Guide Direction

La Direction est le tableau de bord opérationnel de votre établissement. C'est le premier écran que vous voyez en ouvrant l'application et il vous montre en un coup d'oeil tout ce qui nécessite votre attention.

De haut en bas, la page affiche : les bannières de notification pour les situations urgentes, la journée d'Aujourd'hui en quatre chiffres, l'occupation des 7 prochains jours, les raccourcis (POS, Caisse et les autres) et les nouvelles réservations reçues. Sur téléphone, les raccourcis montent tout en haut, juste après les bannières et avant Aujourd'hui.

Dans la barre du haut se trouvent «Nouvelle réservation», pour en saisir une sans passer par le calendrier, et la recherche : sur ordinateur c'est une case en haut de la page, sur téléphone c'est la loupe dans la barre. Tapez un nom et la liste Réservations s'ouvre avec la recherche déjà faite ; elle reste visible comme filtre et se retire depuis là.

Les bannières colorées en haut de la page signalent les situations importantes. Elles n'apparaissent que lorsqu'il y a quelque chose à signaler.

Sous les bannières, le bloc Aujourd'hui résume la journée en quatre cases : quatre côte à côte sur ordinateur, deux par ligne sur téléphone. Chaque case se touche et ouvre la liste à traiter.

Comment lire les compteurs

• 3 / 5 et en dessous 2 restants — 3 check-in effectués sur 5 arrivées prévues aujourd'hui.
• Quand la ligne «restants» disparaît, cette partie de la journée est terminée.
• 0 / 0 — aucune arrivée ni aucun départ prévu aujourd'hui.

Hébergements IN / Hébergements OUT

S'il y a des hébergements supplémentaires en arrivée ou en départ (en plus des check-in/out standards), ils sont affichés sur une ligne supplémentaire sous les boutons principaux.

Les lignes en plus de «Sur place»

Sous le pourcentage, la case Sur place peut afficher deux lignes de plus, seulement quand elles servent :

• «N en recouche» — les clients qui restent : ils étaient déjà là hier et ne partent pas aujourd'hui, ce ne sont donc ni des arrivées ni des changements de logement.
• «N hors service», en orange — les logements bloqués ou en maintenance cette nuit, c'est-à-dire ceux que le décompte «/ total» exclut déjà. En la touchant s'ouvre Non vendables cette nuit : pour chaque logement, nom et type, Maintenance ou Bloquée, le motif s'il y en a un et, pour la maintenance, «jusqu'au …» avec la dernière nuit.

Annulées aujourd'hui

Sous les quatre cases apparaît Annulées aujourd'hui, seulement si au moins une annulation est arrivée aujourd'hui : d'un portail, d'une réservation du Booking Engine expirée ou faite à la main. Elle indique leur nombre et, en dessous, les nuits libérées. En la touchant s'ouvre la liste avec nom, dates et canal ; touchez une ligne pour ouvrir la réservation. Sont comptées les annulations à partir du 22/10/2026 : les précédentes n'apparaissent pas.

• Sur place — la case d'Aujourd'hui ouvre la liste Occupation : tous les clients présents dans l'établissement en ce moment, avec la chambre attribuée.
• Arrivées — la liste des réservations arrivant dans les prochains jours (pas seulement aujourd'hui) s'ouvre depuis le lien «N arrivées» de la case 7 prochains jours. Utile pour se préparer à l'avance.

La case affiche une colonne pour chacune des sept prochaines nuits, à partir de cette nuit. La hauteur de la colonne est l'occupation de cette nuit, et le pourcentage est écrit dans la colonne, ou au-dessus quand la colonne est trop basse pour le contenir. La nuit la plus remplie a un vert plus foncé.

• Le pourcentage est calculé sur les hébergements vendables : ceux qui sont bloqués ou en maintenance ne comptent pas dans le total, ainsi le chiffre dit combien vous avez vendu de ce que vous pouvez vraiment vendre.
• Au-dessus des colonnes, sur une seule ligne, figurent les arrivées (en vert) et les départs (en rouge) de chaque jour, aujourd'hui compris, sans les réservations annulées. Sur ordinateur chaque nombre a son icône ; sur téléphone il n'y a que les nombres en couleur. Un jour sans arrivée ni départ reste vide.
• En haut à droite, «N arrivées» compte les réservations qui arrivent de demain à la fin de la semaine (celles d'aujourd'hui sont déjà dans la case Arrivée) et ouvre la liste des arrivées.

14 prochains jours : ADR et RevPAR

Pour le directeur, l'assistant et le Revenue Manager, l'encadré 7 prochains jours peut être touché : en bas à droite, une icône permet de l'ouvrir, et s'ouvre «14 prochains jours». Pour les autres rôles, l'encadré ne se touche pas et la prévision n'existe pas.

• Les colonnes sont l'occupation des quatorze prochaines nuits, nuit par nuit, calculée comme dans l'encadré : les logements bloqués ou en maintenance ne comptent pas.
• ADR — le prix moyen d'hébergement des chambres vendues cette nuit-là.
• RevPAR — le chiffre d'affaires hébergement de la nuit divisé par les chambres vendables.
• Les montants sont dans la devise de l'établissement. Le chiffre d'affaires d'un séjour est réparti sur ses nuits, et non placé en entier sur le jour du départ comme dans les Statistiques, et les formules repas (petit-déjeuner et autres) ne sont pas comptées.

Certaines OTA envoient des réservations « on request » qui nécessitent votre confirmation manuelle avant d'être définitivement acceptées.

Les cartes affichent : nom du client, dates d'arrivée et de départ, chambre attribuée, canal OTA d'origine, nationalité et formule.

Appuyez sur une carte pour ouvrir le détail de la réservation, où vous pourrez la confirmer ou la refuser.

En bas de la page se trouve la liste des réservations reçues récemment, avec des badges colorés pour les distinguer :

• Nouvelle — réservation qui vient d'être créée
• Mod. — réservation existante modifiée (changement de dates, clients, etc.)

Chaque carte affiche : date de création ou modification, nom, dates du séjour, chambre attribuée et canal OTA. Appuyez pour ouvrir le détail complet.

Les liens ne sont pas sur la page : l'icône à côté des trois points, en haut à droite, les ouvre dans un tiroir. Ils sont répartis en deux groupes : Réservations directes, avec la fiche Moteur de réservation si votre site de réservation est actif, et Bien-être, avec la fiche SPA si le module bien-être est actif. Chaque fiche affiche l'adresse et a deux boutons : Copier l'adresse la copie dans le presse-papiers, Ouvrir l'ouvre dans le navigateur.

• L'adresse est écrite pour la reconnaître d'un coup d'œil ; pour la publier, utilisez Copier l'adresse : rien à recopier à la main.
• Avec un domaine personnalisé, le lien l'utilise déjà — inutile de retenir quelle version envoyer.
• Avec plusieurs établissements, chaque Booking Engine a sa propre fiche, au nom de l'établissement ; le SPA reste unique. Une fiche n'apparaît que si ce canal est vraiment actif, et l'icône seulement si au moins l'un des deux l'est.

Sur téléphone, les raccourcis sont tout en haut de la page, juste après les éventuelles bannières et avant Aujourd'hui ; sur ordinateur, vous les trouvez sous la case des 7 jours. Sur ordinateur ils tiennent tous sur une ligne ; sur téléphone POS et Caisse, les plus utilisés, prennent la première ligne, et les autres suivent en dessous, en parts égales. Ils ne sont pas les mêmes pour tous : vous ne voyez que ceux que votre rôle peut réellement utiliser.

• POS et Bien-être pour encaisser au comptoir.
• «Caisse» pour vendre au comptoir les articles du catalogue : espèces, carte, carte externe ou report sur la chambre, avec récapitulatif du jour et annulations. Voir le guide Caisse.
• « Comptabilité », pour le directeur et l’assistant : ouvre les documents comptables de l’établissement — « Factures émises » hors d’Italie avec la facturation activée, la section « Facturation électronique » en Italie. N’apparaît que s’il y a au moins une entrée ; avec une seule, il l’ouvre directement, avec plusieurs il affiche une liste.
• RMS, réservées au directeur : le journal de ce que le moteur automatique a décidé sur les prix, avec l'annulation.
• Activité pour le directeur : qui a changé quoi, quand et depuis où.

La liste Nouvelles réservations montre les 50 dernières, triées par dernière modification — pas par date de création.

• C'est pourquoi une ancienne réservation peut remonter en tête : elle a été modifiée, elle n'est pas nouvelle.
• L'étiquette le dit : Nouvelle si elle vient d'arriver, Mod. si elle a été changée.
• Les Arrivées (depuis le lien des 7 prochains jours) regardent quelques jours en avant ; l'Occupation (depuis la case Sur place) montre qui est dans l'établissement maintenant.

Sur ordinateur, pour le directeur, l'assistant et le Revenue Manager, une colonne apparaît à droite avec les Promotions et le panneau Marché déjà ouvert : demande de votre zone, comparaison avec les concurrents, provenance de ceux qui réservent.

• Le panneau Marché n'apparaît que s'il y a vraiment des données : sinon, il ne reste que la carte Promotions.
• Cela garde la donnée de marché sous les yeux pendant que vous regardez vos chiffres, sans changer de page.
• Sur téléphone et tablette la colonne n'y est pas : la place manque, et Marché reste accessible depuis Tarifs.
• Les autres rôles ne la voient pas : c'est un levier de prix, pas une donnée opérationnelle.

Depuis la Direction, en tant que directeur, vous pouvez aussi accéder au Journal des actions : la liste chronologique de chaque modification apportée à l'établissement, avec l'auteur, l'heure et l'origine. Il affiche le travail de tout le personnel, c'est pourquoi il est réservé au directeur.

Retrouvez tous les détails dans le guide du Journal des actions.

Quand une réservation n'a pas encore d'hébergement physique attribué, un avertissement remplace le nom de la chambre : un triangle d'attention suivi du texte «Hébergement non attribué», en rouge. La couleur n'est pas le seul signal : l'icône et le texte disent la même chose, cela se lit donc aussi en noir et blanc et pour qui ne distingue pas le rouge.

Dans Direction, vous le trouvez à plusieurs endroits :

• Nouvelles réservations — ici l'avertissement est tactile et mène directement à l'écran d'attribution de l'hébergement, sans passer par la fiche.
• Les listes arrivées, départs et prochaines arrivées : l'avertissement prend la place du nom de la chambre.
• La liste des anniversaires : la phrase apparaît à côté de la date de naissance, en rouge et en gras.
• La liste Occupation : les clients déjà enregistrés qui n'ont pas encore d'hébergement apparaissent en haut de la liste, avec l'avertissement « Hébergement non attribué » à la place du nom de la chambre. Ceux qui ne sont pas encore enregistrés n'y figurent pas : c'est une arrivée à préparer, pas quelqu'un déjà sur place.

Les compteurs Check-IN, Check-OUT et Logements IN/OUT ne sont pas calculés au moment où vous ouvrez la page : ils sont l'instantané de la dernière mise à jour nocturne. Les listes qui s'ouvrent en les touchant sont en revanche calculées maintenant, et elles le disent : c'est pourquoi une réservation arrivée ce matin figure dans la liste mais pas encore dans le chiffre. La page Échéances déclare elle aussi son périmètre : elle montre les offres déjà expirées et encore actives, exactement celles que compte le bandeau rouge.

Font exception Sur place et 7 prochains jours : ils sont calculés à partir du calendrier chaque fois que vous ouvrez ou actualisez la page, et suivent donc tout de suite une nouvelle réservation ou un hébergement bloqué.