Check-in online dla apartamentów i pensjonatów
Goście wpisują swoje dane przed przyjazdem, przez link chroniony kodem PIN. Ty je sprawdzasz, zatwierdzasz check-in, a kod do skrytki na klucze dociera do nich sam w dniu przyjazdu. Dane zostają przy rezerwacji: niczego nie przepisujesz dwa razy.
Demo otwiera się od razu, bez rejestracji. Okres próbny nie wymaga karty płatniczej.
Jak to działa, krok po kroku
- Link wychodzi razem z rezerwacją. Wśród gotowych automatyzacji, które wystarczy włączyć, jest wiadomość dwa dni przed przyjazdem z linkiem do rejestracji online. Możesz też wysłać go w każdej chwili gotowym przypomnieniem, e-mailem lub przez WhatsApp. Jeśli w tekście jest link, a nie ma PIN-u, Vezpa sama dopisze PIN obok linku.
- Gość otwiera link i wpisuje PIN. PIN ma 6 znaków, bez liter i cyfr, które łatwo pomylić na telefonie. Po 8 błędnych próbach link blokuje się na godzinę.
- Wpisuje dane każdego gościa. Jeśli o to poprosisz, dodaje zdjęcie dokumentu. Do check-inu może wrócić i poprawić dane.
- Ty sprawdzasz i zatwierdzasz. W rezerwacji przycisk „Zatwierdź check-in” potwierdza, że dane są w porządku, nawet kilka dni przed przyjazdem.
- Kod do skrytki na klucze wysyła się sam. W dniu przyjazdu, o godzinie, którą wybrałeś.
Link zamyka się, gdy w rezerwacji naciśniesz Check-in, a jeśli tego nie zrobisz, dzień po wyjeździe.
Zdjęcie dokumentu i podpis
Zdjęcie dokumentu
Ty decydujesz: nie wymagane, opcjonalne albo obowiązkowe. Zdjęcia są zmniejszane, oczyszczane z danych EXIF i szyfrowane; gość widzi tylko rozmytą miniaturę. Usuwają się same 7 dni po wyjeździe.
Podpis gościa
Vezpa nie prosi o niego w Polsce. Pole podpisu pojawia się tylko w Niemczech, Austrii, Francji i Hiszpanii, i także tam jest dobrowolne.
O meldunku gości przeczytasz w artykule Książka meldunkowa online.
Skrytka na klucze i kody dostępu
Jeśli korzystasz ze skrytki na klucze albo drzwi ze stałym kodem, rejestrujesz w Vezpa każde urządzenie z jego kodem i lokalami, które otwiera. Kod pozostaje zaszyfrowany i nie jest kopiowany do rezerwacji: odczytuje się go w chwili wysyłki, więc po zmianie wychodzi nowy.
- Wiadomość z kodami to gotowa automatyzacja do włączenia: domyślnie wychodzi o 8:00 w dniu przyjazdu.
- Wychodzi dopiero po zatwierdzeniu check-inu online. Jeśli zatwierdzisz później, wychodzi od razu.
- Przy kilku urządzeniach gość dostaje wszystkie kody w jednej wiadomości, np. „Skrytka 6: 1123, Brama: 9876”.
- Każda rezerwacja dostaje kody tylko raz.
Dane gości i urzędy
Dane wpisane przez gościa stają się gośćmi rezerwacji, gotowymi do Twoich rejestrów i faktur. Vezpa nie przesyła danych gości do żadnego urzędu w Polsce: automatyczne zgłoszenia działają dziś tylko dla Włoch i Czech.
Check-in online jest w każdym planie, od 169 zł miesięcznie razem z systemem PMS, channel managerem i systemem rezerwacji. Szczegóły na stronie Cennik.
Najczęstsze pytania
Jak gość dostaje link do check-inu online?
Wiadomością: automatyzacją dwa dni przed przyjazdem albo gotową wiadomością e-mailem lub przez WhatsApp. Link zawiera ukryty kod, a strona prosi o PIN z 6 znaków, który zawsze jest wysyłany razem z linkiem.
Po co PIN, skoro jest link?
To dodatkowa ochrona przed przekazanym dalej linkiem albo wklejonym w zły czat. Po 8 błędnych PIN-ach link blokuje się na godzinę.
Czy gość może poprawić dane po wysłaniu?
Tak. Może wrócić do linku i poprawić dane, dopóki przyciskiem Check-in w rezerwacji nie oznaczysz go jako przybyłego. Jeśli tego nie zrobisz, link zamknie się dzień po wyjeździe.
Czy zdjęcie dokumentu jest obowiązkowe?
Ty decydujesz: nie wymagane, opcjonalne albo obowiązkowe. Zdjęcia są szyfrowane, gość widzi tylko rozmyty podgląd, a usuwają się 7 dni po wyjeździe.
Kiedy wychodzi kod do skrytki na klucze?
W dniu przyjazdu o wybranej godzinie (domyślnie 8:00) i dopiero po zatwierdzeniu check-inu online. Jeśli zatwierdzisz później, wiadomość wychodzi od razu.
Zobacz, jak działa, zanim zdecydujesz
Demo w przeglądarce to przykładowy obiekt, już skonfigurowany: kalendarz, rezerwacje i kanały, do przejrzenia bez zakładania konta. Ceny trzech planów znajdziesz na stronie Cennik.