Przewodnik Rezerwacje

Sekcja Rezerwacje zawiera trzy narzędzia, dostępne przez zakładki na górze:

• Pokoje — status sprzątania i obłożenia pokoi na wybrany dzień
• Rezerwacje (domyślna) — lista wszystkich rezerwacji z filtrami i wyszukiwaniem
• Klienci — wyszukiwanie w historii gości obiektu

Pokazuje stan każdego pokoju/lokalu na określoną datę. Na górze znajduje się selektor daty (domyślnie dzisiaj).

Dla każdego pokoju wyświetlane jest:

• Nazwa lub numer pokoju
• Stan obłożenia: wolny, zajęty, przyjeżdża, wyjeżdża
• Aktualny status sprzątania
• Dane gościa (jeśli zajęty)

Dotknij pokoju, aby zobaczyć szczegóły i zmienić status.

Tablice działów

Każdy pokój ma też ikonę, która od razu pokazuje jego sytuację, bez czytania: miotła, gdy trzeba posprzątać — ma pierwszeństwo przed wszystkim innym, bo to jedyna rzecz wymagająca działania — zielony znacznik, gdy pokój jest wolny i czysty, łóżko, gdy jest zajęty, oraz strzałki dla przyjazdu, wyjazdu i zmiany tego samego dnia, znak zakazu, gdy jest zamknięty na sprzedaż, i narzędzia, gdy stoi z powodu prac.

Każdy pokój ma dwa pola tekstowe: jedno wypełnia gospodyni, drugie recepcja. Żarówka do wymiany albo dostawka do przygotowania nie wymagają odpowiedzi — mają tylko pozostać widoczne, dopóki ktoś się nimi nie zajmie. Pod każdą notatką zawsze widnieje data i godzina zapisu.

Zasady są proste:

• Własną notatkę piszesz, zmieniasz i kasujesz, kiedy chcesz.
• Zrobione może oznaczyć każdy, kto widzi notatkę, także jej autor: jeśli coś zgłaszasz, a potem sam to naprawiasz, zamykasz sprawę bez kasowania wpisu i zostaje ślad tego, co zostało zrobione.

«Nie przeszkadzać» i godzina przyjazdu

Gdy gość prosi, by mu nie przeszkadzać, otwórz kartę pokoju i dotknij „Nie przeszkadzać" na dziś. Na karcie pokoju pojawia się ciemna plakietka «Nie przeszkadzać», widoczna także przy przewijaniu listy, a gospodyni widzi ją na swojej karcie: pokój wypada z obchodu sprzątania. Jeśli gość zmieni zdanie, w tym samym arkuszu opcja zmienia się w Usuń „Nie przeszkadzać".

Obowiązuje tylko na dziś: jutro pokój sam wraca do obchodu i nikt nie musi tego zdejmować. W dniu przyjazdu wiersz gościa pokazuje też podaną godzinę przyjazdu, obok ikony zegara.

Każde zakwaterowanie ma jeden z czterech stanów sprzątania. Pokazuje go wiersz pod nazwą pokoju, a po nim imię osoby, której przydzielono dziś sprzątanie, jeśli taka jest:

W karcie pokoju rząd czterech przycisków wybiera stan jednym dotknięciem. Pod nim jest «Przypisz do…», którym wybierasz osobę sprzątającą dziś spośród użytkowników z rolą Gospodyni: przydział obowiązuje tylko dziś — jutro pokój trzeba przydzielić ponownie — a «Brak» go usuwa. Jeśli żaden użytkownik nie ma tej roli, arkusz o tym informuje i wskazuje, gdzie go dodać.

Lista pokazuje wszystkie rezerwacje obiektu. Każda karta przedstawia:

• Dane gościa
• Daty zameldowania i wymeldowania
• Pokój przypisany
• Kanał OTA z wyróżniającym kolorem
• Status rezerwacji

Dotknij karty, aby otworzyć pełne szczegóły rezerwacji.

Lista rezerwacji oferuje kilka łączonych filtrów:

Pobyt w okresie

W arkuszu «Filtry», przed «Data przyjazdu», jest sekcja «Pobyt w okresie». Dwa przyciski «Od» i «Do» otwierają ten sam kalendarz, w którym wybierasz początek i koniec razem. Filtr zostawia gości, którzy nocują tu co najmniej jedną noc między tymi datami, nawet jeśli przyjeżdżają wcześniej lub wyjeżdżają później: odpowiada na pytanie «kto jest w domu w tym tygodniu?».

To nie to samo co «Data przyjazdu» i «Data wyjazdu», które zostawiają tylko przyjazdy lub wyjazdy w przedziale. Po «Zastosuj» filtr pojawia się wśród etykiet na dole listy jako «Pobyt w okresie», z datami, i usuwa się go krzyżykiem jak pozostałe.

Typ i wyżywienie

W arkuszu «Filtry», tuż przed «Pobyt w okresie», są dwie sekcje z przyciskami do dotknięcia: «Typ» i «Wyżywienie». Możesz włączyć jeden lub kilka: przy kilku typach lista zostawia rezerwacje z dowolnym z wybranych, i tak samo jest z wyżywieniem. Przyciski pokazują tylko typy pokoi Twojego obiektu i rodzaje wyżywienia faktycznie sprzedane; sekcja, która miałaby tylko jedną pozycję, się nie pojawia.

Typ patrzy na pokoje rezerwacji: rezerwacja z dwoma pokojami różnego typu pojawia się przy każdym z nich. Po «Zastosuj» filtr widać wśród kafelków na dole ekranu jako «Typ» lub «Wyżywienie» z wartością, a usuwa się go krzyżykiem, jak pozostałe. Działa też dla «Eksportuj listę»: plik zawiera tylko przefiltrowane rezerwacje.

Eksport i drukowanie listy

«Eksportuj listę» na górnym pasku (albo w menu z trzema kropkami, gdy na pasku brak miejsca) otwiera arkusz z czterema opcjami: CSV, Excel, PDF i «Drukuj». Eksportowane są dokładnie rezerwacje, które widzisz, z aktywnymi filtrami — łącznie z wyszukiwaniem — i wszystkimi wierszami wyniku, nie tylko wyświetloną stroną.

Kwoty są w walucie obiektu, z kodem w nagłówku kolumny. Plik przygotowuje serwer i otwiera się on w menu udostępniania urządzenia: stamtąd go zapisujesz lub wysyłasz. Powyżej 10 000 rezerwacji eksport się nie uruchamia i prosi o zawężenie filtrów, na przykład do krótszego okresu.

Zaznaczanie wielu rezerwacji

Długie przytrzymanie rezerwacji albo przycisk «Wybierz» na górnym pasku (lub w menu z trzema kropkami) włącza zaznaczanie wielokrotne. Każda karta pokazuje pole wyboru, a dotknięcie je zaznacza zamiast otwierać rezerwację; zaznaczenie zostaje także po zmianie strony. Na dole pojawia się pasek, który liczy zaznaczone — na przykład «5 zaznaczonych» — z trzema przyciskami:

Etykiety należą do jednego obiektu: jeśli masz ich kilka, najpierw wybierz jeden w selektorze nad listą, inaczej arkusz pokazuje tylko komunikat «Etykiety należą do jednego obiektu. Wybierz konkretny obiekt, aby filtrować według etykiety.». Celowo nie ma zbiorowego anulowania ani zbiorowego zameldowania: robi się to po jednej rezerwacji, z jej karty.

Dotykając rezerwacji, otwierasz pełne szczegóły: dane gościa, daty, pokój, wyżywienie, sumy i płatności, kanał OTA, status.

Akcje dla rezerwacji bezpośrednich

• Zmiana dat, zmiana pokoju, zmiana wyżywienia
• Anulowanie
• Zarządzanie opłatami i wpłatami
• Zameldowanie / Wymeldowanie

Akcje dla rezerwacji OTA

• Zmiana dat (tylko rozszerzenie — dodanie nocy)
• Przeglądanie szczegółów
• No-show, wcześniejsze wymeldowanie

Rezerwacji z portali nie anuluje się stąd

Rezerwację, która przyszła z portalu, można otworzyć, przeczytać i wydłużyć (dodać noce), ale nie można jej anulować ani skrócić z poziomu aplikacji: anulowanie wykonuje się na portalu i jest synchronizowane automatycznie. Rezerwacje bezpośrednie — Telefon, Agencja, Walk-IN, E-mail, Bezpośrednio / strona, Stały gość, Booking Engine — anuluje się normalnie.

Zakładka Klienci pozwala szukać w historii wszystkich gości, którzy przebywali w obiekcie.

Przy pustym polu wyszukiwania lista pokazuje ostatnich klientów. Aby znaleźć kogoś innego, szukaj po nazwisku lub telefonie i zatwierdź. Dotknij klienta, aby otworzyć jego pełną kartę.

Pod nazwiskiem zielona plakietka liczy pobyty u Ciebie: «1 pobyt» dla kogoś, kto był raz, a od dwóch wzwyż «Stały gość · 3 pobyty». Vezpa liczy to sam na podstawie historii: nie ma nic do ustawiania ani zaznaczania ręcznie.

Obok plakietki widać też gwiazdkę «VIP» przy klientach oznaczonych jako VIP oraz ich kolorowe etykiety.

Filtrowanie klientów

Pod polem wyszukiwania jest rząd filtrów:

• «VIP» — tylko klienci oznaczeni jako VIP.
• «Stały gość» — tylko osoby z co najmniej dwoma pobytami.
• «Etykieta» — menu z etykietami gości; «Wszystkie» usuwa filtr. Pojawia się, gdy istnieje co najmniej jedna etykieta.
• «Obywatelstwo» — wpisz kraj; «Wszystkie» usuwa filtr.

Filtry działają na ostatnich klientach (do kilkuset), a nie na całym archiwum: klienta sprzed dawna znajdziesz, szukając po nazwisku lub telefonie.

Jak oznaczyć klienta jako VIP i nadać mu etykiety, wyjaśnia Przewodnik po historii klientów.

Dotykając klienta, otwierasz pełną historię jego pobytów: chronologiczną listę z datami, pokojem, kanałem i sumą za każdy pobyt.

Przydatne do:

• Rozpoznawania stałych klientów
• Weryfikacji preferencji (ulubiony pokój, wyżywienie)
• Sprawdzania historii płatności

W zakładce Rezerwacje dotknij przycisk + (FAB na dole po prawej), aby utworzyć nową rezerwację.

1. Wybierz daty
   Wybierz zameldowanie i wymeldowanie z selektora dat.
2. Sprawdź dostępność
   System automatycznie sprawdza wolne pokoje.
3. Wypełnij dane gościa
   Autouzupełnianie szuka w historii: jeśli gość już nocował, dane są wypełniane automatycznie. W formularzu znajdziesz także «Kanał» (Telefon, Agencja, Walk-IN, E-mail, Bezpośrednio / strona lub Stały gość) oraz «Język gościa». «Język gościa» decyduje, w jakim języku wychodzą e-maile i wiadomości, i oferuje wszystkie języki: najpierw język Twojego obiektu, potem pozostałe w kolejności alfabetycznej: pozostawiony na «Automatycznie», Vezpa używa języka, w którym gość rezerwował na portalu, potem języka jego kraju, a na końcu języka obiektu. Jeśli e-mail nie istnieje w tym języku, wychodzi po angielsku.
4. Wybierz pokój i wyżywienie
   Wybierz pokój i rodzaj wyżywienia. Jeśli w tych datach pokój ma zamknięty przyjazd lub wyjazd («Dni przyjazdu i wyjazdu» w cennikach), pojawia się pomarańczowa etykieta «Przyjazd zamknięty» lub «Wyjazd zamknięty»: mimo to można go zarezerwować, to ostrzeżenie, a nie blokada.
5. Potwierdź
   Rezerwacja zostaje utworzona, a kalendarz się aktualizuje.

Jeśli rezerwacja powstaje bez zakwaterowania

Może się zdarzyć, że dopiero co utworzona rezerwacja zostanie bez fizycznego zakwaterowania do przypisania: znajdziesz ją wtedy w wierszu Wyjątki kalendarza. Nie musisz zauważać tego sam — od razu wychodzi powiadomienie do Dyrektora, Asystenta i Użytkownika (recepcji), e-mailem w języku każdego z nich, z bezpośrednim linkiem do rezerwacji, oraz jako powiadomienie push. To samo dotyczy sytuacji, gdy rezerwację bez pokrycia zostawia zmiana z kanału OTA albo dodany pokój. Szczegóły znajdziesz w przewodniku po Kalendarzu.

Oprócz natychmiastowej rezerwacji możesz utworzyć propozycję handlową — ofertę z terminem, do którego klient musi potwierdzić i zapłacić.

Jak to działa

1. Utwórz rezerwację jak zwykle
   Wybierz daty, pokój, wyżywienie i uzupełnij dane klienta.
2. Dotknij „Utwórz propozycje”
   Zamiast „Potwierdź rezerwację” dotknij przycisku Utwórz propozycje znajdującego się poniżej.
3. Wybierz termin ważności
   Otworzy się selektor daty, w którym wskażesz, do kiedy klient musi potwierdzić. Domyślnie system proponuje dzień przed zameldowaniem.
4. Potwierdź
   Rezerwacja zostaje utworzona z ustawionym terminem. Pokój jest zablokowany aż do jego upływu.

Co się dzieje po upływie terminu

• W dniu upływu terminu klient otrzymuje e-mail przypominający z linkiem do płatności.
• Po upływie terminu rezerwacja zostaje automatycznie anulowana: kwoty wyzerowane, pokój zwolniony, a klient powiadomiony e-mailem.

Jeśli cena później się zmieni (daty, wyżywienie, usunięty obiekt, przeliczona opłata), kwota wymagana do terminu aktualizuje się sama o tę samą różnicę. Przy zaliczce zachowany zostaje ten sam procent pobytu.

Dzień przed każdym terminem, o 11:00 czasu obiektu, dyrektor i asystent dostają powiadomienie z nazwiskiem gościa, kwotą i tytułem; dotknięcie go otwiera rezerwację. Gdy płatność dotarła albo rezerwacja i tak jest potwierdzona, dotknij wiersza terminu i wybierz «Usuń termin»: rezerwacja zostaje, a termin nie jest już przypominany. Płatność nie jest tam rejestrowana: wpłatę rejestruje się jako depozyt.

Strona podsumowania dla klienta

Klient otrzymuje link do strony potwierdzenia, na której widzi podsumowanie rezerwacji z wyraźnie widocznym terminem oferty na przycisku płatności (np. „Dokonaj płatności do poniedziałku 15-06-2026”). Proces jest identyczny jak w Booking Engine.

Gdy gość jest na liście „Zablokowani goście”

Jeśli wpisany e-mail lub telefon jest na liście „Zablokowani goście” obiektu, przy potwierdzeniu lub propozycji pojawia się ostrzeżenie „Zablokowany gość” ze znalezionym e-mailem lub telefonem i powodem. Możesz je zamknąć i zrezygnować albo kontynuować: „Kontynuuj mimo to”, a potem, w drugim oknie, „Tak, potwierdź rezerwację”. Rezerwacja powstaje dopiero po drugim potwierdzeniu.

Z historii klientów możesz utworzyć nową rezerwację z danymi gościa wypełnionymi wcześniej, bez konieczności ponownego ręcznego ich wprowadzania.

Jak postępować

1. Wyszukaj klienta
   Przejdź do zakładki Klienci i wyszukaj gościa po nazwisku lub telefonie.
2. Otwórz szczegóły
   Dotknij nazwiska klienta, aby zobaczyć pełny profil.
3. Dotknij „Nowa rezerwacja z tym gościem”
   System automatycznie sprawdza kompletność danych rejestracyjnych na podstawie kraju Twojego obiektu.
4. Wybierz daty i potwierdź
   Wybierz zameldowanie, wymeldowanie i pokój jak zwykle. Imię, nazwisko, dokument, kontakty i wszystkie dane osobowe są już wypełnione.

Walidacja danych

Przed przejściem dalej system sprawdza, czy wymagane pola dla Twojego kraju są uzupełnione. Wymagania różnią się w zależności od lokalnych przepisów.

Jeśli brakuje danych, wyświetlany jest komunikat z listą brakujących pól. Możesz mimo to kontynuować rezerwację — dane będzie można uzupełnić później podczas rejestracji gościa.

Liczba rezerwacji i suma są liczone na całym wyniku filtrowania, a nie na oglądanej stronie. Przy wielu stronach suma będzie więc wyższa niż suma widocznych kart: tak ma być. Gdy zmienisz filtr, zmienią się obie wartości.

Rezerwacje i pokoje można przeglądać w kilku rolach, ale zmieniać je da się wyłącznie w roli operacyjnej.

W roli Revenue sekcja działa tylko do odczytu: przycisk „Nowa rezerwacja” nie pojawia się, a karta pokoju nie pokazuje akcji edycji. To celowy wybór — rola służy do czytania popytu i zarządzania cenami, a nie do poruszania planningiem.

Na liście każda rezerwacja ma plakietkę z pokojem. Jeśli zakwaterowanie nie jest przypisane, ta plakietka staje się ostrzeżeniem: ikona uwagi i napis «Pokój nieprzypisany» na czerwono, zamiast numeru. Ikona i tekst mówią to samo co kolor, więc rozpozna się to bez rozróżniania czerwieni.

Służy to do znalezienia rezerwacji do poprawienia bez jej otwierania. Aby to naprawić, otwórz rezerwację i użyj przycisku «Przypisz pokój».