Przewodnik po szczegółach rezerwacji

Każda rezerwacja ma osobę odpowiedzialną (właściciela rezerwacji) i może mieć jednego lub więcej dodatkowych członków. Osoba odpowiedzialna jest punktem odniesienia dla obiektu, dla zgłoszenia do Questura oraz dla dokumentów księgowych.

Jak zarejestrować gościa

Rejestracja przebiega według prostego schematu w czterech krokach. Po zakończeniu procesu ikona obok nazwiska zmienia kolor na zielony.

Znaczenie ikon stanu

• Zielony — gość zarejestrowany prawidłowo, wszystkie obowiązkowe dane uzupełnione
• Pomarańczowy — rejestracja niekompletna, brakuje obowiązkowych danych (dokument, data urodzenia itp.)
• Szary — gość jeszcze niezarejestrowany, nie wprowadzono żadnych danych

Skanowanie dokumentu i OCR

Podczas rejestracji możesz zrobić zdjęcie dokumentu tożsamości gościa. System OCR automatycznie odczytuje imię, nazwisko, datę urodzenia i numer dokumentu, ograniczając ręczne wpisywanie do minimum.

Przycisk «Gość przyjechał»

W dniu przyjazdu na karcie pokoju pojawia się przycisk «Gość przyjechał», bliźniak przycisku «Wymeldowanie». Jego naciśnięcie odnotowuje, że gość przyjechał, i przesuwa pasek tego pokoju w kalendarzu z «Przyjazd dziś» na «Zameldowany». To inna czynność niż opisane niżej zameldowanie online: nie wysyła żadnego zgłoszenia do organów.

Wiersz pod przyciskiem podsumowuje wszystko, co robi. Jego naciśnięcie zamyka też link do odprawy online: od tej chwili gość nie może już zmienić swoich danych. Jeśli naciśniesz go przez pomyłkę, tego samego dnia pojawi się «Przywróć», które cofa zameldowanie i usuwa godzinę przyjazdu. Jeśli obiekt ma skrytkę na klucze, zameldowanie liczy się też jako zatwierdzenie odprawy online: jeśli godzina wysyłki kodów już minęła, kody zostaną wysłane od razu.

„Służbowa”: podróże służbowe

U góry karty, obok kanału, jest etykieta „Służbowa” z ikoną teczki: oznacza podróże służbowe i rezerwacje na firmę. Jedno dotknięcie ją włącza, kolejne wyłącza. To tylko oznaczenie: „Opłata miejscowa” nalicza się jak każdemu innemu gościowi, nawet jeśli rachunek opłaca firma. Przy rezerwacjach z portali włącza się sama, gdy kanał przesyła dane rozliczeniowe firmy (na przykład rezerwacja służbowa z Booking.com), i tylko przy nadejściu rezerwacji: późniejsza zmiana z kanału nie nadpisuje Twojej decyzji. Jeśli gość jest naprawdę zwolniony, zobacz przewodnik po opłacie miejscowej.

Przebieg pobytu

U góry rezerwacji rząd etapów pokazuje, na jakim etapie jest pobyt: «Potwierdzona» → «Zameldowanie» z datą przyjazdu → «Na miejscu» → «Wymeldowanie» z datą wyjazdu. Ukończone etapy mają znacznik, bieżący kropkę. Do «Na miejscu» przechodzi się po naciśnięciu «Gość przyjechał»; gdy wszystkie etapy są zaznaczone, gość wyjechał. Stan dotyczy pokoju, z którego otwarto kartę: w rezerwacji z dwoma pokojami jeden może być już zajęty, a drugi nie. Niestawienie się nie ma etapów: wyświetla się tylko etykieta «Niestawienie się». W rezerwacjach anulowanych i «Na żądanie» przebieg się nie pojawia: zostają ich zwykłe ramki.

«Stały gość»: gość, który wraca

Jeśli główny gość już u Ciebie nocował, pod przebiegiem pojawia się zielona plakietka «Stały gość · N poprzednich pobytów». Liczy jego wcześniejsze, nieanulowane rezerwacje, rozpoznane dzięki historii klientów, bez tej, którą właśnie oglądasz. Nie ustawia się jej ręcznie: pojawia się i aktualizuje sama.

Obok mogą się też pojawić gwiazdka «VIP» i kolorowe etykiety głównego gościa. To etykiety gościa, inne niż etykiety rezerwacji: towarzyszą osobie od jednego pobytu do następnego i zarządza się nimi z jej karty w historii klientów (strona «Szczegóły gościa», przyciski «VIP» i «Etykieta»). Wiersz pojawia się, jeśli jest co najmniej jedna z tych trzech rzeczy.

Dotknij salda na górze rezerwacji, aby otworzyć panel finansowy. Możesz tu wykonać trzy różne działania, z których każde inaczej wpływa na saldo całkowite.

Przebieg rejestrowania

Proces rejestrowania obciążenia, wpłaty lub rabatu jest zawsze taki sam:

Metody płatności dla wpłat

Rejestrując wpłatę, musisz wskazać metodę płatności użytą przez gościa. Ta informacja pojawia się na wydrukach i w raportach księgowych:

• Gotówka — płatność gotówką w recepcji
• Karta kredytowa — płatność terminalem POS lub obciążenie karty
• Przelew bankowy — płatność z góry lub uregulowanie salda przelewem
• Stripe online — płatność otrzymana przez link do płatności Stripe (rejestrowana automatycznie)

Kiedy rezerwacja przychodzi z Twojego Booking Engine z kartą gwarancyjną lub kaucją, karta gościa pozostaje bezpiecznie zapisana w Stripe bez żadnego obciążenia. W szczegółach rezerwacji zobaczysz dostępną kartę i sam decydujesz, czy i na jaką kwotę ją obciążyć.

Obciążenie gwarancji (także tylko częściowe)

Przyciskiem obciążenia preautoryzacji pobierasz środki z karty gwarancyjnej. Otwiera się pole z kwotą wypełnioną już wartością całej gwarancji: możesz potwierdzić ją bez zmian albo zmniejszyć, aby obciążyć tylko część (na przykład karą za no show). Maksymalna kwota obciążenia to zawsze wysokość preautoryzacji.

• Obciążenie pełne — pobierasz całą gwarancję; rezerwacja zostaje rozliczona.
• Obciążenie częściowe — pobierasz tylko wskazaną przez siebie kwotę; reszta nie zostaje obciążona, a gwarancja zostaje zamknięta.

Kaucja za szkody

Jeśli rezerwacja przewiduje kaucję, znajdziesz przycisk Obciąż kaucję: wpisz kwotę szkody (do przewidzianego maksimum), a karta zostanie obciążona wyłącznie tą kwotą.

Zwolnienie karty

Nie masz obowiązku niczego obciążać. Jeśli nie korzystasz z gwarancji:

• Zwolnienie ręczne — opcją “Anuluj gwarancję” od razu uwalniasz kartę gościa.
• Zwolnienie automatyczne — nigdy niewykorzystane karty są zwalniane samoczynnie 30 dni po check-out.
• Płatność gościa — jeśli gość ureguluje pozostałą kwotę online, karta gwarancyjna zostaje zwolniona automatycznie.

Nad notatkami o przyjeździe znajduje się panel etykiet: kolorowych etykiet, które dyrektor ustawia dla tego obiektu w Konfiguracji (zobacz przewodnik po Konfiguracji).

Na telefonie i tablecie to szuflada: zamknięta pokazuje tylko słowo «Etykiety», jeśli żadna nie jest włączona dla tej rezerwacji, lub chipy włączonych; dotknięcie nagłówka otwiera ją i pokazuje wszystkie dostępne etykiety. Na komputerze, przy szerokim oknie, szuflady nie ma: pełna lista jest zawsze widoczna i zawsze dotykalna.

W obu przypadkach gest jest taki sam: dotknij etykiety, aby ją włączyć lub wyłączyć, bez żadnego potwierdzenia.

Te same etykiety pojawiają się także na liście rezerwacji, jako chipy w wierszach i jako filtr («Filtruj według etykiety»).

W szczegółach rezerwacji możesz zmienić różne elementy pobytu. Każda zmiana pokazuje podgląd z nową ceną przed potwierdzeniem, dzięki czemu bez ryzyka sprawdzisz jej skutek finansowy.

Podgląd zmian

Każda zmiana przechodzi przez ekran podglądu (preview), który wyraźnie pokazuje:

• Cenę przed zmianą
• Cenę po zmianie
• Różnicę w euro (dodatnią lub ujemną)
• Dodane lub usunięte noce (przy zmianie dat)

Potwierdzić możesz dopiero po sprawdzeniu podglądu. Jeśli liczby się nie zgadzają, dotknij Anuluj, aby wrócić bez wprowadzania zmian.

Jeśli po zmianie rezerwacja zostaje bez zakwaterowania

Jeśli po zmianie dat rezerwacja zostaje bez fizycznego zakwaterowania do przypisania, aplikacja mówi Ci o tym od razu: zaraz po zapisaniu pojawia się okno ostrzeżenia. Okno pojawia się za każdym razem, także wtedy, gdy e-mail alarmowy dla tej rezerwacji wyszedł już wcześniej — osoba, która właśnie dotknęła rezerwacji, musi wiedzieć, w jakim stanie ją zostawiła.

Rezerwacja pozostaje widoczna w wierszu Wyjątki kalendarza, skąd możesz przypisać zakwaterowanie. Równolegle powiadomienie dociera do Dyrektora, Asystenta i Użytkownika (recepcji) e-mailem i powiadomieniem push.

Dostępne akcje zależą od trzech czynników: statusu rezerwacji, bieżącego dnia oraz kanału pochodzenia. Aplikacja pokazuje tylko te akcje, które są w danej chwili istotne.

Check-out: zamknięcie pobytu

Check-out to końcowa akcja rezerwacji. Przed jej wykonaniem sprawdź, czy saldo wynosi zero. Jeśli pozostaje należność, aplikacja Cię ostrzeże: możesz zarejestrować ostatnią wpłatę albo mimo to kontynuować.

No Show: gość się nie pojawił

Zgłoszenie No Show zeruje kwoty za pokój i usuwa rezerwację z liczników przyjazdów/wyjazdów Dyrekcji. Jeśli przewiduje to Twoja polityka, możesz doliczyć koszt anulowania, który zostanie zapisany jako obciążenie rezerwacji.

Anulowanie: tylko rezerwacje bezpośrednie

Anulowanie jest dostępne wyłącznie dla rezerwacji wprowadzonych bezpośrednio (telefon, walk-in, portal, booking engine). Zanim system pozwoli kontynuować, sprawdza, czy nie zarejestrowano żadnych wpłat: jeśli wpłaty istnieją, musisz je najpierw usunąć albo zwrócić płatności.

Zgłoszenie do Questura (tylko Włochy)

W przypadku obiektów we Włoszech akcja Zgłoszenie do Questura przesyła dane gości do portalu Alloggiati Web prowadzonego przez Polizia di Stato. Przycisk staje się aktywny dopiero wtedy, gdy wszyscy goście w pokoju mają prawidłowo zarejestrowany dokument. Wysyłka odbywa się automatycznie codziennie o godzinie 13:00 dla rezerwacji z check-in tego samego dnia, ale w każdej chwili możesz wymusić ją ręcznie.

Z menu akcji (ikona ⋮ w prawym górnym rogu szczegółów rezerwacji) możesz generować dokumenty i je udostępniać. Wszystkie dokumenty zawierają automatycznie nagłówek obiektu z nazwą firmy, numerem VAT i adresem.

Udostępnianie przez WhatsApp

Opcja WhatsApp w menu akcji generuje link do płatności Stripe i wysyła go bezpośrednio na numer telefonu gościa zapisany w rezerwacji. Wiadomość zawiera pozostałą kwotę i link do zapłaty kartą.

Link Stripe pozwala gościowi zapłacić pozostałą kwotę kartą wprost z telefonu. To, co obejmuje link, zależy od ustawienia obiektu: przy włączonym «Uwzględnij podatki w płatnościach online» (Konfiguracja → Podatki) link prosi o pozostałą kwotę za pokój i opłatę miejscową; przy wyłączonym prosi tylko o kwotę za pokój, a opłata zostaje do pobrania na miejscu. Trzy sposoby udostępnienia:

• WhatsApp — otwiera WhatsApp z gotową wiadomością, pod numer gościa
• Email — wychodzi naprawdę z naszych serwerów, w języku gościa
• Kopiuj link — kopiuje tekst do schowka, aby wkleić gdzie chcesz

Wybór języka wiadomości w oknie wysyłki wychodzi od języka gościa, który widzisz także u góry karty, obok kanału. Przy oznaczeniu «auto» język ustaliła Vezpa: na podstawie języka użytego na portalu, potem kraju gościa, potem języka obiektu. Jeśli e-mail nie istnieje w tym języku, wychodzi po angielsku. Dotknij go, aby wybrać inny: od tej chwili korzystają z niego także automatyczne e-maile. Wybór «Automatycznie» przywraca ustalanie automatyczne.

Historia jako oś czasu

«Historia rezerwacji» otwiera się z menu ⋮ (na bardzo szerokim ekranie komputera może stać w kolumnie karty). To oś czasu: wpisy są pogrupowane według dni, dzień jest zapisany raz na początku grupy, a przy każdym wpisie tylko godzina. Każdy wpis leży na pionowej linii z kolorową ikoną oznaczającą rodzaj działania: utworzenie, zmiana dat, wyżywienia lub zakwaterowania, przyjazd gościa («Gość przyjechał»), wyjazd, niestawienie się, anulowanie, płatności, obciążenia, notatki i etykiety. Pod każdym wpisem nadal widać, kto go dokonał, kanał oraz wartości przed → po.

Pod danymi rezerwacji jest też „Wyślij wiadomość”: do wiadomości, które nie są ani potwierdzeniem, ani prośbą o płatność, a które chcesz mieć gotowe bez pisania ich za każdym razem od nowa, na przykład dla gości, którzy nie zrobili jeszcze odprawy online.

1. Wybierz wiadomość spośród swoich lub sugestii: „Przypomnienie o odprawie online” jest już gotowa i można jej od razu użyć.
2. Tekst pojawia się już uzupełniony imieniem gościa, datami, obiektem i linkami tej rezerwacji, w języku gościa, jeśli napisałeś go w tym języku.
3. W razie potrzeby popraw go: zmiana dotyczy tylko tej wiadomości.
4. Wybierz WhatsApp, „E-mail” lub „Kopiuj tekst”.

Wiadomości pisze się w Obiekt → Goście & komunikacja → „Gotowe wiadomości” albo przez „Zarządzaj gotowymi wiadomościami” na dole listy. Każdej wiadomości nadajesz nazwę i tekst w jednym lub kilku językach; przyciskiem „Wstaw pole” dodajesz dane, które uzupełniają się same, te same co w automatyzacjach. Wystarczy jeden język: jeśli gość mówi w innym, używany jest angielski, potem włoski, potem pierwszy, który napisałeś.

Rozmowa

Obok znajduje się „Rozmowa”: otwiera stronę ze wszystkim, co było między Tobą a tym gościem, jak w czacie, od najstarszej wiadomości do najnowszej. Widzą ją role Dyrektor i Asystent.

• Po lewej wiadomości gościa otrzymane w czacie portali (Booking.com, Airbnb…), oznaczone jako „Otrzymane na czacie portalu”.
• Po prawej wszystko, co wyszło z Vezpa: e-maile, wiadomości przygotowane do WhatsApp, skopiowane teksty, automatyczne e-maile z nazwą automatyzacji i odpowiedzi w czacie portalu. Wiadomość dostarczona w czacie portalu pojawia się tylko raz.
• Każda wiadomość ma datę i godzinę, status (na przykład „Wysłano e-mailem”, „Przygotowano dla WhatsApp” lub „Nie wysłano”), ikonę kanału i portal.

Na dole strony jest przycisk dla każdego czatu portalu, na przykład „Odpowiedz na czacie Airbnb”, który otwiera czat, abyś mógł odpowiedzieć gościowi, oraz „Wyślij wiadomość” do wysłania jednej z gotowych wiadomości. Aby odświeżyć stronę, przeciągnij ją w dół.

• W przypadku WhatsApp tekst jest tym przygotowanym: jeśli zmieniłeś go w telefonie przed wysłaniem, ostateczna wersja jest w Twoim czacie.
• Przy automatyzacjach widać nazwę, nie tekst. Tekstu brakuje też przy wysyłkach sprzed tej funkcji.
• Nieudane wysyłki też się tu pojawiają, jako „Nie wysłano”.

Meldunek online

Link do meldunku online, który wysyła Vezpa (automatyzacje, gotowe wiadomości, wysyłki z tej rezerwacji), jest jeden dla całej rezerwacji: gość go otwiera i trafia od razu do formularza pierwszego gościa do zarejestrowania.

Pod danymi rezerwacji ramka „Meldunek online” pokazuje:

• ilu gości wpisało już swoje dane, na przykład „Zarejestrowano 2 z 3”;
• „Wyślij link”, który otwiera arkusz gotowych wiadomości, oraz „Kopiuj link”, który kopiuje link, aby wkleić go, gdzie chcesz.

W meldunku online gość widzi główne zdjęcie Twojego Booking Engine jako tło, podsumowanie z przyjazdem, wyjazdem i zarejestrowanymi gośćmi, a u góry kartę dla każdego gościa: jedno dotknięcie przełącza między nimi. Po zapisaniu gościa jego karta pokazuje imię zamiast „Gość N”, a formularz sam przechodzi do następnego. Na końcu podsumowanie „Meldunek zakończony” wymienia wszystkich gości, z rozmytymi miniaturami wysłanych zdjęć dokumentu: nie da się ich odczytać, służą tylko do rozpoznania, które zdjęcie zostało wysłane.

„Klucze”: kody dostępu

Jeśli pokój ma skrytkę na klucze w „Urządzenia dostępu” („Konfiguracja”), pod zameldowaniem online pojawia się pole „Klucze” z kodem. Gdy gość ukończy zameldowanie online, sprawdź dane i naciśnij „Zatwierdź zameldowanie”: automatyzacja „Kody dostępu (zameldowanie zatwierdzone)” wyśle kody w dniu przyjazdu o wybranej godzinie (domyślnie o 8) albo od razu, jeśli zatwierdzisz później tego dnia.

• To nie jest przycisk „Zameldowanie” przy przyjeździe: możesz zatwierdzić kilka dni wcześniej, a gość nie jest oznaczony jako przybyły. Jeśli naciśniesz „Zameldowanie” bez zatwierdzenia, to też liczy się jako zatwierdzenie.
• Przyciskiem „Cofnij zatwierdzenie” cofasz zatwierdzenie, dopóki kody nie zostały wysłane. W każdym razie wysyłane są tylko raz na rezerwację.
• Po wysłaniu pole pokazuje datę i godzinę.

Gość twierdzi, że zapłacił już wszystko w portalu; w Twojej notatce widnieje, że opłatę miejscową pobiera się przy wyjeździe. W menu akcji (ikona ⋮) pozycja Sprawdź w portalu pyta portal o jego kwoty i stawia je obok Twoich.

Jeśli kwoty się zgadzają, mówi o tym zielony wiersz i nie trzeba nic robić. Jeśli się nie zgadzają, pojawia się przycisk Zaktualizuj z portalu: pobiera rezerwację ponownie i wyrównuje sumy, a jest zastrzeżony dla dyrektora.

W nagłówku pokoju, dopóki zakwaterowanie nie jest przypisane, zamiast numeru pojawia się ostrzeżenie: ikona uwagi i napis «Pokój nieprzypisany» na czerwono. Kolor nie jest jedynym sygnałem — ikona i tekst mówią to samo.

Po otwarciu pokoju znajdziesz też rozszerzoną ramkę z wyjaśnieniem — «Ta rezerwacja nie ma przypisanego pokoju: przypisz go.» — oraz przycisk «Przypisz pokój».

• Przycisk nie pojawia się dla ról tylko do odczytu: ostrzeżenie zostaje, działanie nie.

W karcie gościa znajdziesz też Wyślij potwierdzenie rezerwacji: wysyła stronę ze szczegółami pobytu i odprawą online, tymi samymi trzema kanałami. Liczy się zwłaszcza przy rezerwacjach wpisywanych ręcznie, które nie dostają żadnego automatycznego e-maila. Pod przyciskiem widać także, czy potwierdzenie już wyszło, wraz z datą. E-mail wychodzi z naszych serwerów, więc wiersz mówi «Wysłano»; WhatsApp i «Kopiuj link» przekazują tekst do Twojego telefonu, więc wiersz mówi «Przygotowano» lub «Skopiowano» — dalej nie możemy wiedzieć, czy naprawdę je wysłałeś. Nic nie blokuje: potwierdzenie możesz wysłać ponownie tyle razy, ile trzeba.

Gości liczy się według kategorii: zarejestrowani i oczekiwani

Ramka pokoju czyta się tak samo jak ta na górze karty: osoby są podzielone na kategorie — Dorośli, Młodzież, Niemowlęta — każda z własną ikoną.

Każda kategoria ma dwie liczby: gości zarejestrowanych i oczekiwanych. Na przykład 2/1 Młodzież oznacza dwoje zarejestrowanych młodych osób tam, gdzie zadeklarowano jedną, a 0/1 Niemowlęta oznacza brak zarejestrowanego niemowlęcia tam, gdzie zadeklarowano jedno. Nie ma już jednej sumy łącznej.

Gdy dwie liczby danej kategorii się nie zgadzają, ta kategoria zostaje wyróżniona na czerwono — w obie strony: gdy brakuje rejestracji (0/1) i gdy jest ich więcej niż zadeklarowano (2/1). Czerwony to tylko wyróżnienie: różnicę widać w dwóch liczbach, które pozostają wypisane.

• Niemowlęta się liczą wśród gości do zarejestrowania: nie są wyłączone z liczenia.
• W razie rozbieżności wygrywają dokumenty: kategorię zarejestrowanego gościa wyznacza jego data urodzenia, a nie to, co zadeklarowano przy rezerwacji. Dlatego nadwyżka istnieje i normalne jest ją widzieć: jeśli zadeklarowałeś niemowlę, a przychodzi młoda osoba, ramka to mówi, zamiast ukrywać.