Руководство по Бухгалтерии

Бухгалтерия открывается со страницы «Главная» кнопкой «Бухгалтерия». Вверху находятся вкладки «Обзор», «Динамика», «Отчёт о прибылях и убытках», «Доходы», «Расходы», «Поставщики» и «Сроки оплаты»: какие из них видит каждая роль, указано в разделе Кто что видит.

Период выбирается кнопками «Этот месяц», «Прошлый месяц», «Этот год» и «Прошлый год». В обзоре три карточки; нажатие на карточку открывает вкладку, которая её поясняет:

• «Прибыль»: доходы минус расходы, красным цветом, если она отрицательная. Открывает отчёт о прибылях и убытках.
• «К оплате»: ещё не оплаченные расходы и их количество. Открывает сроки оплаты.
• «К получению за период»: то, что начислено за выбранные месяцы и ещё не оплачено. Открывает доходы.

Ниже находятся диаграмма «Расходы по категориям» и «Ближайшие сроки оплаты».

Вверху три числа: доходы, расходы и прибыль за год, с изменением к предыдущему году, если есть предыдущий год для сравнения. График показывает для каждого периода столбец доходов и столбец расходов, а над ними линию прибыли.

«Месяц», «Квартал» и «Год» меняют шаг графика, стрелки меняют год. Если нажать на одну или несколько категорий, график покажет только их расходы: прибыль остаётся настоящей, доходы минус все расходы. «Сгруппированные» собирает расходы в один столбец, «По одной» разбивает их по категориям.

Таблица с периодами в столбцах (на телефоне прокручивается вбок) и с такими строками:

• «Доходы»: раскрывается по статьям, то есть по типу номера, отделу кассы и Велнесу;
• «Расходы»: раскрывается по категориям;
• «Прибыль», выделенная;
• «Комиссии OTA (вне прибыли)», когда есть счета за комиссии (см. Комиссии OTA);
• «Прибыль за предыдущий год», для сравнения.

Над таблицей появляются замечания о цифрах, которые стоит проверить: расходы без НДС, платежи сверх суммы бронирования (статья «Излишек», обычно незарегистрированный возврат), проживания, разделённые между несколькими компаниями.

• Учитываются только полученные платежи: предоплаты и доплаты по бронированиям, оплаченные продажи кассы и Велнеса. Карта, оставленная в качестве гарантии, не является доходом, пока Вы её не списали.
• Они учитываются в месяце, к которому относятся: проживание делится по ночам, поэтому проживание с 30 апреля по 3 мая даёт одну ночь апрелю и две маю.
• Туристический налог не учитывается: Вы собираете его для муниципалитета.
• Возврат по бронированию, отменённому через Booking Engine, уменьшает доходы.

Вкладка группирует по месяцам и статьям; каждая статья показывает начисленное за эти месяцы и полученное. Суммы на этой вкладке всегда с НДС.

Внизу находится «Выданные документы»: счета, кредит-ноты, квитанции и чеки за период. Они там для просмотра и не прибавляются к доходам, потому что платёж и его счёт — это одни и те же деньги.

1. Нажмите кнопку + «Расход».
2. Введите «Сумма» и выберите «Категория»: этих двух полей достаточно, затем «Сохранить».
3. При необходимости откройте «Подробнее»: поставщик (если его нет, введите название: Vezpa предложит его добавить), компания, «Месяц, к которому относится», «Число месяцев», срок оплаты, оплачено, «Ставка НДС (%)» (её предлагает категория), «Номер документа» и заметки.

Месяц, к которому относится, — это месяц, к которому принадлежит расход, даже если Вы оплатите его позже. С «Число месяцев» расход делится на равные части: годовая страховка на 12 месяцев весит одну двенадцатую в месяц.

«Загрузить XML» читает итальянский электронный счёт FatturaPA в виде .xml или подписанный в виде .p7m: поставщика, номер, дату, суммы, НДС и срок оплаты. Кредит-нота поступает со знаком минус. Расход относится к компании, на которую выставлен счёт (ИНН получателя): если это не одна из Ваших, файл отклоняется. Он поступает как к оплате, с категорией поставщика по умолчанию.

В Италии счета поставщиков могут приходить и сами. Если на странице «Компании (номера плательщика НДС)» в карточке компании есть строка «Счета поставщиков», директор выбирает «через Vezpa»: каждый счёт, пришедший из SDI, становится расходом этой компании к оплате с меткой «Полученный счёт», и его нельзя удалить. Если он уже был расходом, введённым вручную или из XML, Vezpa связывает его с ним, а не создаёт второй. При «через бухгалтера» их получает бухгалтер, а здесь их добавляют кнопкой «Загрузить XML». Как это включить, объясняет руководство по электронным счетам.

Список фильтруется по категории, поставщику и состоянию («Все», «К оплате», «Оплаченные»). Каждый расход можно изменить, удалить, отметить кнопкой «Отметить как оплаченный» или «Отметить как неоплаченный» и скопировать в другой месяц кнопкой «Дублировать», что удобно для коммунальных счетов. Расход без категории показан как «Без категории»; расходы в другой валюте остаются вне итога.

Для расходов, которые повторяются без изменений (зарплаты, ипотека, аренда, абонентская плата), используйте «Повторять» в карточке расхода: «Каждый месяц», «Каждые 3 месяца» или «Каждый год», с «До», если у повтора есть конец. Это работает для расходов, внесённых вручную, а не для расходов из XML. Vezpa сам создаёт расход каждого периода в тот же день месяца (31-е число в более коротких месяцах становится последним днём), к оплате, с суммами, поставщиком, категорией и компанией первого. В списке у расходов одного повтора есть значок со стрелками по кругу. Остановить его можно кнопкой «Остановить повтор» — из первого расхода или из любого созданного; удаление первого тоже его останавливает, а уже созданные расходы остаются. Если изменить сумму или поставщика первого расхода, изменятся следующие, но не уже созданные. «Дублировать» остаётся для одной копии.

Если вы принимаете онлайн-платежи через Stripe, его комиссии поступают сами: каждый месяц один расход от поставщика Stripe, в категории «Комиссии за платежи», уже оплаченный, с меткой «Автоматический». Vezpa обновляет его каждый день, поэтому его нельзя изменить или удалить.

По каждому поставщику видно, сколько Вы потратили и сколько ещё к оплате за выбранный период. Поставщики создаются сами, из расхода или из файла XML.

Директор гостиницы меняет «Название», «ИНН» и «Категория по умолчанию»: с категорией по умолчанию новые расходы этого поставщика, в том числе из XML, получают её сами.

«Расходы к оплате»: неоплаченные расходы, а те, у которых срок прошёл, отмечены как «Просрочен». «Отметить как оплаченный» можно нажать прямо здесь. Счёт канала за комиссии, который ещё открыт, имеет метку «Сверка».

«Ожидаемые поступления»: бронирования с заездом за последние 12 месяцев или в ближайшие 30 дней, у которых ещё есть открытый остаток. Нажатие открывает бронирование.

На этой вкладке суммы всегда с НДС: это суммы, которые Вы платите и получаете.

Каждый объект начинает с десяти стандартных категорий, среди них «Комиссии каналов». Директор гостиницы управляет ими кнопкой «Категории» на вкладке Расходы:

• «Переименовать» и «Ставка НДС по умолчанию (%)», которая предлагается в новых расходах;
• «Скрыть» и «Показать»: скрытая категория больше не предлагается для новых расходов;
• «Добавить категорию» для Ваших собственных статей.

Стандартные категории удалить нельзя; добавленные Вами можно, если ни один расход их не использует.

Значок % вверху переключает между «Суммы с НДС» и «Суммы без НДС». Он действует для Динамики и отчёта о прибылях и убытках, а в обзоре для прибыли с расшифровкой под ней и для диаграммы «Расходы по категориям».

• Без НДС доходы показаны за вычетом своей ставки: в Италии проживание без 10 %, в других странах по ставке объекта. Расходы учитываются по налоговой базе.
• Расход, НДС которого неизвестен, или платёж, не связанный с бронированием, учитывается полностью и без НДС: об этом сообщает замечание.
• «К оплате» и «К получению за период» всегда с НДС, как и вкладка Доходы: это деньги, которые действительно уходят и приходят.

Комиссии порталов рассчитываются по бронированиям: они попадают в расходы, в категорию «Комиссии каналов», распределённые по ночам, как проживание.

Счёт за комиссии, который присылает канал, помечается меткой «Сверка»: Вы вносите его в ту же категорию, вручную или из XML, чтобы проверить, сколько удержал канал, но из прибыли он второй раз не вычитается. Пока он не оплачен, он показан в «К оплате» и в сроках оплаты, потому что это настоящий долг. В отчёте о прибылях и убытках у него своя строка, «Комиссии OTA (вне прибыли)».

Если в учётной записи несколько компаний (см. руководство по электронным счетам), вверху появляется выбор «Компания»: «Все компании» или одна. Если компания одна, выбора нет.

• Доход относится к компании номера или отдела; проживание в номерах разных компаний делится между ними по ночам.
• Расход из XML относится к компании, на ИНН которой выставлен счёт; расход, введённый вручную, — к компании, выбранной в «Подробнее», иначе к обычной компании поставщика, иначе к основной.
• Каждый отчёт читается по одной компании или по всем вместе: суммы одной компании никогда не попадают на ИНН другой.

• Директор гостиницы: все вкладки, переключатель НДС, категории и редактирование поставщиков.
• Ассистент: только «Расходы» и «Поставщики». Вносит расходы и загружает XML, создаёт новых поставщиков из расхода и меняет расходы, которые сам ввёл вручную; не видит доходы и прибыль и не меняет категории и поставщиков.
• У остальных ролей кнопки «Бухгалтерия» нет.

Статистика считает выручку по дате выезда: всё, что потратил гость, включая комиссию портала, в месяце выезда, оплачено или нет. Бухгалтерия считает полученные деньги, в месяце, к которому относится каждая ночь. Поэтому одни и те же месяцы могут дать разные итоги, и так и должно быть: Статистика говорит, сколько Вы продали, Бухгалтерия — сколько получили и потратили.

Под графиком выручки в Статистике директор гостиницы найдёт заметку «Почему в Статистике другая выручка».

Значок «Фискальные документы» вверху открывает страницы документов, которые выдаёт Ваш объект, например электронные счета и счета: он появляется, когда активен хотя бы один из них.

Бухгалтерия не выдаёт документы и ничего не передаёт в налоговую: она перечисляет их на вкладке Доходы, в разделе «Выданные документы», не прибавляя к доходам.