Руководство по бронированиям

Раздел Бронирования объединяет три инструмента, доступных через вкладки в верхней части:

• Номера — статус уборки и занятости номеров на выбранный день
• Бронирования (по умолчанию) — список всех бронирований с фильтрами и поиском
• Гости — поиск по истории гостей объекта

Показывает статус каждого номера на конкретную дату. В верхней части есть выбор даты (по умолчанию сегодня).

Для каждого номера Вы видите:

• Название или номер
• Статус занятости: свободен, занят, прибывающий, выезжающий
• Текущий статус уборки
• Имя гостя (если номер занят)

Нажмите на номер, чтобы увидеть детали и изменить статус.

Доски отделов

У каждого номера есть также значок, который сразу показывает его положение, без чтения: щётка, когда нужна уборка — она важнее всего остального, потому что это единственное, где требуется действие — зелёная галочка, когда номер свободен и убран, кровать, когда он занят, и стрелки для заезда, выезда и смены в тот же день, знак запрета, когда номер закрыт для продажи, и инструменты, когда он остановлен из-за работ.

У каждого номера два текстовых поля: одно заполняет горничная, другое — стойка. Перегоревшую лампочку или дополнительную кровать не на что отвечать — им нужно лишь оставаться на виду, пока кто-нибудь не займётся. Под каждой заметкой всегда указаны дата и время, когда она была написана.

Правила простые:

• Свою заметку вы пишете, меняете и удаляете когда угодно.
• Готово может поставить любой, кто видит заметку, в том числе её автор: если вы что-то отметили, а потом сами это исправили, вы закрываете вопрос, не удаляя строку, и след того, что было сделано, остаётся.

«Не беспокоить» и время прибытия

Когда гость просит его не беспокоить, откройте карточку номера и нажмите «Не беспокоить» на сегодня. На карточке номера появляется тёмный значок «Не беспокоить», заметный и при прокрутке списка, а горничная видит его на своей карточке: номер выпадает из обхода уборки. Если гость передумает, в том же листе пункт меняется на Снять «Не беспокоить».

Действует только на сегодня: завтра номер сам вернётся в обход, и никому не нужно ничего снимать. В день прибытия в строке гостя видно и заявленное время прибытия, рядом со значком часов.

У каждого размещения одно из четырёх состояний уборки. Строка под названием номера показывает его, а за ним — имя того, кому сегодня поручена уборка, если такой есть:

В карточке номера ряд из четырёх кнопок выбирает состояние одним касанием. Ниже — «Назначить…»: так Вы выбираете, кто убирает сегодня, среди пользователей с ролью Горничная. Назначение действует только сегодня — завтра номер нужно назначить заново, — а «Нет» его снимает. Если ни у одного пользователя нет этой роли, лист сообщит об этом и покажет, где его добавить.

Список показывает все бронирования объекта. Каждая карточка отображает:

• Имя гостя
• Даты заезда и выезда
• Назначенный номер
• OTA-канал с отличительным цветом
• Статус бронирования

Нажмите на карточку, чтобы открыть полные детали бронирования.

Список бронирований предлагает несколько фильтров, которые можно комбинировать:

Проживание в период

В листе «Фильтры», перед «Дата прибытия», находится раздел «Проживание в период». Две кнопки «С» и «По» открывают один и тот же календарь, в котором вы выбираете начало и конец вместе. Фильтр оставляет гостей, которые ночуют здесь хотя бы одну ночь между двумя датами, даже если приезжают раньше или уезжают позже: он отвечает на вопрос «кто в доме на этой неделе?».

Это не то же самое, что «Дата прибытия» и «Дата отъезда», которые оставляют только заезды или выезды внутри интервала. После «Применить» фильтр появляется среди меток внизу списка как «Проживание в период», со своими датами, и снимается своим крестиком, как остальные.

Тип и питание

В листе «Фильтры», прямо перед «Проживание в период», есть два раздела с кнопками-плашками: «Тип» и «Питание». Можно включить одну или несколько: при нескольких типах список оставляет бронирования с любым из выбранных, и то же самое для питания. Плашки показывают только типы номеров вашего объекта и виды питания, которые действительно продавались; раздел, в котором был бы всего один вариант, не появляется.

Тип смотрит на номера бронирования: бронирование с двумя номерами разных типов попадает в выборку по любому из них. После «Применить» фильтр появляется среди плашек внизу экрана как «Тип» или «Питание» со значением и снимается своим крестиком, как остальные. Он действует и для «Экспорт списка»: файл содержит только отфильтрованные бронирования.

Экспорт и печать списка

«Экспорт списка» в верхней панели (или в меню с тремя точками, когда на панели нет места) открывает лист с четырьмя вариантами: CSV, Excel, PDF и «Печать». Экспортируются ровно те бронирования, которые вы видите, с активными фильтрами — включая поиск — и все строки результата, а не только показанная страница.

Суммы указаны в валюте объекта, с кодом в заголовке столбца. Файл готовит сервер, и он открывается в меню «Поделиться» устройства: оттуда вы его сохраняете или отправляете. Свыше 10 000 бронирований экспорт не запускается и просит сузить фильтры, например до более короткого периода.

Выбор нескольких бронирований

Долгое нажатие на бронирование или кнопка «Выбрать» в верхней панели (или в меню с тремя точками) включает множественный выбор. На каждой карточке появляется флажок, и касание отмечает его вместо того, чтобы открыть бронирование; выбор сохраняется и при смене страницы. Внизу появляется панель со счётчиком — например «5 выбрано» — и тремя кнопками:

Метки принадлежат одному объекту: если объектов несколько, сначала выберите один в переключателе над списком, иначе лист покажет только сообщение «Метки принадлежат одному объекту. Выберите конкретный объект, чтобы фильтровать по метке.». Массовой отмены и массового заселения намеренно нет: это делается по одному бронированию, из его карточки.

Нажатие на бронирование открывает полные детали с: данными гостя, датами, номером, планом питания, итоговыми суммами и платежами, OTA-каналом, статусом.

Действия для прямых бронирований

• Изменение дат, изменение номера, изменение плана питания
• Отмена
• Управление сборами и платежами
• Заезд / Выезд

Действия для OTA-бронирований

• Изменение дат (только продление — добавление ночей)
• Просмотр деталей
• Неявка, ранний выезд

Бронирования с порталов отсюда не отменяются

Бронирование, пришедшее с портала, можно открыть, прочитать и продлить (добавить ночи), но нельзя отменить или сократить из приложения: отмена выполняется на портале и синхронизируется автоматически. Прямые бронирования — Телефон, Агентство, Walk-IN, Эл. почта, Напрямую / сайт, Постоянный гость, Booking Engine — отменяются как обычно.

Вкладка Гости позволяет искать по истории всех гостей, проживавших в объекте.

Когда поле поиска пустое, список показывает недавних гостей. Чтобы найти кого-то другого, ищите по фамилии или телефону и подтвердите. Коснитесь гостя, чтобы открыть его полную карточку.

Под именем зелёный значок считает проживания у вас: «1 проживание» для того, кто был один раз, а от двух и больше «Постоянный гость · 3 проживания». Vezpa считает это сам по истории: ничего не нужно настраивать или отмечать вручную.

Рядом со значком видны также звезда «VIP» у гостей, отмеченных как VIP, и их цветные метки.

Фильтры гостей

Под полем поиска есть ряд фильтров:

• «VIP» — только гости, отмеченные как VIP.
• «Постоянный гость» — только те, у кого не меньше двух проживаний.
• «Метка» — меню с метками гостей; «Все» снимает фильтр. Появляется, когда есть хотя бы одна метка.
• «Гражданство» — введите страну; «Все» снимает фильтр.

Фильтры работают по недавним гостям (до нескольких сотен), а не по всему архиву: гостя давних лет Вы найдёте поиском по фамилии или телефону.

Как отметить гостя как VIP и добавить ему метки, объясняет Руководство по истории клиентов.

Нажатие на гостя открывает полную историю его проживаний: хронологический список с датами, номером, каналом и итоговой суммой по каждому проживанию.

Полезно для:

• Распознавания постоянных гостей
• Проверки предпочтений (предпочитаемый номер, план питания)
• Просмотра истории платежей

В разделе Бронирования нажмите кнопку + (FAB внизу справа), чтобы создать новое бронирование.

1. Выберите даты
   Выберите заезд и выезд из выбора даты.
2. Проверьте доступность
   Система автоматически проверяет свободные номера.
3. Заполните данные гостя
   Автодополнение ищет по истории гостей: если гость останавливался ранее, данные заполняются автоматически. В форме есть также «Канал» (Телефон, Агентство, Walk-IN, Эл. почта, Напрямую / сайт или Постоянный гость) и «Язык гостя». «Язык гостя» определяет, на каком языке уходят письма и сообщения, и предлагает все языки: сначала язык вашего объекта, затем остальные по алфавиту: если оставить «Автоматически», Vezpa использует язык, на котором гость бронировал на портале, затем язык его страны, затем язык объекта. Если письма на этом языке нет, оно уходит на английском.
4. Выберите номер и план питания
   Выберите номер и тип плана питания. Если в эти даты у номера закрыт заезд или выезд («Дни заезда и выезда» в тарифах), появляется оранжевая метка «Заезд закрыт» или «Выезд закрыт»: забронировать всё равно можно, это предупреждение, а не запрет.
5. Подтвердите
   Бронирование создаётся, и календарь обновляется.

Если бронирование появляется без размещения

Может случиться, что только что созданное бронирование останется без физического размещения, которое можно назначить: тогда вы найдёте его в строке Исключения календаря. Вам не нужно замечать это самому — предупреждение сразу уходит Директору гостиницы, Ассистенту и Пользователю (стойке регистрации) письмом на языке каждого, с прямой ссылкой на бронирование, и в виде push-уведомления. То же самое, когда бронирование остаётся без покрытия из-за изменения из канала OTA или добавленного номера. Подробности — в руководстве по Календарю.

В дополнение к мгновенным бронированиям Вы можете создать коммерческое предложение — оферту со сроком, к которому клиент должен подтвердить и оплатить.

Как это работает

1. Создайте бронирование как обычно
   Выберите даты, номер, питание и заполните данные гостя.
2. Нажмите «Создать предложение»
   Вместо «Подтвердить бронирование» нажмите кнопку Создать предложение ниже.
3. Выберите срок
   Откроется выбор даты, в котором Вы задаёте срок подтверждения. По умолчанию система предлагает день до заезда.
4. Подтвердите
   Бронирование создаётся с заданным сроком. Номер заблокирован до истечения.

Что происходит в день истечения срока

• В день срока клиент получает напоминание по электронной почте со ссылкой на оплату.
• После истечения срока бронирование автоматически отменяется: итоги обнуляются, номер освобождается, клиент уведомляется по электронной почте.

Если после этого цена меняется (даты, питание, удалённый номер, пересчитанный налог), сумма, запрошенная к сроку, обновляется сама на ту же разницу. При предоплате сохраняется тот же процент от стоимости проживания.

Накануне каждого срока, в 11:00 по местному времени объекта, директор гостиницы и ассистент получают уведомление с именем гостя, суммой и назначением; нажатие на него открывает бронирование. Когда оплата поступила или бронирование всё равно подтверждено, нажмите на строку срока и выберите «Убрать срок»: бронирование остаётся, а о сроке больше не напоминают. Оплата там не регистрируется: полученный платёж регистрируется как депозит.

Страница итогов для клиента

Клиент получает ссылку на страницу подтверждения, показывающую итог бронирования с сроком оферты, чётко видимым на кнопке оплаты (напр. «Оплатить до понедельника 15-06-2026»). Процесс идентичен системе бронирования.

Когда гость в списке «Заблокированные гости»

Если введённый email или телефон есть в списке «Заблокированные гости» объекта, при подтверждении или предложении появляется предупреждение «Заблокированный гость» с найденным email или телефоном и причиной. Его можно закрыть и остановиться или продолжить: «Всё равно продолжить», а затем, во втором окне, «Да, подтвердить бронирование». Бронирование создаётся только после второго подтверждения.

Из истории гостя Вы можете создать новое бронирование со всеми предзаполненными данными гостя, не вводя их повторно вручную.

Как действовать

1. Найдите клиента
   Перейдите на вкладку Клиенты и ищите по фамилии или телефону.
2. Откройте детали
   Нажмите на имя клиента, чтобы увидеть полный профиль.
3. Нажмите «Новое бронирование с этим гостем»
   Система автоматически проверяет полноту регистрационных данных в зависимости от Вашей страны.
4. Выберите даты и подтвердите
   Выберите заезд, выезд и номер как обычно. Имя, документ, контакты и все личные данные предзаполнены.

Валидация данных

Перед продолжением система проверяет, что обязательные поля для Вашей страны заполнены. Требования различаются в зависимости от местного законодательства.

Если данных не хватает, появляется предупреждение со списком отсутствующих полей. Вы всё равно можете продолжить — данные можно заполнить позже при регистрации гостя.

Количество бронирований и итог считаются по всему отфильтрованному результату, а не по странице, которую вы видите. При нескольких страницах итог поэтому будет больше суммы видимых карточек: так и должно быть. Измените фильтр — изменятся оба значения.

Бронирования и объекты размещения доступны для просмотра нескольким ролям, но изменять их можно только с операционной ролью.

С ролью Revenue раздел работает только на чтение: кнопка «Новое бронирование» не отображается, а карточка объекта не показывает действий по изменению. Это осознанный выбор — роль нужна, чтобы читать спрос и управлять ценами, а не двигать планирование.

В списке у каждого бронирования есть метка с номером. Если размещение не назначено, эта метка становится предупреждением: значок внимания и надпись «Номер не назначен» красным вместо номера. Значок и текст говорят то же, что и цвет, поэтому это узнаётся и без различения красного.

Это нужно, чтобы заметить бронь, требующую внимания, не открывая её. Чтобы исправить, откройте бронирование и нажмите кнопку «Назначить номер».