Guide Messagerie OTA

Recevez et répondez aux messages des clients Booking.com, Airbnb, Expedia et VRBO directement depuis Vezpa, dans une boîte de réception unique

1. Qu'est-ce que la Messagerie OTA Une boîte de réception unique pour les messages de vos clients

La Messagerie OTA vous permet de recevoir et de répondre aux messages des clients Booking.com, Airbnb, Expedia et VRBO directement depuis Vezpa, sans avoir à entrer dans l'extranet ou dans l'application du portail. Tous les messages convergent vers une boîte de réception unique dans l'application Vezpa.

Pourquoi c'est utile

  • Tout au même endroit : gérez les conversations à côté du reste des activités de votre établissement.
  • Réponses rapides : lisez et répondez sans passer par une autre application.
  • Historique complet : vous avez toujours à portée de main l'historique de la conversation avec le client.
Les canaux sont au nombre de quatre : Booking.com, Airbnb, Expedia et VRBO. Ce sont les seuls canaux pour lesquels le channel manager transmet les messages : une réservation arrivée d'un autre portail, ou prise par vous au téléphone, n'a pas de conversation ici, et ce n'est pas un défaut.

2. Où la trouver Section Messages et détail de la réservation

Vous pouvez accéder aux conversations de deux façons :

Depuis la section Messages

Depuis le tableau de bord de l'application Vezpa, ouvrez la section Messages : vous y trouvez la liste des conversations.

  • L'ordre : en haut, la conversation dont le message est le plus récent. La date de ce dernier message est inscrite sur chaque ligne : c'est elle qui décide la position, pas les dates du séjour.
  • Ce que vous ne voyez pas : les conversations des séjours déjà terminés (départ avant aujourd'hui) restent hors de la liste. Le bouton Afficher aussi les séjours terminés dans la barre les ramène.
  • Une conversation avec des messages non lus n'est jamais masquée, même après le séjour : si le client écrit après son départ, pour une facture ou pour un objet oublié, vous la trouvez ici et le compteur des non lus la compte.
  • Si la réservation a été annulée, la conversation reste, et la ligne l'indique avec la mention Annulée. Un message qui n'est pas parti reste visible, signalé comme Échec de l'envoi.

Depuis le détail de la réservation

En ouvrant une réservation Booking.com, Airbnb, Expedia ou VRBO, vous trouvez le bouton Messages : il vous mène directement à la conversation avec ce client, déjà dans le contexte de sa réservation.

Le bouton Messages dans le détail de la réservation est le moyen le plus rapide de répondre à un client précis pendant que vous gérez sa réservation.
La même conversation apparaît aussi dans le détail de la réservation, sous Conversation, avec tout ce que vous avez envoyé au client depuis Vezpa (e-mail, WhatsApp, automatisations) : voir le Guide Détail de la réservation.

3. Comment ça marche Réception, notification et réponse

Un nouveau message arrive du portail dès que le client l'écrit, et Vezpa vous envoie une notification. La liste déjà ouverte à l'écran, en revanche, ne se redessine pas toute seule : rechargez-la avec «Actualiser» dans la barre, ou en tirant la liste vers le bas.

  1. Vous recevez la notification d'un nouveau message
  2. Ouvrez la conversation depuis la section Messages ou le détail de la réservation
  3. Lisez l'historique complet de l'échange avec le client
  4. Répondez : le message est envoyé au client via le canal du portail d'où vient la réservation

Un message avec une pièce jointe montre le fichier lui-même : une photo apparaît dans la bulle et s'ouvre en plein écran d'une pression, où «Partager» la transmet à qui de besoin ; un PDF est une ligne sur laquelle on appuie pour l'ouvrir. Les fichiers arrivent quelques secondes après le message. Si l'un d'eux est introuvable — un format autre que les photos et le PDF, ou un fichier que le portail ne fournit plus — la bulle l'indique : ouvrez-le sur le portail.

L'historique vous aide à reprendre le fil de la conversation même après plusieurs jours, sans avoir à reconstruire le contexte.

4. Automatisations dans le canal OTA Les messages automatiques dans le chat du portail

Pour les réservations des portails avec chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO), les messages automatiques configurés avec les Automatisations peuvent être remis dans la conversation. Un texte sans coordonnées passe de préférence par le chat ; un texte avec un lien ou une coordonnée essaie d'abord l'e-mail réel du client. Sans e-mail réel, il part dans le chat : Vezpa y supprime les e-mails, les numéros de téléphone et les liens vers d'autres sites, mais garde ses propres liens (vezpa.it et votre domaine personnalisé actif) — toujours sur Airbnb et sur Booking.com.

Booking.com remplace les liens non approuvés par [Link was removed] : faites une seule fois l'étape dans l'extranet : Établissement → Préférences de messagerie → Paramètres de sécurité → « Ajouter un lien » → vezpa.it (et votre propre domaine, si vous en utilisez un — c'est de là que part le lien du check-in). Si le chat devait supprimer le lien (Expedia, VRBO), l'automatisation ne part pas tronquée : elle est ignorée et le motif est noté dans le journal des envois.
Vous voulez en savoir plus sur les automatisations ? Consultez le Guide Automatisations E-mail pour découvrir les déclencheurs, les textes multilingues et les champs de fusion.

5. Notes importantes Ce qu'il faut garder à l'esprit

  • La messagerie couvre Booking.com, Airbnb, Expedia et VRBO : une réservation venant d'un autre canal n'a pas de chat.
  • Les comptes démo ne peuvent pas envoyer ou recevoir de vrais messages : la fonction est bloquée pour les établissements de test.
  • Un nouveau message arrive dès que le client l'écrit, avec une notification ; la liste déjà ouverte ne se redessine pas toute seule : utilisez «Actualiser» ou tirez la liste vers le bas.

Besoin d'aide ?

Si vous avez des doutes sur la messagerie OTA, ouvrez un ticket d'assistance directement depuis l'application Vezpa — notre équipe vous répond dans les plus brefs délais.