Przewodnik Konfiguracja

Sekcja Konfiguracja to centrum konfiguracji Twojego obiektu noclegowego. Stąd możesz zarządzać wszystkimi aspektami operacyjnymi i organizacyjnymi.

• Zarządzać pokojami i typologiami
• Konfigurować Silnik rezerwacji
• Podłączać kanały OTA
• Zarządzać zespołem i rolami
• Przeglądać statystyki
• Kontaktować się ze wsparciem
• Zarządzać swoim kontem

Nagłówek na górze pokazuje:

• Nazwę obiektu
• Typ (Hotel, B&B, Apartamenty)
• Liczbę typologii i łączną liczbę pokoi

Dwa poziomy: obiekt i jego nieruchomości

Jeśli zarządzasz kilkoma nieruchomościami, na górze strony są dwie nazwy i warto ich nie mylić:

• lista rozwijana opisana jako Wybrana nieruchomość wybiera jedną nieruchomość;
• kolorowy panel poniżej, oznaczony Obiekt, obejmuje je wszystkie: nazwę, typ i kraj działalności.

Każda grupa niżej mówi, czego dotyczy: nazwy wybranej nieruchomości — tak jest w Zakwaterowanie i Kanały & ceny — albo Wszystkie nieruchomości, w tym, co dotyczy całej działalności (Podatki & zgodność prawna, Moduły, Konto & wsparcie). Wewnątrz grupy te nieliczne pozycje, które są wyjątkiem — strefa czasowa i RMS — same noszą oznaczenie.

Przy jednej nieruchomości nic z tego się nie pojawia: nie ma czego rozróżniać.

Dodaj nową typologię

Przycisk do utworzenia nowego typu pokoju. Możesz utworzyć do 100 obiektów: jeśli przekroczysz liczbę objętą planem, aplikacja Cię o tym poinformuje, a jeśli płacisz kartą, plan sam przejdzie na wyższy przy najbliższym odnowieniu — w międzyczasie nadal korzystasz ze wszystkich pokoi.

Zarządzaj pokojami

Zmieniaj liczbę pokoi dla każdej istniejącej typologii.

Płacisz przez Google Play lub App Store?

Sklepy potrafią pobierać opłaty tylko za plany z cennika: nie mogą pobrać uzgodnionej kwoty. Dlatego jeśli Twoje odnowienie przewiduje uzgodnioną kwotę lub wymaga naszej zgody, ekran Zarządzaj pokojami pokazuje specjalną kartę. Przejście wykonuje się w tej kolejności:

1. Anuluj w sklepie — otwiera stronę zarządzania subskrypcjami Twojego sklepu. Tylko Ty możesz anulować subskrypcję Google Play lub App Store: my nie możemy zrobić tego za Ciebie.
2. Aktywuj płatność kartą — z aplikacji na Androidzie i Windows. Na iPhonie i iPadzie ten przycisk się nie pojawia, bo zasady App Store nie pozwalają kierować z aplikacji do płatności zewnętrznej: użyj innego urządzenia (Android lub Windows) albo strony vezpa.it.

Anulowanie w sklepie niczego nie wyłącza od razu: subskrypcja sklepu pozostaje ważna do swojego naturalnego końca, a w międzyczasie przejmuje karta. Nigdy nie zostajesz bez usługi, a żaden pokój nie jest nigdy usuwany ani ukrywany.

Rozwijana lista ze wszystkimi typologiami/pokojami obiektu.

• Dla hoteli: pokazuje typologie pokoi (np. „Pokój dwuosobowy Standard”, „Suite”)
• Dla B&B/Apartamentów: pokazuje poszczególne lokale

Dotknij typologię, aby rozwinąć i zobaczyć szczegóły: liczbę pokoi, ceny bazowe, dostępne usługi.

Jak czytać kod łóżek

Kod opisuje łóżka w pokoju: X to łóżko pojedyncze, M małżeńskie, i sumują się. Służy jako przypomnienie dla Ciebie i personelu pięter: nie zmienia ceny, pojemności ani tego, co pokazują portale.

W konfiguracji każdego obiektu, w sekcji Szczegóły, znajdziesz pole Wyposażenie. Dotknij je: otworzy się lista dziewięciu kodów, każdy z wyjaśnieniem.

Ta sama lista otwiera się z tablicy Działy: dotknij obiektu, a potem Wyposażenie. W obu miejscach wybiera się kod z listy: to nie jest pole na opis łóżek.

Nie myl ich: pojemność, którą sprzedajesz, to Maks. osób, a typ pokoju pokazywany gościowi przez portale to Typ handlowy. Wyposażenie aktualizuje się w konfiguracji obiektu albo z tablicy Działy: pulpit obsługi pięter go nie pokazuje ani nie zmienia.

Godziny zameldowania i wymeldowania

Na dole grupy Zakwaterowanie, pod listá pokoi i obok strefy czasowej, znajdziesz Godziny zameldowania i wymeldowania: dwie pozycje, Zameldowanie od i Wymeldowanie do. Dotknij jednej z nich i wybierz godzinę na zegarze — wartość zapisuje się od razu. Są już wypełnione — 14:00 i 10:00 — i jeśli Ci odpowiadają, nie musisz nic robić. To oficjalne godziny obiektu, czyli te, które sam deklarujesz: godzina przyjazdu nie jest godziną, o której gość faktycznie się zjawia, bo przy wejściu nie ma czego zapisać i Vezpa tego nie mierzy.

Liczą się dla tych, którzy muszą zgłaszać gości urzędowi. Hiszpania, Chorwacja, Słowenia i Bułgaria pytają także o godzinę przyjazdu i wyjazdu, nie tylko o dzień: to właśnie wpisana tu godzina trafia do zgłoszenia. Wyjazd jest wyjątkiem i jedyną z dwóch, która może stać się rzeczywista: jeśli zarejestrujesz wymeldowanie gościa, zgłoszona zostaje prawdziwa godzina wyjścia; jeśli nie, zgłoszona zostaje oficjalna godzina wpisana tutaj. To godziny lokalne obiektu, czytane w jego strefie czasowej: nie są przeliczane.

„Zamknięcie sezonowe”

Dla hotelu zamykanego na sezon. W „Konfiguracja”, grupa „Konto & wsparcie”, dyrektor znajduje kartę „Zamknięcie sezonowe”: przyciskiem „Wybierz okres zamknięcia” wybiera okres, widzi kwotę i potwierdza. Każda opłata miesięczna rozpoczynająca się w tym okresie kosztuje 30% planu, z VAT; po ponownym otwarciu wraca sama pełna cena.

• Okres jest ciągły, trwa od 3 do 6 miesięcy i zaczyna się najwcześniej jutro. Między końcem jednego zamknięcia a początkiem następnego musi minąć co najmniej 6 miesięcy.
• W okresie nie może być rezerwacji: jeśli są, aplikacja je wymienia i zamknięcie się nie zaczyna.
• Zamkniętych dat nie można zarezerwować nigdzie: w kanałach, w silniku rezerwacji ani ręcznie. W kalendarzu widać je jako „Zamknięcie sezonowe” i nie da się ich odblokować. Jeśli kanał mimo to przyśle rezerwację na te dni, rezerwacja zostaje, a dyrektor dostaje powiadomienie.
• Dostępne tylko przy płatności przez stronę (kartą), nie przy subskrypcji ze sklepu z aplikacjami.

Po włączeniu zamknięcia nie można anulować w aplikacji: aby je zmienić, napisz do pomocy technicznej. Reszta aplikacji działa normalnie, więc przygotowujesz sezon i przyjmujesz rezerwacje na otwarte daty.

„Urządzenia dostępu”

Dla gości, którzy wchodzą sami dzięki skrytce na klucze. W „Konfiguracja”, grupa „Pokoje”, dyrektor znajduje „Urządzenia dostępu”: jedno urządzenie w wierszu, z nazwą, kodem i pokojami, które otwiera (jedna skrytka może obsługiwać kilka pokoi). Na razie typ to „Offline (stały kod)”: kod wpisujesz sam i pozostaje taki, dopóki go nie zmienisz.

• Kod trafia do gościa przez automatyzację „Kody dostępu (zameldowanie zatwierdzone)” w „Automatyzacje”: wysyłany jest dopiero po zatwierdzeniu zameldowania online w karcie rezerwacji, w dniu przyjazdu o wybranej godzinie (domyślnie o 8) albo od razu, jeśli zatwierdzisz później tego dnia. Raz na rezerwację.
• Jeśli zmienisz kod, aplikacja powie Ci, ilu gości z jeszcze trwającym pobytem otrzymało już stary, abyś mógł ich powiadomić.
• Strona jest tylko dla dyrektora. Kod pokoju widać też w karcie rezerwacji, w polu „Klucze”.

„Zablokowani goście”

Aby nie otrzymywać rezerwacji od danej osoby. W „Konfiguracja”, grupa „Kanały & ceny”, tuż pod Silnik rezerwacji, znajdziesz „Zablokowani goście”: jedną listę na obiekt. Przyciskiem „Zablokuj gościa” wybierasz, czy zablokować adres e-mail, czy numer telefonu, i możesz dodać powód, który pozostaje wewnętrzny. Numer telefonu jest rozpoznawany niezależnie od zapisu: spacje i numer kierunkowy kraju (+39, 0039 lub brak) nie mają znaczenia.

• W Silnik rezerwacji gość nie może dokończyć rezerwacji: widzi neutralny komunikat z prośbą o bezpośredni kontakt z obiektem i nie dowiaduje się, że jest zablokowany.
• Gdy rezerwujesz ręcznie w aplikacji, przy potwierdzeniu lub propozycji pojawia się ostrzeżenie ze znalezionym e-mailem lub telefonem i powodem: aby mimo to kontynuować, potwierdzasz dwa razy (zobacz przewodnik po rezerwacjach).
• Z Booking.com, Airbnb i innych portali rezerwacja przychodzi już potwierdzona i nie można jej odrzucić: otrzymujesz powiadomienie push o zablokowanym gościu, raz na rezerwację.
• Z kalendarzy iCal nie ma żadnej kontroli: te kalendarze nie przekazują ani e-maila, ani telefonu.
• Listę edytuje dyrektor; asystent może ją tylko przeglądać. Pozostałe role nie widzą „Konfiguracja”.

Limit obłożenia dla kanału

Niektóre kanały OTA akceptują mniej gości, niż faktycznie tu sprzedajesz. Pokój o pojemności 3 osób, na przykład, może być możliwy do rezerwacji na danym kanale tylko dla 2 gości: kanał za każdym razem odrzuca cenę za trzeciego gościa, przez co pokój na tym jednym kanale staje się w praktyce niemożliwy do sprzedania dla trzech osób. Jeśli Twój obiekt jest połączony z co najmniej jednym kanałem OTA, w konfiguracji pokoju, zaraz pod pojemnością, znajdziesz Limit obłożenia dla kanału: jeden wiersz na każdy połączony kanał, każdy z aktualnym limitem (lub «Brak ustawionego limitu — sprzedaż przy pełnej pojemności») i przyciskiem edycji.

Limit dla każdego kanału możesz ustawić, zmienić lub usunąć niezależnie. Wpisz maksymalną liczbę gości akceptowaną przez dany kanał; usunięcie limitu przywraca sprzedaż pokoju na tym kanale przy pełnej pojemności. Nie musisz niczego ustawiać ręcznie: jeśli kanał odrzuci cenę, ponieważ jego własny limit obłożenia jest niższy niż to, co sprzedajesz, Vezpa uczy się tego limitu automatycznie przy pierwszej odmowie — ta korekta to oczekiwane działanie, a nie błąd.

To coś innego niż automatyczna, tylko do odczytu informacja Inna pojemność w portalu w przewodniku OTA: ta informacja jedynie zgłasza pojemność deklarowaną przez sam portal. Limit tutaj to natomiast ograniczenie, które Vezpa nakłada na własne przesyłki do tego kanału, a które Ty sam ustawiasz, zmieniasz lub usuwasz.

«Meldunek online»: zdjęcie dokumentu

W «Konfiguracja», w grupie «Podatki & zgodność prawna», sekcja «Meldunek online» ma ustawienie «Zdjęcie dokumentu tożsamości» z trzema wyborami: «Niewymagane», «Opcjonalne» i «Wymagane». Widzi je tylko ten, kto może konfigurować obiekt. Jeśli je włączysz, podczas meldunku online każdy gość fotografuje przód i tył swojego dokumentu: nie tylko gość główny, także pozostali, którzy w formularzu nazywają się «Gość 1 (główny)», «Gość 2» i tak dalej. Przy «Wymagane» rejestracji nie da się zakończyć bez obu zdjęć; kto już je przesłał, nie musi robić tego ponownie.

Zdjęcia są zmniejszane, oczyszczane z metadanych (łącznie z lokalizacją GPS) i przechowywane w postaci zaszyfrowanej: nie prowadzi do nich żaden publiczny link. W aplikacji widzą je tylko role zarządzające rezerwacjami, nie gospodyni ani obserwator, na karcie gościa. Usuwają się same 7 dni po wyjeździe, a od razu, jeśli gość zostanie usunięty lub zanonimizowany; możesz je też usunąć wcześniej. W formularzu gość czyta notatkę wyjaśniającą, do czego służą i kiedy znikają.

W grupie «Pokoje», pozycja «Etykiety rezerwacji» — tylko dla dyrektora — zarządza się listą etykiet tego obiektu: kolorowymi etykietami, które następnie włączasz i wyłączasz na karcie każdej rezerwacji (zobacz przewodnik po karcie rezerwacji).

Każda etykieta ma nazwę i kolor wybrany z palety; tutaj się je tworzy, zmienia nazwę i usuwa, do dwudziestu etykiet na obiekt.

Listę przeciąga się, aby zmienić jej kolejność, a ta kolejność to priorytet: określa, w jakiej kolejności etykiety pojawiają się wszędzie, zarówno na karcie rezerwacji, jak i na liście rezerwacji.

Etykiety są przypisane do obiektu: kto zarządza więcej niż jednym, konfiguruje je pojedynczo, za pomocą selektora u góry strony.

Lokalizację ustawiasz, wpisując adres: w trakcie pisania pojawiają się podpowiedzi, wybierasz jedną i położenie samo zaznacza się na małej mapce poniżej. Jeśli punkt nie jest dokładny, przeciągnij mapę, aby go poprawić — aplikacja to mówi: «Położenie ustalone na podstawie adresu: przeciągnij mapę, aby poprawić punkt». W wersji demo w przeglądarce mapa nie jest rysowana: adres i tak wpisujesz, a lokalizacja ustawia się sama. W zainstalowanej aplikacji mapa jest.

Gdzie to jest

• Przy tworzeniu obiektu: pole Adres jest już w formularzu, z mapką pod spodem.
• Później: Konfiguracja → Dane obiektu, pole «Wyszukaj adres». Dotyczy wszystkich pokoi obiektu.
• Zarządcy apartamentów: także w konfiguracji każdego pojedynczego lokalu, bo każdy ma swój adres.

Jeśli chcesz wybrać punkt ręcznie

Dotknij «Wybierz na mapie»: mapa otworzy się na pełnym ekranie. Przesuń mapę — celownik zostaje na środku i wskazuje punkt — a potem potwierdź przyciskiem «Użyj tej lokalizacji». Przydaje się przy rozproszonej zabudowie, agroturystyce i wyspach, gdzie sam numer domu nie wystarcza.

Silnik rezerwacji to portal bezpośrednich rezerwacji Twojego obiektu. Goście mogą rezerwować bezpośrednio z Twojej strony internetowej bez prowizji OTA.

Konfiguracja

• Stripe Connect: połączenie do otrzymywania płatności (obowiązkowe)
• Link rezerwacji: URL do umieszczenia na Twojej stronie
• Personalizacja: kolory, logo, wiadomości

Połączenie i zarządzanie kanałami OTA przez OTASwitch Channel Manager.

Dostępne kanały: Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda i ponad 60 dodatkowych kanałów.

Istnieje dedykowany przewodnik (Przewodnik OTA) dostępny ze strony zarządzania OTA.

Kto widzi które pozycje

Na tej stronie pozycje pojawiają się tylko tym, którzy mogą z nich naprawdę skorzystać: dzięki temu nie otwierasz ekranu po to, by przy pierwszej akcji dowiedzieć się, że nie masz do niej uprawnień.

Zmiana własnego hasła

Hasło to dane osobiste: każda rola — łącznie z gospodynią i obserwatorem — może zmienić własne hasło z menu konta w prawym górnym rogu, bez pośrednictwa dyrekcji. Reset hasła innego członka zespołu pozostaje natomiast zarezerwowany dla właściciela konta, ze strony Zespół.

Dashboard ze statystykami obiektu: obłożenie wg okresu, przychody wg kanału, rezerwacje wg kanału OTA, trendy czasowe.

Przydatne do monitorowania wyników i podejmowania decyzji cenowych.

Kto ją widzi: dyrektor, asystent i revenue manager. Revenue managerowi pozycja pojawia się tylko wtedy, gdy moduł RMS jest aktywny, i jest jedyną pozycją z «Kanały & ceny», którą widzi: Booking Engine i kanały OTA pozostają przy dyrektorze i asystencie. Cofanie automatycznych działań RMS jest zastrzeżone dla dyrektora.

Dostęp do systemu RMS do dynamicznego zarządzania cenami. Dostępny tylko jeśli włączony dla obiektu.

Istnieje dedykowany przewodnik (Przewodnik RMS) dostępny z ekranu RMS.

Moduł włącza się dla każdego obiektu z tej pozycji: przyciskiem «Aktywuj», jeśli plan go obejmuje. Jeśli nie, dyrektor, który płaci za subskrypcję kartą bezpośrednio Vezpa, dodaje go przyciskiem «Dodaj menedżera cen — … miesięcznie», na tej samej karcie; kto płaci przez App Store lub Google Play, przechodzi w sklepie na plan Pro.

System zgłoszeń do komunikacji z obsługą Vezpa. Możesz tworzyć nowe zgłoszenia, odpowiadać na istniejące i przeglądać historię.

1. Dotknij „Wsparcie” w sekcji Konfiguracja
2. Dotknij „Nowe zgłoszenie”
3. Opisz problem lub zapytanie
4. Otrzymasz powiadomienie, gdy zespół odpowie

W grupie Konto i pomoc znajdziesz teraz sekcję Powiadomienia: przełącznik włącza lub wyłącza powiadomienia push na tym urządzeniu. Jeśli zgoda została odrzucona w ustawieniach telefonu, pojawi się komunikat z przyciskiem Otwórz ustawienia; jeśli aktywacja się nie powiedzie, pojawi się Spróbuj ponownie. Przy wyłączonym przełączniku nie otrzymasz żadnego powiadomienia, nawet pilnego.

Dokąd prowadzi dotknięcie

Dotknięcie powiadomienia otwiera teraz właściwy ekran także dla zgłoszeń do pomocy technicznej, tablic działów, zgłoszeń do organów, domeny własnej oraz importów i ponownych prób kanałów OTA: wcześniej w tych przypadkach nic się nie działo. Jeśli powiadomienie dotyczy innego obiektu niż otwarty, aplikacja najpierw zapyta: Zmień obiekt, aby tam przejść, Zostań tutaj, aby nie zmieniać.

Na dole strony znajdziesz opcje konta:

• Wyświetlana nazwa użytkownika
• Przycisk Wyloguj: rozłącz konto z urządzenia
• Link „Usuń konto”: procedura trwałego usunięcia konta

Bezpieczeństwo

• Uwierzytelnianie dwuetapowe (2FA) zawsze aktywne
• Powiązanie urządzenia: konto jest związane z urządzeniem użytym do pierwszego logowania
• Logowanie biometryczne: po pierwszym dostępie możesz włączyć odcisk palca lub Face ID

Widok i gęstość

W grupie Konto & wsparcie znajdziesz też Widok i gęstość: określa, czy Kalendarz, Cennik i Opłata miejscowa wyświetlają się poziomo czy pionowo, i ile najwyżej wierszy lub kolumn widzisz — ustawienie, które zostaje na urządzeniu, z którego akurat korzystasz. Szczegóły znajdziesz w sekcji Widok i gęstość przewodnika po Kalendarzu. Obserwator i Gospodyni, którzy nie mają tej strony, znajdą ją w menu swojego konta.

Przełącznik motywu jasnego/ciemnego w nagłówku obiektu (ikona słońca/księżyca).

Ciemny motyw jest bardziej relaksujący dla oczu, szczególnie w słabo oświetlonych pomieszczeniach.

Preferencja jest zapisywana i utrzymywana między sesjami.

Z Vezpa możesz zarządzać wieloma obiektami z tego samego konta: każda nieruchomość ma swój Silnik rezerwacji, własne kanały OTA, cennik, kalendarz i gości, całkowicie niezależne.

• Wybór nieruchomości: jeśli masz 2 lub więcej nieruchomości powiązanych z Twoim dostępem, na górze sekcji Konfiguracja znajdziesz selektor pozwalający przejść z jednej do drugiej jednym dotknięciem.
• Wskaźnik ładowania: zmiana zajmuje chwilę (aplikacja przeładowuje Twój profil i ponownie uruchamia czytnik kart). W trakcie operacji pojawia się wskaźnik, a drugie dotknięcie jest ignorowane, więc nie uruchomi się podwójna zmiana.
• Co się aktualizuje: po zakończeniu kalendarz, cennik, RMS, kanały OTA, rezerwacje i kasa pokazują dane nowej nieruchomości, a aplikacja przenosi Cię z powrotem na kalendarz.
• Pełna niezależność: kalendarze, cenniki, kanały OTA i goście każdej nieruchomości są rozdzielone i nie wpływają na siebie wzajemnie.
• Wygasła subskrypcja: nieruchomości z wygasłą subskrypcją są oznaczone pomarańczową etykietą. Selektor pojawia się także na ekranie wygasłej subskrypcji: stamtąd możesz przejść do nieruchomości, która jest nadal aktywna, i dalej pracować, zamiast być zmuszonym zapłacić albo wyjść.
• Dodawanie nowej nieruchomości: jest zastrzeżone dla właściciela konta, czyli osoby, która zarejestrowała obiekt i na którą wystawione są umowa i płatności. Współpracownik, który spróbuje, otrzyma komunikat o odmowie: aby pracować przy nieruchomości, musi zostać do niej zaproszony przez właściciela ze strony Zespół.
• Powiadomienia z innego obiektu: jeśli dotkniesz powiadomienia dotyczącego innego obiektu niż otwarty, aplikacja najpierw zapyta, czy zmienić obiekt, czy zostać — zobacz sekcję Powiadomienia.

Na dole tego ekranu, pod «Zmień hasło», znajdziesz «Połączone urządzenia»: listę telefonów i komputerów, na których jest otwarte Twoje konto, z nazwą urządzenia, ostatnim użyciem i adresem, z którego przyszło. Urządzenie, którego używasz, jest oznaczone jako «To urządzenie».

• «Wyloguj» zamyka urządzenie: w ciągu kilku sekund nie może już nic zrobić, a żeby wrócić, znów potrzebne są hasło i kod. To właściwy krok, gdy zgubisz telefon lub komputer.
• «Wyloguj ze wszystkich innych urządzeń» zamyka wszystkie oprócz tego, które trzymasz w ręku.
• Gdy ktoś zaloguje się na Twoje konto z nowego urządzenia, dostaniesz powiadomienie i e-mail. Jeśli to nie Ty, wyloguj je stąd i zmień hasło.
• Przy operacjach wrażliwych aplikacja ponownie prosi o kod z aplikacji uwierzytelniającej: usunięcie konta, dodanie lub usunięcie osób z zespołu, zmiana roli, zmiana danych do faktur z numerem IBAN, podłączenie konta wypłat, eksport rejestru gości. Kod jest ważny kilka minut, potem trzeba go podać ponownie.