Руководство по выставлению счетов

Эта функция выставляет счёт из брони проживания или из продажи в велнес-модуле, для объектов в любой из 21 страны ЕС, которые Vezpa охватывает для этого документа. Vezpa заполняет строки на языке вашей страны, применяет правила НДС вашей страны, формирует PDF и ведёт сквозную нумерацию.

Что она делает, везде, где доступна

• Заполняет счёт из брони (проживание, курортный сбор, дополнительные начисления), причём описания строк и подписи в PDF печатаются на языке, принятом по умолчанию в вашей стране
• Выставляет документ в валюте вашей страны — кроны, злотые, форинты, леи или евро в зависимости от того, где вы зарегистрированы, а не одна общая валюта для всех
• Начисляет или исключает НДС в зависимости от вашего статуса, по ставке вашей страны
• Печатает внизу документа заявленную вами юридическую оговорку: обязательную, если вы не плательщик НДС, и необязательную, если плательщик
• Формирует PDF и ведёт сквозную нумерацию в пределах года, без пропусков и без повторного использования номеров

ARES и QR Platba: два дополнения, связанных с Чехией

У Vezpa есть ещё два дополнения, связанных с Чехией, но по-разному. Поиск в публичном реестре ARES заполняет данные корпоративного клиента по его IČO и появляется всякий раз, когда клиентом по счёту выступает чешская компания, независимо от того, в какой стране зарегистрирован ваш объект: австрийский объект, выставляющий счёт чешской компании, его видит, а чешский объект, выставляющий счёт немецкой компании, — нет. Платёжный код QR Platba, печатаемый на счёте, наоборот, остаётся действительно доступным только объектам, зарегистрированным в Чехии. Оба описаны в разделах 4 и 6 — они существуют потому, что ARES и формат QR Platba — чешские национальные системы; Vezpa пока не создаёт аналог для остальных 20 стран.

Стоимость

Никакой. Счёт Vezpa формирует локально: он не проходит через посредника, не расходует кошелёк и не стоит ничего за документ.

Кому доступно

Настройки и выставление доступны только ролям директор гостиницы и ассистент. Пункт меню появляется для объектов в любой из 21 охваченной страны ЕС (Австрия, Бельгия, Болгария, Хорватия, Чехия, Дания, Финляндия, Франция, Германия, Греция, Венгрия, Ирландия, Люксембург, Нидерланды, Польша, Португалия, Румыния, Словакия, Словения, Испания и Швеция) — но не для Италии, которая вместо этого использует электронное выставление счетов через SDI.

Чего пока нет

• Передача в налоговый орган: её нет ни в одной из 21 страны. Vezpa формирует документ и на этом останавливается: вы его выставляете, печатаете и передаёте гостю. Любая электронная отчётность или бухгалтерская проводка, которых требует ваша страна, остаётся за пределами этой функции, и вы продолжаете делать их так же, как сегодня
• Кредит-нота: в этой версии отсутствует ни в одной из 21 страны. Ошибочный счёт вместо этого аннулируется — см. раздел 7
• eTurista (Чехия): передача в портал не интегрирована

Откройте Конфигурация → Выставление счетов. Сверху два отдельных переключателя, под ними ваши данные продавца.

Два переключателя

• Включить выставление счетов — включает функцию. Пока она выключена, выставление из брони сообщит, что функция неактивна
• Плательщик НДС — заявляет, что вы плательщик НДС. Если это не так, оставьте выключенным: счета выйдут без НДС, и внизу будет напечатана оговорка об освобождении (см. чуть ниже)

Примечание внизу документа: обязательно без НДС, необязательно с НДС

Поле для юридического примечания, печатаемого внизу счёта, есть всегда, но его характер меняется в зависимости от переключателя Плательщик НДС.

• Если вы не плательщик НДС, поле называется Примечание об освобождении и оно обязательно: без него Vezpa откажет в выставлении. В Чехии его можно оставить пустым — Vezpa при выставлении всё равно напечатает проверенную фразу, которая уже используется в чешских счетах, и это единственная страна, где так происходит. В любой другой стране Vezpa не придумывает эту формулировку за вас — неверная юридическая фраза в настоящем счёте хуже, чем приложение, которое сначала спрашивает — поэтому вы пишете её сами, в идеале ту, которую уже использует ваш бухгалтер. То, что напишете вы, всегда имеет приоритет, в том числе в Чехии.
• Если вы плательщик НДС, поле называется Необязательное примечание и оно действительно необязательно: оставьте его пустым, и внизу счёта не будет напечатано ни строки. Оно нужно тем, кому приходится указывать в документе юридическую ссылку, даже будучи плательщиком НДС — например, примечание об обратном начислении НДС. Текст вы пишете сами: Vezpa не заполняет его заранее ни в одной стране, включая Чехию.

Поля

Номер счёта состоит из префикса + порядкового номера + года, например FA12/2026. Порядковый номер каждый год начинается заново с 1.

Единая или раздельная

• Единая — проживание и спа используют поле Префикс объекта, то есть одну последовательность
• Раздельная (проживание / спа) — каждое использует свой префикс и имеет свою последовательность

По сути действует одно правило: последовательность следует за префиксом. Два счёта с одинаковым префиксом делят счётчик, два разных префикса имеют независимые счётчики. Благодаря этому два документа никогда не могут получить один и тот же номер.

Без пропусков, без повторов

• Если выставление сорвётся на полпути, пусть даже на формировании PDF, ни один номер не расходуется: операция откатывается целиком
• Если двое выставляют в один и тот же момент, обе операции встают в очередь и получают два последовательных номера
• Аннулированный счёт сохраняет свой номер, он никогда не выдаётся повторно

Две формы одного и того же номера

В поле «Формат номера» вы выбираете, как он печатается. «Префикс + номер / год (напр. 54/2026)» — форма по умолчанию, описанная выше, и для тех, кто уже выставлял счета, ничего не меняется. «Префикс + год + четырёхзначный номер (напр. 20260054)» — форма, распространённая в чешских системах выставления счетов: сначала год, затем порядковый номер из четырёх цифр — с префиксом FA получится FA20260054. Меняется только печать: серия, префикс и порядковый номер остаются прежними, а уже выставленные счета не перенумеровываются.

Продолжение нумерации из прежней системы

Если вы переходите из другой системы с уже начатой серией — например из прежней системы выставления счетов, остановившейся на счёте 53, — сначала выберите формат, которым пользовались; затем на первом счёте, выставленном в Vezpa, нажмите на карандаш рядом с «Номер счёта» и введите 54 в «Порядковый номер». Дальше Vezpa продолжает сама: 55, 56…

1. Откройте бронь и выберите действие выставления счёта: откроется экран Выставить счёт
2. Выберите тип клиента: Физическое лицо или Компания
3. Для компании заполните Налоговый идентификатор клиента — обязателен, только если ваш собственный объект находится в Чехии, в остальных странах необязателен. Если клиент — чешская компания, рядом с полем появляется кнопка Загрузить из ARES, независимо от страны вашего объекта: нажмите её, и название компании, номер плательщика НДС и адрес заполнятся автоматически из чешского публичного реестра компаний. Если ни клиент, ни ваш объект не чешские, кнопка не отображается — ARES знает только чешские компании — поэтому вводите данные клиента вручную
4. Проверьте строки и нажмите Выставить
5. PDF откроется сразу: его можно распечатать или отправить гостю

Что попадает в строки

Каждое описание строки печатается на языке, принятом по умолчанию в вашей стране, а суммы — в валюте вашей страны. Если вы не плательщик НДС, все строки выходят без налога, а внизу печатается оговорка об освобождении. Vezpa не пересчитывает цены: она берёт суммы, которые уже есть в брони.

Номер до выставления

Вверху экрана «Выставить счёт» показан «Номер счёта»: номер, который этот счёт получит, то есть следующий в его серии, уже в выбранном формате. Обычно ничего делать не нужно. Карандаш рядом, «Изменить номер», нужен только в одном случае — чтобы продолжить нумерацию системы, которой вы пользовались раньше, — и открывает предупреждение, поле «Порядковый номер», куда вы вводите только порядковый номер (например 54), и предпросмотр номера в том виде, в каком он будет напечатан. При подтверждении Vezpa проверяет, свободен ли он; если нет, появляется «Этот номер уже используется выставленным счётом.»

Электронная почта клиента и отправка сразу после

Под данными клиента есть поле «E-mail клиента», уже заполненное адресом из бронирования: он попадает в счёт и определяет, куда счёт будет отправлен. Исправьте его, если счёт идёт, например, в бухгалтерию компании. После «Выставить» открывается предпросмотр PDF, а на верхней панели есть кнопка «Отправить счёт».

Исправление строк и собственный текст

Под данными клиента вы найдёте «Строки счёта», уже заполненные из бронирования: у каждой строки есть «Описание», «Количество» и «Цена за ед.», и все их можно исправить до выставления. Строка проживания содержит даты пребывания, число ночей, число гостей и название объекта. «Добавить строку» добавляет одну, корзина рядом со строкой удаляет её, а «Итого» обновляется по мере ввода. То же относится к строке Wellness. Поле «Ваш текст в счёте» необязательно и печатается в PDF: например, благодарность или указания по оплате. PDF разбит на блоки — ваши данные поставщика и данные клиента, даты документа со сроком оплаты, таблица строк.

Туристический сбор и НДС, если вы плательщик НДС. Важно, кто по закону должен уплатить сбор. Если гость, а вы взимаете сбор от имени муниципалитета или туристической организации, он остаётся вне налоговой базы (Директива 2006/112/ЕС, ст. 79, пункт c), и строка выходит как не входящая в налоговую базу НДС: в PDF в столбце ставки стоит «–» вместо 0, в сводке НДС у неё отдельная строка, а напечатанная налоговая база её не включает; если объект размещения, сбор входит в цену и облагается НДС за проживание. Это решает настройка «Туристический налог и НДС»: по умолчанию «Автоматически (по стране)», а под меню вы видите, что действует сейчас для вашей страны.

• Автоматически в налоговой базе: Испания, Бельгия и Болгария. Строка получает ставку проживания и не содержит основания. В Испании это позиция налоговой администрации (разъяснение DGT V0507-26). В Бельгии при выборе «Вне базы НДС (взимается от имени органа)» печатается основание со ссылкой на бельгийский закон.
• Вне налоговой базы, с напечатанным основанием: Чехия, Словакия, Польша, Венгрия, Австрия, Люксембург, Португалия, Хорватия, Словения и Нидерланды. Под строкой мелким курсивом появляется основание со ссылкой на национальный закон; в PDF оно печатается под описанием строки и в её отдельной строке сводки НДС. В Нидерландах сбор остаётся вне базы, даже если его должен объект, при условии что он рассчитан за ночь и указан отдельной строкой (Hoge Raad, 1985).
• Нужно выбрать: Германия (Kurtaxe или City-Tax), Франция (taxe de séjour au réel или forfaitaire) и Румыния, где это зависит от муниципалитета или режима. Пока вы не выбрали, при выставлении счёта по бронированию со сбором появляется карточка «Как туристический налог учитывается для НДС?» с двумя кнопками, «Вне базы НДС (взимается от имени органа)» и «В базе НДС (ставка за проживание)», а «Выставить» остаётся неактивной; сервер тоже отказывает. Выбор сохраняется в настройках, и строки перезагружаются: при «Вне базы НДС (взимается от имени органа)» печатается основание со ссылкой на закон страны, при «В базе НДС (ставка за проживание)» строка получает ставку проживания.
• В остальных странах строка остаётся вне налоговой базы, без основания; если сбор должен уплатить объект, выберите «В базе НДС (ставка за проживание)». В Греции сбор за климатическую устойчивость никогда не включается в счёт: он оформляется отдельной специальной квитанцией («ειδικό στοιχείο»), которую вы выписываете через своего провайдера myDATA со ссылкой на номер и дату счёта; Vezpa её не выписывает и не добавляет строку в счёт.

Строка туристического сбора показывает единицы × ставку — например 14 × 2,00 —, когда у всех облагаемых единиц (ночей на человека или на номер) одна ставка; при разных ставках остаётся 1 × итог. Каталония требует указывать в счёте ночи и ставку, а в Нидерландах именно расчёт за ночь оставляет сбор вне базы. При сомнениях спросите бухгалтера: выбор действует для счетов, выставленных с этого момента. Если вы не плательщик НДС, ничего не меняется: меню не появляется, строка выходит без налога, а для всего документа действует отметка об освобождении внизу.

То же действие выставления доступно для велнес-брони или продажи товара. Счёт выходит с одной строкой Wellness на итоговую сумму счёта.

Остальное идентично: тип клиента, поиск в ARES там, где применимо, выставление и PDF.

IBAN, указанный в Настройках, печатается на каждом счёте, во всех 21 стране, как обычная строка платёжного реквизита, чтобы гость мог оплатить банковским переводом. Без IBAN не печатается вообще никакой платёжной строки.

Какой номер служит variabilní symbol, зависит от формата. При «Префикс + номер / год (напр. 54/2026)», или с префиксом, содержащим буквы, это отдельный счётчик, уникальный для объекта и никогда не используемый повторно, который не совпадает с номером счёта. При «Префикс + год + четырёхзначный номер (напр. 20260054)» и номере только из цифр (не более 10) VS — это сам номер счёта — счёт 20260054, VS 20260054, и в QR-коде — как в чешских учётных системах: плательщик находит счёт в выписке без второго номера.

В Чехии в настройках есть также поле Номер счёта (чешский формат): запишите его как префикс-номер/код банка (например 19-2000145399/0800). Именно он печатается в счёте, потому что в таком виде его ищут чешские компании; IBAN остаётся напечатанным ниже — для тех, кто платит из-за рубежа. QR Platba, однако, принимает только IBAN: Vezpa выводит его из введённого номера и показывает под полем — сразу видно, на какой счёт приведёт код. Если заполнить оба поля и они указывают на разные счета, Vezpa не сохранит и сообщит об этом.

На странице Выставление счетов значок сверху открывает список Выставленные счета. По каждому видны номер, дата, сумма и статус: Выставлен, Оплачен, Отменён.

Самый короткий путь — с экрана «Главная»: плитка «Бухгалтерия» рядом с POS сразу открывает «Выставленные счета».

Вверху списка есть «Поиск» («Номер, клиент, ИНН или гость»): поиск идёт по номеру, имени клиента, его налоговому номеру или номеру НДС и имени гостя бронирования. Ниже — фильтры по состоянию — «Все», «Выставлен», «Оплачен», «Отменён» — и, когда счета охватывают больше одного года, меню года с пунктом «Все годы». На верхней панели «Сортировать по» предлагает «Сначала новые», «Сначала старые», «Номер: по убыванию», «Номер: по возрастанию», «Сумма: по убыванию», «Сумма: по возрастанию», «Клиент (А–Я)»; по умолчанию — «Сначала новые». Список загружает по 50 счетов: внизу «Загрузить ещё» подгружает следующие.

Оплачен появляется, когда клиент платит по ссылке, напечатанной в счёте. Однако подтверждение приходит в тот момент, когда эта страница открывается снова: если клиент заплатил и больше не вернулся, счёт остаётся Выставлен ещё некоторое время, хотя деньги уже на вашем счёте Stripe. В случае сомнения истина — в вашей панели Stripe.

Открыть PDF заново

Нажмите Открыть PDF: документ хранится ровно в том виде, в каком был в момент выставления, заново он не формируется.

Отправка счёта по электронной почте

Кнопка «Отправить счёт» находится на панели предпросмотра PDF — и сразу после выставления, и когда вы снова открываете счёт из списка, а пункт остаётся и в меню строки. Она открывает лист отправки, только по почте: «Адрес получателя» можно изменить, и оно начинается с адреса клиента в счёте, а если его нет — с адреса гостя. Vezpa проверяет, что адрес правильный, и действительно отправляет туда, с сохранённым PDF во вложении.

Текст письма вы пишете в разделе «Текст письма со счётом» настроек выставления счетов: выберите «Язык текста», затем «Тема» и «Текст». В пустом поле виден текст по умолчанию, который действует, пока вы не напишете свой, и можно использовать {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Восстановить текст по умолчанию» возвращает текст по умолчанию. Письмо уходит на языке гостя, а подпись — это название объекта, знакомое гостю, а не ваше юридическое наименование.

Аннулирование

1. Откройте счёт из списка и выберите Отменить счёт
2. Подтвердите: счёт переходит в статус Отменён
3. Номер остаётся зарезервированным и повторно не выдаётся

При технических проблемах или вопросах о работе приложения:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-mail: [email protected]

По налоговым вопросам (статус плательщика НДС, ставки, особые случаи вашей страны) обращайтесь к своему бухгалтеру.