Przewodnik Kalendarz

Kalendarz to siatka planowania obiektu: pokazuje wszystkie pokoje w wierszach i dni w kolumnach. Każda rezerwacja jest reprezentowana przez kolorowy pasek rozciągający się od dnia zameldowania do dnia wymeldowania.

Siatka jest responsywna: na telefonie pokazuje 7 dni, na tablecie 14 dni, na komputerze 21 lub więcej dni.

Kalendarz oferuje dwa tryby, wybierane przyciskiem w pasku aplikacji:

Swobodne przewijanie (domyślne)

Przewijaj poziomo bez limitów. Zakres rozszerza się automatycznie, gdy zbliżasz się do krawędzi (+21 dni na raz). Idealne do swobodnej nawigacji między datami.

Widok miesięczny

Pokazuje jeden miesiąc na raz z selektorem miesiąca na górze. Bardziej uporządkowany, aby mieć przegląd jednego miesiąca.

Ta opcja nazywa się Widok i gęstość i znajduje się w menu z trzema kropkami paska na górze, tutaj i w dwóch pozostałych siatkach (Cennik i Opłata miejscowa). Ten sam wybór znajdziesz też w Konfiguracji, w sekcji Widok i gęstość; Gospodyni i Obserwator, którzy nie mają tej strony, znajdą go w menu swojego konta. Pierwsza połowa wyboru to orientacja: poziomo dni przesuwają się w bok, a pokoje są wierszami; pionowo dni biegną w dół, a pokoje stają się kolumnami, więc widzisz więcej nocy naraz — wygodne, gdy pokoi jest niewiele.

Druga połowa to gęstość: decyduje, ile najwyżej wierszy lub kolumn zobaczysz — szerokość kolumny albo wysokość wiersza to skutek tej liczby, a nie osobny wybór. Wartości to 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 16, 20, 24, 28, 32, 36 i 40, plus Automatycznie jako domyślny tryb. Liczba to maksimum, a nie limit do wypełnienia: jeśli pokoi jest mniej, widzisz je wszystkie, a żadna kolumna ani żaden wiersz nie rozszerza się ponad wygodny rozmiar.

Wiersze sięgają do 60 (44, 48, 52, 56 i 60); kolumny widoku pionowego nadal kończą się na 40. Przy dniach w poziomie, na komputerze i na tablecie trzymanym poziomo, jest też «Dwie kolumny»: pokoje dzielą się na dwie siatki obok siebie, każda z wybraną liczbą wierszy, przewijane razem po dniach; widać mniej dni. Gdy otworzysz rezerwację, jej karta nie zasłania kalendarza: przesuwa go w lewo, a obie kolumny dzielą po równo pozostałe miejsce — mniej dni, te same proporcje.

Aby każda strona miała pełną szerokość, na dole menu bocznego jest «Ukryj menu»: menu znika, a na jego miejscu w lewym dolnym rogu, nad stroną, zostaje małe pływające menu z ikonami stron; w nim mały przycisk «Pokaż menu» przywraca pełne menu. Działa na komputerze i na tablecie w poziomie, a urządzenie to zapamiętuje. Pływające menu pozostaje zamknięte i otwiera się po najechaniu myszą, a na tablecie po dotknięciu.

Kalendarz aktualizuje się sam: widoczne tygodnie są ponownie sprawdzane co minutę, po powrocie na stronę i po nadejściu powiadomienia o rezerwacji, a ponownie pobierane są tylko te, które się zmieniły. Rezerwacja dodana, przesunięta, przedłużona, anulowana lub ze zmienionym statusem przez współpracownika lub kanał pojawia się z krótkim efektem i gasnącą poświatą; to, co zmieniasz sam, pojawia się od razu, bez efektu. Jeśli na urządzeniu włączone jest ograniczenie ruchu, efektów nie ma.

Tryb Automatycznie celowo zachowuje się inaczej na obu osiach: przy pionowych dniach dobiera szerokość wygodną dla Twojego ekranu — na telefonie kolumny wypełniają szerokość, na dużym monitorze przestają się poszerzać, gdy są już wygodne do czytania; przy poziomych dniach zachowuje za to wygodną wysokość wiersza, tę samą, którą siatka miała zawsze.

Duża liczba wierszy lub kolumn nie mieści się wygodnie na każdym ekranie: powyżej około 24 wiersze lub kolumny robią się cienkie i, żeby zostać czytelne, tracą część szczegółów. Także cena może przy tym coś stracić: gdy przestrzeń w komórce nie wystarcza już na miejsca dziesiętne, cała siatka przechodzi na liczby całkowite — zaokrąglone do najbliższej liczby, a nie obcięte — i liczba w komórce nie jest już dokładną ceną: 120,49 pokazuje się jako 120, a 120,50 jako 121.

Wybór zostaje zapisany na urządzeniu, z którego korzystasz — ten z telefonu nie przechodzi na laptop, i odwrotnie; dotyczy to zarówno orientacji, jak i gęstości.

Grupuj według typu

W arkuszu Widok i gęstość jest też przełącznik Grupuj według typu, domyślnie wyłączony; jak reszta arkusza, wybór zostaje na urządzeniu. Po włączeniu pokoje w kalendarzu łączą się według typu, a każda grupa zaczyna się od wiersza podsumowania (przy dniach w pionie — kolumny): po lewej nazwa typu z liczbą pokoi, na przykład Dwuosobowy (4); dla każdego dnia, ile pokoi jest wolnych z ogólnej liczby, i procent obłożenia, na przykład 1/4 · 75%, na czerwono, gdy nic już nie zostało wolne.

Do ogólnej liczby nie wliczają się pokoje zablokowane lub w konserwacji tego dnia, a anulowane rezerwacje i propozycje nie liczą się jako zajęte. Wiersz nie pokazuje cen (zostają w podsumowaniu, które pojawia się po najechaniu myszą) i nie reaguje na dotknięcie: nie tworzy rezerwacji. Działa przy dniach w poziomie i w pionie; jeśli wybrałeś, ile wierszy lub kolumn widzisz, wiersze podsumowania liczą się do nich. Filtruj typy nadal obowiązuje: grupowane są tylko typy, które oglądasz.

Na górze paska aplikacji wyświetlany jest zakres dat aktualnie widoczny na ekranie (np. „5-26 mar 2026”).

• Lewa kolumna: nazwy pokoi/typologii, posortowane według numeru
• Wiersze: jeden na każdy pokój obiektu
• Kolumny: jeden dzień na kolumnę, z nagłówkiem dnia/daty
• Kolorowe paski: rezerwacje, z imieniem i nazwiskiem gościa

Przesunięcie o pół dnia

Paski zaczynają się w połowie kolumny dnia zameldowania i kończą w połowie kolumny wymeldowania. Odzwierciedla to rzeczywistość hotelową: zameldowanie odbywa się po południu, a wymeldowanie rano.

Dotknij paska, aby otworzyć pełne szczegóły rezerwacji.

Nad siatką jeden wiersz mówi, do której daty to, co wpisujesz, naprawdę do kogoś dociera: do połączonych portali i na Twoją stronę rezerwacji. Dotknij go, aby otworzyć pełne wyjaśnienie. Widzą go wszystkie role, które mogą otworzyć stronę.

W siatce noce za tą granicą są zakreskowane, a zaznaczona pionowa linia pokazuje, gdzie zaczyna się część jeszcze nieopublikowana. Te noce możesz normalnie zmieniać — ceny, zamknięcia i minimalny pobyt zostaną zapisane — ale zostają w Vezpa: nikt nie może jeszcze zarezerwować tych dat.

W modelu Rolling granica przesuwa się sama, o jeden dzień każdej nocy, a to, co przygotowałeś, zostaje opublikowane, gdy przyjdzie jego kolej: nie musisz robić tego ponownie. W modelu Rocznym przesuwa się wraz z Otwarciem Roku, a karta mówi, od kiedy możesz je wykonać.

Kolor wypełnienia paska pokazuje teraz status pobytu, a nie kanał: pięć kolorów na pięć różnych momentów.

Kanał rezerwacji zachowuje własny kolor, ale nie wypełnia już paska — jest teraz cienkim paskiem wzdłuż dolnej krawędzi (lewej krawędzi, gdy kalendarz jest pionowy).

Etykiety rezerwacji pojawiają się także na pasku, jako małe nacięcia na krawędzi przeciwnej do pasma kanału, w kolejności priorytetu. Tę kolejność zmienia się tylko w jednym miejscu: na stronie Etykiety rezerwacji, w Obiekt > Pokoje, przeciągając etykiety — nie z kalendarza, nie z karty rezerwacji. Gdy etykiet jest więcej niż mieści się na pasku, ostatnie miejsce zajmuje neutralna szara kreska, w tym samym szarym kolorze co motyw: to nie jest kolor żadnej etykiety, oznacza tylko, że jest ich więcej.

Opłacona rezerwacja — jest kwota do zapłaty, a saldo spadło do zera, niezależnie od tego, czy płatność przeszła przez bramkę płatniczą Booking Engine, czy została wpisana ręcznie — ma mały zielony róg z ptaszkiem w rogu, od którego zaczynają się nacięcia etykiet, a nacięcia zaczynają się zaraz za nim. Imię gościa się nie przesuwa. Liczy się saldo całkowite: pobyt, obciążenia i opłata miejscowa; dopóki opłata miejscowa nie jest zapłacona, ptaszek się nie pojawia. Sama zaliczka nie wystarczy, karta zatrzymana jako gwarancja nie liczy się jako płatność, a rezerwacje zaimportowane z kalendarza iCal nie mają ceny, więc nigdy nie pokazują ptaszka.

Możesz utworzyć nową rezerwację na dwa sposoby:

• Z menu paska aplikacji: dotknij ⋮ → „Nowa rezerwacja”, aby otworzyć formularz
• Przeciągnij na siatce: dotknij i przeciągnij na siatce, aby wybrać zakres dat. Formularz otworzy się z wypełnionymi datami

1. Wybierz daty
   Przeciągnij na siatce lub użyj formularza tworzenia.
2. Sprawdź dostępność
   System automatycznie sprawdza wolne pokoje.
3. Wypełnij dane
   Wprowadź dane gościa i szczegóły rezerwacji.
4. Potwierdź
   Rezerwacja natychmiast pojawia się w kalendarzu.

Na liście dostępnych pokoi typ pokoju, któremu brakuje ceny choćby jednej nocy w okresie, ma etykietę Brak cen i nie można go wybrać; u góry listy komunikat podaje, ile ich jest. Ceny nie można wpisać ręcznie: najpierw ustaw taryfę w Cennik. To samo dotyczy przeniesienia rezerwacji na inny typ pokoju z przeliczeniem ceny.

Z menu paska aplikacji (⋮ → „Konserwacja”) możesz utworzyć blokadę pokoju na określony okres.

Blokada konserwacyjna zamyka pokój, uniemożliwiając nowe rezerwacje. Jest wyświetlana na siatce jako specjalny pasek. Przydatna do:

• Prac remontowych
• Zaplanowanej konserwacji
• Pokoi tymczasowo nieczynnych

Zarządzanie dostępnością to co innego niż konserwacja: zaznacz okres na siatce (lub w Cenach), wybierz „Zarządzanie dostępnością” i zamknij sprzedaż wybranych nocy, bez podawania powodu.

Jeśli w okresie są już rezerwacje, blokada i tak zostanie wykonana: Vezpa zamyka wolne noce przed każdą rezerwacją i po niej, a sprzedane zostawia nietknięte; przy kilku rezerwacjach zamyka wszystkie luki między nimi. Przed potwierdzeniem, i ponownie na końcu, zobaczysz, w których obiektach są rezerwacje w tym okresie.

• Częściowo: w okresie są rezerwacje, ale zostały wolne noce; pod nazwą widać, ile można zamknąć.
• Zajęty: każda noc jest już sprzedana, nie ma tu czego blokować.
• Nocy w konserwacji blokada nigdy nie rusza, a „Przywróć” zwalnia wszystkie zablokowane noce — twoje i te, które zamknął portal podłączony przez iCal — ale nigdy sprzedane. Uwaga: zamknięcie, które przyszło z portalu, raz zdjęte, nie wraca samo. Gdy tak się stanie, Vezpa poinformuje Cię, ile z ponownie otwartych nocy było zamknięciami portalu.

Dotknij wiersza zadań (na górze siatki), aby otworzyć panel zadań na tę datę.

Zadania to notatki i przypomnienia powiązane z konkretnym dniem. Przydatne do oznaczania wydarzeń, terminów lub rzeczy do zrobienia związanych z określoną datą.

Na dole siatki znajduje się specjalny wiersz o nazwie „Wyjątki”. Zawiera:

• Rezerwacje, którym brakuje przypisanego pokoju fizycznego choćby na jedną noc: wystarczy jedna niepokryta noc (pokój niewidoczny)

Tutaj trafiają też rezerwacje anulowane, na czerwono: opuszczają wiersz swojego pokoju, który zostaje wolny dla tego, kto ponownie zarezerwuje te noce. Czerwień odróżnia je od rezerwacji bez pokoju: anulowana rezerwacja niczego od ciebie nie wymaga, możesz ją pominąć.

Nakładające się rezerwacje w tym wierszu są dzielone pionowo na sloty, aby pozostać czytelnymi.

Kto dostaje powiadomienie, gdy rezerwacja zostaje bez zakwaterowania

Vezpa nie czeka, aż ktoś to zauważy: gdy tylko rezerwacja zostaje bez fizycznego zakwaterowania do przypisania, powiadomienie trafia do Dyrektora, Asystenta i Użytkownika (recepcji), czyli do ról, które mogą to od razu naprawić, przypisując zakwaterowanie. Pracownik wellness, Revenue Manager, Gospodyni i Obserwator go nie otrzymują.

• E-mail w języku osoby, która go czyta, z bezpośrednim linkiem do rezerwacji.
• Powiadomienie push ze szczegółami w aplikacji: imię i nazwisko gościa, daty i pokój pojawiają się teraz także na ekranie blokady.

Powiadomienie wychodzi w czterech momentach: przy utworzeniu rezerwacji, po zmianie dat, po zmianie przysłanej z kanału OTA oraz po dodaniu pokoju, który zostaje bez zakwaterowania.

Jeśli obiekt ma więcej typologii pokoi, w pasku aplikacji pojawia się przycisk filtra.

1. Dotknij ikony filtra
   Pojawią się wybieralne chipy dla każdej typologii.
2. Wybierz typologie
   Dotknij jednej lub więcej typologii, aby przefiltrować siatkę.
3. Odznacz wszystko
   Aby ponownie zobaczyć wszystkie pokoje.

Filtr typu obiektu widać także przy zamkniętym panelu: ikona lejka pozostaje wypełniona, a pod paskiem pojawia się wiersz mówiący, ile obiektów widzisz z ilu, z «Usuń filtry», żeby zobaczyć wszystkie. Jeśli filtr ukryje wszystkie wiersze, zamiast siatki jest napisane, że nie ma żadnego pokoju z tym filtrem. Przy zmianie obiektu filtr zaczyna od zera, żebyś nie przeniósł do innej struktury typu, którego tam nie ma. A gdy w okresie nie ma żadnej rezerwacji, kalendarz to mówi — innymi słowami niż wtedy, gdy nie udało mu się odczytać danych.

Jeśli Twoja rola może nimi zarządzać, na górnym pasku jest skrót z euro: prowadzi do cen z pominięciem menu. Kto nie ma tego uprawnienia, go nie widzi i tak ma być.

W kolumnie pokoi może pojawić się wskaźnik sprzątania, aktualizowany przez pokojową: jest tylko przy pokojach, dla których sprzątanie ma znaczenie. Dotknięcie pokoju przełącza czysty i brudny, z potwierdzeniem przed zapisem. Stan odświeża się sam co dwie minuty, więc może się zmienić, gdy patrzysz na ekran, choć nic nie zrobiłeś. Kolory pasków wyjaśnia Legenda w menu z trzema kropkami.

Kalendarz aktualizuje się w czasie rzeczywistym dzięki powiadomieniom push (FCM):

• Gdy przychodzi nowa rezerwacja OTA lub z Silnika rezerwacji, kalendarz aktualizuje się automatycznie
• Jeśli przeglądasz zakładkę Kalendarz, odświeżenie jest natychmiastowe
• Jeśli jesteś na innej zakładce, dane są unieważniane i przeładowywane, gdy wracasz do Kalendarza

Wiersz Wyjątki się nie zmienił: nadal zbiera rezerwacje bez przypisanego fizycznego zakwaterowania. Zmieniła się reszta aplikacji: tę samą rezerwację rozpoznasz teraz także poza kalendarzem.

• W Zarządzaniu: ramka nowych rezerwacji, listy przyjazdów i wyjazdów, lista urodzin.
• Na liście rezerwacji i na karcie pojedynczej rezerwacji.
• W punkcie kasowym, w wierszu rezerwacji przy ladzie.

Gdziekolwiek się pojawi, sygnał jest ten sam: ikona uwagi i napis «Pokój nieprzypisany» na czerwono zamiast numeru pokoju. Wcześniej w tych miejscach pojawiał się wewnętrzny kod liczbowy, który nic nie mówił właśnie wtedy, gdy trzeba było zrozumieć.