Guide Calendrier

Le Calendrier est la grille planning de l'établissement : il affiche toutes les chambres sur les lignes et les jours sur les colonnes. Chaque réservation est représentée par une barre colorée qui s'étend du jour d'arrivée au jour de départ.

La grille est responsive : sur mobile elle affiche 7 jours, sur tablette 14 jours, sur desktop 21 jours ou plus.

Le calendrier offre deux modes, sélectionnables via le bouton dans l'AppBar :

Défilement libre (par défaut)

Défilez horizontalement sans limites. La plage s'étend automatiquement lorsque vous approchez des bords (+21 jours à la fois). Idéal pour naviguer librement entre les dates.

Vue mensuelle

Affiche un mois à la fois avec un sélecteur de mois en haut. Plus ordonnée pour avoir une vue d'ensemble d'un seul mois.

La rubrique s'appelle Affichage et densité et se trouve dans le menu à trois points de la barre du haut, ici comme dans les deux autres grilles (Tarifs et Taxe de séjour). Le même choix se trouve aussi dans Configuration, dans la section Affichage et densité ; la gouvernante et l'observateur, qui n'ont pas cette page, le trouvent dans le menu de leur propre compte. La première moitié du choix est l'orientation : à l'horizontale, les jours défilent sur le côté et les hébergements sont des lignes ; à la verticale, les jours descendent et les hébergements deviennent des colonnes, et vous voyez plus de nuits à la fois — pratique quand il y a peu d'hébergements.

La seconde moitié est la densité : elle décide combien de lignes ou de colonnes voir au maximum — la largeur d'une colonne, ou la hauteur d'une ligne, est la conséquence de ce nombre, pas un réglage à part. Avec les jours à la verticale, la rubrique s'appelle Colonnes visibles ; avec les jours à l'horizontale, Lignes visibles ; vous ne réglez que l'axe que l'orientation choisie rend actif. Les valeurs sont 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 36 et 40, plus Automatique, le mode par défaut. Ce nombre est un maximum, non un quota à remplir : s'il y a moins d'hébergements, vous les voyez tous, sans qu'ils s'élargissent ou s'allongent au-delà d'une taille confortable.

Les lignes vont jusqu'à 60 (44, 48, 52, 56 et 60) ; les colonnes de la vue verticale restent limitées à 40. Avec les jours à l'horizontale, sur ordinateur et sur tablette en paysage, il y a aussi «Deux colonnes» : les chambres se répartissent sur deux grilles côte à côte, chacune avec les lignes choisies, qui défilent ensemble sur les jours ; on voit moins de jours. Quand vous ouvrez une réservation, sa fiche ne couvre pas le calendrier : elle le pousse vers la gauche et les deux colonnes se partagent à parts égales l'espace restant, avec moins de jours mais les mêmes proportions.

Pour donner toute la largeur à chaque page, en bas du menu latéral se trouve «Masquer le menu» : le menu disparaît et, à sa place, un petit menu flottant avec les icônes des pages reste en bas à gauche, par-dessus la page ; dedans, un petit «Afficher le menu» rouvre le menu complet. Cela vaut sur ordinateur et sur tablette en paysage, et l'appareil s'en souvient. Le menu flottant reste fermé et s'ouvre au survol de la souris, ou d'un toucher sur tablette.

Le calendrier se met à jour tout seul : les semaines affichées sont revérifiées chaque minute, quand vous revenez sur la page et quand arrive la notification d'une réservation, et seules celles qui ont changé sont téléchargées à nouveau. Une réservation ajoutée, déplacée, prolongée, annulée ou dont le statut a été changé par un collègue ou un canal apparaît avec un bref effet et un halo qui s'estompe ; ce que vous modifiez vous-même apparaît aussitôt, sans effet. Si la réduction des animations est activée sur l'appareil, il n'y a pas d'effets.

Automatique se comporte différemment sur les deux axes, et c'est voulu : avec les jours à la verticale, il choisit une largeur confortable pour l'écran que vous utilisez — sur un téléphone les colonnes remplissent la largeur, sur un grand moniteur elles cessent de s'élargir une fois confortables à lire ; avec les jours à l'horizontale, il conserve la hauteur de ligne confortable, celle que la grille a toujours eue.

Demander beaucoup de lignes ou de colonnes ne les rend pas confortables sur n'importe quel écran : au-delà d'environ 24, la ligne (ou la colonne) s'amincit et, pour rester lisible, laisse tomber quelque chose. Le prix aussi peut y perdre quelque chose : si la place ne suffit plus pour les décimales, c'est toute la grille qui passe aux nombres entiers — arrondis au plus proche, non tronqués — et le chiffre que vous voyez dans la cellule n'est alors plus le prix exact : 120,49 s'affiche 120, et 120,50 s'affiche 121.

Le choix reste sur l'appareil que vous utilisez : celui que vous faites sur votre téléphone ne vous suit pas sur votre ordinateur, et inversement. Cela vaut pour l'orientation comme pour la densité.

Regrouper par type

Dans la feuille Affichage et densité se trouve aussi l'interrupteur Regrouper par type, désactivé au départ ; comme le reste de la feuille, le choix reste sur l'appareil. Activé, les chambres du calendrier se regroupent par type et chaque groupe commence par une ligne de récapitulatif (avec les jours à la verticale, une colonne) : à gauche le nom du type avec son nombre de chambres, par exemple Double (4) ; pour chaque jour, combien de chambres restent libres sur le total et le taux d'occupation, par exemple 1/4 · 75%, en rouge quand il ne reste plus rien de libre.

Le total ne compte pas les chambres bloquées ou en maintenance ce jour-là, et les réservations annulées et les propositions ne comptent pas comme occupées. La ligne n'affiche pas de prix (ils restent dans le récapitulatif qui s'affiche au survol de la souris) et ne réagit pas au toucher : elle ne crée pas de réservation. Elle fonctionne avec les jours à l'horizontale et à la verticale ; si vous avez choisi combien de lignes ou de colonnes afficher, les lignes de récapitulatif comptent parmi elles. Filtrer les types continue de s'appliquer : seuls les types que vous affichez sont regroupés.

En haut de l'AppBar s'affiche la plage de dates actuellement visible à l'écran (ex. « 5-26 Mar 2026 »).

• Colonne de gauche : noms des chambres/types, triés par numéro
• Lignes : une par chambre de l'établissement
• Colonnes : un jour par colonne, avec en-tête jour/date
• Barres colorées : réservations, avec le nom du client

Décalage demi-journée

Les barres commencent à mi-colonne du jour d'arrivée et se terminent à mi-colonne du départ. Cela reflète la réalité hôtelière : l'arrivée a lieu l'après-midi et le départ le matin.

Appuyez sur une barre pour ouvrir le détail complet de la réservation.

Au-dessus de la grille, une ligne indique jusqu'à quelle date ce que vous saisissez atteint vraiment quelqu'un : les portails connectés et votre site de réservation. Touchez-la pour ouvrir l'explication complète. Tous les rôles qui ouvrent la page la voient.

Dans la grille, les nuits au-delà de cette limite sont hachurées, et une ligne verticale marquée indique où commence la partie pas encore publiée. Vous pouvez modifier ces nuits normalement — prix, fermetures et séjour minimum sont enregistrés — mais elles restent dans Vezpa : personne ne peut encore réserver ces dates.

Avec le modèle Rolling, la limite avance toute seule d'un jour chaque nuit, et ce que vous avez préparé est publié quand son tour arrive : vous n'avez pas à le refaire. Avec le modèle Annuel, elle se déplace avec l'Ouverture de l'année, et la fiche vous dit à partir de quand vous pouvez la lancer.

La couleur de remplissage de la barre indique désormais le statut du séjour, pas le canal : cinq couleurs pour cinq moments différents.

Le canal de réservation garde sa propre couleur, mais ne remplit plus la barre : c'est maintenant une fine bande sur le bord inférieur (le bord gauche quand le calendrier est vertical).

Les étiquettes de la réservation apparaissent aussi sur la barre, sous forme de petites encoches sur le bord opposé à la bande du canal, dans l'ordre de priorité. Cet ordre se change à un seul endroit : la page Étiquettes de réservation, dans Établissement > Chambres, en faisant glisser les étiquettes — pas depuis le calendrier, pas depuis la fiche de la réservation. Quand il y a plus d'étiquettes que de place, la dernière place devient un tiret gris neutre, du même gris que le thème : ce n'est la couleur d'aucune étiquette, cela signifie seulement qu'il y en a d'autres.

Une réservation soldée — il y a un montant à payer et le solde est arrivé à zéro, que le paiement soit passé par la passerelle de paiement du Booking Engine ou ait été saisi à la main — porte un petit coin vert avec une coche dans le coin d'où partent les encoches des étiquettes, et les encoches commencent juste après. Le nom du client ne bouge pas. C'est le solde global qui compte : séjour, frais et taxe de séjour ; tant que la taxe de séjour n'est pas payée, la coche n'apparaît pas. Un acompte seul ne suffit pas, une carte conservée en garantie ne compte pas comme un paiement, et les réservations importées d'un calendrier iCal n'ont pas de prix : elles n'affichent donc jamais la coche.

Vous pouvez créer une nouvelle réservation de deux manières :

• Depuis le menu AppBar : appuyez sur ⋮ → « Nouvelle réservation » pour ouvrir le formulaire
• Sélection glissée sur la grille : appuyez et faites glisser sur la grille pour sélectionner une plage de dates. Le formulaire s'ouvre avec les dates pré-remplies

1. Sélectionnez les dates
   Faites glisser sur la grille ou utilisez le formulaire de création.
2. Vérifiez la disponibilité
   Le système vérifie automatiquement les chambres libres.
3. Remplissez les données
   Saisissez les informations du client et les détails de la réservation.
4. Confirmez
   La réservation apparaît immédiatement dans le calendrier.

Dans la liste des chambres disponibles, un type de chambre auquel il manque le prix d'une seule nuit de la période porte l'étiquette Prix manquants et ne peut pas être choisi ; en haut de la liste, un avis indique combien il y en a. Le prix ne peut pas être saisi à la main : définissez d'abord le tarif dans Tarifs. Il en va de même quand vous déplacez une réservation vers un autre type en recalculant le prix.

Depuis le menu AppBar (⋮ → « Maintenance »), vous pouvez créer un blocage de chambre pour une période donnée.

Un blocage de maintenance ferme une chambre en empêchant les nouvelles réservations. Il est affiché dans la grille comme une barre spéciale. Utile pour :

• Travaux de rénovation
• Maintenance programmée
• Chambres temporairement hors service

Gestion de la disponibilité n'est pas la même chose qu'une maintenance : sélectionnez une période sur la grille (ou depuis les Tarifs), choisissez « Gestion de la disponibilité » et fermez à la vente les nuits voulues, sans avoir à indiquer de motif.

Si des réservations existent déjà dans la période, le blocage se fait quand même : Vezpa ferme les nuits libres avant et après chaque réservation et laisse intactes celles qui sont vendues ; avec plusieurs réservations, tous les trous entre elles sont fermés. Avant de confirmer, puis de nouveau à la fin, Vezpa vous indique sur quels hébergements il y a des réservations dans la période.

• Partiel : il y a des réservations dans la période mais il reste des nuits libres ; sous le nom, vous voyez combien peuvent être fermées.
• Occupée : chaque nuit est déjà vendue, il n'y a rien à bloquer.
• Les nuits en maintenance ne sont jamais touchées par le blocage, et « Rétablir » libère toutes les nuits bloquées — les vôtres et celles qu'un portail relié par iCal a fermées — mais jamais celles qui sont vendues. Attention : une fermeture venue d'un portail, une fois retirée, ne revient pas d'elle-même. Dans ce cas, Vezpa vous indique combien des nuits réouvertes étaient des fermetures du portail.

Appuyez sur la ligne des tâches (en haut de la grille) pour ouvrir le panneau des tâches de cette date.

Les tâches sont des notes et rappels associés à un jour spécifique. Utiles pour noter des événements, échéances ou choses à faire liées à une date précise.

En bas de la grille se trouve une ligne spéciale appelée « Exceptions ». Elle contient :

• Les réservations qui n'ont pas de chambre physique attribuée ne serait-ce que pour une seule nuit : une nuit découverte suffit (chambre invisible)

Les réservations annulées arrivent aussi ici, en rouge : elles quittent la ligne de leur chambre, qui reste libre pour qui réserve à nouveau ces nuits. Le rouge les distingue des réservations sans chambre : une réservation annulée ne vous demande rien, vous pouvez l'ignorer.

Les réservations superposées dans cette ligne sont divisées verticalement en créneaux pour rester lisibles.

Qui est averti lorsqu'une réservation reste sans hébergement

Vezpa n'attend pas que quelqu'un s'en aperçoive : dès qu'une réservation reste sans hébergement physique attribuable, une alerte part vers le Directeur, l'Assistant et l'Utilisateur (la réception), c'est-à-dire les rôles qui peuvent y remédier tout de suite en attribuant un hébergement. Opérateur bien-être, Revenue Manager, Gouvernante et Observateur ne la reçoivent pas.

• Un e-mail dans la langue de la personne qui le lit, avec le lien direct vers la réservation.
• Une notification push avec le détail dans l'application : le nom du client, les dates et la chambre apparaissent désormais aussi sur l'écran verrouillé.

L'alerte part à quatre moments : à la création de la réservation, après un changement de dates, après une modification venue du canal OTA et après l'ajout d'une chambre qui reste sans hébergement.

Si l'établissement a plusieurs types de chambre, un bouton filtre apparaît dans l'AppBar.

1. Appuyez sur l'icône filtre
   Des chips sélectionnables apparaissent pour chaque type.
2. Sélectionnez les types
   Appuyez sur un ou plusieurs types pour filtrer la grille.
3. Désélectionnez tout
   Pour voir à nouveau toutes les chambres.

Le filtre par type est visible même quand le panneau est fermé : l'icône d'entonnoir reste pleine, et sous la barre une ligne indique combien de logements vous voyez sur combien, avec «Supprimer les filtres» pour tous les revoir. Si le filtre cache toutes les lignes, à la place de la grille il est écrit qu'aucune chambre ne correspond à ce filtre. En changeant d'établissement le filtre repart à zéro, pour ne pas emporter ailleurs un type qui n'y existe pas. Et quand il n'y a aucune réservation sur la période, le calendrier le dit, avec d'autres mots que ceux qu'il emploie lorsqu'il n'a pas pu lire les données.

Si votre rôle peut les gérer, la barre du haut contient le raccourci euro : il mène aux tarifs sans passer par le menu. Qui n'a pas cette permission ne le voit pas, et c'est normal.

La colonne des chambres peut afficher l'indicateur de ménage, tenu à jour par la gouvernante : il n'existe que pour les chambres où le ménage est pertinent. Toucher la chambre inverse propre et sale, avec une confirmation avant d'écrire. L'état se rafraîchit tout seul toutes les deux minutes : il peut donc changer sous vos yeux sans que vous ayez rien fait. Pour les couleurs des barres, il y a la Légende dans le menu à trois points.

Le calendrier se met à jour en temps réel grâce aux notifications push (FCM) :

• Lorsqu'une nouvelle réservation OTA ou du Moteur de réservation arrive, le calendrier se met à jour automatiquement
• Si vous êtes sur l'onglet Calendrier, le rafraîchissement est immédiat
• Si vous êtes sur un autre onglet, les données sont invalidées et rechargées lorsque vous revenez au Calendrier

La ligne Exceptions n'a pas changé : elle regroupe toujours les réservations sans hébergement physique attribué. Ce qui a changé, c'est le reste de l'application : la même réservation se reconnaît désormais aussi en dehors du calendrier.

• Dans Direction : encadré des nouvelles réservations, listes d'arrivées et de départs, liste des anniversaires.
• Dans la liste des réservations et sur la fiche de la réservation.
• Au point de vente, sur la ligne de la réservation au comptoir.

Où qu'il apparaisse, le signal est le même : une icône d'attention et le texte «Hébergement non attribué» en rouge à la place du numéro de chambre. Avant, ces endroits affichaient un code numérique interne, qui ne disait rien précisément quand il fallait comprendre.