Przewodnik po fakturowaniu elektronicznym

Fakturowanie elektroniczne to system, w którym wszystkie włoskie faktury są przesyłane w formacie XML do Sistema di Interscambio (SDI) (system wymiany danych) prowadzonego przez Agenzia delle Entrate (włoski urząd skarbowy). Od 2024 roku jest ono obowiązkowe dla wszystkich posiadaczy włoskiego numeru VAT, w tym dla podatników w reżimie ryczałtowym.

Co robi Vezpa

Vezpa generuje plik XML faktury, podpisuje go cyfrowo i przesyła do SDI za pośrednictwem OpenAPI.it jako upoważnionego pośrednika podatkowego. Ty wystawiasz fakturę w aplikacji, reszta dzieje się automatycznie.

Koszty: Moduł fiskalny

Faktura elektroniczna i paragon należą do modułu «Moduł fiskalny», który włączasz w «Konfiguracja» → «Podatki & zgodność prawna» → sekcja «Faktury elektroniczne» → «Moduł fiskalny». Bez aktywnego modułu faktury elektroniczne nie są przesyłane.

• Opłata wynosi 7,90 € miesięcznie (z VAT), pobierana z portfela przy aktywacji, a potem co miesiąc tego samego dnia. Jeśli go wyłączysz i włączysz ponownie, zanim skończy się opłacony miesiąc, nie płacisz drugiej opłaty, a data odnowienia pozostaje ta sama.
• Obejmuje 100 faktur elektronicznych i 500 paragonów na każdy miesiąc modułu.
• Powyżej limitu każda faktura kosztuje 0,19 €, a każdy paragon 0,03 €, z salda przedpłaconego.
• Przy dużych wolumenach cena dodatkowych faktur i paragonów podlega negocjacji: napisz do nas, a ją ustalimy.
• Limit należy do obiektu: faktury przesyłane z modułu Wellness zużywają tę samą setkę.
• Jako transmisja liczy się też nota korygująca i nota obciążeniowa: kosztują tyle co faktura.
• Faktura odrzucona przez SDI nie jest płatna: kwota wraca na portfel, a limit nie jest zużywany.
• Pokwitowanie niefiskalne nie przechodzi przez SDI i pozostaje bezpłatne, także bez modułu.

Paragony przesyła Vezpa w Twoim imieniu, jako pośrednik: nie prosimy Cię o dane logowania. Wystarczy udzielić pełnomocnictwa dla Vezpa w portalu «Fatture e Corrispettivi» Agenzia delle Entrate, w sekcji pełnomocnictw, do obsługi utargów dziennych (corrispettivi); kod podatkowy do upoważnienia znajdziesz w module. Potem dotknij «Włącz paragony». Potrzebne są też skonfigurowane e-faktury i pełny adres obiektu (ulica i numer, kod pocztowy, gmina i prowincja). Jednoosobowe działalności gospodarcze nie mogą upoważnić pośrednika do przesyłania utargów dziennych: dla nich moduł obejmuje tylko faktury. Paragony wystawia się z kasy, z Wellness i przy zamknięciu rachunku rezerwacji: zobacz Przewodnik Kasa i Przewodnik po szczegółach rezerwacji.

Czego Vezpa NIE robi

Vezpa nie zajmuje się dziesięcioletnią archiwizacją zgodną z przepisami. To odrębny obowiązek prawny (art. 39 DPR 633/72), a Agenzia delle Entrate oferuje ją bezpłatnie na portalu "Fatture e Corrispettivi". Musisz ją włączyć samodzielnie, jeden raz, na początku — wszystkie kroki znajdziesz w następnej sekcji.

Aktywację przeprowadza się tylko raz, w kreatorze konfiguracji. Zanim zaczniesz, sprawdź dane obiektu.

Gdy usługa jest aktywna, najkrótsza droga prowadzi z «Zarządzanie»: kafelek «Księgowość» obok POS otwiera bezpośrednio sekcję «Faktury elektroniczne».

Krok 1 — Sprawdź dane obiektu

Przejdź do Konfiguracja → Faktury elektroniczne i sprawdź, czy poprawne są:

• Numer VAT (11 cyfr)
• Reżim podatkowy: RF01 (zwykły), RF19 (ryczałtowy) itd. — domyślnie RF01
• Siedziba prawna: ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość, prowincja
• PEC obiektu (przydatny do odbioru powiadomień z SDI)

Krok 2 — Otwórz kreatora aktywacji

Zakładka Konfiguracja → Fakturowanie elektroniczne → Aktywuj. Kreator składa się z 5 kroków:

Krok 3 — Zaakceptuj umowę

Vezpa dostarcza oprogramowanie do zarządzania, a OpenAPI.it jest pośrednikiem podatkowym, który podpisuje pliki XML i przesyła je do SDI w Twoim imieniu. Akceptacja umowy to formalny krok niezbędny do autoryzowania transmisji.

Krok 4 — Włącz bezpłatną archiwizację w AdE

1. Otwórz portal "Fatture e Corrispettivi" pod adresem https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
2. Zaloguj się przez SPID, CIE lub danymi Entratel/Fisconline (tymi samymi co do cassetto fiscale, czyli osobistej teczki podatkowej)
3. W menu wybierz "Conservazione" → "Aderisci al servizio di conservazione" (Archiwizacja → Przystąp do usługi archiwizacji)
4. Wypełnij formularz danymi obiektu (numer VAT, adres, adres PEC) i podpisz cyfrowo
5. Wyślij zgłoszenie: aktywacja jest bezpłatna i niemal natychmiastowa

Od tego momentu każda faktura wysłana do SDI jest automatycznie przechowywana przez 10 lat na serwerach Agenzia delle Entrate, bez żadnych dodatkowych działań z Twojej strony.

Krok 5 — Pierwsze doładowanie portfela

Co najmniej € 10, aby pokryć pierwsze wystawienia. Doładowanie odbywa się kartą kredytową przez Stripe; płatność jest bezpieczna, a żadne dane karty nie są zapisywane po stronie Vezpa.

Sugerowane pakiety:

Fakturę wystawia się bezpośrednio z rezerwacji klienta. System wstępnie wypełnia wszystkie dane (pokoje, noclegi, obciążenia, opłata miejscowa), odczytując je z rezerwacji: Ty tylko sprawdzasz i zatwierdzasz.

Standardowy przebieg

1. Otwórz rezerwację klienta: Zakładka Rezerwacje → Lista rezerwacji → dotknij
2. Otwórz menu akcji (ikona ⋮ w prawym górnym rogu) albo użyj przycisku na karcie rezerwacji
3. Dotknij "Wystaw fakturę elektroniczną"
4. Wybierz zakres:
   • Cała rezerwacja — jeśli nabywca faktury pokrywa się z osobą rezerwującą
   • Rachunek rozdzielony — jeśli utworzono już odrębne rachunki dla różnych gości (patrz sekcja 4)
5. Sprawdź wstępnie wypełnione dane nabywcy (patrz tabela poniżej)
6. Dotknij "Wystaw i wyślij do SDI"
7. Poczekaj na okno potwierdzenia: "Faktura wysłana, numeracja VZP-2026-0001"

Dane nabywcy

Kod odbiorcy dla firm

Firma podaje jedno z dwóch:

• Unikalny kod 7-znakowy (np. M5UXCR1) → faktura trafia bezpośrednio do oprogramowania księgowego klienta
• Certyfikowany adres PEC → faktura zostaje doręczona pocztą certyfikowaną

Jeśli firma nie poda niczego, użyj 0000000 (siedem zer): faktura i tak zostanie umieszczona w cassetto fiscale (teczce podatkowej) klienta na portalu AdE, gdzie znajdzie ją razem ze swoim księgowym.

Osoba prywatna bez Codice Fiscale

Dla gości włoskich Codice Fiscale jest obowiązkowy (16 znaków alfanumerycznych). Dla cudzoziemców użyj włoskiego Codice Fiscale, jeśli go posiadają (np. osoby mieszkające we Włoszech); w przeciwnym razie skontaktuj się ze wsparciem Vezpa, aby poznać procedurę przewidzianą dla klienta zagranicznego.

Co dzieje się po wysłaniu

Z modułem «Moduł fiskalny» 100 faktur miesięcznie w cenie; powyżej 0,19 € za każdą z salda przedpłaconego. Status faktury widać w Zakładka Konfiguracja → Fakturowanie → Lista faktur i przechodzi on przez następujące etapy:

W «Wystawione faktury» jest «Szukaj» («Numer, klient, NIP lub gość»): przeszukuje numer, imię i nazwisko lub nazwę firmy klienta, partita IVA, codice fiscale i nazwisko gościa rezerwacji. Pod nim filtry stanu — «Wszystkie», «Wersje robocze», «Przesłane», «Zarchiwizowane», «Odrzucone» — które zastępują dawne menu filtrów na pasku; gdy faktury obejmują więcej niż jeden rok, menu roku z opcją «Wszystkie lata» (wersja robocza liczy się w roku utworzenia). Na pasku «Sortuj wg» oferuje «Najnowsze najpierw», «Najstarsze najpierw», «Numer: od najwyższego», «Numer: od najniższego», «Kwota: od najwyższej», «Kwota: od najniższej», «Klient (A–Z)»; domyślnie «Najnowsze najpierw». Każda karta pokazuje nazwę klienta. Lista wczytuje 50 faktur naraz: na dole «Załaduj więcej».

Przejście ze stanu transmitted do archived następuje, gdy SDI potwierdzi doręczenie, zwykle w ciągu 1-2 minut.

Typowy przypadek: jedna rezerwacja ma dwóch lub więcej nabywców, którzy chcą osobnych faktur. Przykład: para w podróży służbowej, gdzie Mario Rossi (osoba prywatna) płaci za pokój i śniadanie, a Acme Srl (firma) płaci za spotkanie biznesowe i dodatki.

Jak utworzyć rachunki rozdzielone

1. Otwórz rezerwację → menu akcji → "Rachunki rozdzielone"
2. Dotknij przycisku FAB "Podziel rachunek" (przycisk + w prawym dolnym rogu)
3. Wybierz nabywcę spośród istniejących albo dotknij "+ Nowy nabywca", aby utworzyć go od razu
4. Wpisz kwoty: Pokój, Wyżywienie, Opłata miejscowa
5. Zaznacz obciążenia z rezerwacji, które chcesz przenieść na ten rachunek (np. "Kolacja 2 osoby")
6. Zapisz: rachunek rozdzielony pojawi się na liście
7. Utwórz kolejne rachunki rozdzielone dla pozostałych nabywców
8. Dla każdego rachunku dotknij → "Wystaw fakturę" → postępuj jak zwykle

Kiedy NIE można używać rachunków rozdzielonych

Nota korygująca stornuje wystawioną już fakturę, w całości lub częściowo. Faktury wysłanej do SDI nie da się "anulować": jedynym sposobem jest wystawienie noty korygującej na taką samą (lub częściową) kwotę.

Kiedy ją wystawić

• Rezerwacja anulowana po wystawieniu faktury
• Błąd w kwocie (np. klient płaci mniej z powodu niedogodności)
• Rabat przyznany wstecznie, już po fakcie
• Storno częściowe (np. jeden pokój no-show)

Jak ją wystawić

1. Zakładka Konfiguracja → Fakturowanie → Lista faktur
2. Dotknij faktury pierwotnej (musi mieć status archived)
3. Dotknij "Wystaw notę korygującą (TD04)"
4. Wpisz powód i kwotę (częściową lub całkowitą)
5. Zatwierdź: nota korygująca zostaje wysłana do SDI i powiązana z fakturą pierwotną

Vezpa generuje dwa rodzaje wydruków towarzyszących fakturze urzędowej (XML SDI). Oba są bezpłatne i nie obciążają portfela.

Proforma — jak ją wydrukować

• Z rezerwacji → menu akcji → "Drukuj proformę" (proforma całościowa)
• Z Rachunków rozdzielonych (ikona drukarki na każdej karcie) → proforma dla tego konkretnego rachunku
• Z ekranu "Wystaw fakturę" (przycisk "Drukuj proformę" pod przyciskiem Wystaw) → podgląd przed zatwierdzeniem wysyłki do SDI

Kopia grzecznościowa — jak ją wydrukować

Otwórz Szczegóły faktury z listy → "Drukuj kopię". Otworzy się systemowe okno wyboru drukarki lub zapisu do PDF.

SDI może odrzucić fakturę z powodu błędów formalnych: błędny Codice Fiscale klienta, niekompletne dane obiektu, kod VAT niezgodny z reżimem itd. Gdy tak się stanie:

1. Faktura przechodzi w stan rejected w Szczegółach faktury
2. Faktury odrzucone przez SDI są zwracane
3. W szczegółach pojawia się powód odrzucenia na czerwono
4. Popraw dane (np. Codice Fiscale klienta) i wystaw fakturę ponownie, klikając jeszcze raz "Wystaw"

Typowy czas między wysłaniem a odrzuceniem: 5-15 minut.

Sekcja «Faktury elektroniczne» otwiera się z «Zarządzanie» kafelkiem «Księgowość» albo z «Konfiguracja» → «Portfel i faktury». Ma pięć zakładek, w tej kolejności:

• «Aktywność», na której się otwiera. Na górze miesiąc w liczbach: «Wysłane faktury» i «Wystawione pokwitowania» z kwotą, «Szkice do wysłania» i «Odrzucone przez SDI». Dotknięcie kafelka otwiera już przefiltrowaną listę. Niżej «Ostatnia aktywność»: faktury i pokwitowania razem, według dni, jeden wiersz na dokument z jego ostatnim stanem. Dotknięcie wiersza otwiera dokument.
• «Faktury»: pełna lista z wyszukiwaniem, filtrami według stanu i roku oraz sortowaniem.
• «Pokwitowania»: pokwitowania niefiskalne z nazwą klienta, z filtrem według roku. Lista ładuje po 50 pokwitowań: na dole «Załaduj więcej».
• «Odbiorcy»: książka adresowa danych podatkowych klientów.
• «Portfel», ostatnia. Na górze «Moduł fiskalny» z abonamentem, następnym odnowieniem oraz fakturami i paragonami wykorzystanymi w okresie («Zarządzaj modułem» otwiera jego stronę), potem saldo, «Szybkie doładowanie» i «Ostatnie transakcje».

Na komputerze «Aktywność» układa kafelki miesiąca w kolumnie po lewej, a ostatnią aktywność obok; także «Portfel» stawia saldo i doładowanie obok operacji.

Portfel przedpłacony działa tak:

• Znajdziesz go w Zakładka Konfiguracja → Fakturowanie → Portfel
• Nie wygasa — środki pozostają zawsze dostępne
• Jedyne cykliczne obciążenie — opłata za «Moduł fiskalny», jeśli go włączyłeś
• Doładowujesz go kartą przez Stripe, w dowolnym momencie
• Pokazuje saldo, transakcje doładowań oraz transakcje wydatków

Niskie saldo

W ramach stu faktur w cenie portfel nie jest sprawdzany. Powyżej limitu wystawianie zatrzymuje się, jeśli saldo nie pokrywa 0,19 € za fakturę. Jeśli przy odnowieniu saldo nie wystarcza na opłatę, faktury się zatrzymują, dopóki nie doładujesz, a paragony działają dalej, bo są obowiązkowe: ich koszt sprowadza saldo poniżej zera i jest odzyskiwany przy następnym doładowaniu.

W przypadku problemów technicznych lub pytań o działanie aplikacji:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-mail: [email protected]

W przypadku wątpliwości dotyczących przepisów (reżim podatkowy, kody VAT, szczególne przypadki podatkowe): skonsultuj się ze swoim księgowym.