Guide Comptabilité

La comptabilité s'ouvre depuis la page «Direction» avec le bouton «Comptabilité». En haut se trouvent les onglets «Vue d'ensemble», «Évolution», «Compte de résultat», «Recettes», «Dépenses», «Fournisseurs» et «Échéances» : ceux que voit chaque rôle sont indiqués dans Qui voit quoi.

La période se choisit avec «Ce mois-ci», «Mois dernier», «Cette année» et «Année dernière». La vue d'ensemble a trois cartes ; en touchant l'une d'elles, vous ouvrez l'onglet qui l'explique :

• «Résultat» : recettes moins dépenses, en rouge s'il est négatif. Ouvre le compte de résultat.
• «À payer» : les dépenses pas encore payées, et leur nombre. Ouvre les échéances.
• «À encaisser sur la période» : ce qui est dû pour les mois choisis et n'a pas encore été payé. Ouvre les recettes.

En dessous se trouvent le graphique «Dépenses par catégorie» et les «Prochaines échéances».

En haut, trois chiffres, les recettes, les dépenses et le résultat de l'année, avec la variation par rapport à l'année précédente quand il y a une année précédente à comparer. Le graphique montre pour chaque période une barre des recettes et une des dépenses, avec la ligne du résultat par-dessus.

«Mois», «Trimestre» et «Année» changent le pas du graphique, les flèches changent l'année. En touchant une ou plusieurs catégories, le graphique ne montre que leurs dépenses : le résultat reste le vrai, recettes moins toutes les dépenses. «Regroupées» met les dépenses dans une seule barre, «Une par une» les répartit par catégorie.

Un tableau avec les périodes en colonnes (sur le téléphone, il défile sur le côté) et ces lignes :

• «Recettes» : s'ouvre par poste, c'est-à-dire par type de chambre, rayon de la caisse et Bien-être ;
• «Dépenses» : s'ouvre par catégorie ;
• «Résultat», mis en évidence ;
• «Commissions OTA (hors résultat)», quand il y a des factures de commissions (voir Commissions OTA) ;
• «Résultat de l'année précédente», pour comparer.

Au-dessus du tableau apparaissent les avis sur les chiffres à vérifier : dépenses sans TVA, paiements supérieurs au total de la réservation (le poste «Excédent», en général un remboursement non enregistré), séjours partagés entre plusieurs entreprises.

• Seuls comptent les paiements reçus : acomptes et soldes des réservations, ventes payées de la caisse et du Bien-être. Une carte en garantie n'est pas une recette tant que vous ne la débitez pas.
• Ils comptent au mois de rattachement : l'hébergement se répartit nuit par nuit, donc un séjour du 30 avril au 3 mai donne une nuit à avril et deux à mai.
• La taxe de séjour reste en dehors : vous la percevez pour la commune.
• Le remboursement d'une réservation annulée depuis le Booking Engine réduit les recettes.

L'onglet regroupe par mois et par poste ; chaque poste montre le montant dû pour ces mois et le montant encaissé. Les montants de cet onglet sont toujours TTC.

En bas se trouve «Documents émis» : factures, avoirs, reçus et tickets de la période. Ils sont là pour être consultés et ne s'ajoutent pas aux recettes, car un paiement et sa facture sont le même argent.

1. Touchez le bouton + «Dépense».
2. Saisissez le «Montant» et choisissez la «Catégorie» : ces deux champs suffisent, puis «Enregistrer».
3. Si besoin, ouvrez «Plus de détails» : fournisseur (s'il n'existe pas, tapez son nom : Vezpa propose de l'ajouter), entreprise, «Mois de rattachement», «Nombre de mois», échéance, payée, «Taux de TVA (%)» (proposé par la catégorie), «Numéro de document» et notes.

Le mois de rattachement est le mois auquel la dépense appartient, même si vous la payez plus tard. Avec «Nombre de mois», la dépense se divise en parts égales : une assurance annuelle sur 12 mois pèse un douzième par mois.

«Importer un XML» lit une facture électronique italienne FatturaPA, en .xml ou signée en .p7m : fournisseur, numéro, date, montants, TVA et échéance. Un avoir entre en négatif. La dépense va à l'entreprise à laquelle la facture est adressée (le numéro de TVA du destinataire) : si ce n'est aucune des vôtres, le fichier est refusé. Elle entre comme à payer, avec la catégorie par défaut du fournisseur.

En Italie, les factures fournisseurs peuvent aussi arriver toutes seules. Sur la page «Entreprises (numéros de TVA)», si la fiche d'une entreprise a la ligne «Factures fournisseurs», le directeur choisit «via Vezpa» : chaque facture qui arrive du SDI devient une dépense à payer de cette entreprise, avec l'étiquette «Facture reçue», et ne se supprime pas. Si elle existait déjà comme dépense, saisie à la main ou depuis un XML, Vezpa la relie à celle-ci au lieu d'en créer une autre. Avec «via le comptable», c'est votre comptable qui les reçoit et vous les ajoutez ici avec «Importer un XML». La guide Facturation électronique explique comment l'activer.

La liste se filtre par catégorie, fournisseur et état («Toutes», «À payer», «Payées»). Chaque dépense se modifie, se supprime, se marque avec «Marquer comme payée» ou «Marquer comme à payer», et se copie dans un autre mois avec «Dupliquer», pratique pour les factures d'énergie. Une dépense sans catégorie s'affiche «Sans catégorie» ; les dépenses dans une autre devise restent hors du total.

Pour les dépenses qui reviennent à l’identique (salaires, prêt, loyer, abonnements), utilisez «Répéter» dans la fiche de la dépense : «Chaque mois», «Tous les 3 mois» ou «Chaque année», avec «Jusqu’au» si la répétition a une fin. Cela vaut pour les dépenses saisies à la main, pas pour celles venant d’un XML. Vezpa crée tout seul la dépense de chaque période, le même jour du mois (le 31 devient le dernier jour des mois plus courts), à payer, avec les montants, le fournisseur, la catégorie et la société de la première. Dans la liste, les dépenses d’une répétition portent l’icône aux flèches en cercle. On l’arrête avec «Arrêter la répétition», depuis la première dépense ou depuis n’importe laquelle de celles créées ; supprimer la première l’arrête aussi, et les dépenses déjà créées restent. Modifier le montant ou le fournisseur de la première change les suivantes, pas celles déjà créées. «Dupliquer» reste pour une seule copie.

Si vous encaissez en ligne avec Stripe, ses frais entrent tout seuls : chaque mois une dépense du fournisseur Stripe, dans la catégorie «Frais de paiement», déjà payée, avec l'étiquette «Automatique». Vezpa la met à jour chaque jour, elle ne peut donc être ni modifiée ni supprimée.

Chaque fournisseur montre combien vous avez dépensé et combien reste à payer sur la période choisie. Les fournisseurs se créent tout seuls, à partir d'une dépense ou d'un XML.

Le directeur modifie leur «Nom», leur «Numéro de TVA» et leur «Catégorie par défaut» : avec une catégorie par défaut, les nouvelles dépenses de ce fournisseur, y compris celles par XML, la prennent toutes seules.

«Dépenses à payer» : les dépenses non payées, celles dont l'échéance est passée marquées «En retard». «Marquer comme payée» se touche directement ici. Une facture de commissions du canal encore ouverte porte l'étiquette «Rapprochement».

«Encaissements attendus» : les réservations avec arrivée dans les 12 derniers mois ou les 30 prochains jours qui ont encore un solde ouvert. En touchant l'une d'elles, vous ouvrez la réservation.

Dans cet onglet, les montants sont toujours TTC : ce sont ceux que vous payez et recevez.

Chaque établissement commence avec dix catégories de base, dont «Commissions des canaux». Le directeur les gère avec le bouton «Catégories» de l'onglet Dépenses :

• «Renommer» et «Taux de TVA par défaut (%)», proposé dans les nouvelles dépenses ;
• «Masquer» et «Afficher» : une catégorie masquée n'est plus proposée pour les nouvelles dépenses ;
• «Ajouter une catégorie» pour vos propres postes.

Les catégories de base ne se suppriment pas ; celles que vous avez ajoutées oui, si aucune dépense ne les utilise.

L'icône % en haut passe de «Montants TTC» à «Montants HT». Elle vaut pour l'évolution et le compte de résultat et, dans la vue d'ensemble, pour le résultat avec son détail et pour le graphique «Dépenses par catégorie».

• Hors TVA, les recettes sont nettes de leur taux : en Italie l'hébergement net de 10 %, ailleurs avec le taux de l'établissement. Les dépenses comptent pour leur montant HT.
• Une dépense dont la TVA n'est pas connue, ou un paiement non lié à une réservation, compte en entier même hors TVA : un avis le signale.
• «À payer» et «À encaisser sur la période» sont toujours TTC, comme l'onglet Recettes : c'est de l'argent qui sort et qui entre vraiment.

Les commissions des portails se calculent à partir des réservations : elles entrent dans les dépenses, dans la catégorie «Commissions des canaux», réparties nuit par nuit comme le séjour.

La facture de commissions que le canal vous envoie est un «Rapprochement» : vous l'enregistrez dans la même catégorie, à la main ou par XML, pour vérifier ce que le canal a retenu, mais elle n'est pas retirée du résultat une seconde fois. Tant qu'elle est à payer, elle apparaît dans «À payer» et dans les échéances, car c'est une vraie dette. Dans le compte de résultat, elle a sa propre ligne, «Commissions OTA (hors résultat)».

Si le compte a plusieurs entreprises (voir le guide Facturation électronique), le sélecteur «Entreprise» apparaît en haut : «Toutes les entreprises» ou une seule. Avec une seule entreprise, le sélecteur n'existe pas.

• Une recette va à l'entreprise de la chambre ou du rayon ; un séjour dans des chambres d'entreprises différentes se répartit entre elles nuit par nuit.
• Une dépense par XML va à l'entreprise du numéro de TVA auquel elle est adressée ; une dépense saisie à la main à l'entreprise choisie dans «Plus de détails», sinon à l'entreprise habituelle du fournisseur, sinon à la principale.
• Chaque rapport se lit pour une entreprise ou pour toutes ensemble : les montants d'une entreprise ne finissent jamais sur le numéro de TVA d'une autre.

• Directeur : tous les onglets, l'interrupteur de la TVA, les catégories et la modification des fournisseurs.
• Assistant : seulement «Dépenses» et «Fournisseurs». Il saisit des dépenses et importe des XML, crée les nouveaux fournisseurs depuis la dépense, modifie les dépenses qu'il a saisies lui-même à la main ; il ne voit ni les recettes ni le résultat et ne change ni les catégories ni les fournisseurs.
• Les autres rôles n'ont pas le bouton «Comptabilité».

Les Statistiques comptent le chiffre d'affaires par date de départ : tout ce que le client a dépensé, commissions du portail comprises, au mois de son départ, payé ou non. La comptabilité compte l'argent encaissé, au mois de rattachement de chaque nuit. Les mêmes mois peuvent donc donner des totaux différents, et c'est normal : les Statistiques disent ce que vous avez vendu, la comptabilité ce que vous avez encaissé et dépensé.

Sous le graphique du chiffre d'affaires des Statistiques, le directeur trouve la note «Pourquoi les Statistiques donnent un chiffre d'affaires différent».

L'icône «Documents fiscaux» en haut ouvre les pages des documents que votre établissement émet, par exemple la facture électronique et les factures : elle apparaît quand au moins une est active.

La comptabilité n'émet pas de documents et ne transmet rien au fisc : elle les liste dans l'onglet Recettes, sous «Documents émis», sans les ajouter aux recettes.