Guide Journal des actions

Le Journal des actions répond à une question que tout directeur finit par se poser : qui a changé quoi, quand, et ce qu'il y avait avant. C'est la liste chronologique de toutes les actions effectuées sur votre établissement, avec l'auteur, l'heure et l'origine — application, panneau web, Booking Engine, OTA ou une tâche automatique.

Chaque ligne affiche une description synthétique de l'action, qui l'a effectuée (avec son rôle au moment de l'action) et d'où. Vous pouvez filtrer par type d'action, par personne, par origine, ou rechercher par texte.

Toutes les actions n'ont pas le même poids : quelqu'un qui change un prix (pertinent) est différent de quelqu'un qui ouvre simplement un écran ou déclenche une synchronisation de routine (informatif). C'est pourquoi le filtre « uniquement les choses importantes » est activé par défaut : il n'affiche que les actions pertinentes et critiques, gardant le journal lisible.

Désactivez le filtre lorsque vous avez aussi besoin de voir les actions informatives, par exemple lors d'une investigation plus approfondie sur ce qui s'est passé à un moment précis.

L'icône de filtre dans l'en-tête ouvre un panneau avec trois menus — Origine, Type, Utilisateur — qui s'appliquent immédiatement, sans bouton « Appliquer ». « Supprimer les filtres » efface tout en un geste.

Ce que couvre la recherche

L'icône d'information à côté du champ de recherche précise sa portée : la recherche trouve des noms propres — chambre, client, fournisseur, auteur de l'action — mais pas le libellé traduit de l'action. Rechercher « modifier » dans votre langue ne donne aucun résultat : recherchez plutôt un nom précis.

Appuyez sur une ligne du journal pour ouvrir son détail : si l'action a modifié une valeur, vous voyez ce qu'il y avait avant et ce qu'il y a maintenant, champ par champ.

Sur téléphone, le détail monte depuis le bas ; sur tablette, il s'ouvre dans une fenêtre ; sur ordinateur, la liste est à gauche et le détail reste toujours ouvert à droite, avec la première ligne qui s'ouvre déjà choisie.

Pour les modifications massives — par exemple une correction de tarifs appliquée à toute une période, ou à plusieurs chambres à la fois — le détail ne s'arrête pas à un résumé générique : vous trouvez la valeur avant/après jour par jour, pour chaque chambre concernée.

Lorsque vous êtes sur la fiche d'un hébergement et que vous voulez connaître uniquement son histoire, pas besoin de retourner au journal général et de filtrer : le bouton « Historique » sur la fiche de la réservation ouvre directement toutes les modifications apportées à cette réservation au fil du temps.

Le journal garde aussi la trace des liaisons entre les chambres des portails et les chambres de Vezpa — l'étape qui décide où atterrissent les réservations du portail. Quand une chambre du portail est associée à un type de chambre, une ligne comme celle-ci apparaît : « Chambre du portail 12345 (Booking.com) associée à Standard ».

Quand un code est retiré, la ligne dit aussi pourquoi : s'il a été déplacé vers un autre type, elle indique où il est allé (« Chambre du portail 12345 (Booking.com) dissociée de Standard — désormais associée à Deluxe ») ; si vous avez utilisé « Dissocier », la chambre du portail redevient libre (« Chambre du portail 12345 (Booking.com) dissociée de Standard »).

Le Journal des actions est réservé au directeur : il affiche le travail de tout le personnel — assistants, gouvernante et toute autre personne opérant sur l'établissement — et c'est donc un outil de supervision, non une fonction partagée avec les autres rôles.

Les informations du Journal ne restent pas pour toujours : la conservation dépend de l'importance de l'action.

Une fois le délai du détail ligne par ligne écoulé, l'événement ne disparaît pas du journal : il reste visible avec son résumé, seulement sans la décomposition jour par jour.