Przewodnik Wellness

Wellness pozwala oferować usługi (masaże, zabiegi), sprzedawać produkty oraz zarządzać rezerwacjami i płatnościami — wszystko z aplikacji.

Aby go aktywować: przejdź do sekcji Konfiguracja, znajdź kartę Wellness i naciśnij Aktywuj. Krótki kreator skonfiguruje moduł. Od tej chwili w dolnym pasku pojawi się zakładka Wellness z podzakładkami: Usługi, Produkty, Kalendarz, Rezerwacje, Terapeuci, Ustawienia.

Tworzysz usługi w podzakładce Usługi. Każda usługa ma: kategorię, czas trwania (minuty), cenę (z VAT), zdjęcie.

Dezaktywuj usługę, aby ukryć ją przed rezerwacjami bez usuwania. Zmieniaj kolejność usług za pomocą pola kolejności.

Dodaj terapeutów w podzakładce Terapeuci. Dla każdego ustawiasz godziny pracy według dni tygodnia.

Połącz terapeutów i usługi bezpośrednio w aplikacji, z wielokrotnym wyborem: z formularza terapeuty wybierasz, które usługi potrafi wykonać, lub z formularza usługi wybierasz, którzy terapeuci ją wykonują. Tylko przypisani terapeuci są widoczni jako dostępni do zarezerwowania dla danej usługi.

Dostępne terminy są generowane na podstawie połączenia godzin pracy terapeuty, czasu trwania usługi i już istniejących rezerwacji.

Zarejestruj nieobecność terapeuty (zakres dat, cały dzień lub przedział czasowy, z powodem: urlop / zwolnienie lekarskie / dzień wolny / inne) z profilu terapeuty lub z Kalendarza.

Terminy podczas nieobecności znikają z dostępności. Jeśli w tym okresie istnieją już rezerwacje, są one oznaczane (nie anulowane): Ty się nimi zajmujesz.

Tworzysz produkty w podzakładce Produkty: cena (z VAT), stan magazynowy, próg alarmowy.

Produkty Wellness to artykuły z Katalogu, w dziale «Wellness»: cena, VAT i stan magazynowy są takie same jak w Katalogu, a ten sam produkt możesz sprzedawać także z «Kasa» w sekcji «Zarządzanie». Stan magazynowy, który tu wpisujesz, to stan faktycznie policzony: różnica staje się ruchem w Katalogu, a sprzedaż zrealizowana w międzyczasie nie przepada.

Gdy stan magazynowy spadnie poniżej progu, otrzymujesz alert. Przy zerze produkt nie może być sprzedawany ani zamawiany online.

SPA, każda usługa i każdy produkt mogą mieć galerię zdjęć, a nie tylko jedno zdjęcie. Dodaj kilka zdjęć i przeciągnij je, aby zmienić kolejność; pierwsze zdjęcie to okładka pokazywana gościom.

Dla SPA galeria znajduje się w Ustawieniach. Dla usług i produktów otwórz element, a galeria pojawi się w trybie edycji.

Z zakładki Produkty otwierasz sprzedaż (POS): dodajesz produkty do koszyka i wybierasz płatność ręczną (zaznaczasz płatność ręcznie) lub przez Stripe (link do płatności).

Po płatności stan magazynowy jest zmniejszany i wystawiane jest potwierdzenie.

Możesz obciążyć produkt (lub usługę) na pokój gościa przebywającego w obiekcie: kwota trafia na rachunek rezerwacji i jest płacona przy wymeldowaniu, bez natychmiastowej płatności i bez oddzielnego paragonu wellness (wchodzi do faktury za pobyt).

Stan magazynowy jest zmniejszany natychmiast (gość zabiera przedmiot).

Aktywuj sklep publiczny w Ustawieniach: goście zamawiają Twoje produkty przez internet i płacą przez Stripe.

Wybierz metody dostawy: wysyłka do domu (adres klienta, koszt wysyłki, próg darmowej wysyłki) i/lub odbiór w obiekcie (bez adresu, bez kosztu). Możesz zaoferować jedną lub obie opcje.

Realizacja zamówień z podzakładki Wysyłka: dla wysyłki cykl to Do zrealizowania → Wysłano (dodaj numer śledzenia) → Doręczono; dla odbioru to Do odbioru → Odebrano.

Udostępnij publiczny link Wellness: gość wybiera usługę, datę i dostępny termin i płaci przez Stripe.

Otrzymuje email z potwierdzeniem oraz przypomnienie 24 godziny wcześniej. Może samodzielnie anulować rezerwację w ramach ustawionej przez Ciebie polityki anulowania.

Wszystkie rezerwacje znajdziesz w podzakładce Rezerwacje, ze statusem i akcjami (zwrot, anulowanie).

Gość już przebywający w obiekcie może dotrzeć do Wellness ze swojej rezerwacji (przez link w e-mailu potwierdzającym lub ze strony „Twoja rezerwacja”). W takim przypadku Vezpa go rozpoznaje: rezerwuje usługi i kupuje produkty bez ponownego wpisywania imienia, adresu e-mail ani telefonu.

Sam decydujesz, jak pobierać płatności, w Ustawieniach Wellness, oddzielnie dla usług i produktów:

Godzina pojawia się tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie cztery warunki: usługa musi mieć tego terapeutę wśród dopuszczonych, godzina musi mieścić się w godzinach otwarcia spa, w godzinach pracy terapeuty i nie przypadać na jego nieobecność. Do tego czas trwania zabiegu musi zmieścić się w całości. Dopuszczonych terapeutów i czas trwania zmienia się w zakładce Usługi; godziny i nieobecności w zakładce Terapeuci, dwiema ikonami obok każdej osoby. Godziny otwarcia spa zmienia się w Ustawieniach, w pozycji Godziny: widzisz je dzień po dniu, możesz dodawać i usuwać.

Kalendarz to dzień w podziale na terapeutów, Rezerwacje to pełna lista, Kasa to miejsce inkasa. Terapeuci przechowuje osoby z ich godzinami i nieobecnościami, Usługi zabiegi z czasem trwania i ceną, Produkty to, co sprzedajesz przy ladzie. Trzy ostatnie to dane podstawowe: jeśli coś nie gra w kalendarzu, przyczyna prawie zawsze jest tam.

Każda opłacona sprzedaż/usługa generuje paragon (wysyłany automatycznie dla włoskich obiektów skonfigurowanych z fakturowaniem elektronicznym).

Przy płatności kartą potwierdzeniem jest «Potwierdzenie płatności» z POS, w tej samej numeracji: pozycje to rachunek (usługa i dodatki, na przykład «2 × Krem») albo sprzedane produkty z wysyłką, a zamiast pobytu jest data i godzina wizyty oraz terapeuta. Zaraz po płatności oferuje je już ekran wyniku, bez dodatkowego pytania. Później: w szczegółach rezerwacji «Drukuj paragon» otwiera potwierdzenie płatności z wyborem formatu, a menu ⋮ ma «Wyślij paragon» i «Udostępnij PDF»; na liście sprzedaży każda sprzedaż opłacona kartą ma ikonę potwierdzenia z «Drukuj paragon», «Wyślij paragon» i «Udostępnij PDF». Rezerwacje nieopłacone kartą zachowują potwierdzenie grzecznościowe rachunku, jak dotąd.

Przy aktywnych paragonach («Moduł fiskalny», zob. Przewodnik po fakturowaniu elektronicznym) każda płatność w Wellness wystawia paragon: sprzedaż przy ladzie bez żądanej faktury oraz rezerwacje opłacone online, kartą lub ręcznie. Przy rezerwacjach paragon zastępuje automatyczną fakturę, którą nadal można wystawić na życzenie. Pełny zwrot wystawia anulowanie paragonu, a częściowy dokument zwrotu. Paragony przegląda się, drukuje i anuluje w «Dokumenty handlowe», w Module fiskalnym.

Zwroty: możesz zwrócić kwotę za usługę lub produkt w całości lub częściowo; system wystawia powiązaną notę kredytową.

Klient może zażądać faktury imiennej, podając swój numer identyfikacji podatkowej i adres przy kasie (opcjonalnie).

Jeśli skonfigurowałeś opłatę skarbową w Konfiguracja → Podatki, jest ona stosowana automatycznie do dokumentów powyżej progu.

W zakładce Rezerwacje na górze jest wizyta najbliższa teraz — wcześniej była najdalsza w przyszłości, przez co dziś lądowało na samym dole. Pod nadchodzącymi znajdziesz przeszłość, od najnowszej. Kasa odpowiada na inne pytanie i dlatego ma inną, zadeklarowaną kolejność: na górze jest najstarszy rachunek do zainkasowania. Jeśli SPA ma ponad 500 wizyt, lista kończy się na 500 najbliższych dzisiejszej dacie i informuje o tym wraz z sumą: wcześniej ucinała w ciszy, a stara zaległość mogła zniknąć z Kasy. Na koniec: gdy filtrujesz po statusie i nic nie pasuje, komunikat to mówi zamiast sugerować, że nie ma żadnych rezerwacji.

Gdy włączasz Wellness, a pole obowiązkowe jest puste, przycisk już nie milczy: mówi, KTÓREGO pola brakuje, i zaznacza je pod samym polem. Dni otwarcia są naprawdę potrzebne — bez ani jednego dnia spa nie ma godzin do rezerwacji — tak samo jak imię terapeuty, nazwa usługi i cena. Publiczna nazwa centrum jest natomiast opcjonalna: jeśli zostawisz ją pustą, goście zobaczą nazwę obiektu.