Онлайн-регистрация гостей для апартаментов и гостевых домов
Гости заполняют свои данные до приезда по ссылке, защищённой PIN-кодом. Вы их проверяете, одобряете регистрацию, и код от ключницы приходит к ним сам в день заезда. Данные остаются в бронировании: ничего не нужно перепечатывать дважды.
Демо открывается сразу, без регистрации. Для бесплатного периода карта не нужна.
Как это работает, шаг за шагом
- Ссылка уходит вместе с бронированием. Среди готовых автоматизаций, которые достаточно включить, есть сообщение за два дня до заезда со ссылкой на онлайн-регистрацию. Или отправьте её когда угодно готовым напоминанием, по электронной почте или в WhatsApp. Если в тексте есть ссылка, но нет PIN-кода, Vezpa сама добавит PIN-код рядом со ссылкой.
- Гость открывает ссылку и вводит PIN-код. В PIN-коде 6 символов, без букв и цифр, которые легко спутать на телефоне. После 8 неверных попыток ссылка блокируется на час.
- Он заполняет данные каждого гостя. Если вы попросите, прикладывает фото документа. До заселения можно вернуться и исправить.
- Вы проверяете и одобряете. Кнопка «Одобрить регистрацию» в бронировании подтверждает, что данные в порядке, даже за несколько дней до заезда.
- Код от ключницы уходит сам. В день заезда, в выбранное вами время.
Ссылка закрывается, когда вы нажимаете Check-in в бронировании, иначе — на следующий день после выезда.
Фото документа и подпись
Фото документа
Решаете вы: не запрашивать, по желанию или обязательно. Фото уменьшаются, очищаются от данных EXIF и шифруются; гость видит только размытую миниатюру. Они удаляются автоматически через 7 дней после выезда.
Подпись гостя
Поле для подписи появляется только в Германии, Австрии, Франции и Испании, где правила регистрации её предусматривают, и даже там она необязательна.
Ключница и коды доступа
Если вы используете ключницу или дверь с постоянным кодом, вы регистрируете каждое устройство в Vezpa с его кодом и объектами, которые оно открывает. Код остаётся зашифрованным и не копируется в бронирования: он читается в момент отправки, поэтому если вы его смените, уйдёт новый.
- Сообщение с кодами — готовая автоматизация, которую вы включаете: по умолчанию оно уходит в 8:00 в день заезда.
- Оно уходит только после того, как вы одобрили онлайн-регистрацию. Если одобрите позже этого времени, оно уйдёт сразу.
- При нескольких устройствах гость получает все коды одним сообщением, например «Бокс 6: 1123, Подъезд: 9876».
- Каждое бронирование получает коды один раз.
Данные гостей и государственные органы
Данные, которые вводит гость, становятся гостями бронирования и готовы для вашего учёта и счетов. Автоматическая передача данных гостей властям сегодня работает только для Италии и Чехии; в других странах Vezpa ничего никуда не отправляет.
Онлайн-регистрация входит в любой тариф, от 39 € в месяц вместе с PMS, channel manager и системой бронирования. Подробности на странице Цены.
Частые вопросы
Как гость получает ссылку на онлайн-регистрацию?
Сообщением: автоматизацией за два дня до заезда или готовым сообщением по электронной почте или в WhatsApp. В ссылке скрытый код, а страница просит PIN-код из 6 символов, который всегда отправляется вместе со ссылкой.
Зачем PIN-код, если уже есть ссылка?
Это дополнительная защита от пересланной ссылки или ссылки в чужом чате. После 8 неверных PIN-кодов ссылка блокируется на час.
Может ли гость исправить данные после отправки?
Да. Он может вернуться по ссылке и исправлять, пока вы не отметите его заселение кнопкой Check-in в бронировании. Если вы её не нажмёте, ссылка закроется на следующий день после выезда.
Обязательно ли фото документа?
Решаете вы: не запрашивать, по желанию или обязательно. Фото зашифрованы, гость видит только размытое превью, и они удаляются через 7 дней после выезда.
Когда отправляется код от ключницы?
В день заезда в выбранное время (по умолчанию в 8:00) и только после одобрения онлайн-регистрации. Если одобрите позже, сообщение уйдёт сразу.
Посмотрите, как это работает, прежде чем решать
Демо в браузере — это готовый пример объекта: календарь, бронирования и каналы, которые можно изучить без аккаунта. Цены трёх тарифов — на странице Цены.