «Imprimer». L'export contient exactement les réservations que vous voyez, avec les filtres actifs — recherche comprise — et toutes les lignes du résultat, pas seulement la page affichée.

Les montants sont dans la devise de l'établissement, avec son code dans l'en-tête de colonne. Le fichier est préparé par le serveur et s'ouvre dans le menu de partage de l'appareil : de là, vous l'enregistrez ou l'envoyez. Au-delà de 10 000 réservations, l'export ne démarre pas et vous demande de restreindre les filtres, par exemple à une période plus courte.

Sélectionner plusieurs réservations

Un appui long sur une réservation, ou le bouton «Sélectionner» dans la barre du haut (ou dans le menu à trois points), active la sélection multiple. Chaque fiche affiche une case, et un toucher la coche au lieu d'ouvrir la réservation ; la sélection reste quand vous changez de page. En bas apparaît une barre qui compte les réservations choisies — par exemple «5 sélectionnées» — avec trois boutons :

Les étiquettes appartiennent à un établissement : si vous en avez plusieurs, choisissez-en d'abord un dans le sélecteur au-dessus de la liste, sinon la feuille n'affiche que l'avis «Les étiquettes appartiennent à un établissement précis. Choisissez un établissement pour filtrer par étiquette.». Il n'y a pas d'annulation ni d'enregistrement en bloc, volontairement : ces opérations se font une réservation à la fois, depuis sa fiche.

En appuyant sur une réservation, le détail complet s'ouvre avec : données du client, dates, chambre, formule, totaux et paiements, canal OTA, état.

Actions pour les réservations directes

• Modification des dates, changement de chambre, changement de formule
• Annulation
• Gestion des frais et paiements
• Check-in / Check-out

Actions pour les réservations OTA

• Modification des dates (extension uniquement — ajouter des nuits)
• Visualisation des détails
• No-show, départ anticipé

Les réservations des portails ne s'annulent pas d'ici

Une réservation arrivée d'un portail peut être ouverte, lue et allongée (ajout de nuits), mais elle ne s'annule pas et ne se raccourcit pas depuis l'application : l'annulation se fait sur le portail et se synchronise automatiquement. Les réservations directes — Téléphone, Agence, Walk-IN, E-mail, Direct / site web, Client habitué, Booking Engine — s'annulent normalement.

L'onglet Clients permet de rechercher dans l'historique de tous les clients ayant séjourné dans l'établissement.

Quand le champ de recherche est vide, la liste affiche les clients récents. Pour trouver quelqu'un d'autre, recherchez par nom de famille ou téléphone et validez. Touchez un client pour ouvrir sa fiche complète.

Sous le nom, un badge vert compte les séjours faits chez vous : «1 séjour» pour qui est venu une fois, et à partir de deux «Client fidèle · 3 séjours». Vezpa le calcule seul à partir de l'historique : il n'y a rien à configurer ni à cocher à la main.

À côté du badge apparaissent aussi l'étoile «VIP», pour les clients marqués VIP, et leurs étiquettes colorées.

Filtrer les clients

Sous le champ de recherche se trouve une rangée de filtres :

• «VIP» — seulement les clients marqués VIP.
• «Client fidèle» — seulement ceux qui ont au moins deux séjours.
• «Étiquette» — un menu avec les étiquettes client ; «Toutes» retire le filtre. Il apparaît dès qu'il existe au moins une étiquette.
• «Nationalité» — saisissez le pays ; «Toutes» retire le filtre.

Les filtres portent sur les clients récents (jusqu'à quelques centaines), pas sur toute l'archive : un client d'il y a longtemps se trouve en cherchant son nom de famille ou son téléphone.

La manière de marquer un client VIP et de lui attribuer des étiquettes est expliquée dans le Guide de l'historique des clients.

En appuyant sur un client, l'historique complet de ses séjours s'ouvre : liste chronologique avec dates, chambre, canal et total pour chaque séjour.

Utile pour :

• Reconnaître les clients réguliers
• Vérifier les préférences (chambre préférée, formule)
• Contrôler l'historique des paiements

Depuis l'onglet Réservations, appuyez sur le bouton + (FAB en bas à droite) pour créer une nouvelle réservation.

1. Sélectionnez les dates
   Choisissez l'arrivée et le départ avec le sélecteur de dates.
2. Vérifiez la disponibilité
   Le système vérifie automatiquement les chambres libres.
3. Remplissez les données du client
   L'autocomplétion cherche dans l'historique : si le client a déjà séjourné, les données sont pré-remplies. Le formulaire comprend aussi le «Canal» (Téléphone, Agence, Walk-IN, E-mail, Direct / site web ou Client habitué) et la «Langue du client». La «Langue du client» détermine dans quelle langue partent les e-mails et les messages, et les propose toutes : d'abord la langue de votre hébergement, puis les autres par ordre alphabétique : laissée sur «Automatique», Vezpa utilise la langue dans laquelle le client a réservé sur le portail, puis celle de son pays, puis celle de l'établissement. Si un e-mail n'existe pas dans cette langue, il part en anglais.
4. Sélectionnez la chambre et la formule
   Choisissez la chambre et le type de formule. Si à ces dates la chambre est fermée à l'arrivée ou au départ (les «Jours d'arrivée et de départ» des Tarifs), l'étiquette orange «Arrivée fermée» ou «Départ fermé» apparaît : la chambre reste réservable, c'est un avertissement, pas un blocage.
5. Confirmez
   La réservation est créée et le calendrier se met à jour.

Si la réservation naît sans hébergement

Il peut arriver qu'une réservation que vous venez de créer reste sans hébergement physique attribuable : vous la retrouvez dans la ligne Exceptions du calendrier. Vous n'avez pas à vous en apercevoir seul — une alerte part aussitôt vers le Directeur, l'Assistant et l'Utilisateur (la réception), par e-mail dans la langue de chacun avec le lien direct vers la réservation, et sous forme de notification push. Il en va de même lorsque c'est une modification venue du canal OTA ou l'ajout d'une chambre qui laisse la réservation découverte. Les détails figurent dans le guide du Calendrier.

En plus des réservations immédiates, vous pouvez créer une proposition commerciale — une offre avec une échéance avant laquelle le client doit confirmer et payer.

Comment ça marche

1. Créez la réservation comme d'habitude
   Sélectionnez les dates, la chambre, la formule et remplissez les données du client.
2. Appuyez sur « Créer une proposition »
   Au lieu de « Confirmer la réservation », appuyez sur le bouton Créer une proposition en dessous.
3. Choisissez l'échéance
   Un sélecteur de dates s'ouvre pour définir la date limite de confirmation. Par défaut, le système propose la veille de l'arrivée.
4. Confirmez
   La réservation est créée avec l'échéance définie. La chambre est bloquée jusqu'à l'expiration.

Que se passe-t-il à l'échéance

• Le jour de l'échéance, le client reçoit un e-mail de rappel avec un lien de paiement.
• Après l'échéance, la réservation est automatiquement annulée : totaux mis à zéro, chambre libérée et client notifié par e-mail.

Si le prix change ensuite (dates, pension, un logement retiré, taxe recalculée), le montant demandé avant l'échéance se met à jour tout seul de la même différence. Avec un acompte, le même pourcentage du séjour est conservé.

La veille de chaque échéance, à 11 h, heure de l'établissement, le directeur et l'assistant reçoivent une notification avec le nom du client, le montant et le motif ; la toucher ouvre la réservation. Quand le paiement est arrivé, ou que la réservation est confirmée malgré tout, touchez la ligne de l'échéance et choisissez «Retirer l'échéance» : la réservation reste et l'échéance n'est plus rappelée. Le paiement n'est pas enregistré à cet endroit : un encaissement s'enregistre comme dépôt.

Page de récapitulatif client

Le client reçoit un lien vers une page de confirmation affichant le récapitulatif de la réservation avec l'échéance de l'offre clairement visible sur le bouton de paiement (ex. « Effectuer le paiement avant lundi 15-06-2026 »). Le flux est identique au Booking Engine.

Quand le client figure dans « Clients bloqués »

Si l'e-mail ou le téléphone saisi figure dans la liste « Clients bloqués » de l'établissement, la confirmation ou la proposition affiche l'alerte « Client bloqué », avec l'e-mail ou le téléphone trouvé et le motif. Vous pouvez la fermer et vous arrêter là, ou continuer : « Continuer quand même » puis, dans une seconde fenêtre, « Oui, confirmer la réservation ». La réservation n'est créée qu'après la seconde confirmation.

Depuis l'historique des clients, vous pouvez créer une nouvelle réservation avec toutes les données du client pré-remplies, sans les saisir manuellement.

Comment procéder

1. Rechercher le client
   Allez dans l'onglet Clients et recherchez par nom ou téléphone.
2. Ouvrir le détail
   Appuyez sur le nom du client pour voir le profil complet.
3. Appuyez sur « Nouvelle réservation avec cet hôte »
   Le système vérifie automatiquement la complétude des données d'enregistrement selon votre pays.
4. Sélectionnez les dates et confirmez
   Choisissez arrivée, départ et chambre comme d'habitude. Nom, document, contacts et toutes les données personnelles sont pré-remplies.

Validation des données

Avant de poursuivre, le système vérifie que les champs obligatoires pour votre pays sont complétés. Les exigences varient selon les réglementations locales.

Si des données manquent, un avertissement affiche la liste des champs manquants. Vous pouvez quand même poursuivre — les données peuvent être complétées plus tard lors de l'enregistrement du client.

Le nombre de réservations et le total sont calculés sur l'ensemble du résultat filtré, pas sur la page que vous regardez. Avec plusieurs pages, le total sera donc supérieur à la somme des fiches visibles : c'est normal. Si vous changez un filtre, les deux changent.

Les réservations et les hébergements se consultent avec plusieurs rôles, mais ne se modifient qu'avec un rôle opérationnel.

Avec le rôle Revenue, la section est en lecture seule : le bouton « Nouvelle réservation » n'apparaît pas et la fiche de l'hébergement n'affiche pas les actions de modification. C'est un choix délibéré — ce rôle sert à lire la demande et à piloter les prix, pas à bouger le planning.

Dans la liste, chaque réservation porte une puce avec la chambre. Si l'hébergement n'est pas attribué, cette puce devient un avertissement : une icône d'attention et le texte «Hébergement non attribué» en rouge, à la place du numéro. L'icône et le texte disent la même chose que la couleur, cela se reconnaît donc sans distinguer le rouge.

Cela sert à repérer la réservation à régler sans l'ouvrir. Pour y remédier, ouvrez la réservation et utilisez le bouton «Attribuer l'hébergement».