Przewodnik po fakturowaniu

Ta funkcja wystawia fakturę z rezerwacji noclegu albo ze sprzedaży w module wellness, dla obiektów w każdym z 21 krajów UE, które Vezpa obsługuje dla tego dokumentu. Vezpa wypełnia pozycje w Twoim własnym języku, stosuje zasady VAT Twojego kraju, tworzy PDF i prowadzi numerację ciągłą.

Co robi, wszędzie tam, gdzie jest dostępna

• Wypełnia fakturę z rezerwacji (nocleg, opłata miejscowa, dodatkowe pozycje), z opisami pozycji i etykietami PDF drukowanymi w domyślnym języku Twojego kraju
• Wystawia dokument w walucie Twojego kraju — korony, złote, forinty, leje albo euro, zależnie od tego, gdzie jesteś zarejestrowany, a nie w jednej walucie dla wszystkich
• Nalicza lub pomija VAT zgodnie z Twoim statusem, w stawce Twojego kraju
• Drukuje na dole dokumentu adnotację prawną, którą wpisałeś: obowiązkową, jeśli nie jesteś płatnikiem VAT, i opcjonalną, jeśli nim jesteś
• Generuje PDF i prowadzi numerację ciągłą w obrębie roku, bez luk i bez ponownego użycia numerów

ARES i QR Platba: dwa dodatki związane z Czechami

Vezpa ma też dwa dodatki związane z Czechami, ale nie na tej samej zasadzie. Wyszukiwanie w publicznym rejestrze ARES uzupełnia dane klienta firmowego na podstawie jego IČO i pojawia się zawsze, gdy klientem na fakturze jest czeska firma, niezależnie od kraju, w którym zarejestrowany jest Twój obiekt: austriacki obiekt wystawiający fakturę czeskiej firmie je widzi, czeski obiekt wystawiający fakturę niemieckiej firmie — nie. Kod płatności QR Platba drukowany na fakturze pozostaje natomiast zarezerwowany wyłącznie dla obiektów zarejestrowanych w Czechach. Oba opisano w sekcjach 4 i 6 — istnieją, bo ARES i format QR Platba to czeskie systemy krajowe; Vezpa nie buduje (jeszcze) odpowiednika dla pozostałych 20 krajów.

Koszt

Żaden. Fakturę Vezpa tworzy lokalnie: nie przechodzi przez pośrednika, nie zużywa portfela i nie ma opłaty za dokument.

Kto może z tego korzystać

Ustawienia i wystawianie są zastrzeżone dla ról dyrektor i asystent. Pozycja w menu pojawia się dla obiektów w każdym z 21 obsługiwanych krajów UE (Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Dania, Finlandia, Francja, Niemcy, Grecja, Węgry, Irlandia, Luksemburg, Holandia, Polska, Portugalia, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Hiszpania i Szwecja) — nie dla Włoch, które zamiast tego korzystają z e-fakturowania do SDI.

Czego jeszcze nie potrafi

• Przekazanie do organu podatkowego: nie istnieje w żadnym z 21 krajów. Vezpa tworzy dokument i na tym kończy: wystawiasz go, drukujesz i wręczasz gościowi. Każde przekazanie elektroniczne czy ujęcie w księgach, którego wymaga Twój kraj, pozostaje poza tą funkcją — robisz to dalej tak jak dziś
• Nota korygująca: w tej wersji niedostępna w żadnym z 21 krajów. Błędną fakturę zamiast tego anulujesz — patrz sekcja 7
• eTurista (Czechy): wysyłka do portalu nie jest zintegrowana

Otwórz Konfiguracja → Fakturowanie. U góry są dwa osobne przełączniki, pod nimi Twoje dane sprzedawcy.

Dwa przełączniki

• Włącz fakturowanie — uruchamia funkcję. Dopóki jest wyłączona, wystawianie z rezerwacji poinformuje, że fakturowanie nie jest aktywne
• Płatnik VAT — oświadcza, że jesteś płatnikiem VAT. Jeśli nie jesteś, zostaw wyłączony: faktury wyjdą bez VAT, a na dole zostanie wydrukowana ustawowa adnotacja o zwolnieniu (patrz niżej)

Adnotacja na dole dokumentu: obowiązkowa bez VAT, opcjonalna z VAT

Pole na adnotację prawną drukowaną na dole faktury jest zawsze, ale zmienia charakter zależnie od przełącznika Płatnik VAT.

• Jeśli nie jesteś płatnikiem VAT pole nazywa się Adnotacja o zwolnieniu i jest obowiązkowe: bez niego Vezpa odmawia wystawienia. W Czechach możesz zostawić je puste — Vezpa i tak wydrukuje zweryfikowaną formułę używaną już na czeskich fakturach, i jest to jedyny kraj, w którym tak robi. W każdym innym kraju Vezpa nie wymyśla tej treści za Ciebie — błędna formuła prawna na prawdziwej fakturze jest gorsza niż aplikacja, która najpierw pyta — więc piszesz ją sam, najlepiej tę, której już używa Twoja księgowa. To, co wpiszesz, ma zawsze pierwszeństwo, także w Czechach.
• Jeśli jesteś płatnikiem VAT pole nazywa się Opcjonalna adnotacja i jest — jak sama nazwa mówi — opcjonalne: zostaw je puste, a na dole faktury nie pojawi się żadna linia. Jest dla tych, którzy mimo bycia płatnikiem VAT muszą pokazać na dokumencie odniesienie prawne — na przykład adnotację o odwrotnym obciążeniu. Treść piszesz sam: Vezpa nie wypełnia jej wstępnie w żadnym kraju, w Czechach też nie.

Poszczególne pola

Numer faktury składa się z prefiksu + numeru kolejnego + roku, na przykład FA12/2026. Numer kolejny startuje od 1 w każdym roku.

Wspólna czy oddzielna

• Wspólna — nocleg i wellness używają prefiksu obiektu, czyli jednej sekwencji
• Oddzielna (nocleg / wellness) — każde używa własnego prefiksu i ma własną sekwencję

Obowiązuje właściwie jedna zasada: sekwencja idzie za prefiksem. Dwie faktury z tym samym prefiksem dzielą licznik, dwa różne prefiksy mają liczniki niezależne. Dzięki temu dwa dokumenty nigdy nie mogą mieć tego samego numeru.

Bez luk, bez powtórzeń

• Jeśli wystawianie zawiedzie w połowie, choćby tylko przy tworzeniu PDF, żaden numer nie zostaje zużyty: cała operacja jest wycofywana
• Jeśli dwie osoby wystawiają w tej samej chwili, obie operacje trafiają do kolejki i dostają dwa kolejne numery
• Anulowana faktura zachowuje swój numer, który nigdy nie jest przydzielany ponownie

Dwie formy tego samego numeru

W polu «Format numeru» wybierasz, jak jest drukowany. «Prefiks + numer / rok (np. 54/2026)» to forma domyślna, opisana wyżej, i dla kogoś, kto już wystawiał, nic się nie zmienia. «Prefiks + rok + numer 4-cyfrowy (np. 20260054)» to forma popularna w czeskich systemach fakturowania: najpierw rok, potem numer kolejny na czterech cyfrach — z prefiksem FA więc FA20260054. Zmienia się tylko wydruk: seria, prefiks i numer kolejny pozostają te same, a już wystawione faktury nie są przenumerowywane.

Kontynuacja numeracji z poprzedniego systemu

Jeśli przechodzisz z innego systemu z już rozpoczętą serią — na przykład z poprzedniego systemu fakturowania, zatrzymanego na fakturze 53 — najpierw wybierz format, którego używałeś; potem na pierwszej fakturze wystawionej w Vezpie dotknij ołówka obok «Numer faktury» i wpisz 54 w «Numer kolejny». Od tej chwili Vezpa kontynuuje sama: 55, 56…

1. Otwórz rezerwację i wybierz akcję fakturowania: otworzy się ekran Wystaw fakturę
2. Wybierz typ klienta: osoba prywatna albo firma
3. Przy firmie wypełnij pole Identyfikator podatkowy klienta — obowiązkowe tylko wtedy, gdy Twój własny obiekt jest w Czechach, w pozostałych krajach nieobowiązkowe. Jeśli klientem jest czeska firma, obok pola pojawia się przycisk Wczytaj z ARES, niezależnie od kraju Twojego obiektu: dotknij go, a nazwa firmy, numer VAT i adres uzupełnią się automatycznie z czeskiego publicznego rejestru firm. Jeśli ani klient, ani Twój własny obiekt nie są czeskie, przycisk się nie pojawia — ARES zna tylko czeskie firmy — więc wpisz dane klienta ręcznie
4. Sprawdź pozycje i dotknij Wystaw
5. PDF otworzy się od razu: możesz go wydrukować albo wysłać gościowi

Co trafia na pozycje

Każdy opis pozycji drukowany jest w domyślnym języku Twojego kraju, a kwoty w walucie Twojego kraju. Jeśli nie jesteś płatnikiem VAT, wszystkie pozycje wychodzą bez podatku, a na dole drukowana jest adnotacja o zwolnieniu. Vezpa nie przelicza cen: bierze kwoty, które już są na rezerwacji.

Numer, przed wystawieniem

Na górze ekranu «Wystaw fakturę» widać «Numer faktury»: numer, który ta faktura otrzyma, czyli następny w jej serii, już w wybranym formacie. Zwykle nie trzeba nic robić. Ołówek obok, «Zmień numer», służy tylko jednemu przypadkowi — kontynuacji numeracji systemu, którego używałeś wcześniej — i otwiera ostrzeżenie, pole «Numer kolejny», w które wpisujesz tylko numer kolejny (na przykład 54), oraz podgląd numeru tak, jak zostanie wydrukowany. Po potwierdzeniu Vezpa sprawdza, czy jest wolny; jeśli nie, pojawia się «Ten numer jest już użyty przez wystawioną fakturę.»

E-mail klienta i wysyłka zaraz potem

Pod danymi klienta jest pole «E-mail klienta», już wypełnione e-mailem z rezerwacji: trafia na fakturę i decyduje, dokąd zostanie wysłana. Popraw je, jeśli faktura idzie na przykład do księgowości firmy. Po «Wystaw» otwiera się podgląd PDF, a na górnym pasku jest przycisk «Wyślij fakturę».

Poprawianie pozycji i własny tekst

Pod danymi klienta znajdziesz «Pozycje faktury», już wypełnione z rezerwacji: każda pozycja ma «Opis», «Ilość» i «Cena jedn.», a wszystkie możesz poprawić przed wystawieniem. Pozycja zakwaterowania zawiera daty pobytu, liczbę nocy, liczbę osób i nazwę obiektu. «Dodaj pozycję» dodaje jedną, kosz obok pozycji ją usuwa, a «Razem» zmienia się w trakcie pisania. To samo dotyczy pozycji Wellness. Pole «Własny tekst na fakturze» jest opcjonalne i drukuje się na PDF: na przykład podziękowanie lub instrukcje płatności. PDF jest ułożony w bloki — Twoje dane sprzedawcy i dane klienta, daty dokumentu z terminem płatności, tabela pozycji.

Opłata miejscowa i VAT, jeśli jesteś płatnikiem VAT. Liczy się to, kto z mocy prawa jest dłużnikiem opłaty. Jeśli gość, a Ty pobierasz ją na rzecz gminy lub organizacji turystycznej, pozostaje poza podstawą opodatkowania (dyrektywa 2006/112/WE, art. 79 lit. c)) i pozycja wychodzi jako poza podstawą opodatkowania VAT: w PDF kolumna stawki pokazuje «–» zamiast 0, podsumowanie VAT ma dla niej osobny wiersz, «Poza podstawą opodatkowania VAT», a wydrukowana podstawa jej nie obejmuje; jeśli obiekt, jest częścią ceny i podlega VAT za zakwaterowanie. Decyduje o tym ustawienie «Opłata miejscowa i VAT»: domyślnie «Automatycznie (według kraju)», a pod menu przeczytasz, co obowiązuje teraz w Twoim kraju.

• Automatycznie w podstawie opodatkowania: Hiszpania, Belgia i Bułgaria. Pozycja dostaje stawkę zakwaterowania i nie ma żadnego powodu. W Hiszpanii to stanowisko administracji skarbowej (interpretacja DGT V0507-26). W Belgii, jeśli wybierzesz «Poza podstawą VAT (pobierana na rzecz gminy)», drukowany jest powód z podstawą prawną belgijską.
• Poza podstawą opodatkowania, z wydrukowanym powodem: Czechy, Słowacja, Polska, Węgry, Austria, Luksemburg, Portugalia, Chorwacja, Słowenia i Holandia. Pod pozycją pojawia się, drobną kursywą, powód z odwołaniem do prawa krajowego — na przykład Nie podlega VAT – pobrana przez inkasenta na rzecz gminy.; w PDF jest drukowany pod opisem pozycji i w wierszu «Poza podstawą opodatkowania VAT» podsumowania VAT. W Holandii opłata pozostaje poza podstawą także wtedy, gdy jej dłużnikiem jest obiekt, o ile jest liczona za noc i wykazana w osobnej pozycji (Hoge Raad, 1985).
• Musisz wybrać: Niemcy (Kurtaxe lub City-Tax), Francja (taxe de séjour au réel lub forfaitaire) i Rumunia, gdzie zależy to od gminy lub systemu. Dopóki nie wybierzesz, przy wystawianiu faktury dla rezerwacji z opłatą pojawia się karta «Jak traktować opłatę turystyczną dla VAT?» z dwoma przyciskami, «Poza podstawą VAT (pobierana na rzecz gminy)» i «W podstawie VAT (stawka za zakwaterowanie)», a «Wystaw» pozostaje nieaktywne; serwer również odrzuca wystawienie. Wybór zapisuje się w ustawieniach, a pozycje się przeładowują: przy «Poza podstawą VAT (pobierana na rzecz gminy)» drukowany jest powód z podstawą prawną danego kraju, przy «W podstawie VAT (stawka za zakwaterowanie)» pozycja dostaje stawkę zakwaterowania.
• W pozostałych krajach pozycja zostaje poza podstawą opodatkowania, bez powodu; jeśli dłużnikiem opłaty jest obiekt, wybierz «W podstawie VAT (stawka za zakwaterowanie)». W Grecji opłata za odporność klimatyczną nigdy nie trafia na fakturę: idzie na osobny dokument specjalny («ειδικό στοιχείο»), który wystawiasz przez swojego dostawcę myDATA, podając numer i datę faktury; Vezpa go nie wystawia i nie dodaje pozycji do faktury.

Pozycja opłaty miejscowej pokazuje jednostki × stawkę — na przykład 14 × 2,00 — gdy wszystkie opodatkowane jednostki (noce na osobę lub na pokój) mają tę samą stawkę; przy różnych stawkach zostaje 1 × suma. Katalonia wymaga na fakturze nocy i stawki, a w Holandii to obliczenie za noc utrzymuje opłatę poza podstawą. W razie wątpliwości zapytaj księgowego: wybór dotyczy faktur wystawianych od tej chwili. Jeśli nie jesteś płatnikiem VAT, nic się nie zmienia: menu się nie pojawia, pozycja wychodzi bez podatku, a dla całego dokumentu obowiązuje adnotacja o zwolnieniu na dole.

Ta sama akcja wystawiania jest dostępna przy rezerwacji wellness albo sprzedaży produktu. Faktura wychodzi z jedną pozycją Wellness, która niesie łączną kwotę rachunku.

Reszta ścieżki jest identyczna: typ klienta, wyszukiwanie ARES tam, gdzie ma zastosowanie, wystawienie, PDF.

IBAN ustawiony w Ustawieniach jest drukowany na każdej fakturze, we wszystkich 21 krajach, jako zwykła linia referencji płatności, dzięki której gość może zapłacić przelewem bankowym. Bez IBAN nie drukuje się żadnej linii płatności.

Który numer służy jako variabilní symbol, zależy od formatu. Przy «Prefiks + numer / rok (np. 54/2026)», albo z prefiksem zawierającym litery, jest to osobny licznik, unikalny dla obiektu i nigdy nieużywany ponownie, który nie pokrywa się z numerem faktury. Przy «Prefiks + rok + numer 4-cyfrowy (np. 20260054)» i numerze złożonym tylko z cyfr (najwyżej 10) VS jest samym numerem faktury — faktura 20260054, VS 20260054, także w kodzie QR — jak w czeskich systemach księgowych: płacący znajduje fakturę na wyciągu bez drugiego numeru.

W Czechach w ustawieniach jest też pole Numer rachunku (format czeski): zapisz go jako przedrostek-numer/kod banku (na przykład 19-2000145399/0800). To on trafia na fakturę, bo w tej postaci szukają go czeskie firmy; IBAN zostaje wydrukowany pod spodem, dla płacących z zagranicy. QR Platba przyjmuje jednak wyłącznie IBAN: Vezpa wyprowadza go z wpisanego numeru i pokazuje pod polem — od razu widać, do którego rachunku poprowadzi kod. Jeśli wypełnisz oba pola i wskazują dwa różne rachunki, Vezpa nie zapisze i o tym powie.

Na stronie Fakturowanie ikona u góry otwiera listę Wystawione faktury. Przy każdej widzisz numer, datę, kwotę i status: Wystawiona, Opłacona, Anulowana.

Najkrótsza droga prowadzi z «Zarządzanie»: kafelek «Księgowość» obok POS otwiera bezpośrednio «Wystawione faktury».

Na górze listy jest «Szukaj» («Numer, klient, NIP lub gość»): przeszukuje numer, nazwę klienta, jego NIP lub numer VAT i nazwisko gościa rezerwacji. Pod nim filtry stanu — «Wszystkie», «Wystawiona», «Opłacona», «Anulowana» — a gdy faktury obejmują więcej niż jeden rok, menu roku z opcją «Wszystkie lata». Na górnym pasku «Sortuj wg» oferuje «Najnowsze najpierw», «Najstarsze najpierw», «Numer: od najwyższego», «Numer: od najniższego», «Kwota: od najwyższej», «Kwota: od najniższej», «Klient (A–Z)»; domyślnie «Najnowsze najpierw». Lista wczytuje 50 faktur naraz: na dole «Załaduj więcej» dociąga kolejne.

Opłacona pojawia się, gdy klient zapłaci z linku wydrukowanego na fakturze. Potwierdzenie przychodzi jednak w chwili, gdy ta strona zostanie ponownie otwarta: jeśli klient zapłaci i już tam nie wróci, faktura pozostanie jeszcze przez chwilę Wystawiona, mimo że pieniądze są już na Twoim koncie Stripe. W razie wątpliwości prawdą jest Twój panel Stripe.

Ponowne otwarcie PDF

Dotknij Otwórz PDF: dokument jest zapisany dokładnie taki, jaki był w chwili wystawienia, nie jest generowany na nowo.

Wysyłka faktury e-mailem

Przycisk «Wyślij fakturę» jest na pasku podglądu PDF, zarówno zaraz po wystawieniu, jak i po ponownym otwarciu faktury z listy, a pozycja zostaje też w menu wiersza. Otwiera arkusz wysyłki, tylko e-mailem: «Adres odbiorcy» można edytować i zaczyna od e-maila klienta wpisanego na fakturze, a gdy go brak, od e-maila gościa. Vezpa sprawdza, czy adres jest poprawny, i naprawdę tam wysyła, z zarchiwizowanym PDF w załączniku.

Tekst e-maila piszesz w «Treść e-maila z fakturą», w ustawieniach fakturowania: wybierz «Język tekstu», potem «Temat» i «Treść». W pustym polu widać tekst domyślny, obowiązujący, dopóki nie napiszesz własnego, i możesz użyć {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; «Przywróć tekst domyślny» przywraca domyślny. E-mail wychodzi w języku gościa, a podpisem jest nazwa obiektu, którą gość zna, nie Twoja nazwa firmy.

Anulowanie

1. Otwórz fakturę z listy i wybierz Anuluj fakturę
2. Potwierdź: faktura przechodzi w status anulowana
3. Numer pozostaje zarezerwowany i nie jest przydzielany ponownie

Przy problemach technicznych albo pytaniach o działanie aplikacji:

• WhatsApp: +39 351 651 3663
• E-mail: [email protected]

Przy pytaniach podatkowych (status VAT, stawki, przypadki szczególne Twojego kraju) zwróć się do swojej księgowej.