Przewodnik po podłączaniu kanałów OTA

Channel manager to system, który łączy Vezpa z portalami takimi jak Booking.com, Airbnb, Expedia i wszystkimi pozostałymi. Po aktywacji działa całkowicie automatycznie:

• Ceny: gdy zmieniasz ceny w aplikacji Vezpa, są one automatycznie aktualizowane na wszystkich podłączonych kanałach
• Dostępność: gdy pokój zostaje zarezerwowany (z dowolnego kanału), aktualizacja rusza od razu do wszystkich pozostałych kanałów, aby zapobiec overbookingowi; publikacja w portalu może potrwać kilka minut
• Rezerwacje: nowe rezerwacje przychodzące z kanałów OTA pojawiają się automatycznie w kalendarzu Vezpa, wraz z powiadomieniem push na telefonie
• Zmiany i anulowania: jeśli gość zmieni lub anuluje rezerwację w portalu OTA, rezerwacja aktualizuje się automatycznie także w Vezpa

Różnica procentowa w cenach

Dla każdego kanału OTA możesz ustawić różnicę % względem cen lokalnych. Przykład:

• +10% — ceny wysyłane do kanału będą o 10% wyższe od Twoich cen bazowych
• -5% — niedozwolone: narzut nie może być ujemny, wartość zostaje odrzucona i ten kanał nie zostaje zapisany
• 0% — te same ceny co w systemie

Różnicę możesz zmienić w dowolnym momencie w Konfiguracja → Kanały OTA.

Dla każdego kanału OTA procedura zawsze obejmuje 4 kroki:

1. Poproś o aktywację z poziomu aplikacji Vezpa
   Przejdź do Konfiguracja → Kanały OTA, wybierz kanał i dotknij "Aktywuj". W przypadku niektórych kanałów zostaniesz poproszony o podanie danych (kod obiektu, imię i nazwisko właściciela konta itp.). Przed potwierdzeniem wniosku możesz poprawić kod lub wybrany kanał za pomocą «Zmień kod/kanał», bez konieczności zaczynania od nowa.
2. Zatwierdź połączenie w portalu OTA
   Zaloguj się do portalu kanału (Booking Extranet, Airbnb itp.) i wybierz właściwy channel manager. Każdy kanał ma własną procedurę — szczegółowe instrukcje znajdziesz w sekcjach poniżej.
3. Wykonaj Channel Mapping
   W aplikacji Vezpa otwórz Channel Mapping danego kanału i powiąż pokoje z systemu z pokojami w portalu OTA. Bez tego kroku kanał nie działa. Szczegółowy przewodnik ↓
4. Kanał jest aktywny
   Po wykonaniu mapowania synchronizacja uruchamia się automatycznie. Ceny i dostępność są wysyłane do kanału, a rezerwacje zaczynają pojawiać się w kalendarzu.

Nie musisz ciągle sprawdzać. Gdy ekran oczekiwania jest otwarty, Vezpa co pół minuty sama sprawdza, czy portal zatwierdził połączenie, i od razu przechodzi do kolejnego kroku. Jeśli zamkniesz aplikację, dostaniesz powiadomienie, gdy portal zatwierdzi; do tego czasu na górze pulpitu zostaje przypomnienie z nazwą kanału.

Pokoje wykluczone z portali. Jeśli w Zarządzaniu OTA widzisz pomarańczową ramkę z nazwami pokoi, te pokoje nie są wysyłane do żadnego kanału, nawet gdy kanał jest aktywny. Pokoje zaimportowane z portalu zaczynają w ten sposób; aby wystawić je na sprzedaż, włącz „Sprzedawaj ten pokój w portalach” w ustawieniach pokoju.

Pozostałe kanały. Również kanały w sekcji „Inne kanały OTA” łączą się dopiero po autoryzacji na portalu. Do tego czasu kanał jest widoczny w grupie „Oczekiwanie na portal” z krokami wyboru OTASwitch, a Vezpa sama to zauważy, tak jak przy głównych kanałach. „Otwórz Channel Mapping” wznawia połączenie, „Anuluj” usuwa je z oczekiwania.

Po wysłaniu prośby rejestracja toczy się dalej sama u channel managera.

Zarejestrowany to jeszcze nie sprzedaż

Kanał jeszcze nie sprzedaje: zostały dwa kroki. Autoryzuj połączenie w ekstranecie portalu, następnie dotknij „Otwórz Channel Mapping”, przypisz pokoje i dotknij „Zastosuj”.

Jeśli coś się nie uda

Aplikacja zawsze mówi, po czyjej stronie jest problem:

• Nasz problem — Problem jest po naszej stronie: do portalu nic nie dotarło. Już się tym zajmujemy i napiszemy do ciebie, gdy tylko będziesz mógł spróbować ponownie.
• Coś do poprawienia — Portal nie rozpoznaje wprowadzonego kodu. Sprawdź go w extranecie portalu i wprowadź ponownie, a następnie spróbuj jeszcze raz.

Poza 5 głównymi kanałami Vezpa obsługuje dziesiątki dodatkowych kanałów: portale regionalne, kanały niszowe i platformy specjalistyczne.

Jak aktywować dodatkowy kanał

1. W aplikacji Vezpa przejdź do Konfiguracja → Kanały OTA
2. Przewiń do sekcji "Inne kanały OTA"
3. Dotknij kanału, który chcesz aktywować
4. W aplikacji otwiera się strona "Dopasuj pokoje i taryfy" — przypisz swoje pokoje do taryf kanału
5. Wróć do aplikacji i ustaw różnicę procentową w cenach

Czym jest Channel Mapping?

Channel mapping to krok, który łączy pokoje w Twoim systemie Vezpa z odpowiadającymi im pokojami/ogłoszeniami w kanale OTA. To tak, jakbyś powiedział systemowi: "mój Pokój dwuosobowy w Vezpa odpowiada Double Room na Booking.com".

Jak wejść do Channel Mapping

Główne kanały (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda):

1. Aplikacja Vezpa → Konfiguracja → Kanały OTA
2. Rozwiń kanał → kliknij "Channel Mapping"
3. W aplikacji otwiera się strona "Dopasuj pokoje i taryfy"

Inne kanały OTA:

1. Aplikacja Vezpa → Konfiguracja → Kanały OTA → Inne kanały OTA
2. Dotknij nazwy kanału

Krok 1 — Dane logowania kanału (Channel Password)

Niektóre kanały wymagają danych logowania do portalu OTA, aby odczytać z kanału listę pokoi:

• Booking.com: nazwa użytkownika i hasło do Extranetu
• Expedia: dane logowania do Partner Central
• Agoda: dane logowania do YCS
• Airbnb / VRBO: zwykle niewymagane (połączenie jest już autoryzowane)

Krok 2 — Mapowanie pokoi

Zobaczysz jedną kartę na każdy pokój ze swojego systemu. W karcie jest wiersz dla każdego wyżywienia (Tylko nocleg, Nocleg ze śniadaniem, Śniadanie i obiadokolacja, Pełne wyżywienie):

• U góry karty: nazwa pokoju Vezpa z zielonym znacznikiem, gdy jest już dopasowany
• Poniżej, dla każdego wyżywienia: pole, które otwiera listę taryf kanału

Dotknij pola: otworzy się lista pokazująca w całości nazwę pokoju na kanale, nazwę planu taryfowego i kody kanału — kody pozwalają odróżnić dwa pokoje o niemal identycznych nazwach. Upewnij się, że każdy typ jest przypisany do właściwego pokoju.

Taryfa wybrana już dla innego wyżywienia nie pojawia się ponownie na liście: każda taryfa kanału łączy się tylko z jednym wyżywieniem. W Airbnb i VRBO, gdzie każdy obiekt jest osobną ofertą, zamiast taryfy wpisuje się kod oferty; listę ofert otwiera strzałka po prawej stronie pola.

Jeśli pokój jest już dopasowany, na dole jego karty pojawia się "Odłącz od kanału": usuwa ten pokój wyłącznie z tego kanału, nie ruszając pozostałych kanałów ani cen.

Krok 3 — Mapowanie planów taryfowych (Rate Plans)

Każdy wiersz karty pokoju to wyżywienie z własnym planem taryfowym. Na kanale plany taryfowe Vezpa mają format "Typ-wyżywienie-kanał":

• pe = Nocleg (Room Only)
• bb = Bed & Breakfast
• mp = Niepełne wyżywienie (Half Board)
• pc = Pełne wyżywienie (Full Board)

Przykład: "Double-bb-booking" = cena B&B dla typu "Double" na Booking.com.

Krok 4 — Zastosuj i sprawdź

1. Przejrzyj wszystkie powiązania pokoi i planów taryfowych
2. Dotknij "Zastosuj" na pasku na dole strony
3. Poczekaj na wynik: przy każdym wierszu widać, czy dopasowanie się powiodło
4. Zamknij stronę i wróć do aplikacji Vezpa

Jeśli przed podłączeniem się do Vezpa miałeś już aktywne ogłoszenie na Booking.com lub Airbnb, nie musisz tworzyć pokoi ręcznie od nowa: Vezpa może odczytać opublikowane już pokoje i zdjęcia z kanału i utworzyć je automatycznie w systemie.

Co robi import

• Odczytuje z kanału nazwę i pojemność każdego pokoju/ogłoszenia, którego nie ma jeszcze w Vezpa, i tworzy go
• Pobiera zdjęcia już opublikowane i dodaje je do galerii (pokoju w przypadku Airbnb, obiektu w przypadku Booking.com)
• Działa w trybie create-only: pokoje już obecne w Vezpa nie są zmieniane ani duplikowane. Ponowne uruchomienie importu pomija wszystko, co zostało już zaimportowane

Gdzie to znaleźć

Dostępne tylko dla kanałów Booking.com i Airbnb, wyłącznie po tym, jak kanał jest faktycznie połączony w OTASwitch (Channel Mapping zakończony):

• Zaraz po podłączeniu kanału — na ostatnim ekranie kreatora połączenia pojawia się przycisk "Importuj pokoje i zdjęcia"
• W późniejszym czasie — Aplikacja Vezpa → Konfiguracja → Kanały OTA → rozwiń kanał (Booking.com lub Airbnb) → przycisk "Importuj z OTA"

Pierwsza synchronizacja

Zaraz po zakończeniu Channel Mapping system uruchamia pierwszą synchronizację:

• Aktualne ceny są wysyłane do kanału OTA (może to potrwać kilka minut)
• Dostępność zostaje wyrównana: daty już zarezerwowane będą w kanale zamknięte
• Restrykcje (minimalny pobyt, stop sell itp.) zostają zsynchronizowane

Codzienne zarządzanie

Po aktywacji nie musisz robić nic inaczej niż wcześniej:

• Zmieniasz ceny w aplikacji Vezpa → aktualizują się automatycznie na wszystkich podłączonych kanałach
• Tworzysz rezerwację ręczną (telefon, walk-in) → dostępność aktualizuje się na wszystkich kanałach
• Przychodzi rezerwacja OTA → pojawia się w kalendarzu z powiadomieniem push, a pozostałe kanały się aktualizują
• Blokujesz/odblokowujesz pokój → blokada zostaje odzwierciedlona na wszystkich kanałach

Rezerwacje OTA w kalendarzu

Rezerwacje przychodzące z kanałów OTA pojawiają się w kalendarzu w innym kolorze dla każdego kanału:

• Booking.com — ciemnoniebieski
• Airbnb — różowy
• Expedia — żółty
• VRBO — niebieski
• Agoda — błękitny

Rezerwacji OTA nie można anulować z poziomu aplikacji — anulowanie musi nastąpić w portalu kanału albo przez samego gościa. Zmiany i anulowania dokonane w portalu są automatycznie odzwierciedlane w Vezpa.

1. Sprawdź ceny w portalu OTA

1. Otwórz portal OTA (np. Extranet Booking.com) i przejdź do sekcji cen/kalendarza
2. Sprawdź, czy ceny odpowiadają tym ustawionym w Vezpa (z uwzględnieniem różnicy procentowej, jeśli została ustawiona)
3. Sprawdź różne daty: dziś, przyszły tydzień, przyszły miesiąc

2. Sprawdź dostępność

1. Jeśli masz pokoje już zarezerwowane w Vezpa, sprawdź, czy w kanale OTA są zamknięte/niedostępne w tych samych terminach
2. Jeśli masz daty zablokowane ręcznie, sprawdź, czy są zablokowane także w kanale

3. Wykonaj zmianę testową

1. W aplikacji Vezpa zmień cenę pokoju dla przyszłej daty
2. Poczekaj 2-3 minuty
3. Sprawdź w portalu OTA, czy cena została zaktualizowana

4. Narzędzia monitorowania

W aplikacji Vezpa, w sekcji Konfiguracja → Kanały OTA, dla każdego aktywnego kanału masz dostęp do:

• Ceny i dostępność (ARR) — podgląd tego, co zostało wysłane do kanału
• Szczegóły rezerwacji — lista rezerwacji otrzymanych z kanału
• Raport przychodów — statystyki obrotu według kanału

Gdy portal OTA zapyta Cię o channel managera, wybierz:

Połączony, oczekiwanie na portal, do dokończenia, w weryfikacji, niepołączony. Stan to nie Twój przełącznik: pytamy o niego channel managera, bo kanał włączony tutaj może nie być tam naprawdę podłączony. Oczekiwanie na portal oznacza, że wniosek poszedł i brakuje tylko Twojej autoryzacji w ekstranecie kanału. Do dokończenia oznacza odwrotność: do portalu nigdy nic nie dotarło, a połączenie wznawia się stąd w minutę. W trakcie weryfikacji aplikacja daje tylko Ponów i ukrywa działania operacyjne: wysyłanie cen do niepewnego połączenia jest gorsze niż czekanie. Wyślij ponownie ceny pojawia się dopiero przy potwierdzonym połączeniu.

Na kanale jeszcze niepołączonym — a także w podglądzie i w wyniku importu z portalu — może pojawić się ramka ostrzegawcza, zatytułowana na przykład «Booking.com pozostanie wstrzymany, dopóki nie skończysz». Powód: gdy zaakceptujesz połączenie w portalu, portal usuwa własny kalendarz i publikuje ten z Vezpy w takiej postaci, w jakiej jest w tym momencie. Ramka wymienia, czego jeszcze brakuje w twoim — pokoje w sprzedaży, dostępność, ceny, waluta: to punkty do uzupełnienia przed akceptacją, żeby portal nigdy nie stał.

Nic nie blokuje: możesz połączyć się mimo to, a ostrzeżenie służy tylko do wybrania właściwej kolejności. Ale brak ramki nie jest potwierdzeniem: albo twój kalendarz jest już kompletny, albo informacja jest niedostępna — nieaktualna aplikacja, nieudany odczyt. Nie widzieć jej nie znaczy «wszystko w porządku».

Pokój bez ani jednej ceny w okresie sprzedaży po połączeniu z portalem pozostałby zamknięty przez cały okres: w dni bez ceny channel manager wysyła zamknięcie. Dlatego Vezpa nie aktywuje kanału ani nie dopasowuje ogłoszenia Airbnb, dopóki ten pokój nie ma ceny: komunikat wskazuje brakujące pokoje, a „Przejdź do ustawienia” prowadzi do Taryf. Jeśli brakuje tylko kilku dni, możesz połączyć mimo to — w te dni pokój pozostanie zamknięty także w portalach.

Ramka pyta też o rezerwacje, które masz już w tym portalu: pojawia się, gdy widzimy oznaki, że Twoje ogłoszenie jest tam już aktywne, a nie znamy żadnej Twojej przyszłej rezerwacji z tego kanału. To najdroższy przypadek: jeśli te terminy są w Vezpa wolne, przy połączeniu portal znów wystawi je na sprzedaż i dostaniesz drugą rezerwację na ten sam pokój. Wprowadź je przed połączeniem — przez kalendarz iCal portalu albo ręcznie — a ostrzeżenie zniknie samo. Z channel managera nie da się ich odzyskać: dostarcza tylko rezerwacje, które przyszły po połączeniu.

W każdej karcie kanału jest teraz przycisk «Zobacz szczegóły». Otwiera drabinę połączenia: siedem kroków, z tymi już potwierdzonymi, krokiem, na którym połączenie się zatrzymało — z tym, co odczytaliśmy, i z tym, co zrobić — oraz z tym, czyja jest kolej: «Twoja kolej», «Vezpa się tym zajmuje» albo «Oczekiwanie na kanał». Znajdziesz go także w stanie w weryfikacji, gdzie wcześniej jedynym możliwym gestem było odświeżenie.

Dwie rzeczy do zapamiętania. Kroki powyżej zatrzymanego są nieznane, a nie nieudane: po prostu nie mogliśmy ich jeszcze sprawdzić, i nie znaczy to, że poszły źle. I to tylko podgląd: otwarcie niczego nie wysyła do kanału i niczego nie zmienia, więc możesz otwierać go, ile chcesz.

W karcie kanału, przy połączonym Booking.com, może pojawić się informacyjna ramka zatytułowana «Inna pojemność w portalu». Wymienia zakwaterowania, dla których portal stosuje inną pojemność niż ta ustawiona w Vezpie: zakwaterowanie przyjmuje na przykład najwyżej 2 osoby dorosłe, choć w Vezpie mieści 3 gości.

To nie jest błąd: to informacja, a ramka jest niebieska celowo. Sprzedaż i synchronizacja idą dalej jak wcześniej; ramka mówi tylko, że dwie liczby się nie zgadzają, żebyś nie dowiedział się tego z rezerwacji, która się nie mieści.

Vezpa nie może tego poprawić. Pojemność w portalu poprawisz w extranecie Booking.com: Vezpa nie może jej zmienić. Nie szukaj tego ustawienia w Vezpie: zmiana pojemności zakwaterowania tutaj nie dotyka pojemności w portalu.

Brak ramki nie jest potwierdzeniem. Nie pojawia się, gdy obie pojemności się zgadzają, ale też wtedy, gdy Vezpa nie potrafi ich odczytać z portalu — nieudany odczyt, kanał, który ich nie udostępnia, brak porównywalnego zakwaterowania. Nie widzieć jej nie znaczy więc «wszystko się zgadza»: jeśli jakaś liczba jest ważna, sprawdź ją w extranecie.

Airbnb nie łączy się jak pozostałe cztery kanały: nie prosi o kod obiektu, lecz o autoryzację z Twojego konta Airbnb. W Integracjach znajdziesz jeden przycisk, Połącz Airbnb: przeniesie Cię do Airbnb, zalogujesz się, autoryzujesz i wrócisz z kodem do wklejenia. Stamtąd zobaczysz swoje ogłoszenia i powiążesz je z pokojami. Ogłoszenie czekające na zatwierdzenie w Airbnb jest oznaczone: stoi i nie przyjmuje rezerwacji, dopóki Airbnb go nie zatwierdzi. Dlatego przy Airbnb nie ma działań innych kanałów: nie są potrzebne i by nie zadziałały. Ten sam przycisk pojawia się także podczas rejestracji, jeśli wybierzesz import pokoi z Airbnb.

Cztery kanały klasyczne (Booking, Expedia, VRBO, Agoda) przechodzą trzy kroki: wniosek, przypisanie pokoi, potwierdzenie. Ponad sześćdziesiąt kanałów poniżej włącza się od razu i dzieli się na Aktywne, Dostępne, Polecane i Pozostałe.

Nie każdy portal łączy się automatycznie. Przy niektórych channel manager w ogóle nie otwiera połączenia: na liście kanałów poznasz je po adnotacji «Bez automatycznego połączenia» i po przycisku «Poproś o aktywację» zamiast «Aktywuj». Napisz do nas, podając kanał: zajmiemy się tym i powiemy, co jest potrzebne.

Inne kanały łączą się same, ale wymagają danych API — nazwy użytkownika, hasła lub klucza. Wydaje je portal, nie Vezpa: poszukaj w jego strefie partnera, zwykle pod «Connectivity», «API» lub «Channel manager». Jeśli ich nie znajdziesz, poproś o nie wsparcie portalu.

Porównywarki (Trivago, TripAdvisor, Google) nie są portalami sprzedażowymi: kierują odwiedzających na Twoją stronę zamiast sprzedawać pokoje. Konfiguruje się je na tej samej stronie, ale pytają tylko o różnicę cenową.

Channel manager łączy główne portale — Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda i dziesiątki kanałów dynamicznych — ale nie każdy portal komunikuje się z channel managerem. Niektóre, jak penziony.cz czy megaubytko.cz, akceptują wyłącznie adres iCal: link publikujący kalendarz obiektu, który portal sam odczytuje ponownie w regularnych odstępach.

Listę swoich obiektów znajdziesz w Konfiguracja → Kanały OTA → Kalendarze iCal.

Gdy pojawia się nowa rezerwacja, powiadamiamy Cię, tak samo jak przy portalach podłączonych przez channel managera: jedno powiadomienie na kontrolę, nie jedno na rezerwację — jeśli portal opublikuje pięć naraz, powiadomienie jest jedno i mówi, ile ich jest. Dotknięcie go otwiera kartę «Kalendarz», która w międzyczasie już sama się odświeżyła. Jeśli natomiast rezerwacja jest tylko jedna, powiadomienie ją nazywa: daty pobytu, a także imię i liczbę gości, gdy portal publikuje je w kalendarzu. Ceny nie, i nie jest to nasz wybór: kalendarz iCal nie przenosi kwot. Dotknięcie powiadomienia o jednej rezerwacji otwiera bezpośrednio tę rezerwację.

Powiadamiamy Cię także wtedy, gdy rezerwacja znika z portalu i ją anulujemy. Jeśli rezerwacji nie ma już w kalendarzu portalu, anulujemy ją tak jak anulację z Booking.com, nawet jeśli ktoś już nad nią pracował albo pobyt już się zaczął, a jej noce wracają do sprzedaży: dostajesz powiadomienie według tej samej zasady co przy nowych — jedno na kontrolę, które nazywa rezerwację, jeśli jest jedna, i mówi, ile ich jest, jeśli jest ich więcej — a ten sam komunikat zostaje w «Podsumowanie działań». Dotknięcie go otwiera kartę «Kalendarz», gdzie widzisz noce, które znów są wolne. Przypadki, których nie możemy zamknąć sami, nie idą tą drogą: trafiają do «Do decyzji», z własnym powiadomieniem.

Pierwszy odczyt dopiero co podłączonego kalendarza jest niemy i jest to zamierzone. Ten pierwszy przebieg nie przynosi jednej rezerwacji: przynosi całą historię portalu naraz, a powiadamianie o każdej oznaczałoby lawinę powiadomień w dniu podłączenia. Powiadomienia zaczynają się od następnej kontroli, czyli od momentu, gdy rezerwacja jest naprawdę nowa.

Publikowanie obiektu

Dotknij «Publikuj» przy obiekcie, który chcesz udostępnić: strona wygeneruje dwa linki.

Kopiowanie i używanie linku

Obok każdego linku znajduje się przycisk kopiowania. Wklej link podstawowy w polu «iCal URL» (lub «Importuj kalendarz») portalu; wklej link pełny do swojego prywatnego kalendarza, korzystając z funkcji «Dodaj przez URL». Portal sam odczytuje kalendarz ponownie, w regularnych odstępach: nie trzeba go potem wklejać jeszcze raz.

Regenerowanie klucza

Przycisk regeneracji obok każdego linku tworzy nowy klucz i natychmiast wyłącza poprzedni: kto miał stary link, przestaje odczytywać kalendarz. Użyj go, jeśli podejrzewasz, że link trafił do niewłaściwej osoby, albo jeśli przestałeś współpracować z danym portalem. Regeneracja linku podstawowego nie wpływa na link pełny, i odwrotnie.

Czytaj z innych portali

Możesz też pójść drogą odwrotną: czytać kalendarz portalu, który nie przechodzi przez channel managera. Na tej samej stronie, pod każdym obiektem, znajdziesz blok «Czytaj z innych portali».

Na portalu znajdź adres jego kalendarza iCal — zwykle pod pozycją taką jak «Export calendar», «iCal export» lub «Calendar URL» — i skopiuj go. W Vezpa dotknij «Dodaj kalendarz» i wypełnij «Nazwa portalu» oraz «Adres kalendarza (.ics)»: od tego momentu czytamy go za ciebie.

Jeśli rezerwacja zniknie z kalendarza portalu, anulujemy ją, a jeśli portal przesunie jej daty, przesuwamy je także w Vezpa: tak jak przy Booking.com, nawet jeśli już nad nią pracowałeś (zarejestrowani goście, wpłaty, opłata, ręczne zmiany). Wyżywienie i ceny, które ustawiłeś, zostają na nocach, które się nie zmieniają. Jeśli natomiast portal nagle zwróci pusty kalendarz, nie anulujemy niczego i i tak cię powiadamiamy: zwykle oznacza to, że połączenie wygasło lub zostało zresetowane przez portal, a nie że rezerwacje naprawdę zniknęły.

Rezerwacja, która trafia na już sprzedane terminy, niczego nie nadpisuje: trafia do wiersza Wyjątki kalendarza, abyś ją zobaczył i sam zdecydował, jak rozwiązać konflikt.

Jeśli na te daty miałeś już ręcznie wprowadzone rezerwacje tego portalu, to normalne, że przy pierwszej aktualizacji po połączeniu znajdziesz je wśród Wyjątków: to ta sama rezerwacja widoczna dwa razy — ta wpisana ręcznie i ta właśnie odczytana z kalendarza — zostaw tylko jedną.

Możesz w każdej chwili wyłączyć lub usunąć połączony kalendarz: już zaimportowane rezerwacje pozostają tam, gdzie są, nie zostają usunięte.

Kalendarz .ics potrafi powiedzieć tylko jedno: zajęte od dnia do dnia. Nie mówi, ile pokoi zostało wolnych, nie niesie cen, niczego nie potwierdza i nie ma nawet sposobu, żeby powiedzieć «ta rezerwacja została anulowana»: po prostu wpisu już nie ma. To połączenie wolniejsze i bardziej ślepe niż channel manager, a wybór tej drogi to wymiana: docierasz do portalu, który inaczej zostałby poza zasięgiem, a w zamian rezygnujesz z całej reszty.

To nie jest natychmiastowe, to jest cykliczne. Każdy podłączony kalendarz czytamy co pół godziny: przez maksymalnie trzydzieści minut rezerwacja dopiero co zrobiona na portalu dla nas jeszcze nie istnieje, a te noce wyglądają na wolne. Przy channel managerze rezerwacja dociera w chwili, w której powstaje.

Pusty kalendarz jest dwuznaczny i taki zostaje. Kiedy portal odpowiada kalendarzem bez żadnego zajęcia, oba możliwe wyjaśnienia — «anulowali wszystko» i «połączenie się zerwało» — dają dokładnie ten sam plik, a my nie mamy jak ich odróżnić. Dlatego niczego nie anulujemy i pytamy ciebie, bo ty możesz otworzyć portal.

Przy jednej jednostce to nie jest przypadek rzadki, tylko normalny. Jeśli w kalendarzu jest jedna rezerwacja i portal ją zdejmuje, ten kalendarz robi się pusty: to dokładnie ta dwuznaczna sytuacja z góry, a decyzja za każdym razem należy do ciebie. Przy kilku podłączonych obiektach zdarza się to rzadziej, bo wystarczy inna rezerwacja, żeby kalendarz pozostał wypełniony.

Anulowanie na portalu nie zamyka sprawy. Jeśli rezerwacja trafiła do «Do decyzji», z portalu była już zdjęta — właśnie dlatego cię o nią zapytaliśmy. Zdjęcie jej ponownie niczego nie zmienia: sprawę zamyka się w Vezpie, jednym z dwóch przycisków.

Zamknięte terminy, jeśli portal je publikuje. Niektóre portale eksportują do kalendarza także terminy, które zamknąłeś, nie tylko rezerwacje — często jest to pole, które trzeba zaznaczyć w ich własnych ustawieniach. Kiedy przychodzą, Vezpa traktuje je jako zamknięcia: te noce wychodzą w kalendarzu jako zamknięte, nie zamieniają się w rezerwacje. Jeśli któraś z tych nocy była już sprzedana, zostaje u gościa, a ty dostajesz powiadomienie. Jeśli później portal przyśle ci rezerwację dokładnie na te terminy, rezerwacja ma pierwszeństwo i noc sama się znów otwiera; rezerwacja, którą wpiszesz sam ręcznie, nie przeskakuje natomiast niczego: na nocy zamkniętej przez portal musisz najpierw zdjąć zamknięcie w kalendarzu, przyciskiem «Usuń blokadę».

Nic z tego nie jest wymówką: to opis narzędzia, które ma uzasadnione zastosowanie — portale, do których channel manager nie sięga — i którego trzeba używać ze świadomością, co robi, a czego nie. Jeśli portal, na którym ci zależy, rozmawia z channel managerem, podłącz go stamtąd: ta droga jest szybsza i nie ma żadnej z tych dwuznaczności.

Kalendarz każdego połączonego portalu czytamy co pół godziny i traktujemy go jak kanał w rodzaju Booking.com: jeśli rezerwacja znika z tego kalendarza, anulujemy ją, a jeśli zmieniają się jej daty, zmieniamy je, nawet jeśli już nad nią pracowałeś albo gość już przyjechał. Ale «zniknęła» nie zawsze znaczy «anulowana»: kalendarz może przyjść pusty, bo klucz wygasł albo portal miał awarię, a anulowanie w tym momencie byłoby katastrofą. Przypadki, których nie możemy zamknąć sami, trafiają na listę, która czeka na ciebie: «Do decyzji».

Znajdziesz ją na górze w Konfiguracja → Kanały OTA → Kalendarze iCal i pojawia się tylko wtedy, gdy naprawdę coś czeka. Trafisz tam także, dotykając powiadomienia, które prosi cię o sprawdzenie rezerwacji.

Co się stanie, jeśli nic nie zrobisz

• Kalendarz portalu przyszedł całkowicie pusty. Nie anulujemy niczego, dopóki ten kalendarz znów nie zacznie odpowiadać, ile by aktualizacji nie minęło: daty pozostają zajęte.
• Portal nadal odpowiada, ale ponad połowa znanych rezerwacji zniknęła naraz. Tym razem nic nie anulujemy; jeśli przy następnym odczycie nadal jej nie będzie, zostanie anulowana.

Starsze wiersze mogą nieść ogólny powód — oznaczone, zanim zaczęliśmy zapisywać dlaczego. Tam nic nie obiecujemy: sprawdź na portalu. A jeśli pod nazwiskiem czytasz «Bez przypisanego lokalu», ta rezerwacja nie wylądowała w żadnym lokalu i mieszka w wierszu Wyjątki kalendarza.

Dwa gesty

• «Zachowaj» — nic nie zmienia. Rezerwacja zostaje dokładnie taka, jaka jest, a przypadek znika z listy; jeśli portal znów coś w niej zmieni, przypadek wróci.
• «Zaakceptuj anulowanie» — rezerwacja zostaje anulowana tak, jak robi to kanał: wiersz zostaje w historii oznaczony jako anulowany, sumy schodzą do zera, a noce znów stają się wolne.

«Zachowane przeze mnie»: decyzję da się cofnąć

Kiedy naciskasz «Zachowaj», rezerwacja nie znika: przechodzi do drugiego widoku listy, «Zachowane przeze mnie», który otwierasz przełącznikiem na górze sekcji. Zostaje tam, dopóki pobyt się nie zakończy, i ma jeden przycisk: «Jednak anuluj», który robi dokładnie to, co zrobiłoby «Zaakceptuj anulowanie». To jedyny sposób, w jaki możesz anulować rezerwację, która przyszła z portalu: zwykłe anulowanie na karcie rezerwacji jej odmawia, a ponowne zdjęcie jej na portalu nic nie daje — stamtąd była już zdjęta i właśnie dlatego cię o nią zapytaliśmy.

Kto może decydować

Dwa przyciski są zarezerwowane dla dyrektora i asystenta, tych samych, którzy dostają powiadomienie. Pozostałe role, które mają dostęp do strony, widzą listę i powody, ale zamiast przycisków czytają, czyja to decyzja. Obserwator nie ma dostępu do tej strony.

Gdy łączysz pierwszy kanał — Booking.com, Expedia, Agoda, VRBO lub jeden z pozostałych kanałów albo Airbnb — przed połączeniem otwiera się ekran «Okres sprzedaży». Pyta, od kiedy chcesz sprzedawać, a potem zamyka noce, których nie wolno sprzedawać. Przy kolejnych kanałach, gdy okres sprzedaży jest już wybrany, ten sam ekran wraca jako przypomnienie: pokazuje, w jakim okresie już sprzedajesz, a ty go potwierdzasz albo dotykasz «Zmień». «Zmień» zaczyna od obowiązującego okresu i nie otwiera ponownie już zablokowanych nocy: jeśli niektóre z nich mają cenę, ekran o tym informuje, a ty otwierasz je ponownie w sekcji «Kalendarz». Wybór dotyczy całego obiektu, a nie pojedynczego kanału. Zmiana różnicy procentowej w już aktywnym kanale go nie wyświetla.

• «Sprzedawaj od»: Vezpa proponuje pierwszy dzień z ceną od jutra i możesz go zmienić. Noce przed tą datą są zamykane, nawet jeśli mają cenę.
• W obrębie okresu noce bez ceny są zamykane: noc jest sprzedawana tylko wtedy, gdy ma cenę.
• Kalendarz ze stałym rokiem: pyta też o «Sprzedawaj do». Limit publikacji staje się wtedy 10 stycznia następnego roku (nigdy dalej niż około dwóch lat od dziś, nigdy krótszy niż obecny). Dni między twoją datą końcową a tym limitem pozostają zamknięte; gdy otworzysz je ponownie w sekcji «Kalendarz», są publikowane od razu.
• Kalendarz ciągły: koniec nie jest wymagany. Limit wydłuża się sam co noc.

Zanim potwierdzisz przyciskiem «Zamknij i kontynuuj», widzisz podgląd dla każdego pokoju: ile nocy zostanie zamkniętych i dlaczego. Noce zarezerwowane i te w trakcie konserwacji nigdy nie są ruszane.

Jeśli w okresie są noce bez ceny, arkusz pokaże to na pomarańczowo: w portalu pozostaną zamknięte. Przyciskiem „Przejdź do Cennika” odkładasz połączenie i ustawiasz ceny; jeśli żaden pokój nie ma ceny, Vezpa nie połączy kanału.

Nic nie jest ostateczne. Zamknięte noce to blokady takie same jak te, które ustawiasz ręcznie, a otwierasz je ponownie w sekcji «Kalendarz» przyciskiem «Przywróć dostępność».

W przypisywaniu wybierasz dla każdego pokoju i każdego wyżywienia odpowiadającą mu taryfę w portalu. Gdy naciśniesz Zastosuj, wysyłamy przypisania do portalu razem z ceną startową i od tego momentu kanał może sprzedawać.

Pokój bez przypisania to nie błąd: po prostu nie trafia do sprzedaży w tym kanale. Na koniec ekran podsumowania wypisuje obiekty, które zostały poza, żebyś wiedział, czego brakuje. Przypisania możesz dokończyć, kiedy zechcesz, otwierając je ponownie ze strony kanałów.

Jeśli wiersz nie przejdzie, znajdziesz go zaznaczony na czerwono pod wyżywieniem, do którego należy, wraz z powodem: popraw ten jeden i spróbuj ponownie. To, co już przeszło, zostaje bez zmian.

Każdy pokój sprzedawany na portalu ma identyfikator, którym portal go nazywa, wysyłając rezerwację. Jeśli ten identyfikator nie jest zapisany na właściwym pokoju, rezerwacje mogą trafiać do niewłaściwego lokalu: zdarza się to przede wszystkim tym, którzy utworzyli pokoje przed połączeniem kanału, bo kod portalu nic Vezpie nie mówi. Ekran «Połącz pokoje» porządkuje sprawę: otwierasz go przyciskiem o tej samej nazwie z Konfiguracja → Kanały OTA, w sekcji kanału (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO, Agoda). Funkcja jest zastrzeżona dla dyrektora.

System proponuje, ty potwierdzasz

Tam, gdzie już otrzymane rezerwacje dają wystarczające dowody, w «Propozycje do potwierdzenia» znajdziesz zaproponowane dopasowanie. Przy każdej propozycji widzisz, jak bardzo jest pewna (dopasowanie silne, średnie lub słabe), powody — cena, pojemność, nazwa — oraz rozważone i odrzucone alternatywy, każdą z uzasadnieniem. Nic nie jest wstępnie zaznaczone: żaden kod nie zostaje zapisany, dopóki nie potwierdzisz przyciskiem «Zapisz połączenia (n)».

Zawsze możesz zrobić to ręcznie

Nawet bez propozycji — brak rezerwacji albo zbyt słabe sygnały («Do ręcznego połączenia») — masz przed sobą dwie listy do sparowania: pokoje portalu z ich dowodami (widziane rezerwacje, daty, goście, średnia cena za noc) oraz, w «Twoje pokoje», twoje pokoje z pojemnością, ceną bazową i obecnym lub brakującym kodem.

Zmiana lub odłączenie połączenia

W «Już połączone (n)» znajdziesz istniejące połączenia: «Wybierz inny pokój» przenosi połączenie na inny pokój, «Odłącz» usuwa je i zwalnia pokój portalu, który może wtedy zostać połączony z innym typem pokoju. Przed potwierdzeniem zawsze widzisz, z którego pokoju kod zostanie usunięty. Zaznaczenie «Nadpisz istniejące kody» służy do zastąpienia istniejącego kodu: bez niego pokoje, które mają już inny kod, pozostają nietknięte. Pokoje oznaczone jako «już rozpoznany automatycznie» (dopasowane po nazwie lub typie) nie mają przycisku zmiany: tam kod niczego by nie rozstrzygał.

Liczy się typ pokoju, nie pojedynczy lokal

Portal nie sprzedaje «pokoju 3»: sprzedaje «dwuosobowy». Połączenie obowiązuje więc dla wszystkich lokali danego typu i dlatego rezerwacja znajduje wolny lokal, nawet gdy pierwszy jest zajęty. Wyjątkiem są obiekty, w których każda jednostka sprzedawana jest osobno: tam połączenie dotyczy pojedynczej jednostki.

Widok kontrolny

Na dole ekranu przy każdym pokoju portalu widzisz, do którego pokoju Vezpa trafiają jego rezerwacje; a na liście twoich pokoi widzisz, które są jeszcze niepokryte, czyli bez kodu portalu.

Jeśli Twój obiekt jest już na portalu, nie ma czego wpisywać na nowo: pytamy kanał, co o Tobie wie. W Konfiguracja → Kanały OTA dotknij «Utwórz obiekt na podstawie portalu».

Jak to działa, krok po kroku

1. Wpisz tylko numer w polu «Numer obiektu na portalu». Na Booking.com znajdziesz go w extranecie, obok nazwy obiektu, u góry (ID obiektu / Hotel ID). Nic więcej: żadnego hasła, żadnej listy pokoi.
2. Rejestrujemy obiekt w channel managerze i prosimy o połączenie. To ta prośba, którą potem zatwierdzasz w swoim extranecie.
3. Dotknij «Odczytaj z kanału». Odczytujemy pokoje, pojemności, wyżywienie i zdjęcia.
4. Oglądasz podgląd: «Oto co zostałoby utworzone», z Pokojami, Wyżywieniem, Zdjęciami, Powiązaniem pokoi i Różnicami do sprawdzenia.
5. Potwierdzasz przyciskiem «Utwórz wszystko». Dopiero teraz coś powstaje — a każdą wartość można zmienić i później.

Połączenie ruszy dopiero, gdy je autoryzujesz

Po wysłaniu prośby rejestracja w channel managerze toczy się sama, ale portal nic nam nie przyśle, dopóki nie autoryzujesz połączenia w jego extranecie: w Booking.com wybierz OTASwitch jako Channel manager; w Airbnb zaakceptuj prośbę o połączenie. Dopóki tego nie zrobisz, to normalne, że żaden obiekt nie przychodzi. A wybór Cię nie wiąże: w międzyczasie możesz tworzyć obiekty ręcznie — gdy ogłoszenia dotrą, sam decydujesz, czy utworzyć je jako nowe, czy powiązać ze swoimi.

Pokoje powstają jako wersje robocze do przejrzenia

Utworzone pokoje nie trafiają od razu do sprzedaży: rodzą się wyłączone z portali, żebyś spokojnie uzupełnił ceny i szczegóły. Gdy są gotowe, zdejmij wyłączenie i trafiają do sprzedaży. Pokoje już obecne w Vezpa nie są ruszane ani duplikowane.

«Ogłoszenia bez dopasowania»: utworzyć jako nowe czy powiązać z Twoimi?

Jeśli portal ma ogłoszenia, które nie odpowiadają żadnemu z Twoich obiektów, a Ty masz obiekty jeszcze niepowiązane z tym kanałem, podgląd zatrzymuje się i pyta zanim cokolwiek zostanie utworzone: utworzyć ogłoszenia jako nowe obiekty, czy powiązać je z obiektami, które już masz. Jeśli utworzysz je jako nowe, możesz mieć dwa obiekty dla tego samego apartamentu; jeśli je powiążesz, portal połączy się z obiektami, które już masz. Nazwy nie muszą się zgadzać: dla portalu liczy się powiązanie, a nie to, jak nazywasz swoje pokoje.

Dwa różne oczekiwania — i żadne z nich nie jest błędem

• Zatwierdzenie połączenia: zwykle wystarczy 5–10 minut; niektóre kanały mogą potrzebować godzin lub dni. To nie jest stały ani gwarantowany czas, a zatwierdza portal, nie Vezpa. Nie musisz zostawać na ekranie: prośba pozostaje w toku i możesz wrócić, kiedy chcesz.
• Powiązanie pokoi po wysłaniu cen: gdy plany taryfowe dopiero powstały, kanał potrzebuje zwykle 1–2 minut, żeby powiązać je z pokojami. Jeśli czytasz «Spróbuj ponownie za kilka minut», to właśnie oczekiwanie: to, co już powstało, nie zostanie zduplikowane.

Jeśli brakuje danych obiektu

Do rejestracji obiektu channel manager wymaga kilku danych: nazwy, adresu, e-maila, telefonu i położenia na mapie. Jeśli któregoś brakuje, rejestracja nie rusza — a aplikacja wypisuje je po kolei, z przyciskiem «Zobacz brakujące dane». Prowadzi do Danych obiektu, gdzie uzupełniasz wszystko za jednym razem; gdy już niczego nie brakuje, prośba rusza sama i wracasz tam, gdzie byłeś.

«Ten obiekt jest już powiązany z innym połączeniem channel managera»

Wpisany numer jest poprawny. Obiekt na portalu wciąż jest zaczepiony o wcześniejsze połączenie channel managera: inny obiekt albo stare konto. Najpierw trzeba rozwiązać tamto połączenie; dopóki pozostaje aktywne, każda kolejna próba skończy się tak samo. Ponawianie bez rozwiązania go niczego nie zmienia.

Pojemność pokoju w channel managerze

W channel managerze pokój jest jeden, wspólny dla wszystkich połączonych portali. Jego pojemność to maksimum spośród miejsc, które sprzedają poszczególne portale: może więc przewyższać pojemność jednego portalu — i tak ma być, bo każdy portal dalej sprzedaje na tyle miejsc, ile zna. Jeśli ta liczba nie zgadza się z żadnym z połączonych portali, warto ją obejrzeć ręcznie.

Ceny w kanale OTA nie aktualizują się

• Sprawdź, czy wykonałeś Channel Mapping (pokoje ORAZ plany taryfowe)
• Sprawdź, czy kanał ma status "Aktywny" w aplikacji Vezpa (Konfiguracja → Kanały OTA)
• Odczekaj co najmniej 5-10 minut po zmianie cen — propagacja nie jest natychmiastowa na wszystkich kanałach
• W portalu OTA sprawdź, czy wybrałeś właściwego channel managera (OTASwitch)

Rezerwacje OTA nie trafiają do kalendarza

• Sprawdź, czy kanał jest aktywny i zmapowany
• Sprawdź, czy powiadomienia push są włączone w telefonie
• Spróbuj ręcznie odświeżyć kalendarz (przeciągnij w dół)
• Jeśli rezerwacja trafiła do wiersza "Wyjątki", oznacza to, że w przypisanym pokoju nie było dostępności — skontaktuj się ze wsparciem, aby to rozwiązać

Overbooking (podwójna rezerwacja tego samego pokoju)

• Najczęstsza przyczyna: błędne mapowanie — pokój Vezpa został powiązany z niewłaściwym pokojem w kanale OTA
• Inna przyczyna: channel manager nie został wybrany w portalu OTA, więc kanał nie otrzymywał aktualizacji dostępności
• Rozwiązanie: popraw mapowanie, sprawdź wybór CM w portalu i skontaktuj się ze wsparciem, jeśli problem się utrzymuje

Channel Mapping nie pokazuje pokoi z kanału OTA

• W przypadku Booking.com, Expedii i Agody: sprawdź, czy wpisałeś poprawne dane logowania do portalu
• Sprawdź, czy pokoje są aktywne i opublikowane w portalu OTA (nie w wersji roboczej)
• Sprawdź, czy channel manager został wybrany w portalu OTA (bez tego kroku system nie jest w stanie odczytać pokoi)

Kanał ma status "Oczekuje na aktywację"

• Jeśli kanał nawet nie dotarł do tego etapu, sprawdź najpierw wynik rejestracji: aplikacja mówi ci, czy problem jest po naszej stronie, czy jest coś do poprawienia
• Oznacza to, że wniosek został wysłany, ale brakuje zatwierdzenia w portalu OTA
• Zaloguj się do portalu kanału i dokończ procedurę zatwierdzenia (zobacz szczegółowe instrukcje dla każdego kanału powyżej)
• Niektóre kanały (VRBO) mogą potrzebować do 5 dni roboczych na zakończenie aktywacji
• W aplikacji, w czasie oczekiwania, znajdziesz sekcję «Jak autoryzować» z szybkimi krokami dla danego kanału i możesz wybrać opcję kontynuowania ręcznie: podłączysz OTA później, gdy autoryzacja zostanie zakończona

Rezerwacje z portalu trafiają do niewłaściwego lokalu

• Zdarza się to niemal zawsze, gdy pokoje utworzono przed połączeniem kanału: kod portalu nie jest zapisany na właściwym pokoju
• Otwórz «Połącz pokoje» z sekcji kanału i potwierdź lub popraw dopasowania
• Już otrzymane rezerwacje nie są przenoszone: połączenie poprawia następne