Guide de l'historique des clients

L'historique des clients est l'archive centrale de tous les clients ayant séjourné dans votre établissement. Chaque fois qu'un client termine son check-in, ses données sont automatiquement enregistrées dans l'historique, de sorte que vous les ayez toujours sous la main pour les séjours à venir.

Où trouver l'historique

Depuis la barre de navigation de l'application, touchez Réservations et sélectionnez l'onglet Clients. L'écran de recherche s'ouvre avec un champ de texte dans lequel saisir les critères.

Critères de recherche

Vous pouvez rechercher un client selon différents critères. La recherche est souple et combinée : il suffit de saisir une partie de la donnée pour obtenir des résultats.

Lire les résultats

Les résultats s'affichent sous forme de liste de cartes. Chaque carte indique le nom et prénom du client, l'e-mail (s'il est disponible) et le nombre de séjours passés dans votre établissement. Touchez une carte pour ouvrir le profil complet du client.

En touchant un client dans les résultats de recherche, son profil complet s'ouvre. Cet écran rassemble toutes les informations accumulées au fil des séjours et offre une vision à 360 degrés du client.

Données personnelles

La partie supérieure du profil affiche les données personnelles du client recueillies lors des enregistrements :

• Nom et prénom — données principales du client
• Date de naissance — avec indication de l'âge et du signe du zodiaque
• Lieu de naissance et nationalité — ville, département et pays
• Pièce d'identité — type, numéro et date d'expiration
• E-mail et téléphone — coordonnées pour les communications directes
• Adresse de résidence — rue, ville, code postal et pays

Historique des séjours

Sous les données personnelles se trouve la liste complète de tous les séjours du client dans votre établissement, classés du plus récent au plus ancien. Chaque séjour affiche :

Touchez un séjour précis pour ouvrir son détail complet avec tous les débits, paiements et notes associés.

L'étiquette verte des séjours

Dans les résultats de recherche, sous le nom, et en haut de la fiche client apparaît une étiquette verte indiquant les séjours de la personne dans votre établissement : «1 séjour» la première fois, puis à partir de deux «Client fidèle · 3 séjours». Elle se calcule toute seule, il n'y a rien à paramétrer : sont comptées les réservations de la personne non annulées et déjà commencées, la personne étant reconnue grâce à l'historique, c'est-à-dire y compris les réservations passées qui lui sont rattachées. Une réservation future ne compte pas tant que le client n'est pas arrivé.

La même information apparaît dans la fiche d'une réservation : si le client principal a déjà séjourné chez vous, vous voyez «Client fidèle · 2 séjours précédents», et là un seul séjour précédent suffit. Elle est décrite dans le guide de la réservation.

VIP et étiquettes du client

Sous l'étiquette verte des séjours, la fiche client porte la pastille «VIP» : touchez-la pour l'activer, touchez-la de nouveau pour la désactiver. Elle vaut pour tout l'historique de la personne : les réservations suivantes aussi, qui créent une nouvelle fiche à chaque séjour, la voient activée. L'étoile apparaît aussi dans la liste des clients et dans la fiche d'une réservation de ce client.

À côté se trouvent les étiquettes du client, en couleur : les préférences dont vous voulez vous souvenir, par exemple «étage élevé» ou «oreiller en plus». Le x d'une étiquette la retire ; «Étiquette», avec le signe +, ouvre une feuille où choisir une étiquette existante ou en créer une avec «Nouvelle étiquette» : un nom de 30 caractères au plus, une couleur, puis «Ajouter». Les étiquettes valent elles aussi pour tout l'historique, et en retirer une la retire de toutes les fiches rattachées à la personne.

Dans la liste des clients, quand la recherche est vide, les clients les plus récents s'affichent, et au-dessus de la liste se trouvent les filtres «VIP», «Client fidèle», «Étiquette» et «Nationalité». Le détail se trouve dans le guide des réservations.

Activer ou désactiver «VIP» et ajouter ou retirer des étiquettes suit la même autorisation que l'écriture sur les réservations : qui ouvre la fiche sans cette autorisation voit l'étoile et les étiquettes, mais ne peut pas les modifier.

Anniversaire

Si la date de naissance est disponible, le système met en évidence l'anniversaire du client. Lorsqu'un client est dans l'établissement le jour de son anniversaire, une alerte spéciale apparaît sur la page Direction, afin que vous puissiez préparer un cadeau ou un message de vœux — une attention qui fait la différence.

Notes et souvenirs

La fiche client peut contenir des notes personnalisées saisies par le personnel de l'établissement. Utilisez les notes pour consigner :

• Les préférences du client (chambre en étage élevé, loin de l'ascenseur, oreiller supplémentaire)
• Les allergies ou intolérances alimentaires
• Les demandes particulières récurrentes
• Les éventuels problèmes rencontrés par le passé

Nouvelle réservation avec ce client

En bas du profil se trouve le bouton « Nouvelle réservation avec ce client ». En le touchant, le système :

1. Vérifie que les données sont complètes
   Il contrôle que tous les champs obligatoires pour l'enregistrement dans votre pays sont renseignés (les exigences varient selon les pays : en Italie, les pièces d'identité sont requises ; en Irlande, le nom et la nationalité suffisent).
2. Affiche le résultat de la vérification
   Si toutes les données sont présentes, un message de confirmation vert apparaît. S'il manque des champs, un avertissement indique précisément quelles données manquent — vous pouvez néanmoins poursuivre avec « Réserver quand même ».
3. Ouvre la création de la réservation
   L'écran Nouvelle Réservation s'ouvre avec toutes les données du client déjà préremplies : nom, prénom, pièce d'identité, coordonnées, nationalité, résidence. Rien à ressaisir.

Le Règlement général sur la protection des données (Règlement UE 2016/679, connu sous le nom de GDPR) garantit à toute personne le droit à l'oubli : le client peut demander à tout moment la suppression de ses données personnelles de votre archive.

Vezpa PMS vous permet de répondre à cette demande de façon simple et sûre, directement depuis l'application.

Comment procéder à la suppression

1. Allez dans Réservations > Clients et recherchez le client ayant fait la demande
2. Touchez son nom pour ouvrir le profil complet
3. Faites défiler jusqu'en bas et touchez le bouton Supprimer les données GDPR
4. Lisez le récapitulatif de ce qui sera effacé et touchez Confirmer la suppression

Ce qui est supprimé

La procédure retire du système toutes les données personnelles du client :

• Nom et prénom — remplacés par un identifiant anonyme
• Date et lieu de naissance — entièrement supprimés
• Pièce d'identité — type, numéro et date d'expiration effacés
• E-mail et téléphone — retirés du profil
• Adresse de résidence — supprimée
• Notes personnelles — les éventuelles annotations sur le client sont effacées

Ce qui reste dans le système

Afin de garantir la cohérence des données comptables et statistiques, certaines informations anonymisées sont conservées :

• Données statistiques — nombre de séjours, montants totaux et canaux de provenance (sans référence au nom du client)
• Déclarations obligatoires — les transmissions déjà effectuées à la Questura (autorité de police italienne) ou à l'ISTAT restent dans les archives des autorités, comme le prévoit la loi
• Données comptables — les factures et les reçus émis sont conservés au titre des obligations fiscales