Руководство по электронному выставлению счетов

Электронное выставление счетов — это система, при которой все итальянские счета передаются в формате XML в Sistema di Interscambio (SDI, Система обмена) Agenzia delle Entrate (Налоговое управление Италии). С 2024 года оно обязательно для всех владельцев номера НДС (partita IVA), включая плательщиков упрощённого режима (forfettari).

Что делает Vezpa

Vezpa формирует XML счёта, подписывает его электронной подписью и передаёт в SDI через OpenAPI.it как уполномоченного налогового посредника. Вы выставляете счёт из приложения, всё остальное происходит автоматически.

Стоимость: Фискальный модуль

Электронный счёт и чек входят в «Фискальный модуль», который включается в «Конфигурация» → «Налоговое & правовое соответствие» → раздел «Электронное выставление счетов» → «Фискальный модуль». Без активного модуля электронные счета не отправляются.

• Плата — € 7,90 в месяц (с НДС), списывается с кошелька при активации и затем каждый месяц в ту же дату. Если вы отключите его и снова включите до окончания оплаченного месяца, вторую плату вы не вносите, а дата продления остаётся прежней.
• Включает 100 электронных счетов и 500 чеков на каждый месяц модуля.
• Сверх лимита каждый счёт стоит € 0,19, а каждый чек € 0,03, с предоплаченного баланса.
• При больших объёмах цена дополнительных счетов и чеков обсуждается: напишите нам, и мы договоримся.
• Лимит принадлежит объекту: счета, отправленные из модуля Wellness, расходуют те же сто.
• Кредит-нота и дебет-нота тоже считаются отправкой: они стоят столько же, сколько счёт.
• Счёт, отклонённый SDI, не оплачивается: списание возвращается на кошелёк, и лимит не расходуется.
• Нефискальная квитанция не проходит через SDI и остаётся бесплатной, даже без модуля.

Чеки передаёт Vezpa от вашего имени, как посредник: мы не просим у вас учётные данные. Достаточно оформить доверенность на Vezpa на портале «Fatture e Corrispettivi» Agenzia delle Entrate, в разделе доверенностей, на управление дневной выручкой (corrispettivi); налоговый код для доверенности указан в модуле. Затем нажмите «Включить чеки». Также нужны настроенные электронные счета и полный адрес объекта (улица и номер дома, индекс, коммуна и провинция). Индивидуальные предприниматели не могут поручить посреднику передачу дневной выручки: для них модуль включает только счета. Чеки выдаются из кассы, из Wellness и при закрытии счёта бронирования: см. Руководство по кассе и Руководство по деталям бронирования.

Чего Vezpa НЕ делает

Vezpa не занимается обязательным десятилетним хранением документов. Это отдельная обязанность по закону (art. 39 DPR 633/72), и Agenzia delle Entrate предоставляет её бесплатно на портале «Fatture e Corrispettivi» («Счета и выручка»). Подключить её нужно вам самим, один раз, в самом начале — все шаги описаны в следующем разделе.

Активация выполняется один раз, в мастере настройки. Перед началом проверьте данные объекта размещения.

При активной услуге самый короткий путь — с экрана «Главная»: плитка «Бухгалтерия» рядом с POS сразу открывает раздел «Электронное выставление счетов».

Шаг 1 — Проверьте данные объекта

Откройте Конфигурация → Электронное выставление счетов и убедитесь, что верно указаны:

• Номер НДС (Partita IVA) (11 цифр)
• Налоговый режим: RF01 (обычный), RF19 (упрощённый) и т. д. — по умолчанию RF01
• Юридический адрес: улица, номер дома, почтовый индекс, населённый пункт, провинция
• PEC объекта (сертифицированная электронная почта, удобна для получения уведомлений SDI)

Шаг 2 — Откройте мастер активации

Вкладка Конфигурация → Электронные счета → Активировать. Мастер состоит из 5 шагов:

Шаг 3 — Примите договор

Vezpa предоставляет управленческое программное обеспечение, а OpenAPI.it выступает налоговым посредником, который подписывает и передаёт XML в SDI от вашего имени. Принятие договора — это формальный шаг, необходимый для авторизации передачи.

Шаг 4 — Подключите бесплатное хранение AdE

1. Откройте портал «Fatture e Corrispettivi» по адресу https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Войдите через SPID, CIE или с учётными данными Entratel/Fisconline (те же, что и для налогового кабинета)
3. В меню выберите «Conservazione» → «Aderisci al servizio di conservazione» (Хранение → Присоединиться к службе хранения)
4. Заполните форму данными объекта (P.IVA, адрес, адрес PEC) и подпишите электронной подписью
5. Отправьте заявку: подключение бесплатное и почти мгновенное

С этого момента каждый счёт, отправленный в SDI, автоматически хранится 10 лет на серверах Agenzia delle Entrate, без каких-либо дополнительных действий с вашей стороны.

Шаг 5 — Первое пополнение кошелька

Не менее € 10, чтобы покрыть первые выставления. Пополнение выполняется банковской картой через Stripe, оплата безопасна, и никакие данные карты не сохраняются на стороне Vezpa.

Рекомендуемые пакеты:

Счёт выставляется прямо из брони клиента. Система заранее заполняет все данные (номера, ночи, начисления, туристический налог), считывая их из брони: вам остаётся проверить и подтвердить.

Стандартный процесс

1. Откройте бронь клиента: Вкладка Брони → Список броней → нажатие
2. Откройте меню действий (значок ⋮ в правом верхнем углу) либо используйте кнопку на карточке брони
3. Нажмите «Выставить электронный счёт»
4. Выберите объект счёта:
   • Вся бронь — если получатель счёта совпадает с основным гостем брони
   • Раздельный счёт — если вы уже создали отдельные счета для разных гостей (см. раздел 4)
5. Проверьте предзаполненные данные заказчика (см. таблицу ниже)
6. Нажмите «Выставить и передать в SDI»
7. Дождитесь диалога подтверждения: «Счёт передан, номер VZP-2026-0001»

Данные заказчика

Код получателя для компаний

Компания предоставляет одно из двух:

• Уникальный код из 7 символов (например, M5UXCR1) → счёт доставляется прямо в учётную программу клиента
• Сертифицированный адрес PEC → счёт доставляется сертифицированной почтой

Если компания ничего не предоставляет, используйте 0000000 (семь нулей): счёт всё равно будет размещён в налоговом кабинете (cassetto fiscale) клиента на портале AdE, где его найдёт и он, и его бухгалтер.

Частное лицо без налогового кода

Для итальянских гостей налоговый код обязателен (16 буквенно-цифровых символов). Для иностранцев используйте итальянский налоговый код, если он у них есть (например, у резидентов Италии), в противном случае обратитесь в поддержку Vezpa за специальной процедурой для зарубежного клиента.

Что происходит после отправки

С «Фискальным модулем» включены 100 счетов в месяц; сверх — € 0,19 за каждый с предоплаченного баланса. Статус счёта виден в разделе Вкладка Конфигурация → Выставление счетов → Список счетов и проходит следующие этапы:

В «Выставленные счета» есть «Поиск» («Номер, клиент, ИНН или гость»): поиск идёт по номеру, имени или названию компании клиента, partita IVA, codice fiscale и имени гостя бронирования. Ниже — фильтры по состоянию — «Все», «Черновики», «Отправленные», «В архиве», «Отклонённые» —, которые заменяют прежнее меню фильтров на панели; когда счета охватывают больше одного года, меню года с пунктом «Все годы» (черновик относится к году своего создания). На панели «Сортировать по» предлагает «Сначала новые», «Сначала старые», «Номер: по убыванию», «Номер: по возрастанию», «Сумма: по убыванию», «Сумма: по возрастанию», «Клиент (А–Я)»; по умолчанию — «Сначала новые». На каждой карточке видно имя клиента. Список загружает по 50 счетов: внизу «Загрузить ещё».

Переход из transmitted в archived происходит, когда SDI подтверждает доставку, обычно за 1-2 минуты.

Типичный случай: у одной брони два или более получателей, которым нужен отдельный счёт. Пример: пара в деловой поездке, где Марио Росси (частное лицо) оплачивает номер и завтрак, а Acme Srl (компания) оплачивает рабочую встречу и дополнительные услуги.

Как создать раздельные счета

1. Откройте бронь → меню действий → «Раздельные счета»
2. Нажмите на кнопку FAB «Разделить счёт» (кнопка + в правом нижнем углу)
3. Выберите получателя из уже существующих либо нажмите «+ Новый получатель», чтобы создать его на месте
4. Введите суммы: Номер, Питание, Туристический налог
5. Отметьте начисления по брони, которые нужно перенести в этот счёт (например, «Ужин на 2 человек»)
6. Сохраните: раздельный счёт появится в списке
7. Создайте другие раздельные счета для остальных получателей
8. По каждому счёту нажмите → «Выставить счёт» → далее действуйте как обычно

Когда раздельные счета использовать НЕЛЬЗЯ

Кредит-нота сторнирует уже выставленный счёт полностью или частично. Счёт, отправленный в SDI, нельзя «аннулировать»: единственный способ — выставить кредит-ноту на равную (или частичную) сумму.

Когда её выставлять

• Бронь отменена после выставления счёта
• Ошибка в сумме (например, клиент платит меньше из-за недостатка в обслуживании)
• Ретроактивная скидка, применённая задним числом
• Частичное сторнирование (например, один номер с неявкой)

Как её выставить

1. Вкладка Конфигурация → Выставление счетов → Список счетов
2. Нажмите на исходный счёт (он должен быть в статусе archived)
3. Нажмите «Выставить кредит-ноту (TD04)»
4. Укажите причину и сумму (частичную или полную)
5. Подтвердите: кредит-нота передаётся в SDI и связывается с исходным счётом

Vezpa формирует два типа печатных документов, дополняющих официальный счёт (XML SDI). Оба бесплатны и не списывают средства с кошелька.

Проформа — как её распечатать

• Из брони → меню действий → «Печать проформы» (проформа на всю сумму)
• Из раздела Раздельные счета (значок принтера на каждой карточке) → проформа по конкретному счёту
• С экрана «Выставить счёт» (кнопка «Печать проформы» под кнопкой «Выставить») → предпросмотр перед подтверждением отправки в SDI

Копия для гостя — как её распечатать

Откройте Детали счёта из списка → «Печать копии». Откроется системный диалог, где можно выбрать принтер или сохранить в PDF.

SDI может отклонить счёт из-за формальных ошибок: неверный налоговый код клиента, неполные данные объекта, код НДС, несовместимый с режимом, и т. д. Когда это происходит:

1. Счёт переходит в статус rejected в разделе Детали счёта
2. Отклонённые SDI счета возвращаются
3. В деталях отображается причина отклонения красным цветом
4. Исправьте данные (например, налоговый код клиента) и выставите счёт заново, снова нажав «Выставить»

Обычное время между отправкой и отклонением: 5-15 минут.

Раздел «Электронное выставление счетов» открывается из «Главная» плиткой «Бухгалтерия» или из «Конфигурация» → «Кошелёк и счета». В нём пять вкладок в таком порядке:

• «Активность», на которой он открывается. Вверху месяц в цифрах: «Отправленные счета» и «Выданные квитанции» с суммой, «Черновики к отправке» и «Отклонены SDI». Нажатие на плитку открывает уже отфильтрованный список. Ниже «Последние действия»: счета и квитанции вместе, по дням, одна строка на документ с его последним состоянием. Нажатие на строку открывает документ.
• «Счета»: полный список с поиском, фильтрами по состоянию и году и сортировкой.
• «Квитанции»: нефискальные квитанции с именем клиента, с фильтром по году. Список загружает по 50 квитанций: внизу «Загрузить ещё».
• «Получатели»: справочник налоговых данных клиентов.
• «Кошелёк», последняя. Вверху «Фискальный модуль» с платой, следующим продлением и счетами и чеками, использованными за период («Управлять модулем» открывает его страницу), затем баланс, «Быстрое пополнение» и «Последние операции».

На компьютере «Активность» ставит плитки месяца в колонку слева, а последние действия рядом; и «Кошелёк» ставит баланс и пополнение рядом с операциями.

Предоплаченный кошелёк работает так:

• Находится в разделе Вкладка Конфигурация → Выставление счетов → Кошелёк
• Не истекает — средства всегда остаются доступными
• Единственное регулярное списание — плата за «Фискальный модуль», если вы его включили
• Пополняется картой через Stripe, в любой момент
• Показывает баланс, операции пополнения и операции списания

Низкий баланс

В пределах ста включённых счетов кошелёк не проверяется. Сверх лимита выставление останавливается, если баланс не покрывает € 0,19 за счёт. Если при продлении баланса не хватает на плату, счета останавливаются, пока вы не пополните кошелёк, а чеки продолжают выдаваться, потому что они обязательны: их стоимость уводит баланс ниже нуля и покрывается следующим пополнением.

По техническим проблемам или вопросам о работе приложения:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• Email: [email protected]

По нормативным вопросам (налоговый режим, коды НДС, особые налоговые ситуации) обращайтесь к своему бухгалтеру.