Руководство по Конфигурации

Раздел Конфигурация — это центр настройки Вашего места размещения. Отсюда Вы можете управлять всеми операционными и организационными аспектами.

Отсюда Вы можете:

• Управлять номерами и типами номеров
• Настраивать систему бронирования
• Подключать OTA-каналы
• Управлять командой и ролями
• Просматривать статистику
• Связываться с поддержкой
• Управлять своим аккаунтом

Все настройки организованы в разделы с возможностью прокрутки.

Заголовок в верхней части показывает:

• Название объекта
• Тип (отель, B&B, апартаменты)
• Количество типов номеров и общее количество номеров

Два уровня: аккаунт и его объекты

Если вы ведёте несколько объектов, вверху страницы стоят два названия, и их стоит не путать:

• выпадающее меню с подписью Выбранный объект выбирает один объект;
• цветная карточка ниже, помеченная Аккаунт, объединяет их все: название, тип и страну деятельности.

Каждая группа ниже указывает, чему она подчиняется: названию выбранного объекта — так у Размещение и Каналы & цены — или Все объекты, для того, что действует на всю деятельность (Налоговое & правовое соответствие, Модули, Аккаунт & поддержка). Внутри группы те немногие пункты, что составляют исключение — часовой пояс и RMS — несут пометку сами.

С единственным объектом ничего из этого не появляется: различать нечего.

Добавление нового типа номера

Кнопка для создания нового типа номера. Ты можешь создать до 100 объектов размещения: если превысишь количество, включённое в тариф, приложение сообщит об этом, а если платишь картой, тариф сам перейдёт на более высокий при ближайшем продлении — тем временем ты продолжаешь пользоваться всеми номерами.

Управление номерами

Изменение количества номеров для каждого существующего типа.

Платишь через Google Play или App Store?

Магазины умеют списывать только тарифы из каталога: согласованную сумму они списать не могут. Поэтому, если твоё продление предполагает согласованную сумму или требует нашего одобрения, на экране Управление номерами появляется специальная карточка. Переход выполняется в этом порядке:

1. Отменить в магазине — открывает страницу управления подписками твоего магазина. Отменить подписку Google Play или App Store можешь только ты: мы не можем сделать это за тебя.
2. Активировать оплату картой — из приложения на Android и Windows. На iPhone и iPad этой кнопки нет, потому что правила App Store не разрешают направлять к внешней оплате из приложения: используй другое устройство (Android или Windows) или сайт vezpa.it.

Отмена в магазине ничего не отключает сразу: подписка магазина остаётся действительной до своего естественного окончания, а тем временем её сменяет карта. Ты никогда не остаёшься без сервиса, и ни один номер никогда не удаляется и не скрывается.

Разворачиваемый список со всеми типами номеров/номерами объекта.

• Для объектов типа Отель: показывает типы номеров (напр. «Двухместный стандарт», «Люкс»)
• Для B&B/Апартаментов: показывает отдельные единицы

Нажмите на тип номера, чтобы развернуть и увидеть детали:

• Количество номеров
• Базовые цены
• Включённые услуги

Отсюда Вы можете перейти к детальной настройке каждого номера.

И номера, и сам объект размещения имеют собственную фотогалерею (до 20 фотографий каждая), порядок которых можно менять перетаскиванием миниатюр: первая фотография становится обложкой, отображаемой в Booking Engine.

Порядок объектов

В разделе «Объекты» можно открыть Порядок объектов, чтобы перетаскиванием номеров/юнитов задать порядок их отображения в приложении и календаре. С помощью переключателя вверху можно перейти в режим Booking Engine, чтобы отдельно задать порядок, отображаемый гостям на портале бронирования (если не настроен, используется порядок приложения/календаря).

Как читать код спальных мест

Код описывает кровати в номере: X — односпальная кровать, M — двуспальная, и они складываются. Это подсказка для вас и для горничных: он не меняет ни цену, ни вместимость, ни то, что видят порталы.

В настройках каждого объекта, в разделе Подробности, есть поле Настройка номера. Нажмите на него: откроется список из девяти кодов, каждый с пояснением.

Тот же список открывается с доски Разделы: коснитесь объекта, затем Настройка номера. В обоих местах код выбирается из списка: это не поле для описания кроватей.

Не путайте: вместимость, которую вы продаёте, — это Макс. Pax, а тип номера, который порталы показывают гостю, — Коммерческий тип. Настройка номера меняется в конфигурации объекта или с доски Разделы: панель горничных её не показывает и не изменяет.

Время заезда и выезда

В конце группы Размещение, под списком номеров и рядом с часовым поясом, находится Время заезда и выезда: две записи, Заезд с и Выезд до. Коснитесь любой из них и выберите время на часах — значение сохраняется сразу. Они уже заполнены — 14:00 и 10:00 — и если вас устраивают, делать ничего не нужно. Это официальное время объекта, то есть то, которое вы объявляете сами: время прибытия — не тот час, когда гость действительно приходит, потому что при входе нечего фиксировать и Vezpa его не измеряет.

Оно важно тому, кто обязан сообщать о гостях органу. Испания, Хорватия, Словения и Болгария запрашивают ещё и час прибытия и отъезда, а не только день: в отчёт уходит именно время, записанное здесь. Отъезд — исключение и единственное из двух, что может стать настоящим: если вы отметите выезд гостя, сообщается подлинное время выхода; если не отметите, сообщается официальное время, записанное здесь. Это местное время объекта, и читается оно в его часовом поясе: не пересчитывается.

«Сезонное закрытие»

Для отеля, который закрывается на межсезонье. В разделе «Конфигурация», группа «Аккаунт & поддержка», директор находит карточку «Сезонное закрытие»: кнопкой «Выберите период закрытия» выбирает период, видит сумму и подтверждает. Каждый ежемесячный платёж, начинающийся в этом периоде, стоит 30% тарифа с НДС; после открытия полная цена возвращается сама.

• Период непрерывный, длится от 3 до 6 месяцев и начинается не раньше завтрашнего дня. Между концом одного закрытия и началом следующего должно пройти не менее 6 месяцев.
• В периоде не должно быть бронирований: если они есть, приложение их перечисляет и закрытие не начинается.
• Закрытые даты нельзя забронировать нигде: ни через каналы, ни через модуль бронирования, ни вручную. В календаре они отображаются как «Сезонное закрытие» и не разблокируются. Если канал всё же пришлёт бронирование на эти даты, оно сохраняется, а директор получает уведомление.
• Доступно только при оплате через сайт (картой), а не при подписке из магазина приложений.

После включения закрытие нельзя отменить в приложении: чтобы изменить его, напишите в поддержку. Остальная часть приложения работает как обычно, так что вы готовите сезон и принимаете бронирования на открытые даты.

«Устройства доступа»

Для гостей, которые заселяются сами с помощью ящика для ключей. В «Конфигурация», группа «Номер», директор находит «Устройства доступа»: одно устройство на строку, с названием, кодом и номерами, которые оно открывает (один ящик может обслуживать несколько номеров). Пока тип — «Офлайн (постоянный код)»: код вы вводите сами, и он остаётся прежним, пока вы его не измените.

• Код приходит гостю через автоматизацию «Коды доступа (заселение одобрено)» в «Автоматизации»: он отправляется только после того, как вы одобрите онлайн-регистрацию в карточке бронирования, в день заезда в выбранное время (по умолчанию в 8) или сразу, если вы одобрите позже в тот же день. Один раз на бронирование.
• Если вы смените код, приложение скажет, сколько гостей с ещё не закончившимся проживанием уже получили старый, чтобы вы могли их предупредить.
• Страница доступна только директору. Код номера виден и в карточке бронирования, в блоке «Ключи».

«Заблокированные гости»

Чтобы больше не получать бронирования от определённого человека. В «Конфигурация», группа «Каналы & цены», сразу под Booking Engine, находится «Заблокированные гости»: отдельный список для каждого объекта. Кнопкой «Заблокировать гостя» вы выбираете, заблокировать адрес email или номер телефона, и можете добавить причину, которая остаётся внутренней. Номер телефона распознаётся, как бы он ни был записан: пробелы и международный код (+39, 0039 или никакого) не имеют значения.

• Через Booking Engine гость не может завершить бронирование: он видит нейтральное сообщение с просьбой связаться с объектом напрямую и не узнаёт, что заблокирован.
• Когда вы бронируете вручную в приложении, при подтверждении или предложении появляется предупреждение с найденным email или телефоном и причиной: чтобы всё же продолжить, вы подтверждаете дважды (см. руководство по бронированиям).
• С Booking.com, Airbnb и других порталов бронирование приходит уже подтверждённым, и отказать в нём нельзя: вы получаете push-уведомление о заблокированном госте, один раз на бронирование.
• Из календарей iCal проверки нет: эти календари не передают ни email, ни телефон.
• Список редактирует директор; ассистент может только просматривать его. Остальные роли не видят «Конфигурация».

Лимит вместимости по каналу

Некоторые каналы OTA принимают меньше гостей, чем вы фактически продаёте здесь. Номер вместимостью 3, например, может быть доступен для бронирования лишь на 2 гостей на конкретном канале: канал каждый раз отклоняет цену для третьего гостя, и номер практически невозможно продать на троих именно на этом канале. Если ваш объект подключён хотя бы к одному каналу OTA, в настройках номера, сразу под Вместимостью, вы найдёте Лимит вместимости по каналу: по одной строке на каждый подключённый канал, с текущим лимитом (или «Лимит не задан — продажа на полную вместимость») и кнопкой редактирования.

Вы можете задать, изменить или убрать лимит для каждого канала отдельно. Введите максимальное число гостей, которое принимает этот канал; удаление лимита возвращает продажу номера на этом канале на полную вместимость. Вручную настраивать ничего не обязательно: если канал отклоняет цену, потому что его собственный лимит вместимости ниже того, что вы продаёте, Vezpa автоматически узнаёт этот лимит при первом же отказе — это ожидаемое поведение, а не ошибка.

Это отличается от автоматического уведомления только для чтения Вместимость на портале отличается в руководстве по OTA: то уведомление лишь сообщает вместимость, заявленную самим порталом. Лимит же здесь — это ограничение, которое Vezpa накладывает на собственные отправки в этот канал и которое вы сами задаёте, меняете или убираете.

«Онлайн-регистрация»: фото документа

В «Конфигурация», группа «Налоговое & правовое соответствие», в разделе «Онлайн-регистрация» есть настройка «Фото документа» с тремя вариантами: «Не запрашивается», «Необязательно» и «Обязательно». Её видит только тот, кто может настраивать объект. Если вы её включите, при онлайн-регистрации каждый гость фотографирует лицевую и оборотную сторону своего документа: не только основной гость, но и остальные, которые в форме называются «Гость 1 (основной)», «Гость 2» и так далее. При варианте «Обязательно» регистрацию нельзя завершить без двух фото; тем, кто их уже загрузил, повторять не нужно.

Фото уменьшаются, очищаются от метаданных (включая GPS-координаты) и хранятся в зашифрованном виде: ни одна публичная ссылка к ним не ведёт. В приложении их видят только роли, которые управляют бронированиями, не горничная и не наблюдатель, в карточке гостя. Они удаляются сами через 7 дней после выезда, а сразу — если гость удалён или анонимизирован; вы можете удалить их и раньше. В форме гость читает примечание о том, зачем они нужны и когда исчезнут.

В группе «Номер», пункт «Метки бронирований» — только для директора гостиницы — управляет списком меток этого объекта: цветными метками, которые вы затем включаете и выключаете на карточке каждого бронирования (см. руководство по карточке бронирования).

У каждой метки есть название и цвет, выбранный из палитры; здесь их создают, переименовывают и удаляют — до двадцати меток на объект.

Список перетаскивается для изменения порядка, и этот порядок — приоритет: он определяет, в какой последовательности метки отображаются везде, как на карточке бронирования, так и в списке бронирований.

Метки задаются по объекту: тот, кто управляет несколькими, настраивает их по одному, с помощью переключателя вверху страницы.

Расположение задаётся вводом адреса: пока вы печатаете, появляются подсказки, вы выбираете одну — и точка сама встаёт на маленькой карте ниже. Если точка неточна, перетащите карту, чтобы её поправить: приложение так и пишет «Местоположение определено по адресу: перетащите карту, чтобы уточнить точку». В пробной версии из браузера карта не рисуется: адрес вы всё равно вводите, и место задаётся само. В установленном приложении карта есть.

Где это находится

• При создании объекта: поле Адрес уже есть в форме, с маленькой картой под ним.
• Позже: Конфигурация → Данные объекта, поле «Поиск адреса». Действует для всех номеров объекта.
• Управляющие апартаментами: и в настройках каждого отдельного объекта, потому что у каждого свой адрес.

Если хотите выбрать точку вручную

Нажмите «Выбрать на карте»: карта откроется на весь экран. Двигайте карту — прицел остаётся в центре и отмечает точку — затем подтвердите кнопкой «Использовать это место». Пригодится для разбросанных домов, агроусадеб и островов, где одного номера дома мало.

Система бронирования — это портал для прямых бронирований Вашего объекта. Гости могут бронировать напрямую с Вашего сайта без OTA-комиссий.

Настройка

• Stripe Connect: подключение для приёма платежей (обязательно)
• Ссылка для бронирований: URL для добавления на Ваш сайт
• Персонализация: цвета, логотип, сообщения

Как активировать систему бронирования

1. Подключите Stripe Connect для платежей
2. Настройте параметры системы бронирования
3. Скопируйте ссылку и добавьте её на Ваш сайт
4. Гости могут бронировать напрямую

Подключение и управление OTA-каналами через OTASwitch Channel Manager.

Доступные каналы: Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda и более 60 дополнительных каналов.

Для каждого канала Вы можете увидеть: статус подключения, активацию/деактивацию, ценовые разницы.

Есть специализированное руководство (Руководство по OTA), доступное со страницы управления OTA.

Управление пользователями, имеющими доступ к объекту.

Доступные роли

Кто какие пункты видит

На этой странице пункты показываются только тем, кто действительно может ими пользоваться: так Вы не откроете экран, чтобы при первом же действии узнать, что оно Вам не разрешено.

Смена собственного пароля

Пароль — личные данные: любая роль — включая горничную и наблюдателя — может сменить свой пароль в меню аккаунта справа вверху, не обращаясь к руководству. Сброс пароля другого участника, напротив, остаётся за владельцем аккаунта, со страницы Команда.

Панель со статистикой Вашего объекта.

Доступные данные:

• Заполняемость по периоду
• Доходы по каналу
• Бронирования по OTA-каналу
• Тенденции во времени

Полезно для мониторинга показателей и принятия решений по ценообразованию.

Кто его видит: директор гостиницы, ассистент и revenue-менеджер. Revenue-менеджеру пункт показывается только при активном модуле RMS и является единственным пунктом «Каналы & цены», который он видит: Booking Engine и каналы OTA остаются у директора гостиницы и ассистента. Отмена автоматических действий RMS закреплена за директором гостиницы.

Доступ к RMS для динамического управления ценами.

Доступно только если активировано для Вашего объекта.

Есть специализированное руководство (Руководство по RMS), доступное с экрана RMS.

Тикет-система для связи с поддержкой Vezpa. Вы можете создавать новые тикеты, отвечать на существующие и просматривать историю.

Непрочитанные тикеты отмечаются также на панели управления (баннер).

Как создать тикет

1. Нажмите «Поддержка» в разделе Конфигурация
2. Нажмите «Новый тикет», чтобы создать запрос
3. Опишите проблему или запрос
4. Вы получите уведомление, когда команда ответит

В группе Аккаунт и поддержка теперь есть раздел Уведомления: переключатель включает или выключает push-уведомления на этом устройстве. Если разрешение было отклонено в настройках телефона, появится предупреждение с кнопкой Открыть настройки; если активация не удалась, появится Повторить. При выключенном переключателе вы больше не получаете уведомлений, даже срочных.

Куда ведёт нажатие

При нажатии на уведомление приложение теперь открывает нужный экран также для обращений в поддержку, досок отделов, отчётов властям, собственного домена и импортов или повторных попыток каналов OTA: раньше в этих случаях ничего не происходило. Если уведомление относится к другому объекту, а не к открытому, приложение сначала спросит: Сменить объект, чтобы перейти, Остаться здесь, чтобы не переходить.

В нижней части страницы Вы найдёте опции для Вашего аккаунта:

• Отображаемое имя пользователя
• Кнопка выхода: отключение аккаунта от устройства
• Ссылка «Удаление аккаунта»: процедура окончательного удаления аккаунта

Безопасность

• Двухфакторная аутентификация (2FA) всегда активна
• Привязка устройства: аккаунт привязан к устройству, использованному при первом входе
• Биометрический вход: после первого доступа Вы можете активировать отпечаток пальца или Face ID

Вид и плотность

В группе Аккаунт & поддержка вы также найдёте Вид и плотность: она определяет, отображаются ли Календарь, Тарифы и Туристический налог по горизонтали или по вертикали, и сколько максимум строк или столбцов видно — настройка, которая сохраняется на том устройстве, которым вы пользуетесь. Подробности — в разделе Вид и плотность руководства по Календарю. Наблюдатель и Горничная, у которых нет этой страницы, найдут её в меню своего аккаунта.

Переключение между светлой/тёмной темой в заголовке объекта (иконка солнце/луна).

Тёмная тема более щадящая для глаз, особенно в условиях слабого освещения.

Предпочтение сохраняется и поддерживается между сессиями.

С Vezpa Вы можете управлять несколькими объектами из одного аккаунта: у каждого объекта свой Booking Engine, свои OTA-каналы, тарифы, календарь и гости — полностью независимые.

• Выбор объекта: если к вашему аккаунту привязано 2 или более объектов, в верхней части раздела «Конфигурация» вы найдёте селектор для переключения с одного на другой одним касанием.
• Индикатор загрузки: переключение занимает несколько мгновений (приложение заново загружает Ваш профиль и перезапускает картридер). Во время операции показывается индикатор, а второе касание игнорируется, чтобы не запустилось двойное переключение.
• Что обновляется: по завершении календарь, тарифы, RMS, OTA-каналы, бронирования и касса показывают данные нового объекта, и приложение возвращает Вас на календарь.
• Полная независимость: календари, тарифы, OTA-каналы и гости каждого объекта разделены и не влияют друг на друга.
• Истёкшая подписка: объекты с истёкшей подпиской отмечены оранжевой меткой. Селектор появляется и на экране истёкшей подписки: оттуда Вы можете перейти на объект, который ещё активен, и продолжить работу, вместо того чтобы обязательно оплачивать или выходить.
• Добавление нового объекта: доступно только владельцу аккаунта, то есть тому, кто зарегистрировал объект и на кого оформлены договор и платежи. Сотрудник, который попытается это сделать, получит сообщение об отказе: чтобы работать на объекте, его должен пригласить владелец со страницы Команда.
• Уведомления другого объекта: если вы нажмёте на уведомление, относящееся к другому объекту, а не к открытому, приложение сначала спросит, сменить объект или остаться — см. раздел Уведомления.

Внизу этого экрана, под «Сменить пароль», находится «Подключённые устройства»: список телефонов и компьютеров, на которых открыт ваш аккаунт, с названием устройства, последним использованием и адресом, с которого оно подключилось. Устройство, которым вы пользуетесь, отмечено как «Это устройство».

• «Отключить» закрывает устройство: через несколько секунд оно больше ничего не может, а для повторного входа снова нужны пароль и код. Это то, что нужно сделать, если вы потеряли телефон или компьютер.
• «Выйти на всех остальных устройствах» закрывает все, кроме того, что у вас в руках.
• Когда кто-то входит в ваш аккаунт с нового устройства, вы получаете уведомление и письмо. Если это были не вы, отключите его здесь и смените пароль.
• Для важных действий приложение снова запрашивает код из приложения-аутентификатора: удаление аккаунта, добавление или удаление людей из команды, смена роли, изменение реквизитов для счетов с IBAN, подключение счёта для выплат, экспорт журнала гостей. Код действует несколько минут, затем запрашивается снова.