Руководство по истории клиентов

История клиентов — это центральный архив всех гостей, которые останавливались в вашем объекте. Каждый раз, когда гость проходит заселение, его данные автоматически сохраняются в истории, чтобы они всегда были под рукой для будущих проживаний.

Где найти историю

На панели навигации приложения нажмите Бронирования и выберите вкладку Клиенты. Откроется экран поиска с текстовым полем, в которое вводятся критерии.

Критерии поиска

Гостя можно найти по разным критериям. Поиск гибкий и комбинированный: достаточно ввести даже только часть данных, чтобы получить результаты.

Как читать результаты

Результаты отображаются в виде списка карточек. На каждой карточке указаны имя и фамилия гостя, адрес электронной почты (если он есть) и количество проживаний в вашем объекте. Нажмите на карточку, чтобы открыть полный профиль клиента.

При нажатии на клиента в результатах поиска открывается его полный профиль. Этот экран собирает всю информацию, накопленную за время проживаний, и даёт всесторонний обзор гостя на 360 градусов.

Персональные данные

В верхней части профиля показаны личные данные гостя, собранные при регистрациях:

• Имя и фамилия — основные данные гостя
• Дата рождения — с указанием возраста и знака зодиака
• Место рождения и гражданство — город, провинция и государство
• Удостоверение личности — тип, номер и срок действия
• Электронная почта и телефон — контакты для прямой связи с гостем
• Адрес проживания — улица, город, почтовый индекс и государство

История проживаний

Под персональными данными находится полный список всех проживаний гостя в вашем объекте, упорядоченный от самого недавнего к самому давнему. Для каждого проживания показаны:

Нажмите на отдельное проживание, чтобы открыть его полную карточку со всеми начислениями, платежами и связанными заметками.

Зелёная метка с проживаниями

В результатах поиска, под именем, и в верхней части карточки клиента появляется зелёная метка с числом проживаний этого человека в вашем объекте: «1 проживание» в первый раз, а начиная с двух «Постоянный гость · 3 проживания». Она рассчитывается сама, настраивать ничего не нужно: учитываются неотменённые и уже начавшиеся бронирования человека, которого система узнаёт по истории, то есть включая связанные с ним прошлые бронирования. Будущее бронирование не учитывается, пока гость не приедет.

Та же информация появляется в карточке бронирования: если основной гость уже останавливался у вас, вы видите «Постоянный гость · 2 прошлых проживания», и там достаточно даже одного прошлого проживания. Это описано в руководстве по бронированию.

VIP и метки гостя

Под зелёной меткой проживаний в карточке клиента есть кнопка «VIP»: нажмите, чтобы включить её, и нажмите ещё раз, чтобы выключить. Она действует на всю историю человека: её видят включённой и последующие бронирования, которые при каждом проживании создают новую карточку. Звёздочка появляется также в списке клиентов и в карточке бронирования этого гостя.

Рядом находятся цветные метки гостя: предпочтения, которые вы хотите помнить, например «высокий этаж» или «доп. подушка». Крестик на метке убирает её; «Метка» со знаком + открывает лист, где можно выбрать существующую метку или создать новую через «Новая метка»: название до 30 символов, цвет и «Добавить». Метки тоже действуют на всю историю, и, убрав одну, вы убираете её со всех карточек, связанных с человеком.

В списке клиентов при пустом поиске показываются последние клиенты, а над списком находятся фильтры «VIP», «Постоянный гость», «Метка» и «Гражданство». Подробности — в руководстве по бронированиям.

Включать и выключать «VIP» и ставить или снимать метки можно с тем же правом, что и запись в бронированиях: кто открывает карточку без этого права, видит звёздочку и метки, но не может их изменить.

День рождения

Если дата рождения известна, система выделяет день рождения гостя. Когда гость находится в объекте в свой день рождения, на странице Дирекция появляется специальное уведомление, чтобы вы могли подготовить подарок или поздравление — штрих, который меняет всё впечатление.

Заметки и воспоминания

Профиль клиента может содержать персональные заметки, внесённые персоналом объекта. Используйте заметки, чтобы фиксировать:

• Предпочтения гостя (номер на верхнем этаже, подальше от лифта, дополнительная подушка)
• Аллергии или пищевую непереносимость гостя
• Повторяющиеся особые пожелания
• Возможные проблемы, возникавшие в прошлом

Новое бронирование с этим гостем

В нижней части профиля есть кнопка «Новое бронирование с этим гостем». При нажатии на неё система:

1. Проверяет полноту данных
   Проверяет, заполнены ли все обязательные для регистрации в вашей стране поля (требования зависят от страны: в Италии нужны документы, в Ирландии достаточно фамилии и гражданства).
2. Показывает результат проверки
   Если все данные на месте, появляется зелёное подтверждающее сообщение. Если каких-то полей не хватает, предупреждение показывает, каких именно данных недостаёт — вы всё равно можете продолжить, нажав «Забронировать всё равно».
3. Открывает создание бронирования
   Открывается экран «Новое бронирование» со всеми уже заполненными данными гостя: имя, фамилия, документ, контакты, гражданство, адрес проживания. Ничего вводить заново не нужно.

Общий регламент по защите данных (Регламент ЕС 2016/679, известный как GDPR) гарантирует каждому человеку право на забвение: гость может в любой момент потребовать удаления своих персональных данных из вашего архива.

Vezpa PMS позволяет вам выполнить это требование простым и безопасным способом, прямо из приложения.

Как выполнить удаление

1. Перейдите в Бронирования > Клиенты и найдите гостя, который направил запрос
2. Нажмите на его имя, чтобы открыть полный профиль
3. Прокрутите до самого низа и нажмите кнопку Удалить данные GDPR
4. Прочитайте сводку того, что именно будет удалено, и нажмите Подтвердить удаление

Что удаляется

Процедура удаляет из системы все персональные данные гостя:

• Имя и фамилия — заменяются анонимным идентификатором
• Дата и место рождения — удаляются полностью
• Удостоверение личности — тип, номер и срок действия стираются
• Электронная почта и телефон — удаляются из профиля
• Адрес проживания — удаляется
• Личные заметки — любые пометки о клиенте стираются

Что остаётся в системе

Чтобы обеспечить целостность бухгалтерских и статистических данных, часть сведений сохраняется в обезличенном виде:

• Статистические данные — количество проживаний, общие суммы и каналы бронирования (без указания имени гостя)
• Обязательная отчётность — уже отправленные сведения в Questura (итальянское управление полиции) или в ISTAT остаются в архивах органов власти, как предусмотрено законом
• Бухгалтерские данные — выставленные счета и квитанции хранятся в силу налоговых обязательств