Przewodnik po historii klientów

Historia klientów to centralne archiwum wszystkich gości, którzy zatrzymali się w Twoim obiekcie. Za każdym razem, gdy gość dokonuje zameldowania, jego dane są automatycznie zapisywane w historii, dzięki czemu zawsze masz je pod ręką przy kolejnych pobytach.

Gdzie znaleźć historię

Na pasku nawigacji aplikacji dotknij Rezerwacje i wybierz zakładkę Klienci. Otworzy się ekran wyszukiwania z polem tekstowym, w którym wpisujesz kryteria.

Kryteria wyszukiwania

Gościa możesz odnaleźć według różnych kryteriów. Wyszukiwanie jest elastyczne i łączone: wystarczy wpisać nawet tylko część danych, aby otrzymać wyniki.

Jak czytać wyniki

Wyniki są wyświetlane jako lista kart. Każda karta zawiera imię i nazwisko gościa, adres e-mail (jeśli jest dostępny) oraz liczbę pobytów odbytych w Twoim obiekcie. Dotknij karty, aby otworzyć pełny profil klienta.

Dotknięcie klienta na liście wyników otwiera jego pełny profil. Ten ekran gromadzi wszystkie informacje zebrane w trakcie kolejnych pobytów, dając 360-stopniowy obraz gościa.

Dane osobowe

Górna część profilu pokazuje dane osobowe gościa zebrane podczas rejestracji:

• Imię i nazwisko — podstawowe dane gościa
• Data urodzenia — wraz z wiekiem i znakiem zodiaku
• Miejsce urodzenia i obywatelstwo — miasto, prowincja i państwo
• Dokument tożsamości — rodzaj, numer i data ważności
• E-mail i telefon — dane kontaktowe do bezpośredniej komunikacji
• Adres zamieszkania — ulica, miasto, kod pocztowy i państwo

Historia pobytów

Pod danymi osobowymi znajdziesz pełną listę wszystkich pobytów gościa w Twoim obiekcie, uporządkowaną od najnowszego do najstarszego. Każdy pobyt pokazuje:

Dotknij pojedynczego pobytu, aby otworzyć jego pełne szczegóły ze wszystkimi obciążeniami, płatnościami i powiązanymi notatkami.

Zielona etykieta z pobytami

W wynikach wyszukiwania, pod nazwiskiem, oraz na górze karty klienta pojawia się zielona etykieta z pobytami danej osoby w twoim obiekcie: «1 pobyt» za pierwszym razem, a od dwóch wzwyż «Stały gość · 3 pobyty». Oblicza się sama, nie trzeba niczego ustawiać: liczą się rezerwacje tej osoby nieanulowane i już rozpoczęte, a osoba jest rozpoznawana na podstawie historii, czyli łącznie z powiązanymi z nią wcześniejszymi rezerwacjami. Przyszła rezerwacja nie liczy się, dopóki gość nie przyjedzie.

Ta sama informacja pojawia się na karcie rezerwacji: jeśli główny gość już u ciebie był, widzisz «Stały gość · 2 poprzednie pobyty», a tam wystarczy nawet jeden wcześniejszy pobyt. Opisuje to przewodnik po rezerwacji.

VIP i etykiety gościa

Pod zieloną etykietą pobytów karta klienta ma przycisk «VIP»: dotknij go, aby go włączyć, i dotknij ponownie, aby go wyłączyć. Dotyczy całej historii osoby: także kolejne rezerwacje, które przy każdym pobycie tworzą nową kartę, widzą go włączonego. Gwiazdka pojawia się też na liście klientów i w karcie rezerwacji tego gościa.

Obok są kolorowe etykiety gościa: preferencje, które chcesz zapamiętać, na przykład «wysokie piętro» lub «dodatkowa poduszka». x na etykiecie ją usuwa; «Etykieta», ze znakiem +, otwiera arkusz, w którym wybierasz istniejącą albo tworzysz nową przez «Nowa etykieta»: nazwa do 30 znaków, kolor i «Dodaj». Etykiety również dotyczą całej historii, a usunięcie jednej usuwa ją ze wszystkich kart powiązanych z osobą.

Na liście klientów, gdy wyszukiwanie jest puste, widać najnowszych klientów, a nad listą są filtry «VIP», «Stały gość», «Etykieta» i «Obywatelstwo». Szczegóły są w przewodniku po rezerwacjach.

Włączanie i wyłączanie «VIP» oraz dodawanie i usuwanie etykiet wymaga tego samego uprawnienia co zapis rezerwacji: kto otwiera kartę bez tego uprawnienia, widzi gwiazdkę i etykiety, ale nie może ich zmienić.

Urodziny

Jeśli data urodzenia jest dostępna, system wyróżnia urodziny gościa. Gdy gość przebywa w obiekcie w dniu swoich urodzin, na stronie Dyrekcja pojawia się specjalne powiadomienie, dzięki czemu możesz przygotować upominek lub życzenia — drobiazg, który robi różnicę.

Notatki i wspomnienia

Profil klienta może zawierać spersonalizowane notatki wprowadzone przez personel obiektu. Używaj notatek, aby zapisywać:

• Preferencje gościa (pokój na wyższym piętrze, z dala od windy, dodatkowa poduszka)
• Alergie lub nietolerancje pokarmowe
• Powtarzające się prośby specjalne
• Ewentualne problemy z przeszłości

Nowa rezerwacja z tym gościem

Na dole profilu znajdziesz przycisk „Nowa rezerwacja z tym gościem”. Po jego dotknięciu system:

1. Sprawdza kompletność danych
   Weryfikuje, czy wypełnione są wszystkie pola obowiązkowe do rejestracji w Twoim kraju (wymagania różnią się w zależności od kraju: we Włoszech potrzebne są dokumenty, w Irlandii wystarczą nazwisko i obywatelstwo).
2. Pokazuje wynik weryfikacji
   Jeśli wszystkie dane są obecne, pojawia się zielony komunikat potwierdzający. Jeśli brakuje jakichś pól, ostrzeżenie wskazuje dokładnie, których danych brakuje — mimo to możesz kontynuować, wybierając „Zarezerwuj mimo to”.
3. Otwiera tworzenie rezerwacji
   Otwiera się ekran Nowa rezerwacja ze wszystkimi danymi gościa już wypełnionymi: imię, nazwisko, dokument, dane kontaktowe, obywatelstwo, adres zamieszkania. Nie trzeba niczego wpisywać ponownie.

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (rozporządzenie UE 2016/679, znane jako GDPR) gwarantuje każdej osobie prawo do bycia zapomnianym: gość może w dowolnym momencie zażądać usunięcia swoich danych osobowych z Twojego archiwum.

Vezpa PMS pozwala spełnić takie żądanie w prosty i bezpieczny sposób, bezpośrednio z poziomu aplikacji.

Jak przeprowadzić usunięcie

1. Przejdź do Rezerwacje > Klienci i wyszukaj gościa, który złożył żądanie
2. Dotknij jego nazwiska, aby otworzyć pełny profil
3. Przewiń na sam dół i dotknij przycisku Usuń dane GDPR
4. Przeczytaj podsumowanie tego, co zostanie usunięte, i dotknij Potwierdź usunięcie

Co zostaje usunięte

Procedura usuwa z systemu wszystkie dane osobowe gościa:

• Imię i nazwisko — zastąpione anonimowym identyfikatorem
• Data i miejsce urodzenia — usunięte całkowicie
• Dokument tożsamości — rodzaj, numer i data ważności skasowane
• E-mail i telefon — usunięte z profilu
• Adres zamieszkania — skasowany
• Notatki osobiste — wszelkie adnotacje o kliencie zostają usunięte

Co pozostaje w systemie

Aby zapewnić spójność danych księgowych i statystycznych, niektóre informacje są zachowywane w formie zanonimizowanej:

• Dane statystyczne — liczba pobytów, łączne kwoty i kanały pochodzenia rezerwacji (bez odniesienia do nazwiska gościa)
• Obowiązkowe zgłoszenia — przekazy wysłane już do Questura (włoskiej komendy policji) lub do ISTAT pozostają w archiwach organów, zgodnie z przepisami prawa
• Dane księgowe — wystawione faktury i paragony są przechowywane ze względu na obowiązki podatkowe